曾燕紅

摘 要：政府投資公司的定位屬性決定了檔案管理具有的價(jià)值和重要意義。本文針對(duì)政府投資公司普遍的不足，結(jié)合青島城投地產(chǎn)集團(tuán)檔案管理的最新實(shí)踐，提出通過培訓(xùn)提升意識(shí)和能力、建立檔案SDCA 管理體系、推進(jìn)“731”建設(shè)項(xiàng)目全程檔案管理、完善歷史遺留問題專題檔案和嚴(yán)肅資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案管理的對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞：政府投資公司;檔案管理創(chuàng)新;建設(shè)項(xiàng)目檔案;資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案

政府投資公司是由地方國資委行使股東權(quán)利的市直企業(yè)，其檔案管理工作接受檔案局相關(guān)處室的檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)。青島城投地產(chǎn)集團(tuán)檔案管理工作連續(xù)兩年獲得市級(jí)檔案工作優(yōu)秀獎(jiǎng)。通過對(duì)政府投資公司檔案管理方面的研究，對(duì)深化國企改革，推進(jìn)轉(zhuǎn)型發(fā)展意義重大。

一、檔案管理工作對(duì)政府投資公司的價(jià)值分析

1.公司屬性定位決定了檔案管理工作的重要性

政府投資公司是政府投融資平臺(tái)公司，是由地方政府及其部門通過財(cái)政撥款或者注入土地、股權(quán)等資產(chǎn)設(shè)立。一方面政府投資公司在城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過程中產(chǎn)生的檔案資料，具有非常重要的保存價(jià)值，另一方面成功的政府項(xiàng)目運(yùn)作模式，具有非常好的推廣價(jià)值。此外，政府投資公司還承擔(dān)了大量的重要事項(xiàng)、重大活動(dòng)、復(fù)雜問題處理等政府性任務(wù)，這類檔案具有長遠(yuǎn)的保存利用價(jià)值，做好檔案管理工作非常重要。

2.國企混改趨勢(shì)決定了檔案管理工作的必要性

2019年國資委明確要求國有企業(yè)積極穩(wěn)妥推進(jìn)混合所有制改革，這成為深化國企改革的重要突破口。政府投資公司在內(nèi)的地方國有企業(yè)已按照有關(guān)要求，研究制定了混改方案。在混合所有制改革過程中，通過項(xiàng)目合作、股權(quán)轉(zhuǎn)讓、改制重組和上市等方式積極引入各類投資者， 推進(jìn)股權(quán)多元化，這會(huì)產(chǎn)生大量的國有資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)類檔案，國有資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)類檔案具有國有資產(chǎn)屬性，正確處理這類檔案的歸屬和流向非常重要。

二、政府投資公司在檔案管理方面存在的不足

1.檔案人才隊(duì)伍不穩(wěn)定，缺乏專業(yè)檔案人才培養(yǎng)

一是檔案工作人員不穩(wěn)定，變動(dòng)頻繁，大部分的檔案管理員為兼職人員，對(duì)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009）等國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范掌握不透徹，缺少檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的熟練應(yīng)用，導(dǎo)致部分檔案管理業(yè)務(wù)存在不規(guī)范性。二是檔案人員培訓(xùn)機(jī)會(huì)較少，往往受培訓(xùn)名額限制，大部分的兼職檔案員任職以來并未經(jīng)系統(tǒng)化培訓(xùn)，對(duì)檔案工作持續(xù)更新的國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及政策規(guī)定不了解。三是檔案人才晉升和成長的通道不明確，缺乏對(duì)檔案人才培養(yǎng)的重視，重要檔案人才未能得到充分肯定。

2.資產(chǎn)處置類檔案處理存在瑕疵，檔案歸屬和流向不明確

對(duì)于通過產(chǎn)交所公開掛牌轉(zhuǎn)讓形式處置的國有企業(yè)閑置資產(chǎn)，往往只注重盤活資產(chǎn)實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益，卻未能嚴(yán)格按照《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》（檔發(fā)字[1998] 6號(hào)）要求，做好國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)中的檔案處置工作。例如，缺乏對(duì)資產(chǎn)處置與產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓全過程檔案的梳理和留存歸檔，部分重要檔案直接全部轉(zhuǎn)給了受讓方，非常重要且有保存價(jià)值的檔案資料自身并不留存，尤其是資產(chǎn)或股權(quán)受讓方是非國有企業(yè)的話，就導(dǎo)致了國有檔案資產(chǎn)的流失，無法通過檔案資料還原國企歷史。

