郭香花

摘 要：計算機技術(shù)與經(jīng)濟水平的提升，使得我國交通事業(yè)逐漸向智能化、信息化方向發(fā)展，在檔案管理上，已由紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)為電子檔案?；诖?，本文對高速公路電子檔案的管理策略進(jìn)行研究。首先闡述電子檔案，然后分析高速公路檔案實現(xiàn)電子化的重要作用，最后提出電子檔案的有效管理策略，進(jìn)而促進(jìn)交通事業(yè)更好的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高速公路;電子檔案;檔案管理

當(dāng)前信息技術(shù)的不斷更新，使得我國各個領(lǐng)域已逐漸實現(xiàn)智能化、信息化發(fā)展。在交通領(lǐng)域，隨著交通線路與車輛的增多，高速公路檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)加重，因而發(fā)展高速公路電子檔案可有效減輕檔案人員的工作壓力，提升檔案管理質(zhì)量。為了充分發(fā)揮電子檔案的作用，管理者應(yīng)當(dāng)加強對電子檔案的管理。

一、電子檔案闡述

電子檔案就是具備參考價值保存價值的一種歸檔電子文件，其需要相應(yīng)元數(shù)據(jù)與信息軟件的支持。而且電子檔案是將電子文件歸檔的結(jié)果，改變了原有檔案管理工作形式。另外，并非所有電子文件都可以轉(zhuǎn)化為電子檔案，只有電子文件符合以下條件，才可將其轉(zhuǎn)化成電子檔案。

第一，在日常工作過程中，自動化辦公系統(tǒng)中會存有大量事務(wù)性文件，而此些文件中只有具備參考價值的文件才可轉(zhuǎn)化成電子檔案。同時還要根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定，對文件的價值予以鑒定，明確其保管期限。第二，當(dāng)電子文件生成后，要依照紙質(zhì)文件處理流程對其進(jìn)行處理。比如：在發(fā)文上，需要先編制好發(fā)文號，并經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)簽署確認(rèn)后才可將其發(fā)出，同時電子文件要完成全部流轉(zhuǎn)程序，再轉(zhuǎn)化成電子檔案并歸檔。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，歸檔環(huán)節(jié)十分重要，因而對于電子檔案而言，也要做好歸檔工作，從而實現(xiàn)集中、有效的保存，使其發(fā)揮出自身帶有的價值作用與憑證作用。

二、高速公路檔案實現(xiàn)電子化的重要作用

電子化管理不但是智能化管理與信息化管理的基礎(chǔ)，同時還是第四次科技革命的重要特征。不論是十三五規(guī)劃，又或是中國制造2025，都要明確信息化建設(shè)方向與要求。不管是紙質(zhì)檔案管理，或是紙質(zhì)、電子方案并存管理，還是未來的云檔案管理等，都要圍繞電子化進(jìn)行。

首先，高速公路進(jìn)行電子檔案管理是公路管理發(fā)展所需。比如：福建省的高速公路里程在近些年發(fā)展迅速，截止到2018年，福建省的高速公路里程高達(dá)5344公里，并且全省的84縣市區(qū)都實現(xiàn)了15分鐘上高速，路面密度為4.1km/100km2，位居全國第二位，已與發(fā)達(dá)國家持平。另外三縱六橫的高速公路主結(jié)構(gòu)已基本建設(shè)，可以與周邊省市實現(xiàn)全面對接。由此可見，高速公路的管理行為得到了創(chuàng)新升級，這對于信息的組成、處理及存儲等工作而言也產(chǎn)生了較大的影響，紙質(zhì)檔案已升級為電子檔案，檔案管理模式亟需轉(zhuǎn)變。

其次，高速公路進(jìn)行電子檔案管理是服務(wù)提升所需。隨著經(jīng)濟發(fā)展水平的提升，我國高速公路的服務(wù)體系愈發(fā)完善，在原有窗口服務(wù)、信息咨詢以及清障救援等功能上增加了收費站、指揮中心以及路政科、12122平臺，交通服務(wù)功能越來越豐富、立體，這也使得高速公路檔案數(shù)量不斷增多。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案無法滿足此種快節(jié)奏、多線程及高效率的服務(wù)需要，只有建立起電子檔案、加大電子檔案管理力度，才可支撐住眾多檔案信息。

