魯永南 王雅靜

摘 ?要：新時(shí)期下，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，社會(huì)已然進(jìn)入到數(shù)字化時(shí)代，而這也對(duì)檔案管理活動(dòng)提出了新的挑戰(zhàn)。從檔案管理實(shí)際看，傳統(tǒng)的紙張管理已經(jīng)無法滿足其實(shí)際工作需求，必須立足于數(shù)字化的大背景，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行改革創(chuàng)新，開展現(xiàn)代化的檔案管理活動(dòng)，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，從而更好的提升檔案管理效率，下面對(duì)此進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;檔案管理;模式;創(chuàng)新

前言

在今天，信息技術(shù)已是人們生活、工作、學(xué)習(xí)十分重要的手段，在實(shí)際中，為了更好的發(fā)揮出檔案資料的價(jià)值，全面加強(qiáng)檔案管理的信息化顯得十分重要。因此，在開展現(xiàn)代化的檔案管理活動(dòng)時(shí)，必須進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案開展收集、保存、管理等活動(dòng)，從而真正的發(fā)揮出檔案的作用。

1.檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

在檔案管理活動(dòng)中，開展信息化管理的優(yōu)勢(shì)主要表現(xiàn)在：（1）便于檔案信息的存放，在傳統(tǒng)的紙張檔案管理中，對(duì)檔案保存環(huán)境有很高的要求，如果環(huán)境潮濕，紙張很容易發(fā)霉，如果突遇火災(zāi)，更是會(huì)造成檔案資料的損毀，影響到檔案的價(jià)值。開展信息化的檔案管理活動(dòng)，可以將檔案信息保存到相應(yīng)的硬盤、U盤、微云盤等中，保存管理十分方便，能確保檔案資料的完整、原始。（2）有助于檔案資料查找，檔案資料會(huì)隨著時(shí)間的推移而逐漸加多，在以往的檔案管理活動(dòng)中，要想查找之前的一些信息，需要花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間來查找檔案原件，而檔案管理信息化，可以在查找資料時(shí)，輸入幾個(gè)關(guān)鍵詞，或者將檔案日期輸入檢索系統(tǒng)中，就可以在幾秒內(nèi)找到相應(yīng)的檔案原件，極大的提高了檔案使用效率。（3）提升檔案管理效率，在以往的檔案管理活動(dòng)中，不管檔案資料的收集，還是檔案整理、保存，都需要檔案工作人員進(jìn)行，其工作強(qiáng)度大，難以保證工作效率。實(shí)施檔案管理信息化以后，可以借助先進(jìn)的信息技術(shù)來完成檔案收集、錄入、保存等工作，極大的減輕了檔案管理人員的工作強(qiáng)度，提升了管理效率。

2.數(shù)字化背景下的檔案管理策略

2.1數(shù)據(jù)管理信息化

在數(shù)字化背景下，檔案管理最為基礎(chǔ)的就是實(shí)現(xiàn)信息化，而加強(qiáng)數(shù)據(jù)管理的信息化則是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的關(guān)鍵。在實(shí)際中，開展檔案管理時(shí)，借助相應(yīng)的管理軟件，對(duì)檔案資料進(jìn)行操作，能極大的提高檔案的實(shí)際管理效果。一般情況下，開展檔案管理信息化活動(dòng)時(shí)，還需要做好相應(yīng)的軟件、硬件設(shè)備準(zhǔn)備，并且要建立良好的局域網(wǎng)，這樣才能保證檔案信息化管理的良好進(jìn)行。因此，要建立一個(gè)安全的局域網(wǎng)，檔案管理人員可以通過相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)計(jì)活動(dòng)，在局域網(wǎng)中開展檔案管理工作，并對(duì)檔案數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行分析，確保到檔案數(shù)據(jù)資源的真實(shí)性。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也要徹底改變以往的思想觀念，全面提高對(duì)檔案管理的重視力度，并建立一套科學(xué)、完善的的檔案管理體系，指引檔案管理人員可以更加規(guī)范的利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理活動(dòng)。

