袁榮

[摘 要] 隨著大數(shù)據(jù)、智能化時(shí)代的到來(lái)，社會(huì)上各行業(yè)以及政府的各部門產(chǎn)生的數(shù)據(jù)成了需要關(guān)注、重視的戰(zhàn)略資源。而作為新時(shí)代的服務(wù)型政府，在日常業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的原始數(shù)據(jù)均需要由相關(guān)機(jī)關(guān)單位用檔案的方式進(jìn)行集中管理與保存。隨著政府機(jī)關(guān)檔案數(shù)量、內(nèi)容以及涉及面的逐漸增多增大，帶來(lái)了一些檔案管理方面的問(wèn)題，筆者從幾個(gè)方面分析了檔案管理方面存在的問(wèn)題，并提出相應(yīng)的解決方案，為檔案工作提供新的管理思路及解決方法。

[關(guān)鍵詞] 檔案管理 存在問(wèn)題 對(duì)策

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志號(hào)：A

政府機(jī)關(guān)檔案是政府機(jī)關(guān)在社會(huì)活動(dòng)中產(chǎn)生的各種資料，涉及范圍廣，涉及內(nèi)容多，并且以多種形式如聲音、文件、影像進(jìn)行保存，以便為后續(xù)的政府工作進(jìn)行指導(dǎo)，提供參考，進(jìn)而更好地為百姓服務(wù)。因此，為了踐行向服務(wù)型政府轉(zhuǎn)變的方針，政府機(jī)關(guān)單位的檔案管理需要與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代潮流，積極地納入電子化、信息化檔案存儲(chǔ)方式，形成實(shí)體存儲(chǔ)與電子存儲(chǔ)二者并行的檔案存儲(chǔ)模式與相應(yīng)管理模式。但是，在規(guī)范檔案管理方面仍有一些問(wèn)題亟待解決。

一、檔案存放管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案存放地點(diǎn)、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

隨著政府分工的細(xì)化，各部門員工的增多，每個(gè)工作崗位的工作量逐漸增加，檔案的數(shù)量不斷增多，受工作內(nèi)容以及工作權(quán)限的影響，不同科室、不同部門的檔案無(wú)法存放在一個(gè)固定的地方，有的部門存在將已經(jīng)歸檔的相關(guān)材料亂丟亂放的現(xiàn)象，這直接導(dǎo)致了檔案存放的效率低下、內(nèi)容缺失，出現(xiàn)漏存、錯(cuò)存現(xiàn)象。

現(xiàn)階段我國(guó)的公務(wù)人員隊(duì)伍正向著高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求的方向發(fā)展，但也存在著明顯的不足，比如部分老干部、老員工沒(méi)有積極參與培訓(xùn)，沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)地吸收現(xiàn)代化材料記錄、管理方式，部分工作人員的工作態(tài)度、工作素質(zhì)有待提高。在實(shí)際管理工作中，存在材料記錄的格式不規(guī)范、內(nèi)容不完整、記錄紙張規(guī)格不統(tǒng)一、記錄用筆不統(tǒng)一、材料簽署與落款不標(biāo)準(zhǔn)等現(xiàn)象，給檔案標(biāo)準(zhǔn)化存放造成了一定的影響。

檔案內(nèi)包含的材料多寡，決定了檔案對(duì)日后工作的指導(dǎo)是否正確與詳細(xì)，但部分工作人員因?yàn)闅w檔時(shí)個(gè)人疏忽或者在資料采集時(shí)的方式錯(cuò)誤，導(dǎo)致了應(yīng)采集而未采集，或者應(yīng)歸檔而未歸檔的現(xiàn)象發(fā)生。這種情況會(huì)直接影響材料、檔案的全面性以及指導(dǎo)作用。

