張翔

【摘要】當前計算機在各行各業(yè)得到了廣泛應(yīng)用，檔案館中形成大量電子檔案，通過計算機來存儲、記錄、查詢與利用，有利于發(fā)揮出電子檔案的價值。但是檔案館電子檔案管理中受到泄密、操作不當?shù)纫蛩赜绊?，?dǎo)致電子檔案容易出現(xiàn)人為破壞、病毒感染和資料丟失等問題，不利于對電子檔案的科學(xué)化與規(guī)范化管理。本文將結(jié)合檔案館電子檔案的特點，提出具體可行的管理思路與策略。

【關(guān)鍵詞】檔案館;電子檔案;管理思路

檔案館電子檔案主要記錄在磁帶、光盤和磁盤等載體中，通過代碼形式生成，并利用計算機系統(tǒng)存取文件。電子檔案的形式有電子書、電子郵件、電子表格和電子圖片等，其優(yōu)勢非常明顯，大大減少了檔案存儲空間，也為今后的查詢與利用帶來了便利。但是檔案的電子化也有很多問題，其信息容易被篡改與竊取。對此檔案館要重視電子檔案管理工作，不斷轉(zhuǎn)變工作方法，提升電子檔案管理效率。

一、檔案館管理電子檔案的特征

第一，電子檔案具備獨立性特征。檔案館電子檔案主要通過計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)傳遞，存儲位置并未固定下來，存儲環(huán)境、利用載體經(jīng)常出現(xiàn)變化，不過其內(nèi)容與信息形態(tài)相對固定。第二，檔案館電子檔案利用計算機實現(xiàn)存儲與利用，在軟硬件設(shè)施、操作系統(tǒng)上有著較強的依賴性。在計算機的支持下，才能完成對電子檔案的制發(fā)、存儲、分類和歸檔。第三，容易發(fā)生安全隱患。電子系統(tǒng)內(nèi)檔案主要通過計算機完成，因為互聯(lián)網(wǎng)登錄較為便捷，他人容易修改和復(fù)制電子檔案，可以快速變更原電子檔案，且不會出現(xiàn)處理痕跡，不利于電子檔案的有效管理。若是原材料缺少備份，傳遞時計算機硬盤系統(tǒng)發(fā)生故障，將出現(xiàn)檔案丟失與受到破壞等問題。

二、檔案館電子檔案管理的思路與策略

（一）轉(zhuǎn)變觀念，增加資金投入。檔案館要對電子檔案管理的重要性有充分的認識，將其納入單位管理的重要位置。檔案館要注意人員的合理配置，安排專人負責管理電子檔案，對電子檔案實行標準歸檔，保證可以隨時隨地查詢檔案資料。為了讓電子檔案管理工作高效開展，檔案館還要將各項現(xiàn)代化設(shè)備配置齊全，如盡快購置計算機、掃描儀等，并定期增加相關(guān)軟件，這需要領(lǐng)導(dǎo)重視程度，在資金上加大投入力度。此外，為了提升電子檔案管理的一體化和網(wǎng)絡(luò)化水平，檔案館也要注重開發(fā)與之配套的應(yīng)用軟件體系，要注意組織技術(shù)力量進行開發(fā)，或者是購買適用于本單位的電子檔案管理體系。

（二）完善電子檔案管理制度，提升標準化水平。檔案館在制定電子檔案管理制度的過程中，要做好以下幾點措施：第一，對文件管理與電子文檔作出統(tǒng)一管理，這是由于電子文件屬于電子文檔的基礎(chǔ)內(nèi)容，需要在基礎(chǔ)上做到操作的規(guī)范性，才能讓電子文檔更加準確與真實。第二，檔案館要在檔案管理體系中納入電子檔案前期收集、整理等工作，讓檔案資料在收集與整理時實現(xiàn)規(guī)范性與統(tǒng)一性的提升。第三，檔案館要建立專門的電子檔案檢測部門，對電子檔案接收之前需要嚴格檢測，這樣可以保證電子檔案的原始性與真實性。此外，檔案館為了提升電子檔案現(xiàn)代化管理水平，還需要采取標準化管理方法，應(yīng)該從實際電子檔案管理工作出發(fā)，明確制定相關(guān)標準，在具體工作中嚴格執(zhí)行。這樣電子檔案管理才更加標準化，為后期的利用創(chuàng)造良好條件，能夠?qū)?yīng)有的價值與作用發(fā)揮出來，促進檔案館進一步發(fā)展。

（三）做好電子檔案安全保管工作。在檔案館電子檔案歸檔以后，應(yīng)該實行有效的保管方法，提升檔案資料的安全性。第一，應(yīng)控制好存儲載體的質(zhì)量。第二，對存儲載體保管條件進行改善，在檔案館的電子檔案保管過程中，要注意遠離有害氣體和磁場環(huán)境，建立有利于磁、光介質(zhì)管理的良好環(huán)境，并加強對環(huán)境溫度與濕度的控制。第三，做好計算機病毒檢測工作，保存電子文件的載體不能有病毒，讓載體始終處于良好保護狀態(tài)，加強對加密電子檔案的管理。第四，檔案館要想保持電子檔案信息的完整性、可讀性和載體的無損傷，要注意對電子檔案的安全性檢查，只要信息與載體等出現(xiàn)損壞，就要將維護措施做到位，認真開展拷貝、修復(fù)等工作，從而避免出現(xiàn)安全問題。

（四）培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才。電子檔案的規(guī)范化和科學(xué)化管理，離不開一批素質(zhì)高、能力強的檔案管理人才，對此檔案館要加大人才培養(yǎng)力度，為電子檔案管理工作高效開展奠定良好基礎(chǔ)。檔案館要注重對已有檔案管理人員的培訓(xùn)，讓他們盡快掌握最新的檔案管理知識，能夠熟練操作各種現(xiàn)代化設(shè)備，避免出現(xiàn)錯誤操作的行為，保證電子檔案的完整性與安全性。同時檔案館也要注重引進人才，尤其是懂檔案專業(yè)知識和計算機運用技術(shù)的人才，這樣才能解決電子檔案管理中出現(xiàn)的問題，發(fā)揮出計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的作用，促使檔案館電子檔案管理工作效率不斷提升。

三、結(jié)語

總之，隨著計算機的進一步普及與應(yīng)用，檔案館電子檔案數(shù)量將日益增多，在便于存儲與利用檔案的同時，也容易出現(xiàn)各種風險隱患，如黑客攻擊、病毒傳播等。對此檔案館管理人員應(yīng)該提高重視，既要提升電子檔案管理水平，提升檔案資料的完整性與真實性，同時也要注意做好安全工作，避免對電子檔案造成破壞。檔案館要逐步增加資金投入，將現(xiàn)代化設(shè)備配置齊全，并培養(yǎng)更多素質(zhì)高、能力強的人才，為電子檔案管理水平的提升創(chuàng)造更有利的條件。

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