朱艷燕

[摘 要]現(xiàn)有的建設(shè)工程檔案管理系統(tǒng)已不能滿足新型城市化發(fā)展的高要求，城建檔案信息化已迫不及待。城建檔案信息化工作不能一蹴而就，要結(jié)合新的社會形勢及技術(shù)發(fā)展方向，本著“規(guī)劃先行，分步實施”的原則，依據(jù)國內(nèi)外建設(shè)工程檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，借鑒國內(nèi)外先進經(jīng)驗，從系統(tǒng)定位、制度需求、規(guī)范需求、業(yè)務(wù)流程、技術(shù)架構(gòu)、安全要求、實施建議等方面進行全面規(guī)劃設(shè)計，從而有序開展和穩(wěn)步發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]建設(shè)工程 城建檔案 信息化

中圖分類號：F299.2 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）02-0177-01

隨著十八大的新精神、李克強總理提出的“簡化行政審批，為企業(yè)松綁”的新要求、云計算等信息技術(shù)環(huán)境的日新月異以，以及國內(nèi)部分城市，在政府行政審批流程上已進行全面改革和優(yōu)化，如廣州市政府自2013年5月1日起實施建設(shè)工程并聯(lián)審批的新做法，致使廣州市的城建檔案管理者發(fā)現(xiàn)既有的建設(shè)工程檔案管理系統(tǒng)已不能滿足廣州新型城市化發(fā)展的高要求，城建檔案信息化已迫不及待。筆者結(jié)合日常工作中的一點體會，從城建檔案信息化管理系統(tǒng)規(guī)劃設(shè)計、信息資源共享建設(shè)、信息化效益三個方面與讀者們進行分享，探索城建檔案信息化的發(fā)展。

一、城建檔案信息化管理系統(tǒng)規(guī)劃設(shè)計

城建檔案信息化必須要有相應(yīng)的管理系統(tǒng)方能運作，所以管理系統(tǒng)的建設(shè)是開展城建檔案信息化工作的當(dāng)務(wù)之急，而系統(tǒng)建設(shè)過程中最首要及最重要的環(huán)節(jié)就是系統(tǒng)規(guī)劃，通過系統(tǒng)規(guī)劃研究，探索城建檔案信息化行業(yè)咨詢服務(wù)模式，為建設(shè)工程檔案管理系統(tǒng)建設(shè)提供具有前瞻性、合理性和可操作性的支撐和指導(dǎo)，為提高城市建設(shè)工程檔案管理與服務(wù)的規(guī)范性和工作效率，提高建設(shè)工程信息化建設(shè)與應(yīng)用水平，實現(xiàn)在建工程檔案的適時動態(tài)管理，實現(xiàn)建設(shè)工程電子文件歸檔，大幅度降低城建檔案館、建設(shè)單位、施工單位等管理成本奠定理論研究基礎(chǔ)。通過系統(tǒng)規(guī)劃研究，為今后搭建建設(shè)工程檔案綜合信息管理和服務(wù)平臺提供頂層設(shè)計，以便今后通過升級版的系統(tǒng)平臺深層次開發(fā)建設(shè)工程檔案的內(nèi)在價值，最大限度地滿足城市規(guī)劃、建設(shè)、管理和社會對建設(shè)工程檔案信息的需求，為“信息城市”、“智慧城市”建設(shè)提供基礎(chǔ)系統(tǒng)平臺和檔案信息資源。

系統(tǒng)規(guī)劃首先要對工程檔案法規(guī)，規(guī)則，規(guī)范文件與研究文獻整理。通過網(wǎng)絡(luò)公開信息，內(nèi)部文獻數(shù)據(jù)庫等方法，收集梳理建設(shè)工程檔案管理領(lǐng)域的法規(guī)政策、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、工作流程以及參考文獻與工程檔案研究文獻資料。

接著要通過對國內(nèi)外信息技術(shù)與系統(tǒng)構(gòu)建的調(diào)研，對建設(shè)工程檔案管理先進的城市進行學(xué)習(xí)，借鑒其他省市及國外在這一領(lǐng)域的研究成果和實際經(jīng)驗，同時對新型城市化發(fā)展戰(zhàn)略，云計算平臺的建設(shè)情況及發(fā)展趨勢，政府優(yōu)化行政審批的實際做法及城市建設(shè)檔案館的建設(shè)情況，研究分析新形勢、新環(huán)境對建設(shè)工程檔案信息化管理和提供利用工作的影響和要求；結(jié)合目前城市建設(shè)檔案館現(xiàn)有建設(shè)工程檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和使用情況進行調(diào)研與分析。

最后，對建設(shè)工程檔案管理系統(tǒng)存在的問題分析。結(jié)合新的社會形勢及技術(shù)發(fā)展方向，本著“規(guī)劃先行，分步實施”的原則，依據(jù)國內(nèi)外建設(shè)工程檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，借鑒國內(nèi)外先進經(jīng)驗，對建設(shè)工程檔案管理系統(tǒng)以及配套服務(wù)管理體系從建設(shè)定位、系統(tǒng)與技術(shù)架構(gòu)，開發(fā)平臺與編程軟件，制度與職能、服務(wù)體系，系統(tǒng)規(guī)范、業(yè)務(wù)操作、系統(tǒng)安全、系統(tǒng)可擴展性與柔性，實施方案建議等方面進行全面規(guī)劃設(shè)計。

