摘 要：隨著我國城市建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，城市管理水平不斷提高，在進(jìn)行城建檔案建立的時(shí)候也隨之迎來了一場巨大的挑戰(zhàn)，如何明確、完整、及時(shí)、科學(xué)地進(jìn)行檔案的建立成為了管理工作的重點(diǎn)。為了使城建檔案管理工作能夠更上一層樓，本文以城建檔案管理現(xiàn)狀為起點(diǎn)，從政策管理、人員管理、設(shè)施管理這三個(gè)大類入手，總結(jié)了城建檔案建立、管理過程中可能出現(xiàn)的難點(diǎn)，并逐一對難點(diǎn)進(jìn)行了突破性策略實(shí)施，提出了相應(yīng)的解決方案，為城建檔案科學(xué)化、規(guī)范化地建立和管理夯實(shí)了基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：城建檔案;建立管理;突破性策略

一個(gè)城市的發(fā)展建設(shè)與該區(qū)域的城建檔案科學(xué)建立是不可分離的，兩者是包含于的關(guān)系。城建檔案數(shù)據(jù)在一定程度上能夠直觀地反映出一個(gè)城市的發(fā)展情況，并對該城市接下來的建設(shè)和發(fā)展有指導(dǎo)性的影響，簡言之，城建檔案管理相當(dāng)于城市發(fā)展的“領(lǐng)頭羊”。如果城建檔案的建立和管理不到位，就無法有效利用城建檔案大數(shù)據(jù)來對城市進(jìn)行科學(xué)合理、布局有序的規(guī)劃建設(shè)。發(fā)揮城建檔案領(lǐng)頭羊的作用，不能再局限于“舊思維”、“舊模式”和“舊觀念”，因此，在城建檔案的建立和管理中，合理地摒棄傳統(tǒng)模式，創(chuàng)新性地融入互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)功能以及其他先進(jìn)管理技術(shù)，并與時(shí)俱進(jìn)地制定操作性強(qiáng)的規(guī)章制度和規(guī)范性指導(dǎo)文件勢在必行。

一、城建檔案管理的重要性及其現(xiàn)狀

城市建設(shè)檔案管理能夠?qū)崟r(shí)地將每一個(gè)城市的發(fā)展軌跡進(jìn)行還原，它記錄了一個(gè)城市的變化發(fā)展史，在城市建設(shè)當(dāng)中具有非常重要的作用。但是從目前現(xiàn)狀來看，大部分的施工單位以及施工單位里面的管理人員對于城建檔案的建立卻十分不重視，因?yàn)樵谒麄兊男闹幸呀?jīng)形成了一種觀念：建設(shè)工程進(jìn)度以及建設(shè)工程里面的設(shè)施內(nèi)容高于一切。所以，在進(jìn)行資料檔案建立的時(shí)候就不一定會(huì)將它完整的記錄下來。更有甚者，不僅沒有滿足一些基本的原始條件，甚至在進(jìn)行檔案提交的時(shí)候，不將有缺陷的地方進(jìn)行及時(shí)改正。作為城建檔案最直接、最重要、最原始的形成單位，施工單位對城建檔案的重視尚且如此，其他相關(guān)單位對于城建檔案管理建設(shè)的重視可見一斑。即使最終形成了城建檔案，其本身的利用價(jià)值也會(huì)大打折扣。

二.城建檔案管理工作中面臨的難題

1.工作人員專業(yè)素質(zhì)不高以及法律意識(shí)薄弱。城建檔案的形成需要項(xiàng)目資料員及時(shí)對項(xiàng)目建設(shè)過程相關(guān)數(shù)據(jù)做出原始記錄和收集匯總，枯燥的工作流程使得資料員積極性不高，久而滋生惰性，未能及時(shí)記錄原始數(shù)據(jù)和收集原始資料，從而影響城建檔案的實(shí)際建立效果。大多數(shù)項(xiàng)目資料員也沒有表現(xiàn)出應(yīng)有的專業(yè)素質(zhì)，意識(shí)不到城建檔案管理工作是受法律監(jiān)督和保護(hù)的，濫竽充數(shù)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。例如，在進(jìn)行數(shù)據(jù)記錄時(shí)，往往沒有對數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)算就直接套用，間接導(dǎo)致城建檔案嚴(yán)謹(jǐn)性、真實(shí)性不足。同時(shí)，受制于檔案管理工作的枯燥乏味、人手不足、工作強(qiáng)度大等原因，多數(shù)人不愿意從事城建檔案管理工作，最終導(dǎo)致管理人才十分匱乏。

