崔玉梅

摘 要：本文首先分析了提高辦公室文件檔案管理工作質(zhì)量的意義，接著提出了提高辦公室文件檔案管理工作質(zhì)量的有效對(duì)策。主要體現(xiàn)在提高辦公室文件檔案管理的重視度，提升辦公室文件檔案管理的信息化水平，積極完善辦公室文件檔案管理制度，提升辦公室文件檔案管理的專業(yè)化水平和工作人員的綜合素質(zhì)等方面。

關(guān)鍵詞：辦公室;檔案管理;對(duì)策

辦公室文件檔案涉及到的領(lǐng)域比較廣泛，其檔案管理有一定的特殊性，形成于特定的工作領(lǐng)域范圍內(nèi)，屬于重要的信息資源管理。作為社會(huì)醫(yī)療救助項(xiàng)目的完整資料，在文件歸檔的時(shí)候要明確其中的規(guī)律性聯(lián)系，綜合分析醫(yī)療救助過程中的各項(xiàng)內(nèi)容要素，還原社會(huì)醫(yī)療救助工作的真實(shí)性面貌，為醫(yī)療保險(xiǎn)事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展服務(wù)。

一、提高辦公室文件檔案管理工作質(zhì)量的意義

要確保社會(huì)醫(yī)療救助的有效性，就要明確開展相關(guān)文件檔案管理的意義，確保發(fā)展過程中各項(xiàng)環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的完整性與準(zhǔn)確性。提高辦公室文件檔案管理工作質(zhì)量的意義主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：其一，辦公室文件檔案管理工作質(zhì)量是組織管理實(shí)施的保障。辦公室各項(xiàng)工作的開展都是為發(fā)展目標(biāo)服務(wù)，文件檔案管理也不例外。對(duì)于檔案管理部門來說，要明確自身職責(zé)，能夠把文件的整理與歸檔作為檔案管理的核心，充分發(fā)揮檔案的信息資源方面的優(yōu)勢(shì)，從而為社會(huì)醫(yī)療救助提供多元化的信息資源服務(wù)，提升組織的核心競(jìng)爭(zhēng)能力。就社會(huì)醫(yī)療救助來說，檔案包含的內(nèi)容有民政部門批準(zhǔn)享受的醫(yī)療救助待遇申請(qǐng)表，核實(shí)材料，申請(qǐng)人的身份證、戶口本，定點(diǎn)醫(yī)院的一些診療依據(jù)和收費(fèi)單據(jù)、其他日常管理材料等。還有參與醫(yī)療救助服務(wù)中的文檔、記錄等都是作為檔案進(jìn)行存檔處理，也是執(zhí)行各項(xiàng)工作的參考點(diǎn)，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。其二，辦公室文件檔案管理是現(xiàn)代化管理的一部分。檔案管理現(xiàn)代化是開展各項(xiàng)工作的一個(gè)重要抓手，比如，各類會(huì)議文件的起草、到社會(huì)醫(yī)療救助相關(guān)文件的接收與傳遞、組合與裝訂都有規(guī)范化的要求，要堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，抓細(xì)節(jié)問題。因?yàn)槲募n案的形成與積累到更新都是動(dòng)態(tài)變化的過程，也是長(zhǎng)時(shí)間的積累，需要及時(shí)收集、整理這些資料，確保各個(gè)檔案組合不缺少資料，要齊全完備。在現(xiàn)階段，要能夠認(rèn)識(shí)到提高辦公室文件檔案管理工作質(zhì)量的意義，制定出提高辦公室文件檔案管理工作質(zhì)量的措施。

二、提高辦公室文件檔案管理工作質(zhì)量的措施

1.提高辦公室文件檔案管理的重視度

對(duì)于組織來說，管理層要認(rèn)識(shí)到辦公室文件檔案管理的價(jià)值，要進(jìn)行科學(xué)化的統(tǒng)籌規(guī)劃，整體布局相關(guān)檔案管理工作的開展，結(jié)合內(nèi)外部的發(fā)展需求，打破過去的信息格局形勢(shì)，能夠讓各個(gè)類型的醫(yī)療救助檔案進(jìn)行資源的共享，讓檔案信息變得更加精確。這就需要檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)者及時(shí)向單位管理者匯報(bào)工作開展內(nèi)容，獲取領(lǐng)導(dǎo)部門的支持，在工作中樹立現(xiàn)代化的管理理念，加大資金投入力度。配備專業(yè)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、打印機(jī)設(shè)備、攝錄機(jī)設(shè)備、掃描機(jī)設(shè)備等，這些都是進(jìn)行文件檔案管理的基礎(chǔ)。要能夠根據(jù)不同種類的檔案制定不同的管理措施，紙質(zhì)檔案保管的時(shí)候要注意防火、防潮、防日光等要求，關(guān)注這些細(xì)節(jié)問題才能提升辦公室文件檔案管理成效。

