郭曉峰

[摘 要] 企業(yè)辦公費是指為保障日常辦公需要而產(chǎn)生的辦公用品、設備、耗材等購置與支出的費用，是企業(yè)管理費用中的一部分，會直接沖抵企業(yè)的經(jīng)營利潤。因此，需要對辦公費用進行有效的管控，從而促進企業(yè)經(jīng)營利潤的最大化，提高其經(jīng)濟效益。本文通過對目前企業(yè)辦公費用管理現(xiàn)狀的分析，探討出相關的降低可控辦公費用的有效措施，進而降低可控的辦公費用，有效提升企業(yè)的經(jīng)營和管理水平。

[關鍵詞] 經(jīng)濟發(fā)展 企業(yè)管理 辦公費用 精益管控

中圖分類號：F279.23 文獻標志碼：A

隨著我國現(xiàn)階段經(jīng)濟的發(fā)展逐步進入新常態(tài)，面對外來市場形式的競爭力和內部經(jīng)營的壓力，很多企業(yè)逐漸意識到在進行轉型升級過程中，對于成本管控的重要性。但在實際的辦公費用管理過程中，仍然缺乏科學性和合理性。對辦公費用的控制和管理，一般都是由辦公室統(tǒng)一進行預算管理，其余部門及其下屬單位按需進行申購，再交由辦公室以統(tǒng)一結算的方式對辦公用品進行采購和管理。在這個過程中，總量能夠得到控制，也能夠滿足企業(yè)對于辦公用品的需求。但是近幾年，辦公費用呈現(xiàn)逐年遞增的趨勢，需要從事辦公費用預算和辦公用品采購的相關工作人員采取有效的措施，將辦公費用控制在一定數(shù)額內，進而促使企業(yè)的資源利用達到最大化，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

一、企業(yè)辦公費用管理現(xiàn)狀

（一）缺乏科學的辦公費用管理意識

一直以來，企業(yè)對于精細管理都局限于生產(chǎn)和經(jīng)營當中，缺乏對于生產(chǎn)成本的控制和辦公費用的管理認識，認為辦公費用相對于生產(chǎn)成本來說只是無足輕重的一小部分，無法對企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營產(chǎn)生直觀、可見的經(jīng)濟價值。另外，相關人員對于辦公費用的支出缺乏實際的管控，使企業(yè)內部各部門對辦公經(jīng)費和辦公用品支出的隨意性較大，沒有形成節(jié)約辦公資源的意識，對辦公資源的不合理利用造成了不必要的浪費[1]。

（二）缺乏規(guī)范的辦公費用管理制度

在經(jīng)濟的新常態(tài)下，企業(yè)面臨更多的挑戰(zhàn)和風險，需要不斷探索出新的生產(chǎn)和經(jīng)營模式，尤其是在辦公費用管理方面，相關制度還不夠完善。企業(yè)內部的各個部門之間缺乏交流與互動，造成在辦公費用核算過程中缺乏財務部門的參與和監(jiān)督，導致預算數(shù)據(jù)更新不及時，進而使財務部門的預算數(shù)據(jù)與實際的數(shù)據(jù)不相符合，實際的辦公費用支出不能在財務報表上體現(xiàn)出來。企業(yè)的經(jīng)營管理者不能精確掌握實際的辦公費用支出情況，進而不能對企業(yè)的成本進行精益管控。目前，我國在企業(yè)的辦公費用管理上還缺乏整體的規(guī)劃，沒有建立起與企業(yè)實際發(fā)展相適應的具有規(guī)范性的管理制度。

（三）缺乏有效的辦公費用支出監(jiān)管

目前，很多企業(yè)都在市場經(jīng)濟的發(fā)展下，獲得了很大的經(jīng)濟收益，但是在辦公費用的管理上沒有實行精益化管理，導致企業(yè)內部的各個部門在辦公費用支出上具有較大的隨意性。有些部門為了自己團體的私利，將辦公費用挪作他用，主要原因是對于辦公費用的管理還缺乏有效的監(jiān)督，在對辦公費用進行核算時，財務部門不能清晰地了解每筆支出的來龍去脈。由于對辦公費用管理缺乏有效的監(jiān)管，不能保證辦公費用的支出都進行了合理的利用。

二、降低可控辦公費用的有效措施

（一）提高相關人員對管理的自覺性

辦公費用的精益化管理，是關乎企業(yè)的成本控制和實現(xiàn)利益最大化的重要一環(huán)。管理過程中需要各個部門和管理人員的積極參與，提高成本意識、提升節(jié)能降耗的自覺性，杜絕對辦公資源的不合理利用和浪費。通過召開宣講會、道德講堂、職業(yè)操守教育等形式，增強員工的節(jié)約意識和主人翁意識。通過宣傳教育深化全員、全過程、全方位的精益管理，讓相關人員能在這種主題宣傳活動中逐步形成對辦公費用管理的自覺性。同時，還需要在日常的辦公費用支出上制定相關的規(guī)則，對有效減少辦公費用支出的部門給予獎勵，對查實到不必要辦公費用支出的部門給予一定的處罰，通過獎懲制度有效約束部門的辦公費用支出情況。從而，能夠逐步形成對辦公經(jīng)費的有效管控，提高員工與部門的主人翁意識和自覺性[2]。