2.城建檔案管理設(shè)施的不完善。隨著我國各大城市區(qū)域城市化、現(xiàn)代化腳步的不斷推進(jìn)，城市建設(shè)工程項(xiàng)目也越來越多，但是大多數(shù)城市在進(jìn)行實(shí)際城建檔案建立的時(shí)候，往往忽略了實(shí)時(shí)性、同步性管理，在進(jìn)行城建數(shù)據(jù)填充的時(shí)候往往與城市建設(shè)發(fā)展步伐不一致。為了適應(yīng)如今城市的現(xiàn)代化需求，在進(jìn)行城建檔案信息化采集和管理的時(shí)候，必須要有現(xiàn)代化的設(shè)備來進(jìn)行輔助記錄，才能獲得貼近施工實(shí)際的一手城建檔案資料。采集設(shè)備就需要資金方面的支持，但是項(xiàng)目建設(shè)方、施工方往往忽略了建設(shè)檔案的設(shè)備資金需求，將大量資金投入到工程建設(shè)當(dāng)中，導(dǎo)致城建檔案信息采集和管理工作掣肘，難以有效開展。

3.城建檔案管理宣傳方面的不足。城建檔案的社會(huì)知曉率本就不高，并不是每一個(gè)人都對此有一定了解，甚至大多數(shù)從事城建行業(yè)的人員都沒有意識(shí)到城建檔案工作建立的必要性，所以也導(dǎo)致在進(jìn)行檔案建立及管理的時(shí)候，相關(guān)工作內(nèi)容難以得到有效的落實(shí)。通過各種途徑進(jìn)行城建管理宣傳成為了目前最有效的提高社會(huì)曝光度以及企業(yè)重視度的手段和抓手，而有效的宣傳需要大量資金的支持，為了得到資金支持，就需要就對城建檔案管理的重要性及取得的成績進(jìn)行及時(shí)的、富有成效的展現(xiàn)，這樣下來，最終使得城建檔案的建立與管理進(jìn)入了一個(gè)惡性循環(huán)。

4.城建檔案建立與工程項(xiàng)目步伐不一致。在項(xiàng)目建設(shè)工程中，為了能夠趕工期加快施工進(jìn)度以及保證施工質(zhì)量，城建檔案的建立和管理往往會(huì)處于“輕”的位置。大部分施工單位為了能夠提早完成施工任務(wù)，選擇先行施工建設(shè)再補(bǔ)全完善施工檔案資料。這種現(xiàn)象看起來沒什么問題，但是在進(jìn)行實(shí)際資料采集的時(shí)候，往往會(huì)存在資料缺失以及信息錯(cuò)亂的現(xiàn)象，部分檔案甚至?xí)嬖谂R時(shí)拼湊的問題，無形中增加了城建檔案分類歸納的難度，同時(shí)，對于工程建設(shè)中出現(xiàn)的問題，在城建檔案資料中也沒有做到完整的體現(xiàn)。也就是說，在這種情況下建立的城建檔案，并不能如實(shí)反映工程施工狀況以及項(xiàng)目建設(shè)具體細(xì)節(jié)，這不僅不利于城建檔案管理，也不利于建設(shè)項(xiàng)目日后的裝飾裝修、維修和改擴(kuò)建。

