查榮麗

摘 要：為了動(dòng)態(tài)并及時(shí)地在科研項(xiàng)目立項(xiàng)、中期檢查、結(jié)題審計(jì)驗(yàn)收階段中，對(duì)科研項(xiàng)目預(yù)算進(jìn)行全程化跟蹤管理，同時(shí)與現(xiàn)有的用友賬務(wù)系統(tǒng)銜接，建立科研項(xiàng)目預(yù)算管理跟蹤系統(tǒng)，可以為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人（Principal Investigator，縮寫為PI）提供科研經(jīng)費(fèi)的動(dòng)態(tài)查詢、分析及管控功能。通過(guò)對(duì)科研經(jīng)費(fèi)動(dòng)態(tài)查詢、動(dòng)態(tài)分析、預(yù)算預(yù)警控制等功能的設(shè)置，規(guī)范科研經(jīng)費(fèi)的預(yù)算管理，提高科研項(xiàng)目預(yù)算的執(zhí)行率，實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理的相關(guān)約束，規(guī)范科研財(cái)政資金的合理合規(guī)開支，進(jìn)一步提高科研財(cái)政資金的使用效率。

關(guān)鍵詞：科研項(xiàng)目預(yù)算;規(guī)范科研經(jīng)費(fèi);科研跟蹤管理系統(tǒng)

隨著國(guó)家對(duì)科技創(chuàng)新的日益關(guān)注，科研投入與科研支出不斷增加。與此同時(shí)，以部門預(yù)算、國(guó)庫(kù)支付和政府采購(gòu)為主要內(nèi)容的預(yù)算管理不斷開展，為了適應(yīng)新環(huán)境、新政策，科研院所逐步建立科研預(yù)算方面的管理制度。黨中央、國(guó)務(wù)院高度重視激發(fā)科研人員創(chuàng)新積極性，近年來(lái)，科研“放管服”政策的執(zhí)行，在賦予科研單位和科研人員自主權(quán)等方面也取得了顯著效果，但是對(duì)科研項(xiàng)目驗(yàn)收審計(jì)的力度并沒有明顯降低。所以，為了規(guī)范科研經(jīng)費(fèi)使用充分發(fā)揮科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算作用，提高科研財(cái)政資金的使用效率，最終順利通過(guò)科研項(xiàng)目驗(yàn)收，實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)信息的合理有效共享顯得尤為重要。中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院醫(yī)學(xué)生物學(xué)研究所（以下簡(jiǎn)稱生物所）目前有300～400個(gè)在研科研項(xiàng)目，建立一套科研項(xiàng)目預(yù)算管理跟蹤系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理，是勢(shì)在必行的工作。

一、科研項(xiàng)目預(yù)算管理跟蹤系統(tǒng)簡(jiǎn)介

（一）什么是科研項(xiàng)目預(yù)算管理跟蹤系統(tǒng)

科研項(xiàng)目預(yù)算管理跟蹤系統(tǒng)是集科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理與線上審批于一體，并且可以動(dòng)態(tài)查詢、分析科研經(jīng)費(fèi)使用情況的管理系統(tǒng)。

（二）科研項(xiàng)目預(yù)算管理跟蹤系統(tǒng)設(shè)計(jì)目的

設(shè)計(jì)科研項(xiàng)目預(yù)算管理跟蹤系統(tǒng)是為了動(dòng)態(tài)地、及時(shí)地在科研項(xiàng)目立項(xiàng)、科研項(xiàng)目中期檢查、科研項(xiàng)目審計(jì)驗(yàn)收階段對(duì)科研項(xiàng)目預(yù)算進(jìn)行全程化跟蹤管理，提供科研經(jīng)費(fèi)的動(dòng)態(tài)查詢、分析及管控功能，解決項(xiàng)目結(jié)題審計(jì)驗(yàn)收時(shí)大批量到計(jì)財(cái)處查閱憑證的問(wèn)題，規(guī)范科研經(jīng)費(fèi)的預(yù)算管理，提高科研項(xiàng)目預(yù)算的執(zhí)行率，實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理的相關(guān)約束，進(jìn)一步規(guī)范科研財(cái)政資金的使用并提高使用效率。