2.提升辦公室文件檔案管理的信息化水平

在辦公室文件檔案管理過程中，醫(yī)療救助檔案的權(quán)威性能夠?yàn)楸Ｕ辖M織的合法權(quán)益提供參考依據(jù)，這種類型的檔案信息形成的時(shí)間跨度相對(duì)比較大，要求提升其信息化水平。在文件檔案管理中，基于長(zhǎng)期保存需求需要把傳統(tǒng)的文件檔案信息轉(zhuǎn)為電子化的形式，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行聯(lián)結(jié)，組成系統(tǒng)化的檔案信息庫，具有復(fù)制性、便利性以及穩(wěn)定性的特點(diǎn)，也減少了傳統(tǒng)檔案管理中漏記、誤記等現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)精確查詢的目標(biāo)，增強(qiáng)檔案信息的共享性，確保了文件檔案信息共享與在線服務(wù)，實(shí)現(xiàn)辦公室文件檔案資料信息資源無損利用。可以利用檔案信息管理系統(tǒng)為檔案的信息化建設(shè)服務(wù)，這些系統(tǒng)軟件為信息化提供了技術(shù)支撐。換句話說，信息技術(shù)是辦公室文件檔案形成的基礎(chǔ)和保障，檔案的形成也是信息化技術(shù)開展的成果?？梢越Y(jié)合社會(huì)醫(yī)療救助實(shí)際建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，為檔案信息資源共享提供可能。通過運(yùn)用信息技術(shù)統(tǒng)一整理建設(shè)中分散的信息，通過掃描、輸入等形成電子化的檔案資料。這樣的電子檔案不再受時(shí)空和時(shí)間的限制，可以在授權(quán)的情況下隨時(shí)查看相關(guān)檔案資料，改變了傳統(tǒng)檔案材料的處理方式。事實(shí)上，通過網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)來分離文件檔案的信息與載體，并把關(guān)鍵的信息點(diǎn)關(guān)聯(lián)在一起，提升了文件檔案信息的深度。除此之外，還可以通過設(shè)置條形碼或者二維碼等方式來檢索檔案信息，提升檔案信息的管理成效與工作成效。明確辦公室文件檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的意義，建立信息化管理意識(shí)，積極應(yīng)用新的技術(shù)和手段，讓計(jì)算機(jī)技術(shù)為檔案管理提供幫助。

3.積極完善辦公室文件檔案管理制度

提升辦公室文件檔案管理成效，需要建立完善的工作制度與方案。要明確現(xiàn)階段辦公室文件檔案管理的目標(biāo)，統(tǒng)籌兼顧階段性目標(biāo)與總體目標(biāo)之間的關(guān)系。結(jié)合單位實(shí)際與軟件、硬件方面的實(shí)力，以電子化、科學(xué)化發(fā)展為理念，制定有效的工作制度，包括需要作為文件檔案保存的資料內(nèi)容、統(tǒng)一化的格式等，讓辦公室文件檔案管理實(shí)現(xiàn)有制度可依。要強(qiáng)化人員管理，落實(shí)制度建設(shè)。要有專人管理文件檔案，明確“誰來管”的問題，還要結(jié)合實(shí)際建立規(guī)章制度，明確“怎么管”的問題。要認(rèn)真完成檔案的歸檔、移交以及安全管理制度，為提升檔案工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。事實(shí)上，社會(huì)醫(yī)療救助檔案屬于部門類型的檔案，其中涉及到公民的隱私問題，不適宜對(duì)外開放，基本都是供救助管理部門以及救助對(duì)象使用的資料。監(jiān)察機(jī)關(guān)、上級(jí)管理部門、公檢法機(jī)關(guān)為了工作需要也可以查閱社會(huì)醫(yī)療救助檔案，但是同樣需要按照制度來履行查閱手續(xù)。所以，建立相應(yīng)的制度，積極細(xì)化利用條件，明確每一步程序，從而建立安全利用的舉措?？傊?，制度建設(shè)才能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化的辦公室文件檔案工作管理模式，規(guī)范檔案管理的收集與整理工作，還包括信息的上傳、傳遞等，從而形成科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理模塊，提高辦公室文件檔案建設(shè)工作的水準(zhǔn)。

