宋雨桐

摘 要：隨著當前經(jīng)濟的快速發(fā)展和社會科學技術(shù)的不斷進步，人們的生活水平隨著時代的發(fā)展不斷提高，各行各業(yè)在經(jīng)濟的快速發(fā)展中也不斷取得進步。與此同時，檔案管理方面更加引起了人們的注意，成為各個單位中每天的基礎工作。檔案管理的質(zhì)量直接關(guān)系到事業(yè)機構(gòu)能否保持良好的發(fā)展趨勢，是否能提升其在社會上的競爭力和影響力。現(xiàn)在人們的生活質(zhì)量得到了很大的提高，同時人們對社會的期望也越來越高，事業(yè)單位作為新時期中社會中最為基礎的一個部門，必須大力加強對自己單位中的檔案管理工作的改革和創(chuàng)新，這樣才能保證自身的不斷發(fā)展進步并滿足人們?nèi)找嬖鲩L生活質(zhì)量的需求。本文的目的是找出影響公共機構(gòu)檔案管理改革創(chuàng)新的因素，并從各個方面進行研究和研究。對公共機構(gòu)檔案管理提出自己的意見和建議，確保事業(yè)單位的正常發(fā)展。

關(guān)鍵詞： 事業(yè)單位; 檔案管理; 改革創(chuàng)新

在這個信息化技術(shù)和計算機技術(shù)不斷普及的時代，各行各業(yè)中已經(jīng)開始逐漸和計算機技術(shù)相融合，尋找適合自己發(fā)展的新型道路。 公共機構(gòu)的檔案管理也是如此。必須對傳統(tǒng)的文件管理方法進行有效的改革和創(chuàng)新，必須將信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)整合到文件管理的各個方面。這樣，我們就能有效地促進公共機構(gòu)的發(fā)展，進一步促進社會的不斷發(fā)展。因此，在現(xiàn)階段如何改革和創(chuàng)新公共機構(gòu)的檔案管理工作，檔案管理工作更適用于哪些管理方法是需要認真研究的問題。

一、現(xiàn)行公共機構(gòu)存在的問題和矛盾

1.檔案管理在單位中容易被忽視

如今，在我們的社會中，公共機構(gòu)的領(lǐng)導者和管理者對檔案管理工作沒有一個清晰的認識。沒有看到改革公共機構(gòu)檔案管理工作的必要性和緊迫性。并且不僅僅是事業(yè)單位中的領(lǐng)導者有這樣的思想，工作人員也普遍認為對事業(yè)單位進行檔案管理改革僅僅是為了能夠減輕工人的勞動強度和心理壓力，提高部門的整體工作效率和工作質(zhì)量，他們認為這樣的目的并不需要進行改革創(chuàng)新也可以達到，只需要對檔案管理工作進行一些簡單的改進就可以了。然而，這些是一些誤解。并且大多數(shù)的事業(yè)并不了解和檔案管理相關(guān)的法律知識，在日常的學習生活中對于這方面也沒有給予更多的關(guān)注，工作人員更加沒有意識到單位中的檔案其實是一份極其珍貴的文化。

2.員工缺乏文件管理的專業(yè)性

在我們的機構(gòu)中，沒有定期培訓和教育員工以提高他們的專業(yè)知識和專業(yè)技能。在現(xiàn)實工作中，經(jīng)常會遇到實際的問題，可能就會捉襟見肘不知道怎么解決問題。事業(yè)單位中有些年紀大的工作人員對于計算機以及網(wǎng)絡知識一竅不通，在現(xiàn)在知識更新速度不斷加快的時代之下，他們處理業(yè)務的能力其實早已經(jīng)拖慢了單位的發(fā)展，影響到了整體的工作效率?，F(xiàn)在員工不僅需要清楚地了解自己的專業(yè)知識，還需要跟隨這個新時代的潮流，掌握最新的方式不斷學習計算機技術(shù)。但是，業(yè)務部門的許多員工并不知道這個問題，而只是通過自己的工作。沿用自己之前的思維習慣解決問題，這樣其實不利用單位的進步和個人能力的提升。雖然有些單位已經(jīng)考慮到傳統(tǒng)的文件管理技術(shù)不適應社會發(fā)展并建立了新的文件管理系統(tǒng)，但是，由于整個單元的文件管理工作缺乏明確性，因此對新的管理系統(tǒng)沒有給予足夠的重視。這導致了文件管理工作中的許多細節(jié)。許多機構(gòu)的原始檔案管理規(guī)定不合理，導致員工按照規(guī)章制度工作。但是檔案管理工作還是做的不好，自身的能力技術(shù)也無法得到進一步的提升。

3.單位中的很多儀器設備更換不及時

大多數(shù)機構(gòu)對文件管理工作沒有給予足夠的重視，單位的管理者也沒有意識到文件管理的重要性。所以這就導致了事業(yè)單位中的資金分配不合理的狀況，并且常常忽視檔案管理部門的儀器設備需要。 現(xiàn)在很多的檔案管理部門中使用的儀器設備還是很早之前生產(chǎn)的，這些儀器設備早就已經(jīng)不適用于新時代的發(fā)展，陳舊且更新速度慢，對于現(xiàn)代社會中的大量信息數(shù)據(jù)無法進行有效的分析和處理。例如說，現(xiàn)在很多的檔案管理部分所處的辦公室還是20世紀建立的那種房子，里面常年陰暗潮濕極，溫度、濕度不達標，對于存放的檔案來說，會縮短存放年限，導致原始檔案腐壞、破損。有很多的辦公室中還存放了大量的易燃易爆物品，這些物品都是很危險的安全隱患，如果一旦引燃將會對檔案造成無法挽回的損害。并且還有很多的檔案管理部門沒有完善的檔案保護設施，無法在發(fā)生危險時對檔案進行及時的保護。