二、科研項(xiàng)目預(yù)算管理跟蹤系統(tǒng)的基礎(chǔ)構(gòu)架及流程設(shè)計(jì)

根據(jù)國(guó)家相關(guān)會(huì)計(jì)政策規(guī)定，并結(jié)合科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用要求，科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出流程一般為：項(xiàng)目立項(xiàng)后開展課題研究→根據(jù)科研工作進(jìn)展采購(gòu)相關(guān)貨物和服務(wù)等→科研經(jīng)辦人員根據(jù)發(fā)票等資料填寫報(bào)銷單→財(cái)務(wù)人員審核票據(jù)與業(yè)務(wù)是否合理合法、是否按項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算開支→按照單位審批權(quán)限規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷業(yè)務(wù)的支付審批→財(cái)務(wù)人員辦理付款并在財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)中制單、記賬→科研人員到財(cái)務(wù)部門跟蹤經(jīng)費(fèi)開支情況。圍繞上述科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出一般流程，為滿足科研人員及時(shí)地、動(dòng)態(tài)化地掌握經(jīng)費(fèi)開支情況的需要，生物所的科研項(xiàng)目預(yù)算管理跟蹤系統(tǒng)具體框架設(shè)計(jì)（見網(wǎng)1）。

（一）具體模塊介紹

1.登錄模塊

是生物所科研項(xiàng)目預(yù)算管理跟蹤系統(tǒng)的入口。

2.主界面模塊

相關(guān)的科研及財(cái)務(wù)人員登錄成功后，即可進(jìn)入系統(tǒng)的主頁(yè)面，系統(tǒng)右上角（狀態(tài)欄）會(huì)顯示登錄用戶的姓名和時(shí)間，登錄人員可通過(guò)系統(tǒng)左上角（菜單欄）選擇要進(jìn)入的功能模塊。

3.功能模塊之首頁(yè)

首頁(yè)功能模塊由四個(gè)主要板塊組成：①最新公告用來(lái)發(fā)布科研類的公告，包含生物所公告通知、國(guó)家最新的公告通知等，以便科研人員了解最新的相關(guān)信息;②規(guī)章制度用來(lái)發(fā)布生物所科研類相關(guān)的規(guī)章制度，報(bào)銷管理辦法、經(jīng)費(fèi)使用審批權(quán)限規(guī)定、補(bǔ)充規(guī)定等，以便科研人員及時(shí)了解并掌握相關(guān)規(guī)章制度，有利于推進(jìn)科研經(jīng)費(fèi)的合理合規(guī)使用;③到賬認(rèn)領(lǐng)模塊發(fā)布科研經(jīng)費(fèi)到賬信息，有利于科研人員及時(shí)認(rèn)領(lǐng)到自己所屬經(jīng)費(fèi)，避免經(jīng)費(fèi)到位無(wú)人認(rèn)領(lǐng)的情況發(fā)生;④下載專區(qū)用來(lái)上傳經(jīng)常使用的資料，如報(bào)銷相關(guān)的表格等。

4.功能模塊之我的工作臺(tái)

我的工作臺(tái)的功能是用來(lái)提示登錄人員的待辦事項(xiàng)和已辦事項(xiàng)，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注待辦事項(xiàng)，根據(jù)待辦事項(xiàng)的提示及時(shí)處理未完成的相關(guān)工作。

5.功能模塊之項(xiàng)目支出

科研經(jīng)辦人員根據(jù)要報(bào)銷的科目，選擇項(xiàng)目支出-支出管理-新建，根據(jù)提示輸入報(bào)銷所需的信息并上傳附件，保存并辦理發(fā)送到下一環(huán)節(jié)進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。

