摘要：學(xué)籍檔案管理是教學(xué)中十分重要的一部分，主要是給學(xué)生提供服務(wù)，其中學(xué)籍檔案是指學(xué)生在入學(xué)后，學(xué)生在接受教育過程中的一種重要的文字材料，同時(shí)也是學(xué)生在學(xué)校期間的學(xué)習(xí)成績和畢業(yè)的重要憑證。作為一名合格的學(xué)籍管理員，是學(xué)籍管理的主要承擔(dān)者，在新的形勢下，學(xué)校要針對(duì)學(xué)籍檔案管理的特點(diǎn)進(jìn)行正確的管理，建立高效的信息管理平臺(tái)，提高學(xué)籍檔案的管理效率，這樣才能適應(yīng)新形勢下的學(xué)籍管理制度。

關(guān)鍵詞：學(xué)籍；檔案管理；利用

學(xué)籍檔案管理是根據(jù)國家相關(guān)的法規(guī)進(jìn)行制定的，同時(shí)還結(jié)合了學(xué)校的相關(guān)的實(shí)施方法和規(guī)程，對(duì)學(xué)生整個(gè)學(xué)習(xí)過程進(jìn)行考核量化，其中主要包括學(xué)生的入學(xué)，成績考核，畢業(yè)證的授予以及進(jìn)行審核等。學(xué)籍檔案管理直接影響學(xué)校的教學(xué)工作，因此如何做好學(xué)校的學(xué)籍管理工作，提高學(xué)籍檔案的效率是學(xué)校工作的重點(diǎn)。

1.如何提高學(xué)籍管理現(xiàn)代化水平

1.1提高對(duì)學(xué)籍檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)， 加強(qiáng)高校檔案工作人員的職業(yè)道德教育。

學(xué)籍檔案是學(xué)生在學(xué)校期間各項(xiàng)活動(dòng)的重要憑證，同時(shí)他也是學(xué)生在學(xué)校期間的學(xué)籍成績以及畢業(yè)情況的重要憑證。因此作為一名學(xué)籍檔案管理人員，同時(shí)也是學(xué)籍管理的重要承擔(dān)者，必須要充分的認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性和重要意義，如果檔案管理人員對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，就會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理的工作效率以及檔案管理的深入開展。做好檔案管理工作是衡量學(xué)校現(xiàn)代化水平的標(biāo)準(zhǔn)，只有做好檔案管理工作才能促進(jìn)高校的全面發(fā)展。學(xué)校要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，切實(shí)做好現(xiàn)代化管理的觀念轉(zhuǎn)變，加強(qiáng)信息化管理，樹立科學(xué)發(fā)展和指導(dǎo)檔案管理的建設(shè)。檔案管理是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作，是為學(xué)校建設(shè)服務(wù)的，要求檔案管理人員要具有吃苦耐勞，無私奉獻(xiàn)的精神，同時(shí)還要有責(zé)任感，要一切服從學(xué)校的管理。

1.2做好學(xué)生原始信息的采集的工作。

學(xué)生信息的采集關(guān)系到入學(xué)信息的正確性，學(xué)生在入學(xué)以后需要在指定的網(wǎng)站進(jìn)行信息的審核，學(xué)生的主要信息要由本人進(jìn)行輸入，不能由其他人代替，如果出現(xiàn)審核錯(cuò)誤，有相關(guān)人進(jìn)行承擔(dān)，其中學(xué)生的主要信息包括姓名、性別、籍貫、填寫省份及市縣、出生年月日、身份證號(hào)、入學(xué)年份、正式錄取年份、現(xiàn)讀專業(yè)、正式錄取專業(yè)、招生類別、聯(lián)系電話、備注欄等。

