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        如何加強(qiáng)疾控中心業(yè)務(wù)檔案管理

        2019-08-22 09:53:52鐘俊英
        卷宗 2019年19期
        關(guān)鍵詞:疾病預(yù)防控制中心問題方法

        鐘俊英

        摘 要:疾病預(yù)防控制中心業(yè)務(wù)檔案為疾控中心工作者在防治疾病傳播流行、增進(jìn)人們身心健康科學(xué)技術(shù)活動中長期積累的資料,其對于傳染病的疫情預(yù)測、流行病學(xué)分析、疫情流行規(guī)律研究,保障公共衛(wèi)生安全具有積極的意義。因此,加強(qiáng)疾控中心業(yè)務(wù)檔案管理工作至關(guān)重要。本文主要就疾控中心業(yè)務(wù)檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析,并提出加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案管理的方法。

        關(guān)鍵詞:疾病預(yù)防控制中心;業(yè)務(wù)檔案管理;問題;方法

        在疾控中心建設(shè)管理工作中,業(yè)務(wù)檔案是各項(xiàng)工作信息的主要傳承載體,而加強(qiáng)檔案的管理又是保障疾控中心工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ),因此,疾控中心相關(guān)工作人員必須要加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案資料的管理,確保疾病預(yù)防控制工作能夠順利開展[1]。本文就目前我國疾控中心業(yè)務(wù)檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行總結(jié)分析,并提出加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案管理的方法及注意事項(xiàng),以供同行參考。

        1 疾控中心業(yè)務(wù)檔案管理存在的問題及原因

        1.1 檔案管理工作人員專業(yè)水平參差不齊

        疾控中心業(yè)務(wù)檔案管理工作涉及的資料較多,故其對工作人員的工作能力、專業(yè)技能有著較高的要求,然而當(dāng)前大部分疾控中心的領(lǐng)導(dǎo)并不重視檔案管理的重要性,安排專業(yè)不對稱的工作人員負(fù)責(zé)檔案管理工作,造成其工作效率低,出錯率高,進(jìn)而影響檔案資料的真實(shí)性。

        1.2 業(yè)務(wù)檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度不完善

        疾控中心業(yè)務(wù)檔案的管理工作除了對其進(jìn)行整理外,還需準(zhǔn)確記錄和保存疾病疫情發(fā)生的時間、地點(diǎn)以及傳染源、傳播途徑、易感人群、傳染性強(qiáng)度等基本資料,這就要求檔案管理工作具備極高的嚴(yán)謹(jǐn)性。但是,當(dāng)前我國大多數(shù)疾控中心尚未建立完善的檔案管理工作規(guī)章制度,也未提出規(guī)范化的檔案資料管理標(biāo)準(zhǔn),導(dǎo)致工作人員在檔案管理中缺乏科學(xué)、嚴(yán)格的指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn),以使業(yè)務(wù)檔案的整理、分類不合理,不利于檔案資料查找,也會影響資料的完整性。

        1.3 檔案對信息技術(shù)的利用程度較低

        疾控中心業(yè)務(wù)檔案管理工作較為繁瑣復(fù)雜,單純?nèi)斯ふ肀囟〞斐晒ぷ魇д`,而隨著信息時代的帶來,信息技術(shù)可較好地解決這一問題,其能夠智能地檔案資料進(jìn)行整理、分類和統(tǒng)計(jì)。然而,當(dāng)前我國疾控中心雖配置了檔案信息管理系統(tǒng),但其利用度并不高,大部分醫(yī)務(wù)人員仍習(xí)慣性地查閱紙質(zhì)檔案,以使信息技術(shù)在業(yè)務(wù)檔案管理中的作用難以發(fā)揮出來。

        1.4 檔案資料管理模式較為落后

        一些疾控中心受地區(qū)經(jīng)濟(jì)條件、醫(yī)療環(huán)境落后等因素影響,目前仍在使用傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)檔案管理方法,其檔案整理、分類方法較為固定、形式化,難以很好地適應(yīng)目前迅速發(fā)展的醫(yī)療環(huán)境。而且部分疾控中心的業(yè)務(wù)資料多為靜態(tài)檔案,無信息化、現(xiàn)代化的影像學(xué)資料,不利于疾控中心向信息化管理發(fā)展。

        1.5 檔案資料的利用率、更新速度較低

        經(jīng)調(diào)查顯示[2],疾控中心中大部分檔案的利用率是偏低的,甚至有少數(shù)檔案無人問津,這就造成本地區(qū)出現(xiàn)與以往類似的病癥時疾控中心不能迅速作出有效的反映,及早制定防控措施。此外,由于疾控中心非一線醫(yī)療機(jī)構(gòu),業(yè)務(wù)檔案的更新速度跟不上實(shí)際疫情的發(fā)展,致使疾控中心不能在第一時間將疫情控制合理范圍內(nèi)。