6.功能模塊之項(xiàng)目管理

項(xiàng)目管理由兩個(gè)主要板塊組成：①負(fù)責(zé)人項(xiàng)目，PI登錄可以查閱自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目基本信息，還可以授權(quán)相關(guān)人員進(jìn)行報(bào)銷與查閱;②預(yù)算變更，該板塊的功能是進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。

7.功能模塊之報(bào)表查詢

報(bào)表查詢是該系統(tǒng)的主要模塊，用來(lái)查詢項(xiàng)目開支信息，基本可以替代用友財(cái)務(wù)系統(tǒng)的項(xiàng)目明細(xì)賬和總賬，并且可以分類查詢，項(xiàng)目的相關(guān)統(tǒng)計(jì)功能更齊全更便捷。

8.功能模塊之基礎(chǔ)設(shè)置

主要功能有相關(guān)人員報(bào)銷或查閱權(quán)限授權(quán);完善匯款信息;完善勞務(wù)人員信息等。

（二）科研人員報(bào)銷科研經(jīng)費(fèi)的具體操作設(shè)計(jì)（見圖2）

第一步：建立各級(jí)科研項(xiàng)目名稱及編碼，完成科研項(xiàng)目信息錄入，包含項(xiàng)目所屬類型、項(xiàng)目起止時(shí)間、科研項(xiàng)目預(yù)算科目名稱與會(huì)計(jì)科目名稱的對(duì)應(yīng)關(guān)系、項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目預(yù)算等信息。

第二步：科研經(jīng)辦人員啟用項(xiàng)目支出模塊。

第三步：計(jì)財(cái)處根據(jù)“我的工作臺(tái)”待辦事項(xiàng)提醒，網(wǎng)上審核科研經(jīng)辦人員提交的各類報(bào)銷單。

第四步：PI根據(jù)“我的工作臺(tái)”待辦事項(xiàng)提醒，審批經(jīng)財(cái)務(wù)人員審核過(guò)的各類報(bào)銷單（根據(jù)報(bào)銷金額大小分權(quán)限審批）。

第五步：科研經(jīng)辦人員根據(jù)我的待辦事項(xiàng)提醒，打印已同意報(bào)銷的報(bào)銷單（有審批簽字）并點(diǎn)擊辦理發(fā)送到計(jì)財(cái)處，經(jīng)辦人將打印好的報(bào)銷單（有審批簽字）和整齊粘貼好的發(fā)票等附件送到汁財(cái)處。

第六步：計(jì)財(cái)處檢查并收齊經(jīng)辦人交來(lái)的報(bào)銷單和附件，根據(jù)科研項(xiàng)目預(yù)算管理跟蹤系統(tǒng)的報(bào)銷單自動(dòng)生成收支記錄，辦理并同步到用友賬務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)生成記賬憑證。

三、使用科研項(xiàng)目預(yù)算管理跟蹤系統(tǒng)重點(diǎn)要解決的問(wèn)題

（一）信息安全

信息安全至關(guān)重要，為此只有使用生物所內(nèi)網(wǎng)或者VPN才能登錄科研項(xiàng)目預(yù)算管理跟蹤系統(tǒng)。

（二）基礎(chǔ)信息設(shè)置

基礎(chǔ)信息錄入錯(cuò)誤將引發(fā)后續(xù)一系列不可控問(wèn)題，如科研項(xiàng)目所屬類型、科研項(xiàng)目預(yù)算科目名稱與會(huì)計(jì)科目名稱的對(duì)應(yīng)關(guān)系、項(xiàng)目初始預(yù)算、試劑銷售商的銀行賬戶信息、勞務(wù)費(fèi)發(fā)放的個(gè)人銀行卡信息等，所以錄入基礎(chǔ)信息時(shí)要仔細(xì)認(rèn)真，并設(shè)置檢查核對(duì)環(huán)節(jié)。

（三）流程設(shè)計(jì)

