龐曉蓉

摘 要：干部人事檔案不僅是詳細(xì)記錄人事工作表現(xiàn)以及個(gè)人信息最基本的憑證，而且是單位掌握、了解、提拔干部的重要依據(jù)。由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式，在實(shí)際應(yīng)用的過程中，經(jīng)常出現(xiàn)信息丟失，且查詢難度較大的問題。所以，加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理，強(qiáng)化其在具體的工作中的建設(shè)，成為當(dāng)前促進(jìn)其效率的有效方式。

關(guān)鍵詞：干部人事;檔案管理;信息化

信息化時(shí)代的迅速來臨，為各個(gè)行業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步提供了便利。而干部人事檔案信息化管理，作為我國人事檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，要求檔案管理人員，必須緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，積極地學(xué)習(xí)和應(yīng)用信息化手段開展檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理工作服務(wù)質(zhì)量和效率的穩(wěn)步提升，為我國人事檔案管理工作的有序進(jìn)行奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、干部人事檔案信息化管理的重要性

（一）有利于檔案查詢

信息化技術(shù)與人事檔案管理的緊密融合，實(shí)際上就是利用計(jì)算機(jī)軟件等，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案換成電子版形式，信息化檔案管理方式在各個(gè)單位中已經(jīng)滲透，不僅為工作人員查詢和使用人事檔案提供了便利，節(jié)約了搜索資料的時(shí)間，降低了查閱的效率，為檔案管理的整體效率提供了保證。

（二）規(guī)范檔案管理信息化

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式相比較而言，信息化檔案管理方式最顯著的優(yōu)點(diǎn)就是，檔案管理人員在采用信息化入檔的過程中，不僅要按照相應(yīng)的規(guī)范和要求填寫人員登記，而且對(duì)字體、大小、格式以及內(nèi)容等都做出了嚴(yán)格的規(guī)定。因此，工作人員在查閱檔案信息時(shí)，只需要按照要求搜索名字或者代碼即可找到所要查閱的檔案信息。

（三）檔案保存更安全

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理形式，因?yàn)槭艿郊垙埡凸P墨性質(zhì)等各方面因素的影響，如果檔案保存時(shí)問較長，難免會(huì)有一些字跡會(huì)模糊導(dǎo)致閱覽不方便等的問題的出現(xiàn)。而信息化檔案管理形式，則沖破了時(shí)問、空間等各方面因素的影響，其主要是通過對(duì)檔案信息進(jìn)行信息數(shù)字化處理的方式，統(tǒng)一地進(jìn)行人事檔案的入檔和管理，促進(jìn)了檔案數(shù)據(jù)安全性的有效提升。

二、干部人事檔案管理存在的問題

（一）管理員素質(zhì)參差不齊

在人們的傳統(tǒng)觀念中，都存在著檔案管理不僅輕松，而且對(duì)技術(shù)含量的要求較低。很多單位在選擇檔案管理人員，忽略其綜合素質(zhì)，所以，對(duì)檔案管理工作的開展產(chǎn)生了非常不利的影響。隨著社會(huì)的進(jìn)步，單位干部人事檔案的管理要求也更為規(guī)范性，如果檔案管理人員專業(yè)知識(shí)不足，那么必然無法滿足企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，因此需要對(duì)干部人事檔案管理工作提出要求。

（二）管理方法缺乏創(chuàng)新

在檔案管理方式上，很多檔案管理人員因?yàn)槭艿絺鹘y(tǒng)人事檔案管理觀念的影響較深，檔案管理人員的管理模式根深蒂同，在檔案管理中創(chuàng)新主觀意愿不高。再加上人事檔案管理人員自身知識(shí)儲(chǔ)備普遍較少，所以一旦檔案管理工作過程中出現(xiàn)錯(cuò)誤的話，不僅會(huì)導(dǎo)致人事檔案保存與管理工作難度的增加，嚴(yán)重的還會(huì)對(duì)單位的人事檔案管理發(fā)展產(chǎn)生無法挽回的影響.、

三、干部人事檔案信息化管理措施

（一）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施投入

信息化的管理要保證其順利進(jìn)行，硬件設(shè)備是必不可少的要素，是保證檔案管理有效進(jìn)行的前提條件。因此，各個(gè)單位在建設(shè)人事檔案信息化管理體系的過程中，必須根據(jù)本單位人事檔案信息化管理體系建設(shè)的要求，加大硬件設(shè)施資金支持的力度，為人事檔案信息化管理體系的建設(shè)提供強(qiáng)有力的支持，才能達(dá)到促進(jìn)干部人事檔案內(nèi)容精確性有效提升的目的。另外，為了充分發(fā)揮出相關(guān)硬件設(shè)施在人事檔案信息化管理中的作用，各個(gè)單位應(yīng)該定期組織檔案管理人員學(xué)習(xí)信息化檔案管理設(shè)備操作的方法和規(guī)范，為檔案管理的儲(chǔ)存、查閱等提供堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)保證。

