黨霞

【摘要】隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)字化已經(jīng)成為各個行業(yè)、單位組織檔案建設(shè)的重要任務(wù)。檔案管理朝著智能化、自動化發(fā)展的過程中，檔案信息資源變得越來越復(fù)雜，檔案信息管理面臨著很多新的問題。本文主要分析了檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題，提出了改進檔案數(shù)字化建設(shè)的實際措施，進而為我國各個行業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)和管理提供重要的依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】檔案;數(shù)字化建設(shè);存在問題;措施

在我國經(jīng)濟文化經(jīng)濟建設(shè)的過程中，數(shù)字化、電子化時代的到來為我國未來的發(fā)展創(chuàng)新帶來了新的機遇與挑戰(zhàn)，這就要求我國在諸項事業(yè)的建設(shè)過程中都朝著數(shù)字化的方向邁進。檔案事業(yè)作為我國社會建設(shè)中不可或缺的一項重要事業(yè)，也需要不斷加強數(shù)字化、電子化方面的建設(shè)力度，相比較于西方發(fā)達(dá)國家，我國在科技方面的發(fā)展是相對緩慢的，這就需要投入更多的精力建設(shè)數(shù)字化檔案。當(dāng)然，在建設(shè)的過程中還存在這樣或那樣的問題，我們必須要找到有效解決上述問題的辦法，才能更好地建設(shè)我們的檔案事業(yè)。本文重點對數(shù)字化檔案建設(shè)過程中存在的一些問題進行探討，為今后這些問題的解決提供有效的途徑。

一、對檔案數(shù)字化與檔案數(shù)字化建設(shè)的理解

（一）檔案數(shù)字化的含義。所謂數(shù)字化，是指利用計算機信息處理技術(shù)，把聲、光、電、磁等信號轉(zhuǎn)換成數(shù)字信號，或把語音、文字、圖像等信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字編碼，用于快速傳輸與準(zhǔn)確處理的一種綜合性技術(shù)。數(shù)字化具有直觀、簡單、速度快等優(yōu)點。檔案數(shù)字化、電子化是隨著多媒體技術(shù)、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，是指“利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)字信息庫”，它將各種傳統(tǒng)載體中的館藏檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以網(wǎng)絡(luò)化的形式傳輸，數(shù)字化的形式存儲，并利用計算機系統(tǒng)進行管理，以實現(xiàn)檔案信息快捷共共享共享和利用的目的。經(jīng)過數(shù)字化處理后的檔案能夠通過各種各樣的管理軟件進行整合，使檔案利用服務(wù)方式更加靈活多樣，最大限度地實現(xiàn)了檔案資源的共享。

（二）檔案數(shù)字化建設(shè)的主要內(nèi)容。從數(shù)字化的內(nèi)容來看，檔案數(shù)字化的對象主要包括以下兩個方面：一是紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化，即將原有館藏的紙質(zhì)檔案、傳統(tǒng)載體的檔案通過掃描、加工和處理，進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。二是對正在形成中的電子類文件進行及時歸檔、、保存，做到電子文檔的真實有效、齊全完整。從檔案數(shù)字化的發(fā)展順序來看，數(shù)字化的內(nèi)容分為以下兩個層次：一是檔案目錄的數(shù)字化，即建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫資源，嚴(yán)格規(guī)范檔案信息的著錄標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)選定檔案目錄的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)樣式。二是檔案全文信息資料的數(shù)字化，即采用掃描錄入的方式將檔案資料的全文按照原貌逐頁存儲為圖像文件并為其編制目錄、索引，或是經(jīng)OCR（光學(xué)字符識別技術(shù)）識別后采用文本格式存儲檔案原貌內(nèi)容，輔之以全文檢索數(shù)據(jù)庫技術(shù)。