5.城建檔案管理的法律條規(guī)不完善。隨著改革開放和深化改革的不斷深入，在城市建設(shè)方面，我國取得了長足的進(jìn)步，相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度也不斷健全，國家相應(yīng)發(fā)布了一系列城建檔案管理的法律、條例和規(guī)范性文件，在現(xiàn)有法律、條例和規(guī)范性文件的指導(dǎo)下，城建檔案也取得了一定成效。但由于新型建材、新的施工工藝的出現(xiàn)和城建檔案管理實(shí)際的不斷變化，現(xiàn)有法律、條例和規(guī)范性文件在部分領(lǐng)域未能貼切地反映出城建過程中出現(xiàn)的新問題、新情況，這些法律法規(guī)在城建檔案的管理工作當(dāng)中實(shí)施并應(yīng)用時(shí)仍然存在紕漏。

三、城建檔案管理難點(diǎn)解決策略

1.加強(qiáng)城建檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。一是加大培養(yǎng)力度。對于企業(yè)來說，相關(guān)管理人員在城建檔案的建立和管理中占據(jù)了非常重要的位置。因此，對管理人員專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行及時(shí)的培養(yǎng)非常重要。積極組織資料員參加各類專業(yè)培訓(xùn)，邀請行業(yè)專家現(xiàn)場業(yè)務(wù)指導(dǎo)，適當(dāng)增加資料員工資、獎(jiǎng)金、福利等，都能顯著提高資料員綜合素質(zhì)和工作積極性、主動(dòng)性，進(jìn)而保證檔案建立和管理有序推進(jìn)。二是在制度管理上下功夫。要充分發(fā)揮制度管理的先天優(yōu)勢，進(jìn)一步完善企業(yè)內(nèi)部檔案管理和責(zé)任追究制度，加強(qiáng)定期的督導(dǎo)檢查，將城建檔案管理責(zé)任落實(shí)到個(gè)人頭上，一旦出現(xiàn)了問題，嚴(yán)格追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任，以責(zé)任倒查方式助推檔案管理責(zé)任制落實(shí)。三是建立完善能上能下的用人體系。

2.夯實(shí)城建檔案建立和管理的設(shè)備基礎(chǔ)。先進(jìn)的城建檔案管理設(shè)施設(shè)備，能夠有效縮短城建檔案建立時(shí)間，對城建檔案信息做出更完善、更完整的保存與記錄。例如，在這個(gè)過程當(dāng)中加入高清數(shù)碼錄像機(jī)、攝影機(jī)、攝像機(jī)、無人機(jī)等進(jìn)行登高拍照功能的完善，加入各類磁性材料、感光材料等對聲像檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)的保存與切換。另外，要想實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)一體化結(jié)構(gòu)，就需要在其間加入各類信息技術(shù)，而這些行為的實(shí)現(xiàn)都離不開資金的投入。為了夯實(shí)城建檔案管理設(shè)備基礎(chǔ)，一方面，可積極建立與本地區(qū)企業(yè)合作關(guān)系，共享各類城建檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施;另一方面，可探索政府主導(dǎo)、社會(huì)資本投資方式建立城建檔案收集管理系統(tǒng)，利用該系統(tǒng)，既可確保項(xiàng)目建設(shè)各方主體實(shí)時(shí)收集原始檔案資料，又可保證城建檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)在線審檔、報(bào)送移交檔案等，實(shí)現(xiàn)多方效益的共同提升。

3.強(qiáng)化城建檔案宣傳和管理力度。城建檔案的建立和管理與社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展命脈是緊密聯(lián)系在一起的，所以，相關(guān)企業(yè)應(yīng)該以增強(qiáng)全民檔案意識(shí)為目標(biāo)，不斷提升城建檔案的管理和宣傳水平。一是以喜聞悅見的方式，圖文并茂地向社會(huì)公眾展現(xiàn)城市變遷史和城市建設(shè)新篇章，通過新舊對比，更容易拉近與百姓的距離，進(jìn)而擴(kuò)大城建檔案知曉度;二是不斷挖掘城建檔案利用價(jià)值，強(qiáng)化服務(wù)利用成效，積極為各級機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及個(gè)人在司法調(diào)查、房產(chǎn)辦證、工程維修改擴(kuò)建等方面提供有用的檔案信息，在發(fā)揮自身經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值的同時(shí)，也是城建檔案的一種自我宣傳，而往往這種宣傳更深入人心。三是城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對企業(yè)檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)力度，及時(shí)解決企業(yè)在城建檔案建立管理中遇見的難點(diǎn)問題，探索更科學(xué)、更規(guī)范、更具執(zhí)行力的城建檔案管理措施。