設(shè)計(jì)報(bào)銷（項(xiàng)目支出）流程時(shí)應(yīng)綜合考慮財(cái)務(wù)審核票據(jù)合法性、PI審批是否報(bào)銷、審批按金額權(quán)限由小到大等。

（四）權(quán)限劃分

登錄系統(tǒng)人員的權(quán)限應(yīng)分類劃分，如財(cái)務(wù)普通人員、財(cái)務(wù)管理人員、科研一般人員、科研管理人員等。

（五）線上與線下報(bào)銷雙軌運(yùn)行

為了應(yīng)對(duì)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)故障或有的PI不使用系統(tǒng)線上審批的特殊情況，采取線下報(bào)銷，然后系統(tǒng)開放綜合報(bào)銷模塊由計(jì)財(cái)處補(bǔ)錄報(bào)銷金額占用預(yù)算，以保證系統(tǒng)里開支數(shù)與預(yù)算余額無(wú)誤。

（六）預(yù)算超支預(yù)警提醒

當(dāng)科研經(jīng)辦人員報(bào)銷金額超過(guò)預(yù)算金額，將無(wú)法報(bào)銷并提醒經(jīng)辦人預(yù)算超支。

四、使用科研項(xiàng)目預(yù)算管理跟蹤系統(tǒng)后存在的問(wèn)題

1.系統(tǒng)流程死板，有特殊情況時(shí)處理起來(lái)比較困難。

2.勞務(wù)費(fèi)、績(jī)效發(fā)放時(shí)，計(jì)算的個(gè)人應(yīng)納稅額只能包含該系統(tǒng)的應(yīng)發(fā)放金額，無(wú)法統(tǒng)計(jì)到非科研經(jīng)費(fèi)發(fā)放部分，導(dǎo)致個(gè)稅計(jì)算不準(zhǔn)確。

3.個(gè)人信息（身份證號(hào)、銀行卡號(hào)、電話號(hào)碼等）無(wú)法做到合理隱藏，基礎(chǔ)設(shè)置新建勞務(wù)人員信息時(shí)能看到系統(tǒng)庫(kù)里全部人的信息。

五、科研項(xiàng)目預(yù)算管理跟蹤系統(tǒng)管理的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

1.科研項(xiàng)目預(yù)算管理跟蹤系統(tǒng)在初期進(jìn)行系統(tǒng)框架設(shè)計(jì)時(shí)，要求參與系統(tǒng)設(shè)計(jì)的人員一定要了解與熟悉預(yù)算管理跟蹤系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)與缺點(diǎn)、單位科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷與項(xiàng)目驗(yàn)收審計(jì)等業(yè)務(wù)流程特點(diǎn)。制定系統(tǒng)的操作流程時(shí)，只有充分考慮到各個(gè)環(huán)節(jié)上可能存在的問(wèn)題，預(yù)算管理跟蹤系統(tǒng)的運(yùn)行才能順利地推進(jìn)。

2.加強(qiáng)科研人員對(duì)系統(tǒng)的使用培訓(xùn)，調(diào)動(dòng)科研人員使用系統(tǒng)的積極性，充分發(fā)揮系統(tǒng)的作用：系統(tǒng)相關(guān)使用部門要統(tǒng)一思想，出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)要及時(shí)解決，避免各自為政。

3.在預(yù)算管理跟蹤系統(tǒng)運(yùn)行推進(jìn)工作中以解決問(wèn)題為核心，需要平衡好預(yù)算管理跟蹤系統(tǒng)的邏輯性與業(yè)務(wù)實(shí)際操作特殊性的關(guān)系，遇到問(wèn)題不妥協(xié)，知難而上。

以上為生物所2019年上半年科研項(xiàng)目預(yù)算管理跟蹤系統(tǒng)運(yùn)行情況介紹以及個(gè)人粗略淺顯的工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，提供給奮斗在科研一線的科研人員與科研財(cái)務(wù)助理等同行們參考。

參考文獻(xiàn)：

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