        2 加強(qiáng)疾控中心業(yè)務(wù)檔案管理的方法及其注意事項(xiàng)

        2.1 疾控中心需加強(qiáng)對業(yè)務(wù)檔案管理的重視

        雖然業(yè)務(wù)檔案只是疾控中心管理工作的一個部分,但疾控中心在決定某一項(xiàng)決策時需以檔案資料為理論依據(jù),這就要求疾控中心的各級領(lǐng)導(dǎo)必須不斷更新管理理念,增強(qiáng)對業(yè)務(wù)檔案管理的認(rèn)識,變換傳統(tǒng)的管理方式,以使檔案管理工作由以往的紙質(zhì)資料向計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化信息化管理發(fā)展,管理更為科學(xué)完善。只有疾控中心各級領(lǐng)導(dǎo)大力支持業(yè)務(wù)檔案管理的創(chuàng)新,且經(jīng)過管理人員的不斷學(xué)習(xí),才可以早日實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新。

        2.2 進(jìn)一步完善相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)與政策

        在實(shí)際工作中,相關(guān)法律法規(guī)或制度是工作人員管理檔案資料的依據(jù),而且法律法規(guī)可為檔案的信息資源開放和利用提供法律依據(jù),利于推動信息化、標(biāo)準(zhǔn)化工作的順利進(jìn)行。因此,在檔案資料管理過程中,疾控中心需依據(jù)自身實(shí)際情況建立更為完善的檔案管理工作制度,然后還需對資料收集、整理、分類、調(diào)用等方面作出明確的規(guī)定,以使工作人員能夠相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)開展檔案管理工作,有助于降低檔案資料的錯誤率。同時,疾控中心還需定期對業(yè)務(wù)檔案資料進(jìn)行審核,并建立責(zé)任制,明確各個工作人員的崗位職責(zé),進(jìn)而有效約束工作人員的工作行為,促使疾控中心的業(yè)務(wù)檔案管理工作向標(biāo)準(zhǔn)化、法制化、規(guī)范化方向前進(jìn)。

        2.3 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備建設(shè)

        網(wǎng)絡(luò)設(shè)備為疾控中心檔案資料信息化管理的基礎(chǔ)。當(dāng)前,我國大部分疾控中心均建設(shè)了微機(jī)局域網(wǎng),然而微機(jī)局域網(wǎng)的建設(shè)起點(diǎn)偏高,其既要滿足部門內(nèi)部信息的交流,又要配備掃描、拷貝、打印等一系列配套硬件來完成信息的輸出和利用。鑒于此,疾控中心必須加大資金的投入,爭取獲得國家資金的支持,引進(jìn)相關(guān)先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備,同時加強(qiáng)檔案室中基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),充分利用各方的資源,以使其能夠更好地滿足微機(jī)局域網(wǎng)的需要,推動檔案資料信息化建設(shè)發(fā)展。

        2.4 加強(qiáng)檔案管理工作人員的技能培訓(xùn)

        傳統(tǒng)的檔案管理工作只要求工作人員能夠在計(jì)算機(jī)上完成資料統(tǒng)計(jì)、檢索、整理、編目以及借閱等。然而,近年隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展,傳統(tǒng)檔案管理工作以向全面信息化管理發(fā)展,這就要求工作人員不僅要具有檔案資料管理的專業(yè)技能,還要具備較好的網(wǎng)絡(luò)操作能力。因此,需要不斷加強(qiáng)工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì),定期對其進(jìn)行專業(yè)知識、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技能培訓(xùn),使其能夠適應(yīng)不斷發(fā)展的信息化社會發(fā)展需求。

        3 小結(jié)

        業(yè)務(wù)檔案是信息保存和傳承的主要渠道,同時屬于一項(xiàng)信息資源,對于促進(jìn)社會的發(fā)展以及社會環(huán)境的穩(wěn)定具有重要的作用。因此,疾控中心需加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案的管理,完善檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)與政策,并不斷加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備建設(shè)以及人才的培養(yǎng),進(jìn)而使疾控中心的病癥、人員等相關(guān)業(yè)務(wù)檔案資料得到更好的保存,以確保疾控中心可持續(xù)發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

        [1]林強(qiáng).福建省疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)消防檔案管理工作探討[J].海峽預(yù)防醫(yī)學(xué)雜志,2018,7(5):94-96.

        [2]陳金玲.淺談當(dāng)前疾控中心檔案管理工作存在問題與對策[J].檔案管理,2018,10(3):90-91.

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