（三）檔案數(shù)字化建設(shè)的重要意義。1.進行檔案管理的主要目的是為了滿足用戶需要。之前傳統(tǒng)的檔案服務(wù)是通過紙質(zhì)材料、圖片材料以及聲像材料等向客戶提供所需的檔案信息?，F(xiàn)階段，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展，人們逐漸習(xí)慣利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來獲取所需要的資源信息，相關(guān)研究人員對未來檔案用戶類型和用戶需求進行了論述，在未來發(fā)展中，中國將出現(xiàn)更多的檔案網(wǎng)站在線用戶，檔案服務(wù)由實體檔案館逐漸轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案館，人們也會通過數(shù)字化、智能化以及信息化的形式更加方便地獲取檔案信息。2.管理數(shù)字化有利于實現(xiàn)檔案信息資源共享。對于已經(jīng)習(xí)慣將互聯(lián)網(wǎng)當(dāng)作主要資源信息獲取渠道的現(xiàn)代人而言，如果少了數(shù)字化檔案作為支撐，人員將無法有效檢索、搜集、下載檔案信息，使得檔案信息需求無法得到滿足。未來用戶的檔案新需求會由實體化向著內(nèi)容化轉(zhuǎn)變，由紙質(zhì)型材料轉(zhuǎn)換為電子型材料，從到館查閱的方式轉(zhuǎn)換為互聯(lián)網(wǎng)檢索形式。只有順應(yīng)時代發(fā)展潮流，重新定位檔案用戶以及用戶需求，才能夠不斷提升服務(wù)水平，發(fā)揮出檔案信息的整體價值，如今，檔案管理數(shù)字化、電子化建設(shè)已經(jīng)成為當(dāng)前信息資源共享發(fā)展、長足發(fā)展的必然趨勢。3.管理數(shù)據(jù)化有利于增強檔案的保存性，完善檔案管理。電子檔案的出現(xiàn)，不但提升了管理效率和質(zhì)量，還有效緩解了閱覽室、館藏庫房緊張的情況，增強了檔案的保存性。傳統(tǒng)檔案管理職能主要是以保管和應(yīng)用為主，而信息化時代檔案管理職能正在向著信息搜集、管理和服務(wù)改變。傳統(tǒng)的管理模式無法適應(yīng)信息化時代檔案的管理要求，只有對其進行創(chuàng)新，改進檔案的搜集、整理、保存手段，合理的配置資源，才能夠有效管理，為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的綜合性服務(wù)。4.管理數(shù)字化有利于提升檔案可利用性。傳統(tǒng)的檔案內(nèi)容比較單一，只有專業(yè)研究人員才會去閱讀和利用，對于信息化時代的網(wǎng)絡(luò)用戶而言，館藏資料產(chǎn)生的作用并不大。從相關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)可以看出，館藏檔案利用效率不足10%，檔案信息利用的復(fù)雜化是產(chǎn)生此問題的主要原因。因此，可以采用轉(zhuǎn)換檔案信息的形態(tài)和載體性質(zhì)來解決。檔案信息的管理和開發(fā)工作在我國具有十分重要的作用，它有利于檔案信息資源的深度開發(fā)和廣泛利用，為我國信息資源建設(shè)提供可靠的信息保障、后盾。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題

（一）傳統(tǒng)檔案建設(shè)理念的束縛。在我國經(jīng)濟建設(shè)不斷深入發(fā)展的背景下，我國各行各業(yè)檔案管理的建設(shè)必須兼顧整體性，承擔(dān)一定的社會責(zé)任、社會義務(wù)，一定要認(rèn)清自身檔案管理發(fā)展與社會外部因素之間的關(guān)系，促使檔案信息化建設(shè)與社會發(fā)展的總體方向保持高度的一致性、統(tǒng)一性。但是從檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀來看，我國檔案建設(shè)具有一定的滯后性，難以與社會的發(fā)展保持同步。在傳統(tǒng)觀念的束縛下，數(shù)字化檔案建設(shè)進程被制約?，F(xiàn)代數(shù)字化檔案建設(shè)需要行業(yè)、單位更新觀念，擺脫傳統(tǒng)觀念束縛，積極建設(shè)現(xiàn)代化的檔案管理制度。轉(zhuǎn)變觀念創(chuàng)新發(fā)展不是一朝一夕就可以完成的，需要循序漸進的原則逐漸完善建設(shè)。

（二）缺乏健全的檔案管理體系。數(shù)字化檔案管理依賴現(xiàn)代化技術(shù)水平，這對各單位、各部門資源管理提出了更高的要求與挑戰(zhàn)。但是不少單位和部門對檔案管理的重視程度不夠，檔案建設(shè)流于形式，未觸及到深層次管理層面。從形式上看，單位規(guī)定了檔案管理的規(guī)章制度，但是行為規(guī)范只局限于對檔案整理的操作規(guī)程與交接格式等，而對檔案歸檔整理收集之后的具體交接情況與檔案真實性未實施有效的監(jiān)督、追溯。這就使得檔案管理發(fā)生問題時，責(zé)任到人難以真正實施。因為原本負(fù)責(zé)檔案管理的人員變動、檔案交接與整理分析職能相分離等問題都影響責(zé)任審查。因此，對于數(shù)字化檔案管理建設(shè)，需要著重加強管理體系建設(shè)。

（三）缺乏檔案專業(yè)人才。人才機制，是檔案管理建設(shè)的核心力量，數(shù)字化檔案建設(shè)對人力資源的理論知識儲備、技能水平、檔案管理素養(yǎng)以及人力資源調(diào)配都有具體化要求。而當(dāng)前檔案數(shù)字化建設(shè)中，人才短缺與人才管理問題突出。一方面，檔案管理室的配套基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，計算機功能少。另一方面，檔案管理的人才素質(zhì)薄弱，不少事業(yè)單位的檔案管理人員為瀕臨退休的老員工或是計算機技能不過關(guān)的非正式員工，這使得檔案數(shù)字化建設(shè)更加流于形式。因此，檔案數(shù)字化建設(shè)中，既需要強化人才培養(yǎng)，為檔案管理人員提供上崗培訓(xùn)機會，鍛煉其計算機操作技能與檔案整理分析技巧，同時也需要加大設(shè)備投資，更新計算機系統(tǒng)，為數(shù)字化檔案建設(shè)提供硬件基礎(chǔ)。

