齊麗娜

摘 要：天津市大力實(shí)施“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略，加快檔案與信息化融合，提升以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。本文重點(diǎn)介紹了中新天津生態(tài)城圖書檔案館“館室通”功能，闡述了系統(tǒng)研發(fā)對(duì)其他同業(yè)館的啟示。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館;檔案信息化;館室通;在線歸檔

輕點(diǎn)鼠標(biāo)，各單位的檔案人員就可以直接將電子文件從OA辦公系統(tǒng)推送到“數(shù)字檔案館系統(tǒng)”中的“虛擬檔案室”，徹底告別了以前需要將紙質(zhì)檔案文件條目逐條著錄，再將電子原文掃描歸檔的“漫漫長(zhǎng)路”。如果想要借閱檔案，也可以在線申請(qǐng)，不再需要線下費(fèi)時(shí)費(fèi)力地來回跑。中新天津生態(tài)城圖書檔案館是天津市第一家真正實(shí)現(xiàn)“館室通”功能的檔案館，實(shí)現(xiàn)了在線實(shí)時(shí)歸檔、在線審核、在線借閱的檔案管理利用新模式，檔案館每年接收約5000件文書，借助于“館室通”功能，各機(jī)構(gòu)和企事業(yè)單位基本無需設(shè)立專職檔案員，也無需再設(shè)置檔案室來保管這些文書資料，極大減輕歸檔單位的檔案管理壓力，且保證了檔案的及時(shí)、完整歸檔，實(shí)現(xiàn)了檔案管理利用效益最大化。

一、背景

根據(jù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展特點(diǎn)，參考數(shù)據(jù)庫技術(shù)及數(shù)字圖書館的概念，目前可以認(rèn)為：數(shù)字檔案館是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)上，對(duì)各類檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化，并以此為核心對(duì)數(shù)字化的檔案信息資源進(jìn)行管理，通過現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)施進(jìn)行連接和提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享的、具有一定規(guī)模的分布式數(shù)字信息系統(tǒng)。數(shù)字檔案館具有海量的數(shù)字館藏，基于網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的存儲(chǔ)、管理和傳輸手段，以共享的方式提供檔案信息服務(wù)，相對(duì)于傳統(tǒng)檔案館，其在檔案的存儲(chǔ)、管理和利用上具備更多的先天優(yōu)勢(shì)，代表了檔案館未來的發(fā)展方向。

為適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求，我國檔案信息化建設(shè)全面提速，在推動(dòng)檔案“存量數(shù)字化、增量電子化”的同時(shí)，也在積極推進(jìn)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，著力提升檔案信息化應(yīng)用層次。其目的，就是要“打破檔案信息孤島，不斷豐富檔案信息化內(nèi)涵”。

長(zhǎng)期以來，國內(nèi)檔案行業(yè)基于檔案安全，多以局域網(wǎng)為主要業(yè)務(wù)環(huán)境，容易將檔案資源形成信息孤島，而各單位的檔案室基本上是滿10年向檔案館移交檔案，造成檔案移交不及時(shí)，使檔案館館藏資源不能及時(shí)更新，影響了檔案的完整性。檔案利用方面，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及公民若要閱覽、復(fù)制和摘錄檔案館保存的未開放的檔案，須經(jīng)檔案所屬部門領(lǐng)導(dǎo)和檔案館批準(zhǔn)，必要時(shí)報(bào)請(qǐng)上級(jí)主管機(jī)關(guān)審批，線下冗繁的借閱審批流程降低了檔案的可利用性和便利性。

中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》之后，社會(huì)各界反響強(qiáng)烈，文中出現(xiàn)了無數(shù)個(gè)“第一次”“新提法”“新內(nèi)容”等字眼，涉及這部分的內(nèi)容共有1700余字，占全文約1/3，散發(fā)著強(qiáng)烈的新意，體現(xiàn)了黨中央、國務(wù)院及社會(huì)各界對(duì)檔案工作的關(guān)心與支持?！兑庖姟分械谒臈l，建立檔案室工作新格局。要求“把檔案信息化納入本單位信息化建設(shè)整體規(guī)劃，統(tǒng)一部署、同步實(shí)施，確保檔案部門實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件形成、積累和歸檔的全程監(jiān)督指導(dǎo)。”第十三條，加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。要求“各地區(qū)各部門各單位要把數(shù)字檔案館（室）建設(shè)列入信息化建設(shè)整體規(guī)劃，從人力、財(cái)力、物力上統(tǒng)籌安排，切實(shí)推進(jìn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化”“各檔案館（室）要大力開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，及時(shí)以數(shù)字化檔案代替原件提供利用”。由此可見，黨和國家對(duì)檔案數(shù)字化工作的重視程度。中新天津生態(tài)城是中新兩國政府合作的重要戰(zhàn)略項(xiàng)目，積極響應(yīng)黨和國家的號(hào)召，乘此東風(fēng)，在有利的大環(huán)境下加快數(shù)字檔案館建設(shè)，謀劃建設(shè)高水準(zhǔn)的檔案館，更好地為生態(tài)城，為社會(huì)和居民服務(wù)。

