耿紅梅

摘 要：隨著企業(yè)退休人員數(shù)量的增多，加重了檔案管理工作人員的工作量，也將檔案管理工作中存在的一些問題暴露了出來。本文對退休人員檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行了分析，并提出了幾點關(guān)于加強檔案管理工作的建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；退休人員；檔案管理；對策

1 加強企業(yè)退休人員檔案管理的重要意義

檔案記錄了企業(yè)員工的個人經(jīng)歷，政治思想，工作水平以及工作變動的情況，是對員工進(jìn)行考察的重要依據(jù)。為了加強企業(yè)退休人員檔案管理工作，國家出臺了《關(guān)于積極推進(jìn)企業(yè)退休人員社會化管理服務(wù)工作的意見》（中辦發(fā)〔2003〕16 號），各?。▍^(qū)、市）也根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和當(dāng)?shù)亍稒n案管理條例》針對企業(yè)退休人員檔案管理提出了一些工作的建議，從而明確了退休人員檔案管理的主體、條件、管理機構(gòu)和人員職責(zé)、崗位設(shè)置、檔案材料保管等程序和檔案利用流程[1]。

1）加強企業(yè)退休人員檔案管理是完善社會保障體系建設(shè)的需要。按照建立與之相適應(yīng)的獨立于企業(yè)事業(yè)單位之外的社會保障體系改革設(shè)計，企業(yè)在為員工提高了社會保險費用后，不宜再承擔(dān)管理社會保險對象的日常工作，建立社會保險服務(wù)對象人事檔案管理服務(wù)機構(gòu)，不僅是實施社會化管理的前提條件和管理工作的重要環(huán)節(jié)，也是社會保障體系發(fā)展完善的配套設(shè)施[2]。

2）加強企業(yè)退休人員檔案管理有利于構(gòu)建和諧社會。隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，加大了企業(yè)之間的市場競爭力，這就導(dǎo)致一些實力薄弱的企業(yè)出現(xiàn)破產(chǎn)的危機，使一些企業(yè)退休人員的檔案失去存放的場所?？梢?，加強企業(yè)退休人員檔案管理工作能夠為企業(yè)退休人員的檔案提供一個可靠的存放場所，有利于對一些破產(chǎn)企業(yè)中退休員工的檔案進(jìn)行管理，從而避免企業(yè)破產(chǎn)給退休人員的生活帶來不便，從而使社會能夠和諧穩(wěn)定。

3）加強企業(yè)退休人員檔案管理有利于促進(jìn)企業(yè)輕裝發(fā)展。對退休員工的檔案進(jìn)行社會化的管理，員工達(dá)到退休年齡后，將企業(yè)就將檔案移交到托管部門，改變了以往的檔案管理方式，也就改變了傳統(tǒng)的人事管理觀念，真正實現(xiàn)與企業(yè)脫鉤，減少了企業(yè)在人事管理工作中的資金投入，讓企業(yè)從具體的人力資源管理服務(wù)中解脫出來，防止出現(xiàn)企業(yè)越老、退休人員管理服務(wù)壓力過大的局面。

因此，在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的新常態(tài)下，做好企業(yè)退休人員的檔案管理工作，能夠使退休人員的利益不受侵害，并為企業(yè)退休人員提供良好的服務(wù)[3]。

2 目前企業(yè)退休人員檔案管理存在的主要問題

1）缺乏完善的檔案管理制度。隨著社會的發(fā)展與進(jìn)步，我國相關(guān)管理部門開始關(guān)注企業(yè)退休人員檔案管理工作，也制定了一些相關(guān)的管理措施，但是，據(jù)我們觀察發(fā)現(xiàn)，仍然有一些問題存在企業(yè)退休人員檔案管理的制度中，需要相關(guān)的工作人員積極的采取解決措施，例如：由于地區(qū)經(jīng)濟(jì)水平的差距，造成檔案管理工作和制度有著明顯的差距，在經(jīng)濟(jì)比較發(fā)達(dá)的城市中，檔案管理制度較為完善，檔案管理的工作方式也比較先進(jìn)，而在一些經(jīng)濟(jì)稍微落后的小城鎮(zhèn)中就缺乏完善的企業(yè)退休人員的檔案管理制度，管理的方式也比較落后，造成檔案管理混亂；還有就是，部分的相關(guān)檔案管理部門沒有針對退休人員的檔案管理制定明確的規(guī)章制度，不能夠?qū)ν诵莸膯T工的檔案進(jìn)行有效的管理，沒有為員工的檔案制定相應(yīng)的保密措施，檔案的管理工作過于的混亂，威脅到企業(yè)退休員工檔案的安全性。

