潘亞玉

摘 要：高等學(xué)校的檔案承載著高等學(xué)校的發(fā)展歷程，真實(shí)記錄著高校的發(fā)展過程.高校檔案是促進(jìn)高校黨政管理、教學(xué)管理、科學(xué)研究、其他各項(xiàng)管理工作.為維護(hù)社會(huì)上高校檔案使用者的根本利益提供重要依據(jù).高等學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校教學(xué)和管理等各項(xiàng)工作中不可或缺的重要組成部分，高等學(xué)校檔案管理者的重要職責(zé)就是要認(rèn)真細(xì)致地做好高校檔案管理工作，不斷探索檔案管理工作的新模式.

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校;檔案管理;建設(shè)

中圖分類號(hào)：G271? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? 文章編號(hào)：1673-260X（2019）10-0163-03

1 前言

新時(shí)代對(duì)高等學(xué)校檔案工作提出了新的要求，傳統(tǒng)的檔案管理工作要跟上高等學(xué)校的前進(jìn)步伐，就要不斷地改進(jìn)工作模式.高等學(xué)校把教學(xué)工作作為第一要?jiǎng)?wù)，對(duì)檔案管理工作重視不夠，高等學(xué)校檔案管理工作發(fā)展的基礎(chǔ)條件也急需改進(jìn)，高等學(xué)校檔案工作要從管理方式、收集渠道和服務(wù)方式等方面進(jìn)行改進(jìn)，高等學(xué)校檔案管理人員的素質(zhì)和文化層次也亟待提升.做好信息時(shí)代的高校檔案管理工作，對(duì)于高等學(xué)校的黨政管理、教學(xué)管理、科學(xué)發(fā)展、維護(hù)學(xué)校安全穩(wěn)定、維護(hù)廣大師生和檔案社會(huì)利用者的合法權(quán)益，對(duì)提高學(xué)校黨政、教學(xué)、管理和其他工作效率，具有重大意義.高校檔案管理要以建立健全覆蓋整個(gè)學(xué)校的黨政、教學(xué)、科研和管理等各個(gè)方面的檔案資源體系、科學(xué)先進(jìn)的檔案管理體系，以及學(xué)校檔案信息為主體的檔案利用體系，建設(shè)好檔案的保密安全體系為目標(biāo)，完善檔案的管理體制，積極推動(dòng)檔案管理工作與學(xué)校協(xié)同發(fā)展.

2 改進(jìn)高等學(xué)校檔案管理工作的策略

2.1 改進(jìn)高等學(xué)校檔案管理工作體制

2.1.1 建立分級(jí)管理的檔案管理網(wǎng)絡(luò).學(xué)校的檔案管理部門全面負(fù)責(zé)學(xué)校檔案管理工作、檔案工作規(guī)劃、檔案發(fā)展工作、檔案開發(fā)利用工作，指導(dǎo)監(jiān)督檔案產(chǎn)生部門的檔案收集工作及檔案初步整理工作工作.高等學(xué)校檔案要由學(xué)校的綜合檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，并要始終堅(jiān)持完善學(xué)校校長領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任負(fù)責(zé)、學(xué)校各級(jí)檔案資料產(chǎn)生部門分級(jí)負(fù)責(zé)的工作體制，保證學(xué)校的檔案管理網(wǎng)絡(luò)分工明確，各部門專兼職檔案管理人員堅(jiān)守自己的崗位，學(xué)校的檔案管理部門和各檔案產(chǎn)生部門工作要相互配合，共同做好高等學(xué)校檔案管理工作.

2.1.2 提高學(xué)校檔案管理部門履行職責(zé)的能力.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校的各級(jí)黨政管理部門要為學(xué)校檔案管理部門履行檔案管理職能鋪平道路，用以提高學(xué)校檔案管理部門監(jiān)督指導(dǎo)各部門檔案工作.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和管理部門要支持高校檔案管理部門管理學(xué)校檔案事務(wù)，監(jiān)督審察檔案違法案件，指導(dǎo)檔案資料形成部門建立科學(xué)的檔案資料管理方法，使檔案管理工作深入到學(xué)校的每一個(gè)角落.