最后，高速公路進(jìn)行電子檔案管理是行業(yè)監(jiān)管所需，高速公路建設(shè)里程不斷增多，工程檔案資料也逐步增多，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，利用檔案軟件平臺進(jìn)行數(shù)字檔案室建設(shè)，有利于提升監(jiān)管單位管理效率。

三、高速公路電子檔案的具體管理策略

1.高速公路電子檔案的管理現(xiàn)狀

首先，檔案管理意識較弱。電子檔案大多是由兼職人員進(jìn)行管理，由于此些人員有其他工作，所以對于檔案管理工作帶有輕視態(tài)度。其次，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不健全，無法滿足現(xiàn)代工作所需。隨著高速公路方案檔案數(shù)量的增多，原有辦公條件已無法適應(yīng)現(xiàn)在管理工作量;加之缺少專用檔案室與管理者，檔案被分散在不同科室中，無法對其進(jìn)行集中化管理。然后，信息化管理工作之后。在高速公路檔案的數(shù)字化建設(shè)中，由于其進(jìn)程較為緩慢，使得多數(shù)檔案依舊為紙質(zhì)檔案，并且在電子檔案建立少缺少相應(yīng)資金、技術(shù)與人才的支持。在管理中，電子檔案的格式與標(biāo)準(zhǔn)尚未統(tǒng)一，規(guī)范性差。最后，電子檔案信息存在安全性較低。現(xiàn)階段，信息傳輸業(yè)務(wù)逐漸發(fā)展為社會化與市場化，對于面向社會的多種信息服務(wù)而言，受到政務(wù)公開制度的影響，高速公路的信息數(shù)據(jù)已由全封閉變?yōu)榘敕忾]，在未來可能會發(fā)展為全開放模式，這對于檔案信息而言，信息安全問題逐漸凸顯。加之網(wǎng)絡(luò)具有開放性特征，電子檔案信息易受到不法分子的使用，不利于電子檔案管理工作的進(jìn)一步開展。

2.建立健全相關(guān)檔案管理制度

當(dāng)前，信息技術(shù)和檔案管理的結(jié)合使得檔案管理呈現(xiàn)出多樣化特征，若是缺少制度的規(guī)范，電子檔案管理工作質(zhì)量會受到影響。因此相關(guān)部門要結(jié)合國家有關(guān)法律規(guī)定及高速公路發(fā)展情況，建立電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，完善相關(guān)管理系統(tǒng)建設(shè)。第一，對于高速公路的電子檔案而言，要建立健全檔案利用審批制度，確保使用者在查閱并使用電子檔案信息時符合法律規(guī)定，通過建立查閱、使用權(quán)限，可有效避免高速公路電子檔案被濫用或亂傳。第二，要建立健全電子檔案信息管理體系，提升檔案信息存儲與利用的有效性。以信息共享方式，將各部門的高速公路檔案匯集在一起，實現(xiàn)統(tǒng)一管理與存儲;并對檔案信息進(jìn)行分析整理，以便滿足不同部門及人員的使用需要。同時在進(jìn)行電子檔案管理時，做好紙質(zhì)檔案管理工作，實現(xiàn)電子、紙質(zhì)檔案并存，提高檔案信息的真實性與可靠性，第三，要明確高速公路電子檔案信息的文檔格式，在記錄檔案信息時可保持檔案整體格式統(tǒng)一，實現(xiàn)高速公路電子檔案規(guī)范化管理。第四，要建立相適應(yīng)的激勵約束機制，加強電子檔案建設(shè)力度與執(zhí)行力度，促使電子檔案管理工作朝著規(guī)范化、制度化方向發(fā)展。

