劉娟

摘要：隨著信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，高速公路建設(shè)的信息化程度也在逐步加深，加強(qiáng)高速建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化工作，對(duì)提高項(xiàng)目管理的科學(xué)性、高效性至關(guān)重要。本文結(jié)合高速公路建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)，就其電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的原則、目的、實(shí)施流程等進(jìn)行了研究。

關(guān)鍵詞：高速公路;電子檔案;檔案管理系統(tǒng)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高速公路建設(shè)中越來(lái)越多的運(yùn)用各種軟件輔助工程建設(shè)，隨之產(chǎn)生了大量的電子文件，因此，建設(shè)高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)，妥善管理越來(lái)越多的電子檔案已是必然趨勢(shì)。但目前高速公路建設(shè)中對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)展緩慢，有些單位雖然開(kāi)展了信息化建設(shè)，但對(duì)項(xiàng)目電子檔案的完整、準(zhǔn)確、安全、有效等方面的管理上依然缺乏成熟、有效的手段。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，以及國(guó)家在電子檔案管理上的發(fā)展與創(chuàng)新，急需開(kāi)展高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，完善其電子檔案的管理。

一、高速公路電子檔案管理現(xiàn)狀

高速公路檔案是高速公路在籌備、立項(xiàng)、施工、驗(yàn)收等過(guò)程中形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、音視頻等歷史記錄。高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案具有多部門管理、檔案類別多、利用頻率高的特點(diǎn)。由于其涉及專業(yè)多、形成體量大、保存時(shí)間長(zhǎng)，建立一套有針對(duì)性的電子檔案管理系統(tǒng)，將對(duì)高速公路建設(shè)項(xiàng)目的運(yùn)營(yíng)管理、資源開(kāi)發(fā)等產(chǎn)生積極的效果。2016年，國(guó)家檔案局出臺(tái)《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔及建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》，為建設(shè)項(xiàng)目檔案管理提供了依據(jù)。《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》也指出要完善交通等行業(yè)電子檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，有條件的單位要開(kāi)展檔案單套制的試點(diǎn)。目前，國(guó)家檔案局已在全國(guó)開(kāi)展建設(shè)項(xiàng)目電子檔案管理試點(diǎn)工作，并逐步增加試點(diǎn)數(shù)量，取得了一定成果，為提高建設(shè)項(xiàng)目電子檔案管理質(zhì)量起到了積極作用。

二、高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案管理系統(tǒng)實(shí)施原則

高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)主要是對(duì)高速公路建設(shè)中產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行采集、管理、利用和存儲(chǔ)的信息管理系統(tǒng)。建設(shè)時(shí)要遵循標(biāo)準(zhǔn)化原則、適用性原則、全過(guò)程原則、安全性原則和系統(tǒng)性原則。

1.標(biāo)準(zhǔn)化原則。高速公路檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)首先要遵守《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔及建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》相關(guān)要求，系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)以國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 29194）為指導(dǎo)，以《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894）、《版式電子文件長(zhǎng)期長(zhǎng)期保存格式需求》（DA/T 47）、《電子檔案移交與接收辦法》等為具體的操作指南。

2.適用性原則。高速公路建設(shè)單位要結(jié)合自身人員、資金等因素，合理開(kāi)展系統(tǒng)建設(shè)。要評(píng)估系統(tǒng)建設(shè)的預(yù)期，且不可有一蹴而就的想法，要確保系統(tǒng)關(guān)鍵功能如歸檔、鑒定、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)、編研等能夠在首次建設(shè)中實(shí)現(xiàn)。建設(shè)伊始，應(yīng)保障在線歸檔、批量數(shù)據(jù)傳輸、元數(shù)據(jù)自動(dòng)采集等可以通過(guò)信息化手段實(shí)現(xiàn)的功能盡快實(shí)現(xiàn)，減少人工操作，實(shí)現(xiàn)一定程度的自動(dòng)化。否則，建設(shè)完畢后用戶體驗(yàn)不到系統(tǒng)的便捷與優(yōu)勢(shì)，容易導(dǎo)致系統(tǒng)用戶數(shù)量減少，無(wú)法根據(jù)用戶反饋對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行完善，進(jìn)而導(dǎo)致系統(tǒng)逐漸被廢棄。在完善基礎(chǔ)功能建設(shè)的基礎(chǔ)上，要進(jìn)一步開(kāi)發(fā)系統(tǒng)的檢索、利用能力，以便形成良性循環(huán)，進(jìn)一步提升用戶體驗(yàn)，為其他功能的實(shí)現(xiàn)開(kāi)好頭、鋪好路。