2.2工作方式信息

在現(xiàn)代檔案管理活動(dòng)中，實(shí)現(xiàn)工作方式的信息化是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的重要表現(xiàn)，也就是說，在實(shí)際中看，開展檔案管理工作時(shí)，需要采取現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段進(jìn)行，從而推進(jìn)檔案管理信息化。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，要求檔案管理人員采取人工方式進(jìn)行，其具有很強(qiáng)的工作強(qiáng)度，加上其他因素的影響，很容易出現(xiàn)檔案記錄失誤的情況，這也造成了檔案管理效率極低，影響到檔案資源的利用。新時(shí)期下，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作方式的信息化，能保證檔案收集、分類、整理、保存、查詢、利用等活動(dòng)的信息化進(jìn)行，極大的減輕了檔案管理人員的工作強(qiáng)度，提高了其工作質(zhì)量。在檔案管理活動(dòng)中，注重對(duì)檔案信息化管理的規(guī)范、指引，并對(duì)檔案管理人員的職責(zé)進(jìn)行明確，引導(dǎo)其開展信息化工作的同時(shí)，最大限度的減輕人為因素帶來的干擾，從而保證檔案管理效果。

2.3信息檢索信息化

在開展檔案管理活動(dòng)時(shí)，信息檢索是十分重要的管理工作，在數(shù)字化背景下，在檔案管理過程中可以采取信息化的手段進(jìn)行信息檢索工作，這樣就可以極大的提高檔案信息檢索準(zhǔn)確性及檢索速度。在以往的檔案管理活動(dòng)中，由于往年累計(jì)的檔案資料有很多，在尋找某一項(xiàng)檔案內(nèi)容時(shí)，需要花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間、精力進(jìn)行，這就會(huì)對(duì)檔案使用帶來極大影響。在數(shù)字化背景下，采取信息化的手段進(jìn)行檔案信息檢索，能在短短的幾秒中就找出相應(yīng)的資料，不僅減輕了檔案管理人員的工作強(qiáng)度，同時(shí)也提高了檔案使用效果。

2.4安全管理信息化

在檔案管理活動(dòng)中，安全管理會(huì)直接影響到檔案整體管理效率，在檔案管理中必須堅(jiān)持原始性原則，要防范檔案篡改。同時(shí)檔案管理還屬于一項(xiàng)極強(qiáng)的特殊的工作，其具有很高的保密性，在以往的檔案安全管理活動(dòng)中，需要檔案管理人員做好防潮、防火、防盜等各項(xiàng)工作，而紙質(zhì)檔案本身比較脆弱，很容易受到破壞。在數(shù)字化背景下，可以采取信息化的手段對(duì)檔案進(jìn)行安全管理，這對(duì)于檔案管理效率的提高也有極大幫助。在實(shí)際中，要結(jié)合具體情況，制定相應(yīng)的安全管理制度，保證檔案管理人員可以嚴(yán)格的落實(shí)、執(zhí)行，并且要促進(jìn)檔案管理人員具有良好的法律意識(shí)、安全意識(shí)，可以規(guī)范的開展檔案管理操作。另外，還可以結(jié)合檔案管理活動(dòng)需求，制定相應(yīng)的檔案安全管理信息化體系，及時(shí)處理各種不安全問題，避免出現(xiàn)檔案丟失、殘缺等情況。

最后在數(shù)字化背景下，為了更好的提高檔案管理工作質(zhì)量，還需要結(jié)合檔案管理人員的工作水平，為其制定相對(duì)應(yīng)培訓(xùn)策略，不斷提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，使得檔案管理人員可以更加科學(xué)、規(guī)范的開展信息化檔案管理活動(dòng)。同時(shí)還需要注重對(duì)檔案管理人員進(jìn)行責(zé)任教育，要強(qiáng)化其責(zé)任意識(shí)，引導(dǎo)檔案管理人員意識(shí)到自身工作的重要性，督促其可以更加積極的開展檔案管理工作。

總結(jié)

綜上所述，在新環(huán)境下，全面加強(qiáng)檔案管理信息化具有極為重要的作用，因此，在實(shí)際中要結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況，進(jìn)一步完善檔案管理信息化平臺(tái)，借助信息化的手段來提升檔案效果，以此更好的發(fā)揮出檔案的價(jià)值。

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作者簡(jiǎn)介：

魯永南（1987.01-），男，民族：彝族，籍貫：云南大理，學(xué)歷：本科，研究方向：檔案管理。

王雅靜（1986.12-），女，民族：漢族，籍貫：云南保山，學(xué)歷：本科，研究方向：檔案管理。

（作者單位：云南瀚哲科技有限公司）