二、信息資源共享建設(shè)

（一） 更新觀念， 轉(zhuǎn)移工作重心。將建設(shè)工程檔案作為信息服務(wù)行業(yè)，認(rèn)真做好信息共享建設(shè)。用信息業(yè)的范疇來規(guī)范檔案館的信息共享工作，把檔案館工作的重心從過去檔案實體管理轉(zhuǎn)移到檔案信息管理上來， 檔案館的一切業(yè)務(wù)工作都要圍繞信息服務(wù)這個中心來開展， 把城建工程信息資源視為全民、全社會的財產(chǎn)， 要把靜態(tài)的檔案信息用先進的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施傳輸出去，實現(xiàn)其社會價值和經(jīng)濟價值， 真正實現(xiàn)檔案信息資源社會共享。

（二）加快城建檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化進程。城建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是城建檔案工作的前途和方向，只有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)， 才能實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化， 這是檔案信息資源共享的重要條件，盡快修訂與實施建設(shè)工程檔案歸檔整理規(guī)程，進一步規(guī)范建設(shè)工程文件的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，要求紙質(zhì)、聲像、電子檔案同時歸檔移交，加大了子文件接收力度。聲像檔案堅持自拍的同時開展多渠道收集，將具有時代精神和歷史價值的檔案補充到館藏檔案信息資源之中。規(guī)劃館藏資源構(gòu)架，保障信息資源來源，科學(xué)有序的做好館藏檔案數(shù)字化工作城建檔案信息化建設(shè)。

（三）加快已有館藏檔案信息資源的數(shù)字化進程，實現(xiàn)館藏檔案信息的智能化綜合管理，科學(xué)有序地整合和存儲原始視音頻、圖紙、文件等多媒體資料，實現(xiàn)多載體、多格式的檔案信息全面兼容和整合，同時加大電子檔案信息資源的積累。建立面向元數(shù)據(jù)的異構(gòu)數(shù)據(jù)交換平臺，通過數(shù)據(jù)封裝實現(xiàn)對異構(gòu)平臺的數(shù)據(jù)共享，解決不同格式、不同結(jié)構(gòu)電子檔案的接收問題，在各城建管理部門使用的不同數(shù)據(jù)庫之間，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享訪問，解決多種數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的信息交換問題。通過共享平臺建設(shè)，實現(xiàn)城市規(guī)劃、管理、建設(shè)部門、城建檔案館彼此信息共享，使檔案館從信息的存儲基地轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒌奶幚?、加工和提供利用中心。改變在檔案館只能利用館藏歷史數(shù)據(jù)的局面，實現(xiàn)歷史數(shù)據(jù)與現(xiàn)實數(shù)據(jù)的互動交換，使檔案信息資源整合的范圍更加廣闊。實現(xiàn)城市規(guī)劃、管理、建設(shè)檔案信息前端動態(tài)管理。從電子文件的生成開始逐步跟蹤電子檔案形成的整個周期，通過各類業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)有效銜接。

（四）開展檔案人員專業(yè)培訓(xùn)工作， 實現(xiàn)人才知識化。人是信息化社會的主要組成部分， 也是檔案管理活動的主體， 是檔案管理活動中最主動、最有潛力的因素。提高檔案人員的素質(zhì)關(guān)鍵在于教育。應(yīng)舉辦多層次、多方面的專業(yè)教育及培訓(xùn)， 以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需要， 只有配備一支具有現(xiàn)代科學(xué)文化和先進技術(shù)的專業(yè)化檔案人員工作隊伍， 才有可能實現(xiàn)檔案信息資源共享的目的。

（五）采取檔案信息加密手段， 維護網(wǎng)絡(luò)安全與數(shù)據(jù)保密。對于一個寵大的、聯(lián)系著社會各層次的、信息資源共享的大系統(tǒng)來說， 安全維護、檔案信息加密都是必要的前提， 只有妥善解決這一問題， 才能保證檔案信息網(wǎng)絡(luò)的通暢， 杜絕檔案失、泄密的發(fā)生， 使城建檔案館真正成為全社會信息服務(wù)中心。

三、社會效益和經(jīng)濟效益分析。

通過對建設(shè)工程檔案管理系統(tǒng)級相關(guān)的支撐體系，如規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計、城建檔案信息自由的共享與服務(wù)設(shè)計，將使城建檔案利用項目增加，從而滿足整個社會對城建檔案信息的需求，達到城建檔案信息資源共享的社會效益，同時由于提供了一定的創(chuàng)收項目的拓展，必然創(chuàng)造一定的經(jīng)濟效益。同時通過用戶對城建檔案的需求產(chǎn)生的社會與經(jīng)濟效益，還有推動政府優(yōu)化行政審批制度的落實，推動智慧城市的建設(shè)，產(chǎn)生極大的潛在社會效益與經(jīng)濟效益。

通過以上的分析，城建檔案信息化工作不能一蹴而就，要結(jié)合新的社會形勢及技術(shù)發(fā)展方向，本著“規(guī)劃先行，分步實施”的原則，依據(jù)國內(nèi)外建設(shè)工程檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，借鑒國內(nèi)外先進經(jīng)驗，從系統(tǒng)定位、制度需求、規(guī)范需求、業(yè)務(wù)流程、技術(shù)架構(gòu)、安全要求、實施建議等方面進行全面規(guī)劃設(shè)計，從而有序開展和穩(wěn)步發(fā)展。