4.及時(shí)建立并科學(xué)管理施工現(xiàn)場檔案。在進(jìn)行施工的過程當(dāng)中，工程方及相關(guān)單位除了要重視實(shí)際施工工程的進(jìn)度以及實(shí)際施工預(yù)算安排，還需對施工檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)有效的建立與管理，尤其是對于最終的決算文件，往往不能得出及時(shí)的結(jié)果，一拖再拖導(dǎo)致文件丟失的情況必須要避免。在每一個(gè)施工企業(yè)內(nèi)，都必須建立專門的檔案室來進(jìn)行施工檔案的建立與管理，并設(shè)立專門的資料員進(jìn)行實(shí)際信息的歸納匯總，在進(jìn)行實(shí)際使用的時(shí)候，相關(guān)工程材料及時(shí)歸檔，有相關(guān)資料員變動(dòng)的時(shí)候，檔案交接工作要保證如期完成，最終使得整個(gè)檔案管理工作有序進(jìn)行，保證施工過程中數(shù)據(jù)參數(shù)與城建檔案管理資料內(nèi)容保持高度一致狀態(tài)。

5.加強(qiáng)城建檔案法規(guī)、規(guī)范性文件的制定和內(nèi)部管理。從目前我國城建檔案管理現(xiàn)狀來看，往往是呈被動(dòng)的狀態(tài)，因此為了能夠?qū)崿F(xiàn)城建檔案建立管理的實(shí)時(shí)性與完整性，讓它具有主動(dòng)性，在國家層面，必須要有堅(jiān)實(shí)的法律基礎(chǔ)來進(jìn)行支撐，及時(shí)修訂不合時(shí)宜的城建檔案相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章制度和規(guī)范性文件，讓城建檔案建立、管理更具操作性，最終實(shí)現(xiàn)城建檔案建立科學(xué)規(guī)范，管理有法可依。在企業(yè)內(nèi)部，要強(qiáng)化兩個(gè)規(guī)范化管理：首先是程序的規(guī)范化，在項(xiàng)目報(bào)建階段，就要與各方主體單位簽訂檔案報(bào)送責(zé)任書，對城建檔案報(bào)送內(nèi)容、時(shí)間、標(biāo)準(zhǔn)提出具體的要求;其次是檢查制度的規(guī)范化，強(qiáng)化對項(xiàng)目檔案的檢查抽查力度，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)整改，確保城建資料與項(xiàng)目實(shí)際建設(shè)情況保持一致。

四、總結(jié)

不管是現(xiàn)在還是以后，城建檔案在城市發(fā)展建設(shè)當(dāng)中都具有它的一席之地，它對于一個(gè)城市的發(fā)展具有不可估量的推動(dòng)作用，所以在進(jìn)行實(shí)際管理的時(shí)候，我們一定要對此進(jìn)行格外重視，盡可能避免在工程施工過程當(dāng)中避重就輕的現(xiàn)象，不斷發(fā)掘期間可能會(huì)存在的問題并提出合理的解決措施是每一個(gè)檔案工作人員的努力方向。做好城建檔案的建設(shè)與管理，能夠?yàn)橐粋€(gè)城市的發(fā)展提供服務(wù)保障，全社會(huì)各行業(yè)都應(yīng)該提高重視度并積極參與進(jìn)來。

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作者簡介：田裕富（1987-），男，漢族，籍貫：貴州鎮(zhèn)遠(yuǎn)，大學(xué)本科，助理館員，研究方向：城建檔案管理，從事的工作：城建檔案管理。