秦佳
摘 要:在這個網(wǎng)絡(luò)科技迅猛發(fā)展的時(shí)代,電子科技的數(shù)據(jù)化和網(wǎng)絡(luò)化在人們的日常生活中也得到了廣泛的應(yīng)用和普及。而建設(shè)高校檔案管理的信息化與網(wǎng)絡(luò)化平臺,在優(yōu)化檔案中每一項(xiàng)資源的同時(shí),還可以加速推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)平臺的管理工作,從而實(shí)現(xiàn)資源共享。所以,我國各高校檔案的信息化與網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)已經(jīng)成為社會發(fā)展的必要因素,因此,本文主要圍繞高校檔案網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)以及它的可行性、必要性和現(xiàn)實(shí)問題展開分析和研究。
關(guān)鍵詞:高效檔案;信息化;網(wǎng)絡(luò)化;管理平臺
在飛速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代中,建立檔案己經(jīng)成為了了解和核實(shí)與其相關(guān)信息的最有效的途徑,它以自身的便利性和普及性被各個行業(yè)的人廣泛使用。而對檔案管理的工作也成為了各高校開展相關(guān)的教學(xué)活動的最基本條件,也是各高校內(nèi)部機(jī)構(gòu)和項(xiàng)目以及個人的高等教育共享資源的主要部分。所以,為了建設(shè)高校檔案信息與網(wǎng)絡(luò)化平臺,就要求在傳播信息、收集和儲存時(shí)做到內(nèi)容和方向準(zhǔn)確,再借助先進(jìn)的通訊技術(shù)與電子技術(shù)手段,建設(shè)全國各高校檔案的信息與網(wǎng)絡(luò)化平臺,從而實(shí)現(xiàn)各高校檔案的資源共享。
1 建設(shè)高校檔案信息化的必要性
目前,我國在教學(xué)過程中,對教師和學(xué)生以及學(xué)院的評價(jià)都是經(jīng)過長期的學(xué)習(xí)以及在生活中的觀察和實(shí)際檔案資料體現(xiàn)出來的,換句話來說,就是這些資料可以直觀的反映出一個人長期的發(fā)展方向和目標(biāo)。由于我國對教育的發(fā)展經(jīng)歷了漫長的時(shí)間,在相關(guān)的設(shè)備和技術(shù)方面都沒有達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn),所以比起虛擬的數(shù)據(jù)信息,人們更加信賴可以實(shí)際碰觸到的紙質(zhì)類相關(guān)資料的記錄,這種紙質(zhì)檔案在使用時(shí),雖然可以有效的保留相關(guān)的信息和資料,但是它的占地面積廣、查找時(shí)間較長,收集信息的效率過低以及保存材料易損壞等不良因素的介入,將會導(dǎo)致相關(guān)的資料被損害或者丟失[1]。
在時(shí)代飛速發(fā)展的過程中,表現(xiàn)最明顯的特征就是高效化的效率和質(zhì)量,所以,在這樣的社會背景下,各高校對檔案網(wǎng)絡(luò)化平臺以及信息化管理的建設(shè),使得該校對相關(guān)工作的建設(shè)思想,由傳統(tǒng)的紙張檔案收集轉(zhuǎn)換成現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè),這種先進(jìn)又完善的管理系統(tǒng),是為了更好的適應(yīng)社會的發(fā)展以及學(xué)校建檔需要的現(xiàn)代化技術(shù),而進(jìn)行改良的教學(xué)模式。
2 建設(shè)高校檔案網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)狀
2.1 宣傳工作不到位,沒有引起高度重視
傳統(tǒng)的高校檔案管理模式,一直以來都沒有引起各高校的領(lǐng)導(dǎo)以及管理檔案者的高度重視,沒有充分的了解到檔案信息化對學(xué)校以及各部門開展工作時(shí)的便利性,沒有從根本上對紙質(zhì)資料徹底轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒Y料,從而導(dǎo)致了信息化采集渠道單一以及信息化數(shù)據(jù)不完整等缺點(diǎn),建立的數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)程度低、規(guī)模小、種類單一以及它的低使用率,直接影響到高校內(nèi)部對檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的進(jìn)程。
2.2 制度不全面,管理不規(guī)范
目前的學(xué)校管理模式過于分散,沒有一套統(tǒng)一的檔案網(wǎng)絡(luò)化管理制度,學(xué)校的檔案管理部門各自為營,形成了以各部門為主的檔案管理方法,這樣一來,就造成了信息共享的程度以及數(shù)據(jù)庫的使用率偏低,嚴(yán)重的阻礙了檔案網(wǎng)絡(luò)化平臺發(fā)揮它的作用。
2.3 無法適應(yīng)信息化技術(shù)的要求
隨著科技的發(fā)展,計(jì)算機(jī)技術(shù)被人們廣泛的推廣和使用,信息化的檔案資源將大幅度的增加,從而對檔案工作人員的綜合素質(zhì)就有了更高的要求。目前大部分的檔案工作者并沒有進(jìn)行過專業(yè)知識的深造,所以,無法適應(yīng)當(dāng)前對網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的技術(shù)要求。
2.4 對設(shè)備資金投入不足
高校檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理需要高速掃描儀、照相機(jī)以及影像化設(shè)備和終端器等一系列先進(jìn)的設(shè)備來支撐,這是開展檔案網(wǎng)絡(luò)化工作的首要條件。但目前大部分的高校對設(shè)備資金的投入太少,導(dǎo)致了各高校對檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺的建設(shè)落后[2]。
3 建設(shè)高校檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺的策略
3.1 樹立信息化檔案管理的新觀念