二、關(guān)于商業(yè)部門檔案管理的意見

1.機構(gòu)需要改進和改革各種文件管理系統(tǒng)

如果想要對現(xiàn)在事業(yè)單位中的檔案管理做出有效的改革優(yōu)化，就必須從根本的制度上入手，對現(xiàn)有的不合理的規(guī)章制度進行全面的完善改革，將之前的不合理的不正確的制度統(tǒng)統(tǒng)去除，并在新的檔案管理制度中加入更加人性化的措施，調(diào)動起員工對工作的積極性，充分利用以往的檔案管理系統(tǒng)，不斷改革和完善現(xiàn)有的檔案管理制度。讓業(yè)務部門的文件管理煥然一新。并且必須保證嚴格根據(jù)自己單位中的實際情況進行改革，保證新的檔案管理制度更加實用更加簡單，保證各項工作都可以快速高效的展開，通過這種方式，單位員工可以真正實現(xiàn)規(guī)章制度，保證檔案的正常，平穩(wěn)運行。各部門在實施規(guī)章制度時，必須嚴格遵守規(guī)章制度，避免事故發(fā)生。

2.改革優(yōu)化，從檔案管理方法開始出發(fā)

對于公共機構(gòu)，他們必須與時俱進，不斷提高自己的思想和管理意識。公共機構(gòu)領(lǐng)導者需要定期關(guān)注文件管理方法，并不斷提高文件管理能力。 每次集中學習，都需要檢查學員的筆記并且讓員工反思總結(jié)。 公共管理機構(gòu)的管理人員需要定期檢查文件管理工作的進度，并制定相應的文件管理評估系統(tǒng)。正確評估文件管理工作，使員工更加注重文件管理。通過這樣的方法不僅增強了單位員工的責任感，還能夠使公共機構(gòu)的檔案管理更加系統(tǒng)化和合理化。

3.摒棄以往的管理體制，不斷創(chuàng)新不斷發(fā)展

現(xiàn)在文件管理系統(tǒng)主要由檔案組織的結(jié)構(gòu)決定。人才結(jié)構(gòu)必須分層次，管理結(jié)構(gòu)必須多樣化，人員層次要更加年輕化。檔案管理應該與事業(yè)組織的結(jié)構(gòu)保持一致?，F(xiàn)在有必要對檔案進行信息處理，并根據(jù)檔案的屬性對其進行歸檔，以滿足檔案管理的要求。雖然檔案并不是直接對外公開的，但是它們最終將被社會使用。因此，下一步是建立檔案網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，運用一些創(chuàng)新方法，規(guī)范檔案管理，改革檔案管理行為，為檔案管理的發(fā)展提供有力保障。

4.以網(wǎng)絡技術(shù)為基礎，促進文件管理的發(fā)展

越來越多的文件管理工作與計算機技術(shù)相結(jié)合。機構(gòu)應積極結(jié)合信息技術(shù)和文件管理的技術(shù)和方法，提高文件管理的速度。保存在電子文件中的文件應及時更新，并應明確信息資料的保密程度，正確使用電腦的加密功能。 我們必須克服尋求穩(wěn)定，害怕風險的保守思想，不斷發(fā)展進步，認真做好電子檔案的備份，防止受潮，受熱，輻射和病毒，確保電子材料的安全性和完整性。

5.堅持培訓，大力提高員工的專業(yè)技能

機構(gòu)檔案管理部門的員工也需要定期的專業(yè)技術(shù)培訓。我們不能單靠文件和教科書進行安全教育，這樣工作人員很快就會忘記他們在學習后所學到的知識，無法形成有效的長期記憶。有必要對視頻和照片類型的員工進行教育，以便他們能夠?qū)γ總€人的心中留下深刻的印象，從而加強員工對文件管理知識的記憶。并不斷強化員工的理論知識，專業(yè)精神和責任感，讓他們真正認識到文件管理的重要性，真正熱愛自己的工作。

6.完善相關(guān)法律法規(guī)，開拓檔案管理新氣象

想要新時期中事業(yè)單位的檔案管理工作能夠進一步的得到有效改善，就必須從相關(guān)的政策規(guī)定入手，制定出最符合現(xiàn)在事業(yè)單位檔案管理的政策，這樣才能保障新時期的檔案管理工作能夠隨著時代發(fā)展的潮流不斷前進，不斷適應社會的發(fā)展，更加科學更加合理的開展自身的工作。事業(yè)單位內(nèi)部的管理制度也要隨著時代的發(fā)展不斷更新迭代，在當今社會中就更應該體現(xiàn)出人性化和簡單化的一面。政府相關(guān)部門也需要不斷更新國家政策和規(guī)定，讓單位內(nèi)部的檔案管理工作能夠做到有法可依，并且保證頒布的法律適應于我國現(xiàn)在檔案管理的實際情況，從源頭開始提高事業(yè)單位的檔案管理水平。

三、結(jié)束語

總的來講，在現(xiàn)代社會中事業(yè)單位要想在這個愈發(fā)殘酷的社會中把握住發(fā)展的機會并且獲得更加長久的發(fā)展，有必要提高對檔案管理工作的重視程度，認真分析現(xiàn)有事業(yè)單位檔案管理工作中出現(xiàn)的各種問題和矛盾。通過建立更加合理的管理體系、提高員工的工作素養(yǎng)等等一些列的方法對現(xiàn)有的檔案管理方法進行改革創(chuàng)新，進一步促進制度的發(fā)展和社會的進步。

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