3.全過(guò)程原則。全過(guò)程原則要求電子檔案管理系統(tǒng)能夠記錄從項(xiàng)目籌備、招投標(biāo)、施工、驗(yàn)收等各環(huán)節(jié)的資料，與傳統(tǒng)的項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目通過(guò)竣工驗(yàn)收移交到檔案部門后才開(kāi)始進(jìn)入檔案實(shí)體管理不同，全過(guò)程管理使得檔案管理提前到項(xiàng)目部各部門、各參建單位的文件形成階段。而且還需要系統(tǒng)自動(dòng)記錄資料在編輯、流轉(zhuǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)信息，如施工資料的創(chuàng)建、編輯、審批、流轉(zhuǎn)、保存、格式轉(zhuǎn)換、價(jià)值鑒定、利用、統(tǒng)計(jì)等操作均應(yīng)留有記錄。

4.安全性原則。首先，要合理分配用戶權(quán)限。電子檔案不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件，由于其具有存儲(chǔ)體積小、容量大、對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)依賴度高等特性，使得重視電子檔案安全性非常重要。高速公路建設(shè)時(shí)安全因素影響更甚，由于施工場(chǎng)所均在野外，辦公環(huán)境非常簡(jiǎn)陋，受自然或人為不安全因素影響的概率較大，因此，高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)在安全性方面應(yīng)特別給予重視。為確保項(xiàng)目電子檔案的安全，系統(tǒng)需要對(duì)用戶進(jìn)行嚴(yán)格的授權(quán)，使不同用戶具有不同的訪問(wèn)權(quán)限，如有些用戶可以直接查閱全文，有些則只能查閱條目信息，在經(jīng)過(guò)授權(quán)后方可進(jìn)行全文查閱或者打印、下載。作為檔案管理員，則應(yīng)具有對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行審計(jì)、更改元數(shù)據(jù)等權(quán)力。系統(tǒng)應(yīng)該以最小授權(quán)為原則，制定詳盡的角色授權(quán)方案，以便控制相應(yīng)的使用權(quán)限。

其次，系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)容災(zāi)備份功能，當(dāng)遇到人為或自然災(zāi)害時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。目前一般采用近線備份、遠(yuǎn)程異地備份和離線備份的方法開(kāi)展災(zāi)備工作。在確定備份套數(shù)后，還應(yīng)明確備份策略，是全覆蓋備份，還是增量備份，是即時(shí)備份還是定時(shí)備份，均應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況在工程開(kāi)工前制定出完善的方案。

再次，系統(tǒng)應(yīng)具有數(shù)據(jù)導(dǎo)出、遷移功能。由于電子文件格式會(huì)不斷的變化，為確保電子檔案能夠長(zhǎng)期可讀，需要系統(tǒng)支持電子檔案遷移。同時(shí)，遷移技術(shù)需采用標(biāo)準(zhǔn)的算法，或采用技術(shù)領(lǐng)域普遍認(rèn)可的遷移技術(shù)，且數(shù)據(jù)遷移可通過(guò)計(jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行，以提高遷移的效率。最后，系統(tǒng)應(yīng)具備較好的兼容性。高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案一般會(huì)采用CAD制圖，目前有些項(xiàng)目甚至采用BIM技術(shù)，所產(chǎn)生的電子檔案格式并非常見(jiàn)的存儲(chǔ)格式，為確保所存檔案的可識(shí)別性，需通過(guò)格式轉(zhuǎn)換或者連同軟件一并保存等方式對(duì)電子檔案進(jìn)行處理。有時(shí)為防止電子檔案出現(xiàn)人工無(wú)法識(shí)讀的情況，還可以將一些不常見(jiàn)格式文件轉(zhuǎn)化為常用格式或者轉(zhuǎn)存為標(biāo)準(zhǔn)的開(kāi)放格式。

5.系統(tǒng)性原則。建設(shè)項(xiàng)目電子檔案管理系統(tǒng)并非簡(jiǎn)單開(kāi)發(fā)一個(gè)軟件，還要確保能夠同建設(shè)施工單位的其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)相連接，而且在職責(zé)、制度建設(shè)上同步跟進(jìn)。因此開(kāi)展檔案管理系統(tǒng)建設(shè)必須要進(jìn)行系統(tǒng)的、全方位的管理準(zhǔn)備，比如，前期調(diào)研、制度制定、項(xiàng)目變更管理、各部門需求調(diào)研等工作。

三、系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)