（二）檔案保管與分類存在的問(wèn)題

雖然我國(guó)實(shí)行政務(wù)公開(kāi)制度，但仍然有部分需要進(jìn)行保密或者謹(jǐn)慎處理的文件文檔，所以在檔案管理時(shí)，仍然需要注意部分特殊文檔的保護(hù)措施是否設(shè)置到位等問(wèn)題。但由于公務(wù)員隊(duì)伍中部分人員的思想認(rèn)識(shí)以及危機(jī)感不足，導(dǎo)致其思想上的懈怠，從而造成行為上的差錯(cuò)，比如部分工作人員隨意在辦公桌上放置敏感文件，將材料不歸檔直接用袋子或者文件夾放置在辦公室的角落，或者將相關(guān)文件任意放置在辦公桌抽屜中。這對(duì)文檔的保密、集中管理與保管造成了不良影響[1]。

工作人員在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行資料的錄入與保存時(shí)，應(yīng)該按照相應(yīng)的保密方法將資料保存并加密，但是由于檔案管理方面的人才隊(duì)伍水平參差不齊，部分人員安全意識(shí)、危機(jī)意識(shí)不強(qiáng)烈，在存放敏感資料的時(shí)候可能會(huì)用弱口令保存，甚至不加密明文保存，這種電子文檔的保存方式極大程度地危害了部門內(nèi)信息安全，導(dǎo)致敏感文件泄露，造成更大的安全隱患。

一份檔案在歸檔時(shí)理應(yīng)合理分類，便于查詢與翻閱，但是有的工作人員雖然重視材料的及時(shí)歸檔，卻沒(méi)有重視將檔案放置在正確的類別下。究其原因，可能是檔案室在建設(shè)過(guò)程中引導(dǎo)程序做得不到位，也可能是相關(guān)工作人員業(yè)務(wù)不熟練、思想上不積極導(dǎo)致的。歸檔錯(cuò)誤會(huì)導(dǎo)致工作人員在需要調(diào)取相關(guān)檔案時(shí)出現(xiàn)問(wèn)題，妨礙正常工作的有序進(jìn)行，甚至?xí)?dǎo)致調(diào)取了錯(cuò)誤的信息而影響到相關(guān)工作的進(jìn)行，所以這種行為要極力避免。

（三）關(guān)注數(shù)量，輕視質(zhì)量

每到年末，各部門的文件量劇增，隨之而來(lái)的問(wèn)題就是部分工作人員在處理相關(guān)材料時(shí)產(chǎn)生厭惡情緒、逆反心理，思想上出現(xiàn)怠惰，這種思想上的錯(cuò)誤直接導(dǎo)致了材料管理質(zhì)量得不到提升，部分科室在材料的遞交方面也設(shè)置了重重門檻，以保密、重要資料概不外借等借口妨礙材料歸檔，將大部分資料滯留在科室內(nèi)部，阻礙歸檔進(jìn)度，在影響卷宗設(shè)置的同時(shí)，也影響了檔案的后期調(diào)用、指導(dǎo)后期工作、服務(wù)大眾等作用的發(fā)揮。

二、解決檔案存放管理問(wèn)題的對(duì)策

（一）完善檔案存放的管理?xiàng)l例并建立監(jiān)督機(jī)制

為了完善檔案管理，要首先從相關(guān)制度條例入手。在信息化時(shí)代，檔案管理高層應(yīng)該深入檔案工作的基層人員中進(jìn)行調(diào)查，了解基層的檔案工作人員工作的重難點(diǎn)，并結(jié)合當(dāng)代檔案管理的需要，找出上述問(wèn)題存在的原因，并結(jié)合具體現(xiàn)象，從實(shí)際出發(fā)，重新制定并且完善相應(yīng)的管理辦法。對(duì)檔案以及材料的采集來(lái)源、采集方式、采集內(nèi)容、采集規(guī)則等作出詳細(xì)的規(guī)定 [2]。

為了更好地完善政府機(jī)關(guān)的檔案管理，不僅需要對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，也需要對(duì)他們給予應(yīng)有的監(jiān)督，這樣可以增強(qiáng)工作人員對(duì)工作的責(zé)任心?？梢酝ㄟ^(guò)組建領(lǐng)導(dǎo)督查小組的形式，建立管理監(jiān)督機(jī)制，通過(guò)對(duì)不同部門科室的不同人員檔案的規(guī)范性抽查，以及電子檔案的保密性審查，大體反映出該部門科室的檔案管理工作落實(shí)程度；同時(shí)可以定期進(jìn)行全面的覆蓋性檢查，做好不合格檔案的相關(guān)記錄并進(jìn)行內(nèi)部整改，并將相應(yīng)的問(wèn)題匯總，通過(guò)檔案管理?xiàng)l例進(jìn)行補(bǔ)充。這樣可以全面、有效地反饋近一段時(shí)間的檔案管理工作的成效，以防止類似問(wèn)題再出現(xiàn)[3]。