將信息時(shí)代與先進(jìn)科技結(jié)合起來運(yùn)用到學(xué)校的工作中,從而形成了檔案信息化管理的模式。為了將各種科技知識的成果轉(zhuǎn)化為信息化檔案,各高校的檔案工作人員應(yīng)順應(yīng)時(shí)代和科技的發(fā)展,勇于開拓、勇于創(chuàng)新,從而保證信息化檔案管理的先進(jìn)性。
其次,檔案工作者在做好科研及管理服務(wù)時(shí),要積極的提供建設(shè)檔案的資源和多樣化的服務(wù),把靜態(tài)檔案的信息資源轉(zhuǎn)化為以網(wǎng)絡(luò)資源為主的服務(wù)模式。
在建立學(xué)校信息的綜合數(shù)據(jù)庫時(shí),要把各種零散的信息資源按順序進(jìn)行整合,積極的挖掘可以利用的資源,更新管理和服務(wù)的理念,提高服務(wù)的檔次。只有將服務(wù)創(chuàng)新了,才能保證檔案工作未來的發(fā)展前景,從而達(dá)到資源共享。
3.2 完善高校檔案信息化建設(shè)的管理制度
根據(jù)國家對檔案管理的相關(guān)規(guī)定,制定出適合各個學(xué)校的管理制度,它的主要內(nèi)容有:歸檔管理制度和保密制度,利用制度以及網(wǎng)絡(luò)安全管理等制度。要設(shè)定統(tǒng)一的上網(wǎng)標(biāo)準(zhǔn),讓人們在網(wǎng)上查檔的時(shí)候既方便又快捷,從而充分的體現(xiàn)出檔案信息化對高校檔案管理工作的重要性。
3.3 加強(qiáng)培訓(xùn),提高管理者的工作水平
檔案管理者的工作水平直接影響著各高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理的高低程度,只有具備專業(yè)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人才,才能開發(fā)出具有網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息資源。所以,要加強(qiáng)培訓(xùn)管理者的技術(shù)水平,提升他們的專業(yè)技能。首先要培訓(xùn)檔案管理人員對網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的了解,組織他們學(xué)習(xí)如何熟練的運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù),從而達(dá)到提高工作效率的目的;其次要培養(yǎng)他們主動學(xué)習(xí)的習(xí)慣,通過學(xué)習(xí)熟練地掌握檔案管理的網(wǎng)絡(luò)技術(shù),保障工作人員的綜合素質(zhì)隨著培訓(xùn)不斷提高;最后是對他們的培訓(xùn)要逐步的增加技能知識,以保證工作人員對網(wǎng)絡(luò)管理的熟練掌握,還要關(guān)注他們對科研知識的學(xué)習(xí),從而提高檔案管理人員的整體工作水平[3]。
3.4 加快推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)化平臺的管理工作
要建設(shè)信息化的檔案管理,離不開電子信息的歸檔和管理,它是檔案建設(shè)的基礎(chǔ)性工作,同樣也是未來高校檔案信息資源的開發(fā)以及利用的重要工作,對促進(jìn)各高校檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理具有重要的意義。為了優(yōu)化資源,具體還要落實(shí)好下面的這幾項(xiàng)內(nèi)容:1)將紙質(zhì)檔案記錄的資料進(jìn)行數(shù)字化,并且提前做好備份,用來長時(shí)間的保存和傳遞。2)將多媒體檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化處理。3)大幅度的提高辦公效率,將檔案資料進(jìn)行收集和分類,這樣統(tǒng)計(jì)和查閱的時(shí)候就會很方便。4)將網(wǎng)絡(luò)化處理過的資料信息以電子檔案的形式存在服務(wù)器上,將重要信息存進(jìn)數(shù)據(jù)庫里。5)各高校的檔案網(wǎng)絡(luò)平臺在采集和整理資料時(shí),要注重向社會各地發(fā)布教育以及科研信息,從而發(fā)揮出該校對科研事業(yè)的先導(dǎo)作用以及社會職能。各高校的檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺把它的服務(wù)范圍延伸到了全國各地,將服務(wù)方式由原來傳統(tǒng)的紙質(zhì)交流、面對面交流或電話交流發(fā)展到可以直接在網(wǎng)絡(luò)上來獲得自己所需要的服務(wù)。
4 結(jié)束語
隨著全國各高校在辦公時(shí)引入的信息化網(wǎng)絡(luò)辦公技術(shù),已經(jīng)將傳統(tǒng)的高校檔案管理模式建設(shè)為信息化的網(wǎng)絡(luò)管理。這種管理方式的建設(shè)是為了搭建更廣闊的教學(xué)平臺,讓豐富的網(wǎng)絡(luò)資源作為主要設(shè)備來進(jìn)行工作,從直觀的角度出發(fā)進(jìn)行分析,這種網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)也是高校以及該校的教師在全球化科技中意見比較統(tǒng)一的一場大轉(zhuǎn)變。相較傳統(tǒng)的檔案管理理念,這種檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺的建設(shè),它的最終目的還是想完成紙質(zhì)檔案管理的轉(zhuǎn)變,開拓檔案管理人員的眼界,同時(shí),促進(jìn)了我國科研事業(yè)和教育事業(yè)的迅猛發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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[2]姚樹靜.高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)淺析[J].山東廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào),2018(1):73-74.
[3]邢建民.數(shù)字化時(shí)代高校檔案管理信息化建設(shè)模式初探[J].中國管理信息化,2017,20(4):183-183.