（四）缺乏有效的軟硬件技術(shù)保障。技術(shù)機制是保障數(shù)字化建設(shè)的重要工具。與傳統(tǒng)紙質(zhì)不易保存一樣，數(shù)字化檔案也存在一些技術(shù)局限。諸如，數(shù)字化檔案一鍵刪除、修改極為快速，且不可還原，同時復(fù)制粘貼功能也使得檔案原件與復(fù)制件差別無二，原件的獨一無二性受到制約。此外，計算機系統(tǒng)的不斷升級換代，使得檔案格式不斷變化，字體、格式、形式、讀取方式等，因此無法簡單憑借載體與格式判斷檔案原件的原始性。因此單位的檔案數(shù)字化建設(shè)需要注重開發(fā)新功能、新技術(shù)，設(shè)定諸如身份認(rèn)定、智能檢索、操作跟蹤等創(chuàng)新技術(shù)，對原始文檔進行追蹤審查。

三、改進檔案數(shù)字化建設(shè)的具體措施

（一）加強檔案管理者的數(shù)字化意識。檔案數(shù)字化建設(shè)是一個漫長的過程，它既是將檔案管理建設(shè)工作與互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)融合，也是檔案管理者不斷深入認(rèn)識現(xiàn)代檔案信息管理客體之間的一個過程。所以需要不斷加強檔案管理者的數(shù)字化意識，同時大力宣傳檔案數(shù)字化管理的先進理念，以期引起社會各行業(yè)單位管理者的高度重視。

（二）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。要重視選拔、任用檔案數(shù)字化管理的復(fù)合型人才，提高他們的綜合素質(zhì)，綜合素質(zhì)指的是檔案管理人員的專業(yè)能力和管理意識。第一，對單位檔案管理人員展開不定期的思想政治教育，推動檔案管理人員在參與工作實踐的過程中確定科學(xué)的人生觀和價值觀，盡可能提高其愛崗敬業(yè)的精神。第二，專業(yè)技術(shù)的提高離不開培訓(xùn)和繼續(xù)教育，所以要定期對檔案管理專兼職人員進行專業(yè)理論知識培訓(xùn)，使其及時掌握計算機應(yīng)用技術(shù)、技巧，加強檔案數(shù)字化管理服務(wù)能力、建設(shè)能力。第三，檔案管理人員要利用現(xiàn)代化檔案管理的技術(shù)和手段，推進檔案管理工作的系統(tǒng)化和規(guī)范化。

（三）建立完善的檔案數(shù)字化建設(shè)制度。目前，大多數(shù)團體組織中，信息工作是分開進行的。傳統(tǒng)的信息活動和檔案、情報部門之間相互分離，同時新型信息活動之間相互保持一定距離。信息工作處于分離狀態(tài)，使得傳統(tǒng)信息活動和新型活動難以形成合力，同時也不利于檔案數(shù)字化建設(shè)。因此，必須建設(shè)完善的信息管理機制，整合團隊組織中的各信息部門，使之形成合力，為各自做好自身的信息生成、傳播和利用提供有效的管理機制。首先，制定檔案數(shù)字化制度的時候，要對國家的相關(guān)檔案管理法規(guī)進行仔細(xì)的研究，對單位內(nèi)部的實際發(fā)展情況進行分析，保證制定的檔案管理制度既能規(guī)范于國家的檔案管理法規(guī)，也能符合單位具體發(fā)展的需求。其次，要嚴(yán)格落實實施制定的檔案數(shù)字化管理制度，盡快解決內(nèi)部檔案數(shù)字化管理的混亂狀態(tài)。最后，在檔案管理制度的基礎(chǔ)上設(shè)立專門的檔案管理崗位，并有效的落實責(zé)任問責(zé)制度。

（四）提高檔案數(shù)字化整理的技術(shù)手段。對檔案信息進行安全的保存是檔案歸檔整理的前提，數(shù)字化檔案信息一般存儲在計算機中，所以要加強計算機的防侵害設(shè)置，防止病毒感染，確保檔案信息存儲位置的安全性。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理朝著自動化、數(shù)字化和智能化的方向發(fā)展，雖然很大程度上提高了檔案信息管理建設(shè)的效率和質(zhì)量，但是檔案信息資源變得越來越復(fù)雜，使的檔案數(shù)字化建設(shè)中的問題層出不窮。所以各單位各組織需要強化檔案管理者的數(shù)字化意識，多方面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，建立完善、系統(tǒng)的檔案數(shù)字化建設(shè)制度，提高檔案數(shù)字化整理的技術(shù)手段，促使檔案數(shù)字化管理、建設(shè)工作水平的不斷提高。

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