周冉

“登錄SAP Concur系統(tǒng)，員工的報銷費用及消費細則直接與項目掛鉤，每個項目的總花費一目了然，真正落實公司的項目制費用管理及相關(guān)規(guī)定”，投中資本財務(wù)總監(jiān)湯勰表示：“現(xiàn)在，不僅員工差旅報銷周期縮短一半，公司還能夠得到詳細且多維度的財務(wù)分析報告。既包含了客戶所需要的費用數(shù)據(jù)顆粒度，又能保證項目費用審核和付款流程的順暢，讓員工和客戶的滿意度均得到提升。”

SAP Concur數(shù)字化解決方案不僅幫助投中資本在內(nèi)部員工的差旅與費用方面實現(xiàn)精細合規(guī)的項目制管理，更在對外的客戶溝通中圍繞項目費用提供清晰透明的數(shù)據(jù)報告，真正讓以項目為核心的差旅與費用管理從企業(yè)內(nèi)部落地生根、開花結(jié)果。

成立于2007年的投中資本是一家專注于戰(zhàn)略融資及產(chǎn)業(yè)并購的國際化投行，總部位于上海，在北京、深圳、香港、硅谷、慕尼黑和西雅圖均設(shè)有辦公室，業(yè)務(wù)輻射至北美、歐洲、以色列、印度和日韓等地。公司持續(xù)深耕于TMT（電信、媒體、科技行業(yè)）和消費領(lǐng)域，近年來亦重點關(guān)注前沿科技、醫(yī)療健康和先進制造等領(lǐng)域，為高速成長的各領(lǐng)域企業(yè)提供本土及跨境市場戰(zhàn)略融資、產(chǎn)業(yè)并購的金融服務(wù)。

財務(wù)數(shù)據(jù)精細化是項目制經(jīng)營的關(guān)鍵

2014年公司率業(yè)界之先開啟海外布局，成立投中資本證券并獲得美國券商牌照。隨著業(yè)務(wù)量的持續(xù)拓展和員工出差頻率的增加，原有的財務(wù)報銷流程只基于電子表格錄入，無法滿足財務(wù)對于數(shù)據(jù)顆粒度的要求；而項目制的費用管理更存在諸多不足。

首先，項目分攤制的費用管理要求數(shù)據(jù)精準度高，然而原有電子表格錄入模式在財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性和精細度方面都不足。員工在提交報銷時的出錯率較高，無法保證費用對應(yīng)項目的準確性。財務(wù)人員不易追蹤到每個項目的開支，更無法進行高效完整的數(shù)據(jù)分析。一旦票據(jù)增加，出現(xiàn)錯誤和遺漏的幾率也增加，財務(wù)人員需要耗費大量精力時間審核每筆費用的合規(guī)性和準確性。

其次，財務(wù)管理上存在數(shù)據(jù)孤島，電子表格提交的費用申請報告只能提供零散或滯后的費用數(shù)據(jù)。由于機票和酒店預訂需要員工個人致電指定商旅管理公司，財務(wù)管理者不能同步管理員工差旅訂票的合規(guī)性。財務(wù)人員難以獲得有價值的數(shù)據(jù)分析報告，缺乏對員工消費行為的透明度，不能為公司制定及優(yōu)化相關(guān)的費用準則。

最后，由于員工要填寫電子表格申請、上級領(lǐng)導郵件審批、財務(wù)人員審核紙質(zhì)單據(jù)，最終再交由公司高層紙質(zhì)審批，低效的紙質(zhì)文件處理和易出錯的數(shù)據(jù)輸入讓財務(wù)團隊不堪其擾。在原有的系統(tǒng)下，員工從提交報銷、完成審核到拿到報銷款通常要花費30天的時間。

高效透明的費用管理制度貫穿企業(yè)內(nèi)外

“我們近70 %的員工需要時常出差進行商務(wù)談判、客戶路演和買家關(guān)系維護，由此產(chǎn)生的差旅和相關(guān)費用是公司主要的成本花銷。因此，能夠準確地把員工花費分攤到對應(yīng)的項目以及標的物，實現(xiàn)費用管理的可見性和智能化分析，對公司在內(nèi)部管理和外部溝通方面都至關(guān)重要?！睖谋硎尽?/p>