2.1.3 加快高等學(xué)校檔案館的建設(shè)步伐.學(xué)校檔案管理部門要依照《檔案法》集中管理學(xué)校產(chǎn)生的各門類檔案，要擴(kuò)大檔案的接收范圍，接收學(xué)校黨政、教學(xué)、管理部門產(chǎn)生的所有應(yīng)歸檔的檔案資料.檔案管理部門把學(xué)校檔案信息按《檔案法》和國家有關(guān)規(guī)定向高等學(xué)校和社會(huì)提供使用，發(fā)揮學(xué)校檔案的服務(wù)作用.學(xué)校綜合檔案館的主體是學(xué)校的黨政管理部門、各附屬單位、各教學(xué)單位等，要嚴(yán)格按照國家規(guī)定的《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》和《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》確定的要求，建設(shè)學(xué)校檔案館，使學(xué)校檔案管理的辦公用房、檔案庫房、閱檔室和其他用房都符合標(biāo)準(zhǔn).把學(xué)校的綜合檔案館（室）建設(shè)成為面積達(dá)標(biāo)、設(shè)施完備、功能齊全、服務(wù)便捷、安全保密的綜合檔案保管、利用和行政管理的一體化中心，消除檔案沒有集中管理庫房和檔案庫房不符合規(guī)定的狀況.高校檔案管理部門要準(zhǔn)確制定適合本校的檔案接收范圍和檔案歸檔范圍，防止重復(fù)歸檔和檔案資料資源散落等事件的發(fā)生，高校檔案管理部門要通過整合檔案目錄、各類檔案信息、檔案編研材料等形式，整合各類檔案資源.

2.1.4 高等學(xué)校的檔案管理工作要緊跟時(shí)代步伐.學(xué)校的檔案資料產(chǎn)生部門要根據(jù)檔案資料產(chǎn)生的種類和本部門的工作需要，開展檔案資料產(chǎn)生部門檔案資料的收集、整理工作，并向?qū)W校檔案管理部門定期移交，由學(xué)校檔案管理部門來集中保管.學(xué)校各級(jí)管理機(jī)構(gòu)、各教學(xué)部門、各附屬單位要支持學(xué)校檔案管理部門的檔案管理工作，協(xié)調(diào)部署檔案資料的收集整理工作和檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，確保學(xué)校檔案管理工作的順利進(jìn)行.

2.2 建立高等學(xué)校檔案管理資源體系

2.2.1 高等學(xué)校要把學(xué)校檔案管理工作規(guī)劃并入到學(xué)校的總體規(guī)劃中同步進(jìn)行.專項(xiàng)檔案形成單位和學(xué)校管理部門在專項(xiàng)檔案資料產(chǎn)生或機(jī)構(gòu)調(diào)整時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)學(xué)校檔案管理工作的需要，通知學(xué)校檔案管理部門積極參與，以保證學(xué)校的專項(xiàng)工作、機(jī)構(gòu)調(diào)整和學(xué)校的檔案管理工作同時(shí)開展.學(xué)校各部門檔案資料的收集整理工作應(yīng)當(dāng)由學(xué)校的檔案管理部門進(jìn)行指導(dǎo)，學(xué)校檔案管理部門要對(duì)學(xué)校的重要工作、大型活動(dòng)、建設(shè)項(xiàng)目、科研項(xiàng)目等活動(dòng)全程參與，及時(shí)監(jiān)督指導(dǎo)相關(guān)檔案資料的收集工作.

2.2.2 履行高等學(xué)校檔案管理的管理職責(zé)和工作職責(zé).檔案資料產(chǎn)生部門和學(xué)校管理部門要認(rèn)真遵守《高等學(xué)校檔案管理規(guī)定》，履行檔案工作責(zé)任，建立適合本學(xué)校、本部門的檔案材料歸檔制度，編制歸檔材料的范圍和檔案保管時(shí)限表，報(bào)送有關(guān)管理部門批準(zhǔn)后執(zhí)行.學(xué)校檔案資料產(chǎn)生部門要認(rèn)真對(duì)待學(xué)校檔案工作，要做到應(yīng)歸檔的文件材料都要?dú)w檔，應(yīng)該收集的都要收集（包括應(yīng)該歸檔的錄像帶、錄音帶以及電子檔案等），向?qū)W校綜合檔案管理部門移交，任何個(gè)人不得以任何理由拒不移交或留做他用.如有丟失和損毀檔案資料的情況發(fā)生，學(xué)校檔案管理部門要依照《檔案法》查處相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，并監(jiān)督相關(guān)部門補(bǔ)救.

2.3 建立科學(xué)多功能的高等學(xué)校檔案服務(wù)體系

2.3.1 高等學(xué)校檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)創(chuàng)新服務(wù)形式.檔案信息服務(wù)工作的創(chuàng)新是高等學(xué)校檔案工作者工作理念的創(chuàng)新，是檔案管理工作實(shí)踐的創(chuàng)新，也是檔案服務(wù)工作科技手段的運(yùn)用創(chuàng)新.所以，檔案管理部門要認(rèn)真統(tǒng)籌學(xué)校檔案服務(wù)工作，公開部分學(xué)校檔案信息服務(wù)和其他公共服務(wù).高等學(xué)校要按照《檔案法》的要求和國家有關(guān)規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按規(guī)定開放部分學(xué)校檔案，最大程度地滿足檔案使用者的需求.