（二）加大人才培養(yǎng)建設(shè)

人事檔案管理工作作為一項(xiàng)謹(jǐn)慎且仔細(xì)的工作，對(duì)工作人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平提出了較高的要求。特別是大型的國企事業(yè)單位，對(duì)于檔案管理人員的學(xué)歷、素質(zhì)等，都要有嚴(yán)格的規(guī)范。作為單位管理人員，需要依據(jù)時(shí)代的要求，在檔案管理人員的選拔工作中加以強(qiáng)化，為今后的檔案管理信息化工作提供充分的準(zhǔn)備。在深入調(diào)查研究的過程中發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段，我國很多單位人事檔案管理人員很多都存在著年齡較大、文化層次較低、排斥新技術(shù)等各方面的問題，由于這些檔案管理人員已經(jīng)習(xí)慣了以往那種有條不紊的檔案管理方式，所以，如果要求其接受和學(xué)習(xí)新知識(shí)的話，就會(huì)導(dǎo)致其出現(xiàn)嚴(yán)重的排斥現(xiàn)象。針對(duì)這一問題，各個(gè)單位在開展人事檔案管理工作的過程中，都應(yīng)該根據(jù)本單位的實(shí)際情況，采用財(cái)務(wù)崗位調(diào)整或者淘汰的方法，為能夠勝任信息化時(shí)代下人事檔案管理工作的人員提供機(jī)會(huì)。另外，為了確保人事檔案信息化管理目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)，加強(qiáng)單位管理人員的信息化考核指標(biāo)，要求檔案管理人員必須熟練地掌握信息化檔案管理的內(nèi)容以及相關(guān)器材設(shè)備的用途，同時(shí)組織檔案管理人員深入總結(jié)、分析檔案管理中出現(xiàn)的不同問題，有效推動(dòng)干部檔案管理工作的順利展開。

（三）工作模式合理創(chuàng)新

科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，為干部人事檔案信息化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供了便利。單位在面對(duì)人事檔案管理模式的變化與變革時(shí)，不僅要積極地反思和總結(jié)以往的檔案管理工作，同時(shí)還應(yīng)深入地思考怎樣才能為更多的人提供更加方便快捷的服務(wù)。由于任何一件新鮮事物的發(fā)展都必須經(jīng)過漫長的過程，而干部人事檔案信息化管理作為一種全新的人事檔案管理方式，更加需要T作人員的思考與改變。因此，人事檔案管理人員在創(chuàng)新和改革傳統(tǒng)檔案管理模式的過程中，應(yīng)該采取簡化傳統(tǒng)檔案管理流程的方式，促進(jìn)檔案管理工作流程運(yùn)轉(zhuǎn)速度和效率的全面提升。雖然我國的很多企業(yè)已經(jīng)將信息化管理融人人事檔案管理工作中。但是，目前為止，很多企業(yè)的檔案管理工作仍然存在著傳統(tǒng)守舊的問題。這些問題的出現(xiàn)，不僅對(duì)人事檔案管理中信息化措施的實(shí)施造成了嚴(yán)重的影響，而且增加了企業(yè)單位干部人事檔案管理工作的難度。

（四）完善檔案信息體系

為保證干部檔案信息管理的目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)，檔案管理人員需要緊隨時(shí)代的潮流，強(qiáng)化信息化的管理體系。首先，干部檔案信息化體系應(yīng)當(dāng)加以完善。作為檔案管理人員來說，必須在建立完善的干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，制定科學(xué)合理的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，保證干部檔案管理人員的工作有序展開。其次，檔案真實(shí)性審核標(biāo)準(zhǔn)的建立。雖然信息化已經(jīng)成為人們?nèi)粘Ｉ睢⒐ぷ髦胁豢苫蛉钡膬?nèi)容之一。但是，我們?cè)诔浞掷眯畔⒒夹g(shù)的同時(shí)，也應(yīng)該看到強(qiáng)大的信息化技術(shù)背后隱藏的虛假現(xiàn)象。這就要求各個(gè)單位在開展干部人事檔案信息化管理體系的建設(shè)過程中，必須提高工作警惕性，同時(shí)組織檔案管理人員加強(qiáng)防偽鑒別技術(shù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)的力度，滿足干部檔案信息的真實(shí)有效性。最后，檔案信息監(jiān)管機(jī)制應(yīng)當(dāng)完善。在檔案管理中，強(qiáng)化信息監(jiān)督機(jī)制，可以保證干部檔案人事管理的安全有效和真實(shí)性。

四、結(jié)束語

總之，隨著信息化時(shí)代的來臨，不同的單位應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代，緊隨時(shí)代步伐，強(qiáng)化干部檔案人事管理的信息化管理水平，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求。作為單位的人事檔案管理人員，將當(dāng)前階段的人事檔案管理工作加以重視，依據(jù)本單位的實(shí)際，有效發(fā)揮信息化的優(yōu)勢(shì)，全面促進(jìn)干部人事檔案的質(zhì)量管理的全面提升。

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