1.3做好學(xué)生學(xué)籍檔案信息建立的工作。

學(xué)籍檔案主要記住了學(xué)生在學(xué)校期間的各種情況，同時(shí)反映了每個(gè)學(xué)生在學(xué)校期間的各方面的發(fā)展?fàn)顩r，也是學(xué)生在接受某種教育所達(dá)到的學(xué)識(shí)水平的憑證，學(xué)籍檔案主要包括：（1）學(xué)生學(xué)籍記錄表；（2）新生入學(xué)登記表及各年級(jí)學(xué)生花名冊；（3）學(xué)生在籍注冊表；（4）學(xué)生成績；（5）學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級(jí)、退學(xué)、出國等學(xué)籍變動(dòng)情況登記表；（6）對(duì)學(xué)生的獎(jiǎng)懲文件及登記表；（7）修訂學(xué)籍管理?xiàng)l例的各種文件；（8）實(shí)習(xí)總結(jié)、畢業(yè)生論文；（9）畢業(yè)證書、學(xué)位證書及結(jié)業(yè)證書；（10）畢業(yè)生學(xué)員鑒定登記表、畢業(yè)生調(diào)配表、檔案轉(zhuǎn)遞單、畢業(yè)生報(bào)到證存根及領(lǐng)取證書的印刷編號(hào)及畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。

2.實(shí)施學(xué)生信息資源共享，做到合理使用學(xué)生信息數(shù)據(jù)庫

2.1利用信息技術(shù)，建立網(wǎng)絡(luò)化的學(xué)籍管理。

檔案管理需要現(xiàn)代化的管理手段，主要是為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效性，準(zhǔn)確性，同時(shí)也是學(xué)籍管理信息系統(tǒng)的基本條件。隨著學(xué)校招生人數(shù)的不斷增加，學(xué)校之間的合作交流也在不斷增多，人工管理不能保證工作能夠順利的進(jìn)行，所以我們需要借助信息化的管理方式，依靠學(xué)校建立的學(xué)籍管理制度，將科學(xué)的信息管理引入學(xué)籍管理當(dāng)中。將學(xué)生在學(xué)校的一切活動(dòng)進(jìn)行會(huì)籍管理，建立統(tǒng)一的檔案管理庫，隨時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行管理和統(tǒng)計(jì)，使各部門之間能夠相互協(xié)調(diào)，便于領(lǐng)導(dǎo)和部門進(jìn)行查驗(yàn)。學(xué)生也可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行學(xué)籍和信息考試課表的查詢，這樣才能實(shí)現(xiàn)資源的共享，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍的現(xiàn)代化管理，進(jìn)一步提高學(xué)籍管理的水平，使學(xué)籍管理工作更加科學(xué)化和規(guī)范化。

2.2做好學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)。

學(xué)籍管理的最終目的是使信息資源能夠得到共享，這是學(xué)籍管理部門的重要職責(zé)。同時(shí)還要加強(qiáng)檔案的動(dòng)態(tài)化管理，對(duì)學(xué)生的學(xué)習(xí)情況進(jìn)行實(shí)時(shí)的更新，并注明信息更改的時(shí)間，這樣才能準(zhǔn)確的掌握學(xué)生的情況。學(xué)校還要實(shí)施信息資源的共享，做到合理規(guī)范的數(shù)據(jù)管理，其中主要表現(xiàn)在：（1）形成學(xué)生生源審核信息庫，以備導(dǎo)入高校就業(yè)信息網(wǎng)（2）形成學(xué)生成績信息庫，輸出學(xué)生成績卡（3）形成學(xué)生基本信息庫，輸出學(xué)生學(xué)籍卡。學(xué)籍檔案與每個(gè)學(xué)生息息相關(guān)，對(duì)于以后的工作都離不開學(xué)籍檔案，所以我們一定要建立一套完整的學(xué)籍檔案管理體系，使檔案管理工作能夠順利開展。

結(jié)語

學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)細(xì)致而且十分復(fù)雜的管理工作，這項(xiàng)工作需要具有廣博的科學(xué)知識(shí)以及系統(tǒng)的教育管理理念，同時(shí)還要有工作的責(zé)任心和計(jì)劃決策能力，和學(xué)生能夠協(xié)調(diào)溝通以及高尚的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。只有全面掌握學(xué)籍管理的特點(diǎn)，才能在實(shí)踐中不斷的總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高學(xué)籍檔案的現(xiàn)代化管理水平，使學(xué)籍檔案在管理的過程中能夠?qū)W(xué)校培養(yǎng)人才起到至關(guān)重要的作用。

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作者簡介：黎湛（1979—），女，漢族，湖南省長沙市人，湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)碩士，湖南城建職業(yè)技術(shù)學(xué)院，研究方向：檔案管理。

（湖南城建職業(yè)技術(shù)學(xué)院 湖南湘潭 411101）