二、做法

為了貫徹落實(shí)國家檔案局關(guān)于數(shù)字檔案館建設(shè)要求，為了規(guī)范和簡(jiǎn)化檔案管理工作，優(yōu)化檔案查閱利用的流程，提高工作效率，生態(tài)城圖書檔案館開始了數(shù)字檔案館系統(tǒng)的研發(fā)工作。針對(duì)生態(tài)城檔案工作特點(diǎn)，我館定制開發(fā)了數(shù)字檔案館系統(tǒng)流程，實(shí)現(xiàn)了本館檔案資源的規(guī)范化、數(shù)字化、智能化管理，并依托數(shù)字檔案館系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了我館與管委會(huì)基層檔案室之間的“館室通”。

生態(tài)城圖書檔案館借助生態(tài)城范圍內(nèi)大OA系統(tǒng)建設(shè)的時(shí)機(jī)，采用新技術(shù)、高標(biāo)準(zhǔn)、分步驟開展了數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)，并實(shí)現(xiàn)了具有創(chuàng)新理念的“館室通”功能。目前，“館室通”功能可實(shí)現(xiàn)對(duì)歸檔文件的收集、整理、鑒定以及對(duì)檔案的保管、統(tǒng)計(jì)、利用等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過組織系統(tǒng)專網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠(yuǎn)程查閱功能。

1.在線歸檔—提高工作效率。在此之前，生態(tài)城管委會(huì)機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位的文件歸檔、指導(dǎo)審核、檔案借閱還是處于面對(duì)面，點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的傳統(tǒng)模式。在文件歸檔時(shí)，需要將紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理后逐條著錄歸檔文件條目，然后將歸檔文件掃描后與文件條目掛接，一個(gè)檔案人員一天時(shí)間最多可以錄入文件條目100件，或者最多掃描檔案100件。而在實(shí)現(xiàn)了“館室通”功能后，各部門檔案人員可以將電子文件從OA辦公系統(tǒng)直接推送到“數(shù)字檔案館系統(tǒng)”中的“虛擬檔案室”，文件條目無需再次著錄，電子原文也不必再掃描，只需給定保管期限，完善相關(guān)著錄項(xiàng)即可，極大的縮短了歸檔時(shí)間，提高了工作效率。

2.在線審核—優(yōu)化工作流程。以往的檔案指導(dǎo)需要檔案館工作人員面對(duì)面地對(duì)各部門檔案員進(jìn)行指導(dǎo)，時(shí)常會(huì)出現(xiàn)因時(shí)間不同步而造成工作拖延的現(xiàn)象。

而在實(shí)現(xiàn)“館室通”功能后，檔案館工作人員在線審核歸檔文件，對(duì)有問題的歸檔文件標(biāo)明“退回原因”后退回到各部門的“虛擬檔案室”，各部門檔案員可隨時(shí)進(jìn)行修改并再次移交，優(yōu)化了工作流程。

3.在線借閱—打造零距離利用。傳統(tǒng)的借閱方式是填寫“借閱審批單”，經(jīng)相關(guān)責(zé)任人簽字后，借閱人要到檔案館查詢，費(fèi)時(shí)費(fèi)力且會(huì)出現(xiàn)“白跑”現(xiàn)象。

而在實(shí)現(xiàn)“館室通”功能后，借閱人員通過自助檢索、在線申請(qǐng)借閱、責(zé)任人在線審批、檔案工作人員開放權(quán)限后，便可足不出戶在線查看或下載所需檔案，節(jié)省了時(shí)間，同時(shí)有效的保護(hù)了紙質(zhì)檔案。

4.跨庫查檔—多維度檢索。同一事由的文件可能會(huì)分布在不同檔案門類中，比如搜索有關(guān)“溫家寶”的檔案，通過跨庫查檔，會(huì)同時(shí)檢索出文書檔案中溫家寶考察生態(tài)城的相關(guān)文件、實(shí)物檔案中溫家寶在生態(tài)城奠基時(shí)用過的鐵锨，照片檔案中溫家寶來生態(tài)城考察時(shí)的照片等。這種多維度的檢索，使反映同一事由或人物的不同載體形式的檔案全部揭示出來。