2.3.2 高等學(xué)校的檔案管理工作要拓展服務(wù)渠道.檔案管理要適應(yīng)高等學(xué)校的發(fā)展和學(xué)校檔案利用者的需求，就必須與時(shí)俱進(jìn)，拓寬高等學(xué)校檔案服務(wù)范國，由單一化的工作形式向多元化、綜合化、集成化方向發(fā)展.高等學(xué)校檔案服務(wù)工作圍繞高等學(xué)校的黨政、教學(xué)、科研、管理等工作以及社會(huì)人員對(duì)學(xué)校檔案的需求，開放學(xué)校的檔案信息資源.認(rèn)真積極地提供學(xué)校檔案信息服務(wù)，通過整合各類檔案信息、編寫編研材料、辦校史展、編輯文件匯編、檔案利用效果選編、制作網(wǎng)絡(luò)信息和各類視頻節(jié)目等形式把各類高等學(xué)校檔案提供給高等學(xué)校各部門和廣大社會(huì)使用者.

2.3.3 加強(qiáng)高等學(xué)校的公共服務(wù)能力.在學(xué)校檔案的服務(wù)對(duì)象上，既為學(xué)校的黨政、教學(xué)、管理和其他工作服務(wù)，也要為廣大的社會(huì)使用者服務(wù).學(xué)校檔案管理人員要站在檔案使用者的角度來思考檔案的使用工作，按照使用者的需要來整合檔案信息.所以，檔案服務(wù)內(nèi)容要全面、形式要多樣化，要用先進(jìn)的服務(wù)手段來提升高等學(xué)校的檔案服務(wù)能力，最大限度地保證學(xué)校檔案使用者的合法權(quán)益，提高學(xué)校的檔案服務(wù)能力.學(xué)校檔案管理人員要憑借檔案管理專業(yè)知識(shí)和學(xué)校檔案使用者的需求，對(duì)本學(xué)校庫存的檔案信息進(jìn)行資源加工，通過綜合研究、分析整理，挖掘出高質(zhì)量、有價(jià)值的檔案資料，滿足學(xué)校檔案使用者的信息需求和服務(wù)需求.

2.4 加強(qiáng)高等學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)工作

2.4.1 學(xué)校檔案信息化建設(shè)工作要跟上步伐.學(xué)校檔案信息化建設(shè)要并入學(xué)校的總體信息化建設(shè)工作中，和學(xué)校信息化建設(shè)工作同時(shí)進(jìn)行，確保在學(xué)校網(wǎng)絡(luò)上生成的各類檔案電子信息，從生成到收集整理和歸檔得到及時(shí)監(jiān)督和指導(dǎo)，高校要指定檔案管理部門專人負(fù)責(zé)高校檔案信息化工作.

2.4.2 加快推進(jìn)高等學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè).對(duì)于學(xué)校的檔案信息化建設(shè)工作，學(xué)校管理者要從各方面給予支持，比如經(jīng)濟(jì)上的支持、物質(zhì)上的支持和人力上的支持，把原始存儲(chǔ)方式的檔案信息轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)數(shù)字信息，利用網(wǎng)絡(luò)信息代替原件提供使用，學(xué)校檔案管理部門要對(duì)電子檔案原始數(shù)據(jù)進(jìn)行妥善保管，沒有特殊情況不得對(duì)外提供利用.要對(duì)檔案信息的安全采取相對(duì)應(yīng)的措施，以保證電子檔案信息不被篡改、丟失和外泄，對(duì)涉密的學(xué)校電子檔案信息要嚴(yán)格遵守《檔案法》和檔案保密規(guī)定.

3 高等學(xué)校檔案管理工作要切實(shí)遵循相關(guān)法規(guī)制度

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，要制定校長領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任分管、學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)的工作流程，要把學(xué)校檔案管理工作并入高等學(xué)校的規(guī)劃中，學(xué)校的年度計(jì)劃和學(xué)校各部門的年度計(jì)劃也要有存檔.學(xué)校各部門檔案工作完成情況要在學(xué)校的年終考核中有體現(xiàn).學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)真對(duì)待檔案管理工作，要定期聽取檔案工作情況匯報(bào)，要對(duì)學(xué)校檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)，解決學(xué)校檔案管理工作中存在的問題，為學(xué)校檔案管理工作提供領(lǐng)導(dǎo)保障.