系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)高速公路項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際情況，在摸清各部門、單位的工作流程、信息化需求的基礎(chǔ)上，明確建設(shè)預(yù)期目標(biāo)，并以確定的目標(biāo)為指引開(kāi)展工作。一般而言，高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)建設(shè)至少應(yīng)明確以下四個(gè)目標(biāo)：一是要滿足公路建設(shè)電子文件及電子檔案管理領(lǐng)域的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。系統(tǒng)要嚴(yán)格遵守相關(guān)的國(guó)家、行業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求，并實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的同步管理，在文件的管理、處置上也要統(tǒng)一要求。二是要靈活可靠。既能夠?qū)﹄娮游募M(jìn)行全程動(dòng)態(tài)管理，保證其原始性、真實(shí)性，還要有完善的安全保障策略，精細(xì)的用戶授權(quán)，對(duì)于用戶的刪除、更改等敏感操作不但能夠記入系統(tǒng)日志，還要可追溯，在實(shí)現(xiàn)電子檔案管理自動(dòng)化的同時(shí)保障使用的安全性。三是要具備高適用性。建成的系統(tǒng)能夠提供可視化的業(yè)務(wù)流程定義工具，根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況自定義電子文件流轉(zhuǎn)的過(guò)程，以便滿足項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際需要，并隨著項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，以便滿足用戶特定的應(yīng)用場(chǎng)景。四是兼容性和用戶體驗(yàn)良好。良好的兼容性和用戶體驗(yàn)是確保系統(tǒng)持續(xù)健康運(yùn)轉(zhuǎn)的前提條件，因此開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)應(yīng)能夠支持與各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)及軟件，如財(cái)務(wù)系統(tǒng)、招投標(biāo)系統(tǒng)、項(xiàng)目管理系統(tǒng)、BIM、資料管理系統(tǒng)等的高度融合，實(shí)現(xiàn)無(wú)縫銜接，并提供友好、學(xué)習(xí)成本低的交互界面。

四、系統(tǒng)實(shí)施

系統(tǒng)實(shí)施主要包括系統(tǒng)規(guī)劃、開(kāi)發(fā)、實(shí)施、維護(hù)和更新等內(nèi)容，且各階段之間有一定的重合和關(guān)聯(lián)。

1.系統(tǒng)規(guī)劃。在系統(tǒng)規(guī)劃階段，要從項(xiàng)目整體進(jìn)行統(tǒng)籌安排，充分做好準(zhǔn)備，編制可行性研究報(bào)告時(shí)要從項(xiàng)目的必要性、可行性、成本、風(fēng)險(xiǎn)等方面進(jìn)行調(diào)研，確定系統(tǒng)是否有充裕的資金、專業(yè)的信息化工作人員以及專職的檔案人員，并初步確定項(xiàng)目周期，以及在此周期內(nèi)的需求實(shí)現(xiàn)程度。在此基礎(chǔ)上制定項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃，合理調(diào)配人員、物資。

2.系統(tǒng)開(kāi)發(fā)。系統(tǒng)開(kāi)發(fā)階段需要在前期可行性研究的基礎(chǔ)上開(kāi)發(fā)出一套適合高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的信息系統(tǒng)。針對(duì)高速公路建設(shè)周期長(zhǎng)、涉及部門多、專業(yè)多、人員分散等特點(diǎn)，要選擇合適的方法和工具進(jìn)行分析，明確項(xiàng)目電子檔案產(chǎn)生、管理和利用的需求，并分析本單位既有的制度規(guī)范，如歸檔范圍和保管期限表，結(jié)合國(guó)家檔案局頒布的《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔及電子檔案管理暫行辦法》的要求，制定高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案的分類方案、保管期限及鑒定處置表、元數(shù)據(jù)策略、檔案利用、備份、著錄等必備的管理規(guī)定。系統(tǒng)開(kāi)發(fā)商根據(jù)制定的相關(guān)規(guī)章制度，定義系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程、物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)。在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中，由于不同的高速公路企業(yè)對(duì)檔案信息化要求也不盡相同，這就需要結(jié)合具體情況選擇適宜的管理系統(tǒng)。需要企業(yè)綜合考慮軟件開(kāi)發(fā)商的技術(shù)團(tuán)隊(duì)開(kāi)發(fā)能力、開(kāi)發(fā)經(jīng)驗(yàn)，在已有基礎(chǔ)上更新或開(kāi)發(fā)的難易程度，所建系統(tǒng)個(gè)性化水平，安全保密策略實(shí)施的難易程度等因素，并結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)周期、可投入的資金量等因素選擇外包開(kāi)發(fā)或定制開(kāi)發(fā)。一般而言，在成本投入上，自行開(kāi)發(fā)、外包開(kāi)發(fā)和直接購(gòu)買現(xiàn)成軟件的成本依次下降。

3.系統(tǒng)實(shí)施。系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中主要工作是進(jìn)行系統(tǒng)配置，根據(jù)已有的分類方案、保管期限表、元數(shù)據(jù)策略、角色權(quán)限劃分、系統(tǒng)角色定義等對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行配置，方便用戶使用。系統(tǒng)通過(guò)廠商、用戶的各種功能、系統(tǒng)和安全測(cè)試后，方可投入使用。在投入使用前，最好選擇第三方進(jìn)行系統(tǒng)測(cè)試。為了保證系統(tǒng)的實(shí)施效果，可以在正式上線前選擇某個(gè)施工單位或某個(gè)標(biāo)段作為試點(diǎn)開(kāi)展試運(yùn)行，取得預(yù)期效果后再正式運(yùn)行。為確保系統(tǒng)使用效果，需對(duì)施工單位的資料員、監(jiān)理單位的檔案人員、建設(shè)單位各部門分管檔案工作的人員進(jìn)行培訓(xùn)。如果之前已經(jīng)有類似系統(tǒng)，還應(yīng)做好項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)向新系統(tǒng)遷移的工作。

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