三、啟示

生態(tài)城圖書檔案館的“館室通”功能經(jīng)過兩年多的運(yùn)行和實(shí)踐，突破了原有檔案歸檔及利用模式，在數(shù)字檔案館的建設(shè)上起到了示范引領(lǐng)作用，從研發(fā)至運(yùn)行的過程中也給予了我們很多啟示。

1.數(shù)字檔案館建設(shè)需要統(tǒng)一規(guī)劃、多方聯(lián)動(dòng)?！梆^室通”之難，難在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的搭建。生態(tài)城圖書檔案館之所以可以成為天津全市第一家真正實(shí)現(xiàn)“館室通”功能的檔案館，一個(gè)很重要的前提是生態(tài)城形成了一個(gè)大的OA系統(tǒng)，打破了不同區(qū)域和部門之間的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)“各自為政”的局面。

目前，生態(tài)城OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了生態(tài)城管委會(huì)公文流轉(zhuǎn)、信息發(fā)布、公關(guān)接待、集成通訊、數(shù)據(jù)資源、輔助辦公等功能。據(jù)統(tǒng)計(jì)，生態(tài)城目前80%的電子政務(wù)通過OA系統(tǒng)完成，多個(gè)部門及企事業(yè)單位間已經(jīng)不再使用紙質(zhì)公文流轉(zhuǎn)，取而代之的是電子化公文流轉(zhuǎn)辦理，不僅大大提高了行政效率，也使得大量的電子信息可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)整合而非成為“孤島”。

2.數(shù)字檔案館建設(shè)要敢于嘗試和創(chuàng)新?！梆^室通”功能堅(jiān)持以服務(wù)為宗旨，創(chuàng)新管理服務(wù)模式，在保證檔案安全的前提下，充分利用政務(wù)網(wǎng)環(huán)境，實(shí)現(xiàn)了電子文件的實(shí)時(shí)歸檔、一年期移交檔案館、電子檔案在線審批利用，極大減輕了歸檔單位的檔案管理壓力，保證了檔案的及時(shí)、完整歸檔，也讓檔案發(fā)揮了最大的效益。

目前，數(shù)字檔案館正在考慮進(jìn)一步升級(jí)“館室通”，實(shí)現(xiàn)半智能歸檔，也就是將原本需要人工操作的兩項(xiàng)內(nèi)容（界定檔案保管期限、歸并分類排序），實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的智能化。

3.數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)持續(xù)完善法規(guī)制度。全球信息化技術(shù)的高速發(fā)展，也帶動(dòng)了數(shù)字檔案館的創(chuàng)新性發(fā)展，創(chuàng)新往往會(huì)打破傳統(tǒng)的管理模式及辦法，但與此對(duì)應(yīng)的政策法規(guī)相對(duì)滯后，造成無法可依的狀況，甚至與現(xiàn)行政策法規(guī)產(chǎn)生了部分矛盾，一定程度影響了檔案信息化水平的提升。

根據(jù)規(guī)劃，到2020年，天津全市各級(jí)國家綜合檔案館基本建成數(shù)字檔案館，40%的市級(jí)機(jī)關(guān)事業(yè)單位建成數(shù)字檔案室。

因此，數(shù)字檔案館的建設(shè)應(yīng)開放思想，快速營(yíng)造與推廣應(yīng)用相適應(yīng)的政策法規(guī)環(huán)境，以寬容、鼓勵(lì)的態(tài)度引導(dǎo)其發(fā)展。生態(tài)城數(shù)字檔案館也將繼續(xù)在深化服務(wù)功能的同時(shí)，研究出臺(tái)區(qū)域性政策，同時(shí)以課題研究的方式實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步推廣應(yīng)用。

四、結(jié)束語

2016年國家檔案局副局長(zhǎng)付華率全國檔案執(zhí)法檢查組到生態(tài)城圖書檔案館檢查時(shí)評(píng)價(jià)說，“生態(tài)城檔案管理工作起點(diǎn)高、標(biāo)準(zhǔn)高、能夠高效整合各類檔案資源，實(shí)現(xiàn)一站式服務(wù)，減少辦事環(huán)節(jié)，優(yōu)化服務(wù)流程，真正做到了高效便捷。特別是在信息化建設(shè)方面，不斷改革創(chuàng)新、先試先行，實(shí)現(xiàn)了與管委會(huì)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和區(qū)內(nèi)企事業(yè)單位互聯(lián)互通的館室通功能，在數(shù)字檔案館建設(shè)上起到了示范引領(lǐng)作用”。數(shù)字檔案館的創(chuàng)新沒有終點(diǎn)，生態(tài)城圖書檔案館正在準(zhǔn)備下一步的功能創(chuàng)新。

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