3.1 加強(qiáng)高等學(xué)校檔案管理制度建設(shè)

學(xué)校檔案管理部門要制定檔案管理制度，解決學(xué)校檔案內(nèi)容多、種類雜、工作量大的問題.高等學(xué)校要集中保管學(xué)校各部門產(chǎn)生的各門類檔案，制定各類檔案管理制度，給繁雜的學(xué)校檔案管理工作提供依據(jù)，使學(xué)校檔案管理工作更加規(guī)范.學(xué)校管理部門要按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》的要求，結(jié)合所在學(xué)校實(shí)際，建立學(xué)校檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理各環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，更好地服務(wù)于學(xué)校各項(xiàng)工作，充分發(fā)揮檔案作用，促進(jìn)高等學(xué)校檔案管理工作的順利開展.

3.2 完善高等學(xué)校檔案投入機(jī)制

高校要把檔案館（室）建設(shè)并入到學(xué)校的基本建設(shè)中，要和高等學(xué)?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目同步進(jìn)行，要按照檔案部門編制和國家有關(guān)規(guī)定，核定學(xué)校檔案管理工作的經(jīng)費(fèi).例如：學(xué)校檔案管理工作中檔案資料征集所需的費(fèi)用、搶救保護(hù)和安全保密所需的費(fèi)用、檔案管理信息化、數(shù)字化所需的費(fèi)用、檔案整理所需物品產(chǎn)生的費(fèi)用以及檔案裝具、設(shè)備、科研、管理所需費(fèi)用要列入同級(jí)財(cái)務(wù)預(yù)算，學(xué)校管理部門要對(duì)學(xué)校檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行監(jiān)督和審查，來保證檔案管理經(jīng)費(fèi)?？顚Ｓ煤秃侠硎褂?

3.3 提高學(xué)校檔案管理人員的綜合素質(zhì)

高等學(xué)校檔案管理工作走上了現(xiàn)代化、科技化的管理方式，對(duì)學(xué)校檔案管理人員的要求也不斷提高.所以，要用科學(xué)的方法和方式對(duì)學(xué)校檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，檔案管理人員要通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)，掌握專業(yè)的檔案管理知識(shí)、與時(shí)代同步的政治意識(shí)和科學(xué)合理的檔案管理方法.檔案管理人員要具備和檔案資料產(chǎn)生部門之間的溝通能力，具備察覺每一份檔案資料產(chǎn)生環(huán)節(jié)的意識(shí)，根據(jù)學(xué)校各部門的工作變動(dòng)來調(diào)整檔案管理工作的內(nèi)容.檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和水平，決定著學(xué)校檔案管理工作的完成質(zhì)量.所以，不斷提高學(xué)校檔案管理人員的政治和業(yè)務(wù)水平是做好學(xué)校檔案管理工作的重要因素.學(xué)校要為檔案管理人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)提供條件，為他們的交流、任用提供方便.學(xué)校檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，要用與時(shí)俱進(jìn)的理論體系武裝自己的頭腦，要肯于吃苦、講求奉獻(xiàn)、銳意進(jìn)取.學(xué)校檔案管理部門要建立強(qiáng)有力的引進(jìn)人才和聘用人才機(jī)制，引進(jìn)素質(zhì)高、能力強(qiáng)的檔案專業(yè)人才，逐步打造一支高素質(zhì)的高等學(xué)校檔案管理隊(duì)伍.

3.4 完善高等學(xué)校檔案管理宣傳措施

要充分利用各類新聞媒體和多種科學(xué)手段，積極宣傳學(xué)校檔案管理部門與時(shí)俱進(jìn)的新舉措，宣傳學(xué)校檔案信息服務(wù)學(xué)校和服務(wù)社會(huì)的新成果，宣傳學(xué)校檔案工作者奉獻(xiàn)在檔案管理事業(yè)和學(xué)校建設(shè)中的新精神.高度開發(fā)學(xué)校檔案信息資源價(jià)值，通過多種多樣的宣傳形式，推出有高校檔案特色、有時(shí)代性和社會(huì)需求性，為高校發(fā)展和社會(huì)使用者所需要的優(yōu)秀檔案宣傳作品，為學(xué)校檔案事業(yè)的科學(xué)有序發(fā)展，提供充分的宣傳基礎(chǔ)和社會(huì)輿論支持，進(jìn)一步提高高等學(xué)校檔案工作的影響力和公共服務(wù)能力.

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