（二）提高工作人員的思想水平與業(yè)務(wù)水平

工作人員需要經(jīng)常與人民群眾打交道，他們的工作能力與工作專業(yè)水平是至關(guān)重要的。所以為了更好地提高工作人員的工作能力與水平，需要定期定向地對(duì)檔案存放管理方面的人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)。具體培訓(xùn)內(nèi)容需要涉及檔案保存制度、保存方法、管理方法、檔案保存方面相關(guān)的法律法規(guī)以及聽(tīng)取上級(jí)部門的專業(yè)人士意見(jiàn)和建議。

同時(shí)也應(yīng)該讓部門內(nèi)部各科室注意留存重要的、多種形式的資料如業(yè)務(wù)辦理流程、先進(jìn)個(gè)人的工作心得、各個(gè)專題的總結(jié)資料、各項(xiàng)重要會(huì)議的會(huì)議音頻視頻記錄資料。

“不忘初心，牢記使命，恪盡職守，勤勉工作”是習(xí)近平總書(shū)記提出的對(duì)黨政干部的諄諄教誨，調(diào)動(dòng)工作人員的工作積極性，需要從思想上，從根部抓起，培養(yǎng)工作人員的愛(ài)崗敬業(yè)精神以及為人民服務(wù)的精神，要經(jīng)常舉行相關(guān)精神的解讀、學(xué)習(xí)會(huì)議，并做好會(huì)后總結(jié)工作。只有工作人員的工作積極性提高了，思想境界提高了，才能在服務(wù)人民的時(shí)候牢記自己的身份，在檔案管理這種專業(yè)性強(qiáng)的業(yè)務(wù)中提高警惕性，提高危機(jī)感，在有限的工作崗位中發(fā)揮出無(wú)限的能量。在對(duì)工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)的同時(shí)，也要加強(qiáng)對(duì)工作人員的思想教育，使工作人員認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。

（三）加大相應(yīng)硬件設(shè)施的投入力度

為了方便群眾查詢，信息錄入工作人員和檔案整理人員的檔案管理工作需要積極納入信息化的管理軌道。政府機(jī)關(guān)檔案管理部門可以通過(guò)計(jì)算機(jī)搭建內(nèi)部服務(wù)器等安全專業(yè)的形式儲(chǔ)存相應(yīng)文檔，錄音錄像文件需要分門別類進(jìn)行儲(chǔ)存，同時(shí)也要優(yōu)化實(shí)體檔案的存儲(chǔ)方式，比如合并類似項(xiàng)目，并統(tǒng)一管理，明確業(yè)務(wù)模塊負(fù)責(zé)人，做到專人專責(zé)有據(jù)可查，出現(xiàn)問(wèn)題可以追根溯源，快速準(zhǔn)確地解決相應(yīng)問(wèn)題[4]。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，政府機(jī)關(guān)檔案管理問(wèn)題多元化、復(fù)雜化。存在檔案條理不清晰，工作人員工作能力、思想認(rèn)識(shí)不足，硬件基礎(chǔ)建設(shè)不完善等問(wèn)題。為了解決上述問(wèn)題，需要多方面共同努力，在提升工作人員各方面素質(zhì)的同時(shí)完善硬件條件，這樣才可以降低政府機(jī)關(guān)檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題的概率，提高工作人員的工作效率，更好地為人民服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙闖. 政府機(jī)關(guān)檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].華章， 2012（8）：S78.

[2]彭志雄.對(duì)當(dāng)前政府機(jī)關(guān)檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（11S）：91- 92.

[3]宋榮輝.機(jī)關(guān)檔案工作管理存在的問(wèn)題及對(duì)策探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（16）：109.

[4]陳遠(yuǎn)霞.談機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].卷宗， 2017（29）：32.