3.加強高速公路電子檔案的保存、維護力度

在電子檔案管理中，要確保電子檔案信息具有真實性、原始性特征。由于電子檔案屬于存在與磁光介質(zhì)之中的一種檔案信息，存儲于電腦硬盤、U盤等載體中，在對此些檔案載體進(jìn)行保存時，要避免其接觸到陽光、灰塵、強磁場以及有害氣體等，以免損壞電子檔案。在有條件下可配備防磁柜等，以此加強電子檔案管理保護力度。與此同時，要定期對電子檔案進(jìn)行檢查，由于電子檔案會受到環(huán)境因素等影響，對于非外借的高速公路電子檔案而言，要定期對電子檔案本身及相關(guān)存儲設(shè)備進(jìn)行檢測與維護;并且要將檢測及維護記過記錄在冊，從而當(dāng)出現(xiàn)問題時可以及時解決。除此之外，需要對高速公路電子檔案進(jìn)行等級劃分，在借閱、使用檔案時，不可跨級查閱，以此提升電子檔案的安全性。而且需要對檔案借閱、使用全過程進(jìn)行實時跟蹤監(jiān)控，并生成錄像保存，以便后期查證。

4.提高檔案管理者的管理意識

在進(jìn)行高速公路電子檔案管理工作時，隨著電子檔案推廣力度的增強，檔案管理者要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理思想，深入理解電子檔案管理對于經(jīng)濟社會發(fā)展的有效作用，進(jìn)而提升其對電子檔案管理工作的重視程度。另外，在信息化時代背景下，電子檔案管理需要高素質(zhì)管理人才的支持，所以在此時代下，檔案管理者需要學(xué)習(xí)并具備更多的專業(yè)技能。有關(guān)部門要依照高速公路電子檔案的實際管理狀況，定期對管理者進(jìn)行培訓(xùn)教育，從而使檔案管理者了解并掌握先進(jìn)的電子檔案管理理念與知識技能，提高其責(zé)任意識，重視電子檔案管理工作，在日常工作中規(guī)范自身管理行為。在培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才時，不僅需要其掌握管理知識，還需要其了解有關(guān)法律規(guī)定，可以熟練使用電腦進(jìn)行管理。由上述內(nèi)容可知，在高速公路電子檔案管理問題上，其缺少專業(yè)管理人員，因而有關(guān)部門要擴寬人才引入渠道，進(jìn)而吸引更多具備高技術(shù)水平的復(fù)合型管理人才，改善現(xiàn)有電子檔案管理現(xiàn)狀。同時要對在職管理者宣傳新管理模式與辦法，優(yōu)化現(xiàn)有管理人員結(jié)構(gòu)，以此使檔案管理者適應(yīng)電子檔案管理需求。

5.確保電子檔案處于安全網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之中

當(dāng)前，許多領(lǐng)域已實現(xiàn)全網(wǎng)絡(luò)辦公，而病毒對于網(wǎng)絡(luò)而言是強大的破壞者，會阻礙工作人員正常辦公。對于高速公路電子檔案管理工作而言，電子檔案是依托于網(wǎng)絡(luò)存在的，所以檔案管理者要加強網(wǎng)絡(luò)安全管理，以此確保電子檔案不受病毒侵害。在抵御病毒問題上，市面上存在多種殺毒軟件，360安全衛(wèi)士、金山毒霸以及電腦管家等，在使用此些軟件進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理時，要從正規(guī)網(wǎng)址或應(yīng)用商店中下載，避免下載到盜版軟件;并且在使用過程中要及時升級軟件，避免新型病毒侵入電子檔案之中。另外，檔案管理者要使用銘文密鑰等方式保護電子檔案安全;對于電子檔案數(shù)據(jù)庫而言，要定期更換用戶密碼，以此增加黑客解密難度，保證高速公路電子檔案處于安全環(huán)境之中，不會被他人盜取使用。由此可見，有關(guān)管理者要提升自身技術(shù)操作能力，進(jìn)而提高電子檔案管理效率與質(zhì)量。

結(jié)束語

綜上所述，在對高速公路電子檔案進(jìn)行管理時，檔案管理部門要建立健全相關(guān)管理制度;加強高速公路電子檔案的保存、維護力度;提升管理人員檔案管理意識;確保電子檔案處于安全的環(huán)境之中，定期對檔案存儲設(shè)備進(jìn)行檢測與維護，從而提高高速公路電子檔案管理效率與質(zhì)量，推動我國交通事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

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