因此，投中資本向SAP Concur遞出橄欖枝：SAP Concur與現(xiàn)有的CRM客戶管理系統(tǒng)的集成順利，可以在系統(tǒng)中將所有項目和標注名稱進行統(tǒng)一制定，實時且精確地同步數(shù)據(jù)，為客戶出具所需的財務(wù)報告；公司不再依靠分散的第三方差旅預訂供應(yīng)商，SAP Concur與攜程商旅合作恰好彌補公司在差旅預訂整合方面的缺失；原有系統(tǒng)要求員工手動錄入數(shù)據(jù)，而SAP Concur的自動化流程大幅簡化財務(wù)人員的工作。更重要的是，憑借SAP Concur，投中資本將迫切需要提升的數(shù)據(jù)顆粒度、實時生成財務(wù)分析報表和費用處理效率落到實處。

精細化數(shù)據(jù)分析讓財務(wù)管理更徹底：現(xiàn)在員工在提交費用報告時需要輸入統(tǒng)一的項目編號、具體金額、消費細則和人數(shù)，甚至精確到參與者姓名。系統(tǒng)后臺得到的財務(wù)數(shù)據(jù)無論是顆粒度還是準確度都大幅提高，切合企業(yè)所需，員工也在報銷時提升了自我規(guī)范意識。對財務(wù)人員來說，條目明確的電子數(shù)據(jù)便于了解每個項目的實時總支出，輕松監(jiān)控各項開支，識別可疑交易，無論是對企業(yè)內(nèi)部還是面對客戶，都能做到數(shù)據(jù)細致透明。通過與攜程商旅的無縫整合，財務(wù)人員也能從定期報告中了解員工定票的價格和平均折扣率，并根據(jù)公司制定的激勵和監(jiān)督措施，督促員工規(guī)范自身差旅消費習慣。

實時生成的財務(wù)報表令外部溝通更順暢：SAP Concur系統(tǒng)幫助公司實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)與具體項目的緊密關(guān)聯(lián)，并打通了差旅費用的數(shù)字化通路，提高了財務(wù)可視化和數(shù)據(jù)分析能力。當客戶需要查閱每個項目的結(jié)項財務(wù)報告時，財務(wù)人員可直接實時生成精準費用報表和分析報告，所有費用款項和備注明細均一目了然，方便客戶在審核完畢后即可進行付款。細化明確的財務(wù)報表不僅讓客戶花在審核項目的周期大幅縮短，而且也避免因細則不明而產(chǎn)生的付款糾紛，客戶對投中資本的信任度得以提升。

高效的費用處理功能讓內(nèi)部流程更簡化：SAP Concur預算管控功能的加入，使得在費用產(chǎn)生前后，均可實時掌握財務(wù)狀況。管理人員可配合業(yè)務(wù)需求加以管控和調(diào)整預算，項目的監(jiān)管度和靈活度均得到提升。互聯(lián)平臺自動整合費用管理、差旅申請及對公支付的數(shù)據(jù)，為投中資本提供更加完整的開支視圖。得益于SAP Concur手機移動端的應(yīng)用程序，員工可在費用發(fā)生后立即通過手機拍照功能將票據(jù)直接錄入到系統(tǒng)中，實時記錄差旅開銷，避免出錯或遺忘。報銷工作攤到平時零碎時間，準備費用報銷的時間也由原來的5～6小時縮減到3小時。當然，由于財務(wù)審核流程的自動化水平和處理效率提高，公司員工從提交報銷到獲得報銷款的時長也從30天銳減到15天左右。

今天的投中資本在差旅及費用管理方面已經(jīng)看到了他們所期待的結(jié)果：員工規(guī)范地以項目為單位填寫和提交費用報告，自覺提高合規(guī)意識；財務(wù)團隊提高了工作效率，獲取更清晰的財務(wù)數(shù)據(jù)分析，并提供更詳細的項目支出總結(jié)和財務(wù)分析報告；幫助公司與客戶建立更流暢、更透明的財務(wù)橋梁。隨著投中資本在海外版圖不斷擴張，公司決定在海外辦公室更多推廣SAP Concur業(yè)務(wù)，同步落實更細化的項目制費用管理和更順暢的客戶溝通，期待SAP Concur能為投中資本創(chuàng)造更多的價值！