2）檔案的交接工作不夠規(guī)范。企業(yè)退休人員的檔案由專門的管理機構(gòu)進(jìn)行管理，并由同級別的檔案行政管理部門進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。當(dāng)企業(yè)員工達(dá)到退休年齡后，企業(yè)需要將員工的檔案移交到相應(yīng)的托管單位。在進(jìn)行檔案移交的過程中我們可以發(fā)現(xiàn)，并沒有明確的規(guī)章制度對檔案的交接工作進(jìn)行規(guī)范，導(dǎo)致檔案在交接的過程中會出現(xiàn)很多問題，比如，企業(yè)退休人員的檔案材料丟失，沒有對檔案進(jìn)行明確的分類等現(xiàn)象，從而耽誤工作的進(jìn)度，降低檔案管理的工作效率。

3）政府沒有為檔案托管機構(gòu)提供管理經(jīng)費。隨著退休員工人數(shù)的增多，檔案托管單位管理檔案的工作量也在逐年遞增，這就要求管理單位增加相應(yīng)的管理的設(shè)備以及配備更多的管理人員，從而導(dǎo)致檔案管理單位需要投入更多的資金。

由于一些原因的影響，檔案管理單位不在機構(gòu)編制內(nèi)，其管理經(jīng)費不在政府的財政預(yù)算內(nèi)，這就導(dǎo)致檔案管理部門一直靠收取檔案管理的費用來維持自己的工作。然而，隨著新政策的出臺，取消了檔案管理的費用繳納，一些檔案托管單位失去了經(jīng)濟(jì)來源，出現(xiàn)經(jīng)費緊張的情況，檔案管理單位沒有足夠的資金來維持自己的工作，只能拒絕接受企業(yè)退休人員的檔案，從而對企業(yè)退休人員的檔案管理工作造成了嚴(yán)重的影響。

4）查找檔案比較困難，檔案的利用率低。企業(yè)退休人員檔案的用途有很多，比如說，補辦退休證，復(fù)查工齡，為子女提供政審材料，為清算醫(yī)療經(jīng)費提供材料等?？梢姡髽I(yè)退休人員的檔案對于員工的切身利益有著重要的影響。退休人員在辦理這些事情的時候，需要到檔案管理單位查找自己的檔案原件。

檔案管理單位中存在的檔案數(shù)量比較多，通過人工的方式查找一個檔案需要消耗大量的時間，檢索效率比較低，給檔案管理人員以及企業(yè)退休人員都帶來了不便。

3 加強企業(yè)退休人員檔案管理的對策建議

1）為企業(yè)退休人員的檔案管理工作建立完善的制度。完善的管理制度是做好企業(yè)退休人員檔案管理工作的前提條件，因此，我國的相關(guān)管理部門要針對檔案管理工作中存在的問題，積極的采取相應(yīng)的措施，建立一個科學(xué)合理的檔案管理制度，提高檔案管理工作的質(zhì)量。除此之外，相關(guān)技術(shù)人員要加強檔案管理工作的信息化建設(shè)，創(chuàng)建出網(wǎng)絡(luò)信息化的管理平臺，為檔案管理工作人員提供便利的工作條件，提高檔案的檢索效率，從而為退休人員提供一個好的服務(wù)。

2）加強宣傳，增強對退休人員檔案管理的認(rèn)知。在日常工作中，有關(guān)部門要加強宣傳，針對檔案管理的規(guī)章制度對相關(guān)的工作人員展開培訓(xùn)，讓托管部門，企業(yè)以及退休員工對檔案管理工作有一個更加清楚的認(rèn)知。

3）規(guī)范檔案的交接工作。在工作中，有關(guān)部門要對檔案管理工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，使其對檔案管理的規(guī)章制度有一個清楚的認(rèn)知，并掌握專業(yè)的檔案管理技能，規(guī)范檔案交接工作，避免在檔案交接過程中出現(xiàn)錯誤，從而保證企業(yè)退休人員的切身利益。

4）由管理理念轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)理念。為了提高企業(yè)退休人員的檔案管理工作的質(zhì)量，就需要工作人員轉(zhuǎn)變自己的工作理念，提高自己的服務(wù)意識，從而為退休人員提供更加全面的檔案服務(wù)工作。

5）選拔高素質(zhì)人才組建退休人員檔案管理隊伍。檔案管理工作人員的職業(yè)技能對于檔案管理工作有著直接的影響，所以，檔案管理單位要提供職工的職業(yè)技能。首先，檔案管理單位可以通過校招的模式，招聘相關(guān)專業(yè)的學(xué)生，并進(jìn)行嚴(yán)格的篩選，招聘到一些高素質(zhì)的學(xué)生，并對學(xué)生進(jìn)行培訓(xùn)，提供學(xué)生的工作技能以及職業(yè)道德。除此之外，檔案管理單位也可以在內(nèi)部選拔一些具有豐富的工作經(jīng)驗以及較強的責(zé)任心的工作人員填充到企業(yè)退休人員的檔案管理隊伍中，從而提高退休人員檔案管理的工作的效果。

4 結(jié)語

總之，做好企業(yè)退休人員的檔案管理工作，能夠為退休人員提供一個可靠的保障，從而促進(jìn)社會的和諧發(fā)展。所以，有關(guān)部門要為檔案管理工作建立一個完善的管理制度，提高管理工作人員的工作技能，提升退休人員檔案管理工作的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

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