3.建設(shè)項(xiàng)目檔案存在斷檔，項(xiàng)目全生命周期資料不全面

政府投資公司工程建設(shè)項(xiàng)目類檔案按照城建檔案館的規(guī)定目錄，在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收結(jié)束后根據(jù)目錄清單移交城建檔案館。但還存在城建檔案館無明確存檔要求的項(xiàng)目過程檔案以及其他歸檔剩余件，造成項(xiàng)目過程檔案以及歸檔剩余件等具有保存價(jià)值的重要檔案未能實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。該部分檔案資料一直留存在項(xiàng)目人員手中，一旦項(xiàng)目人員變動(dòng)，該部分檔案將永久缺失，后期項(xiàng)目質(zhì)量終身負(fù)責(zé)制以及后續(xù)審計(jì)等工作難以落實(shí)和開展。

4.歷史遺留問題處置類檔案未設(shè)立專題，利用效果難以保證

政府投資公司存在較多的歷史遺留問題，該類問題處置非常棘手，一旦處理完成將是非常重要的工作成果，具有長遠(yuǎn)的保存利用價(jià)值。但是該類檔案資料往往散落在管理類檔案、會(huì)計(jì)類檔案甚至工程類檔案資料中，甚至散落在項(xiàng)目人員手中，沒有設(shè)立專題門類專門管理，檔案查閱和利用非常困難，不便于后續(xù)歷史遺留問題處置工作成果應(yīng)用和推廣。該類檔案如果出現(xiàn)缺失、損毀，將造成珍貴歷史資料的短缺，甚至造成國有資產(chǎn)流失。

三、青島城投地產(chǎn)集團(tuán)檔案管理的創(chuàng)新實(shí)踐

1.將檔案管理上升到保證項(xiàng)目過程質(zhì)量的地位

一方面將檔案資料真實(shí)性、完整性和合規(guī)性作為項(xiàng)目過程質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié)，針對(duì)項(xiàng)目前期開拓、投資決策、組織設(shè)計(jì)和圖紙、施工管理、設(shè)計(jì)變更和工程簽證、竣工驗(yàn)收等重要環(huán)節(jié)，設(shè)置專門檔案分類，要求全過程檔案資料齊全。另一方面注重檔案利用效果，對(duì)于項(xiàng)目運(yùn)作過程中能發(fā)揮重要價(jià)值的檔案資料，進(jìn)行充分挖掘，開發(fā)檔案利用效果整理和記錄，真實(shí)反映項(xiàng)目歷史脈絡(luò)和實(shí)際情況，并持續(xù)探索工程建設(shè)項(xiàng)目檔案全生命周期檔案管理方法。

2.檔案管理與績效考核掛鉤，確保檔案工作落到實(shí)處

一是在年度經(jīng)營績效考核過程中，設(shè)置檔案管理考核指標(biāo)，主要包括年度檔案整理情況、檔案系統(tǒng)錄入情況、移交情況等指標(biāo)，作為績效考核的硬指標(biāo)。二是健全完善檔案管理人員隊(duì)伍，成立專門的檔案管理職能和負(fù)責(zé)人員，每個(gè)部門和項(xiàng)目均配備檔案人員，落實(shí)責(zé)任強(qiáng)化考核，參與考核的職能部門、項(xiàng)目均設(shè)置檔案管理方面的指標(biāo)，提出硬考核的要求。

3.建立檔案專項(xiàng)檢查辦法，形成自完善體系

結(jié)合年度黨建工作和經(jīng)營管理工作情況，探討本年度檔案工作的重點(diǎn)，依據(jù)重點(diǎn)項(xiàng)目和重要事項(xiàng)推進(jìn)情況，及時(shí)更新檔案工作思路，使檔案工作更好地服務(wù)于經(jīng)營發(fā)展。針對(duì)“雙隨機(jī)一公開”檔案檢查環(huán)節(jié)的要求，設(shè)置檢查指標(biāo)體系，將檢查環(huán)節(jié)細(xì)化、量化，對(duì)于檢查發(fā)現(xiàn)的問題，爭取能改立改，促進(jìn)持續(xù)提升完善。

四、提升政府投資公司檔案管理水平的對(duì)策

1.通過持續(xù)培訓(xùn)強(qiáng)化檔案意識(shí)，充分挖掘檔案信息系統(tǒng)功能

一是通過培訓(xùn)強(qiáng)化檔案意識(shí)，營造檔案管理工作的氛圍，形成在日常工作中的良好習(xí)慣，確保各項(xiàng)檔案資料及時(shí)全面的收集。二是通過專業(yè)檔案人員的引進(jìn)與招聘，強(qiáng)化檔案管理團(tuán)隊(duì)，并有針對(duì)性的設(shè)立專項(xiàng)培訓(xùn)課題和培訓(xùn)體系，提升業(yè)務(wù)能力，確保檔案工作實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。三是充分挖掘檔案信息化系統(tǒng)功能，對(duì)影響檔案管理效率的設(shè)備設(shè)施進(jìn)行升級(jí)改造，探索建立大數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案分析及利用工作，通過大數(shù)據(jù)的檢索提升檔案工作的效率，強(qiáng)化檔案利用的效果。