（二）通過全面預算管理降低辦公費用

全面預算管理是現(xiàn)代化管理中的關鍵環(huán)節(jié)之一，在管理中占據(jù)著重要的位置。一個好的預算方案能夠幫助企業(yè)在管理中實現(xiàn)對財務方面的有效管控，可以在一定程度上節(jié)約企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營成本。預算管理是一項具有系統(tǒng)性和復雜性的管理工作，要想實現(xiàn)對辦公費用的預算管理，需要結合企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營的實際情況，對預算管理的相關工作進行綜合分析。同時，主管部門還需要及時掌握企業(yè)內部各個部門辦公費用的使用情況，以及辦公費的實際支出狀況，從源頭上進行適時調控和管控。主管部門要全程參與到預算管理的監(jiān)督工作中，與財務部門、內部辦公費用的使用部門形成協(xié)助機制，對預算數(shù)據(jù)進行及時更新，從而使精益管理充分融入辦公費用管理的全部過程中。進行全面預算管理，是對企業(yè)資金進行良好規(guī)劃的有效手段，是保證辦公費用高效、合理利用的根本保證。

最后，在科學地制訂好預算方案以后，還需要加強對預算項目的落實。加強企業(yè)內部各個部門之間的合作，使各部門能夠按照預算方案的要求科學地安排好預算費用，使企業(yè)的辦公成本能夠控制在合理的范圍內，避免由人為因素造成辦公費用的浪費。

（三）強化流程審批，降低辦公費用

當下，在企業(yè)辦公費用審批過程中，常常會出現(xiàn)先使用、后辦手續(xù)的現(xiàn)象。這種現(xiàn)象的產(chǎn)生對辦公費用審批的嚴肅性影響很大，造成審批流程的形式化，不能完全發(fā)揮審批流程的有效作用[3]。因此，為強化流程審批對于辦公費用管理的約束作用，需要建立行“管部門申請—辦公室進行標準審核和預算—分管領導進行審批確認—辦公室按照申請單購買物資—部門驗收—辦公室完成登記、報賬并進行公示”這一系列完整的審批流程，從而降低無序申請和采購所造成的資源浪費，使財務報銷流程逐步明朗化。另外，由于在這個過程中供應商起著傳遞物資和單據(jù)的作用，整個采購流程并不會因此環(huán)節(jié)而降低效率。

三、加強財務的監(jiān)督作用

企業(yè)在管理中降低可控辦公費用的有效措施離不開資金監(jiān)管，保障資金的監(jiān)督作用。加強辦公費用的財務監(jiān)督，需要從以下三個方面入手：

（1）加強財務部門和辦公費用管理，審計部門不僅要對企業(yè)內部的各個部門的辦公費用日常支出情況進行監(jiān)督，還需要對財務管理的各項工作進行有效的監(jiān)督，從而強化審計部門的監(jiān)督作用，強化內部審核的作用，使財務部門的各項工作具有合法性。及時查處企業(yè)內部的挪用辦公費用的違紀行為，進行事前預防，用行政的手段加強對辦公費用的有效管理。

（2）在加強財務監(jiān)督的基礎上，企業(yè)還需要采取相關的措施有效避免鋪張浪費的現(xiàn)象。辦公費用的管理部門應針對辦公費用的日常支出情況進行分析，強化預算管理的嚴肅性，對一些部門不嚴格按照辦公費用預算執(zhí)行的將給予一定的處罰，嚴禁公司內部的某些部門將不是辦公費用的項目也挪進辦公費用當中。

（3）企業(yè)需要對辦公用品的領取進行規(guī)范，制定領取標準，嚴格按照科學的管理辦法，實現(xiàn)對辦公費用的支出全程可控，減少辦公資源的浪費。在每月月底，對辦公費用的支出進行分析和梳理，對不必要的支出進行公示，提醒相關部門在今后的費用支出上盡量減少不必要的開支。通過財務部門的監(jiān)督和管理，能夠有效查找企業(yè)辦公費用支出方面不必要的支出，并對其進行改善，從而建立起一套合理的辦公費用管理體系。

四、結語

總的來說，針對企業(yè)的辦公費用管控不合理的情況，需要企業(yè)的管理人員根據(jù)企業(yè)的實際情況采取一系列有效的對策，盡可能地降低企業(yè)可控的辦公費用。當然，必須在保證所采取的措施合理、系統(tǒng)、多維的前提下，通過提高相關人員對管理的自覺性，采取全面預算管理、強化流程審批、強化財務部門的監(jiān)督等措施，進而能夠有效降低辦公費用的支出和辦公資源的浪費，從而實現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營目標，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

參考文獻：

[1]李欣.國企辦公室費用的精益管理[J].北方經(jīng)貿，2015（7）：246，248.

[2]黃家嘉.全面預算管理模式下的行政辦公費用精益化管控方法[J].經(jīng)濟管理（文摘版），2015（10）.

[3]張麗榮.淺談企業(yè)辦公費用精益管控[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2017（06）：281，284.