4.提升辦公室文件檔案管理的專業(yè)化水平

作為組織發(fā)展建設(shè)的一個(gè)重要參考依據(jù)，辦公室文件檔案在單位管理中的重要性不言而喻。要認(rèn)真開展文件檔案管理工作，進(jìn)而有效把握社會(huì)醫(yī)療救助各項(xiàng)工作的具體狀態(tài)。檔案管理工作跟其他管理工作有所不同，主要集中在以下兩方面：一方面是辦公室文件檔案管理工作的政策性特征，另一個(gè)方面是文件檔案管理工作的專業(yè)性特征。隨著云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理在借助云計(jì)算技術(shù)的情況下，工作人員在收集和整理數(shù)據(jù)信息的時(shí)候更加快捷、高效，還提升了數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性和嚴(yán)密性，促使社會(huì)醫(yī)療救助檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展。所以，辦公室檔案管理要能夠掌握現(xiàn)代化的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，具備數(shù)據(jù)挖掘能力，數(shù)據(jù)資源整合 以及推動(dòng)方面的能力。在現(xiàn)階段，要注重檔案管理的專業(yè)化發(fā)展之路，重視社會(huì)醫(yī)療救助檔案管理，工作人員要樹立現(xiàn)代化的檔案管理意識(shí)，管理人員要定期組織檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)技能測(cè)試與職業(yè)能力測(cè)試，針對(duì)測(cè)試中不足得到地方制定改革方案，從而提升其工作能力與工作效率，讓檔案管理更加專業(yè)化。

5.提升辦公室文件檔案管理人員的綜合素質(zhì)

對(duì)于檔案管理部門來說，要認(rèn)識(shí)到辦公室檔案管理信息化、專業(yè)化、電子化之后檔案管理員的發(fā)展態(tài)勢(shì)，結(jié)合單位自身實(shí)際與長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展需求，堅(jiān)持學(xué)以致用，按照理論聯(lián)系實(shí)際的原則，有計(jì)劃的開展檔案管理人員的職業(yè)能力培訓(xùn)，建立長(zhǎng)效培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)制，把文件檔案管理員的繼續(xù)教育納入到單位整體發(fā)展規(guī)劃中去，制定培養(yǎng)目標(biāo)，做好培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)預(yù)算，定期開展有針對(duì)性的崗位技能培訓(xùn)，檔案管理員要能夠邊學(xué)習(xí)、邊工作，在實(shí)踐中提升職業(yè)水平。 此外，還可以開展脫產(chǎn)培訓(xùn)，鼓勵(lì)檔案管理員參加行業(yè)學(xué)術(shù)研討會(huì)，為提升其職業(yè)能力打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。事實(shí)上，辦公室文件檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)不是一朝一夕的事情，是一個(gè)長(zhǎng)期、系統(tǒng)的工程，要建立常態(tài)化的培訓(xùn)機(jī)制。對(duì)于檔案管理部門來說，要定期進(jìn)行集中化培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容要全面，包括基本的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)等，并把理論和實(shí)踐結(jié)合起來，增強(qiáng)培訓(xùn)的直觀性。此外，要注重培訓(xùn)的實(shí)效性，培訓(xùn)是為應(yīng)用服務(wù)。管理部門要對(duì)檔案管理員的工作進(jìn)行實(shí)地檢查，作為考核的依據(jù)。要對(duì)檔案管理員日常工作中存在的問題進(jìn)行協(xié)調(diào)，總結(jié)好的經(jīng)驗(yàn)和方法，提升檔案管理員的綜合能力。

結(jié)論

綜上所述，辦公室文件檔案管理是組織管理的重要組成部分，其重要性不言而喻。提高辦公室文件檔案管理工作質(zhì)量是為了適應(yīng)現(xiàn)階段單位檔案建設(shè)的要求，也是為了響應(yīng)國家文化建設(shè)部門提出的號(hào)召。在現(xiàn)階段，要提高辦公室文件檔案管理的重視度，提升辦公室文件檔案管理的信息化水平，積極完善辦公室文件檔案管理制度，提升辦公室文件檔案管理的專業(yè)化水平和工作人員的綜合素質(zhì)，走出一條專業(yè)化發(fā)展的新路子。

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