2.建立SDCA檔案管理體系，促進(jìn)檔案管理水平的持續(xù)提升

一是進(jìn)一步完善檔案管理辦法，對(duì)當(dāng)前存在的覆蓋面不足、標(biāo)準(zhǔn)不清等方面的問題進(jìn)行修正完善，并將標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行培訓(xùn)宣貫。二是建立檔案管理中的點(diǎn)檢體系，針對(duì)不同檔案類型在過程中進(jìn)行點(diǎn)檢，確保檔案管理落實(shí)到過程中。三是建立檔案管理評(píng)價(jià)體系，可以借鑒比較成熟的模糊綜合評(píng)價(jià)體系，從人員能力、設(shè)施設(shè)備、檔案標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行等方面對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估，并作為績效評(píng)價(jià)的重要組成部分。通過這種標(biāo)準(zhǔn)（Standard）、執(zhí)行（Do）、檢查（Check）和總結(jié)（Action）的檔案管理體系建立，促進(jìn)檔案管理水平不斷提升。

3.推進(jìn)“731”項(xiàng)目全程檔案管理，確保過程性檔案齊全

項(xiàng)目生命周期不同形成的資料不同，其重要性也不同，有些是必要的記錄性資料，有些是反映進(jìn)度成果的資料。因此要發(fā)揮檔案對(duì)過程質(zhì)量提升和風(fēng)險(xiǎn)控制的保障作用。按照項(xiàng)目七大里程碑節(jié)點(diǎn)和三大維度梳理形成一套項(xiàng)目全過程檔案管理體系。一是按照時(shí)間序列維度從前期開拓、投資決策、招投標(biāo)管理、圖紙和設(shè)計(jì)、施工管理、設(shè)計(jì)變更和工程簽證、竣工移交共七個(gè)階段進(jìn)行檔案的收集管理，將檔案管理工作落實(shí)到細(xì)節(jié)落實(shí)到過程。二是從項(xiàng)目的質(zhì)量、成本、交付三個(gè)維度進(jìn)行過程檔案的收集，確保工作進(jìn)度的推進(jìn)，避免了重要過程檔案資料因頻繁人員變動(dòng)造成的檔案流失和損毀。

4.設(shè)置專題類檔案，完善歷史遺留問題處置檔案管理工作

按照尊重歷史的基本原則，對(duì)于歷史遺留問題處置檔案要設(shè)置專題檔案，進(jìn)一步明確對(duì)歷史遺留問題處置檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和方法，為有效利用奠定基礎(chǔ)。一方面鑒于歷史原因和政策的延續(xù)性，歷史遺留問題處置往往延續(xù)了一定的歷史脈絡(luò)，它是國有企業(yè)歷史的見證，具有長遠(yuǎn)保存利用價(jià)值，是國有企業(yè)發(fā)揮歷史作用的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。另一方面該專題類檔案要重點(diǎn)審核真實(shí)性和完整性，在后期借閱和利用的過程中，需要根據(jù)檔案還原歷史真相，如涉及到國有資產(chǎn)處置、重要信訪事項(xiàng)等重大決策，檔案資料可以提供政策支撐和決策依據(jù)。

5.堅(jiān)持國企檔案屬資產(chǎn)原則，嚴(yán)肅資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案工作

一是進(jìn)一步強(qiáng)化檔案法制觀念，嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》和《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》等有關(guān)，明確資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中檔案的立卷、歸檔責(zé)任單位，規(guī)范收集歸檔范圍和保管期限，以及移交渠道。二是加強(qiáng)與地方國資委、檔案管理部門溝通聯(lián)系，處理好國有企業(yè)檔案的國有性質(zhì)與企業(yè)法人對(duì)企業(yè)檔案所具有的一定處置權(quán)的關(guān)系，把握好出售產(chǎn)權(quán)企業(yè)的檔案處置中對(duì)涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)及專利檔案資料歸屬問題，處理好兼并企業(yè)的檔案管理，處理好國有破產(chǎn)企業(yè)檔案的歸屬問題，確保國有企業(yè)檔案有正確歸屬和流向。

參考文獻(xiàn)：

[1]國家檔案局等.《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》（檔發(fā)字【1998】6號(hào)），1998年

[2]國家檔案局.《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009），2010年