畢洪軍

摘 要：近年來，隨著我國社會經(jīng)濟(jì)體系不斷健全，社會主義建設(shè)逐漸加快，部分企業(yè)的規(guī)模不斷擴(kuò)大，其內(nèi)部的管理也有了更高的要求。在新形勢下對于企業(yè)的檔案管理來講，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)顯得有些落后，不能跟上時代的步伐，所以，必須加強(qiáng)對檔案管理工作的革新，以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。因此，本文對新形勢下我國檔案管理工作存在的問題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的規(guī)范措施。

關(guān)鍵詞：新形勢；檔案管理；規(guī)范化

企業(yè)的檔案管理工作比較復(fù)雜，除了各種的檔案資料進(jìn)行管理，還有檔案管理制度的建立等，對于發(fā)展悠久的企業(yè)來講，歷經(jīng)數(shù)年的檔案資料有著大量儲存，如何對大量的檔案進(jìn)行科學(xué)合理的管理是企業(yè)需要解決的重要問題。尤其是在新形勢下，良好的檔案管理工作能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)，因此，本文對新形勢下我國檔案管理工作為出發(fā)點(diǎn)，對其存在的問題以及改善措施進(jìn)行分析。

1 新形勢下我國檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案管理重視程度不足

檔案的管理工作由于涉及的內(nèi)容較多，做起來比較復(fù)雜，需要管理人員具備良好的耐心和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度。實(shí)際的檔案管理當(dāng)中，檔案缺失是常見的問題，在大多數(shù)企業(yè)都發(fā)生過這種情況。導(dǎo)致這種情況發(fā)生的根本原因就是檔案的管理人員對檔案管理工作沒有足夠重視，缺乏一定的積極性，致使檔案整理不及時，出現(xiàn)混亂。而檔案本身復(fù)雜瑣碎，同時由于相隔時間較長，最終導(dǎo)致檔案不能夠形成統(tǒng)一，造成缺失的情況出現(xiàn)。

1.2 檔案管理制度不完善

現(xiàn)階段，我國大部分企業(yè)都開始逐漸完善企業(yè)內(nèi)部的管理制度，但絕大部分卻忽略了對檔案管理這一管理體系的建立，使企業(yè)檔案管理人員對工作各方面操作不夠規(guī)范。少部分企業(yè)制定了相關(guān)檔案管理方面的規(guī)章制度，但并不全面，只是被記錄于辦公室的管理制度條例當(dāng)中。只有極少部分企業(yè)有獨(dú)立的檔案管理制度，可是由于社會發(fā)展較快，很多內(nèi)容都已滯后，不符合當(dāng)前的發(fā)展形式。

1.3 檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低

很多人的思想還停留在傳統(tǒng)時期，將檔案管理還理解為一件簡單易做的工作，認(rèn)為只是進(jìn)行簡單的整理和匯總，不需要專業(yè)的知識和技巧。這種錯誤的思想在很大程度上導(dǎo)致了企業(yè)管理人員選擇了錯誤人員進(jìn)行檔案管理工作，使檔案管理人員綜合素質(zhì)較低，缺少專業(yè)知識和技巧，只知道對檔案進(jìn)行歸類和整理，對信息化技術(shù)一概不知，很大程度上影響了檔案管理工作的順利進(jìn)行。

1.4 檔案管理模式落后

隨著信息化進(jìn)程的不斷加快，很多行業(yè)都已將信息化技術(shù)融入到了實(shí)際的生活和工作當(dāng)中。 國外一些先進(jìn)企業(yè)已經(jīng)將信息技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)檔案管理工作當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)了信息化管理。但目前，我國能夠?qū)崿F(xiàn)信息化管理的企業(yè)較少，大部分檔案管理方法都相較落后，且信息化程度較低，從實(shí)際上看根本無法滿足時代的要求，主要的滯后體現(xiàn)在兩點(diǎn)上：1）檔案管理方法。部分企業(yè)仍采用傳統(tǒng)的手工登記，很大程度上影響了檔案工作的質(zhì)量和效率。2）檔案管理未應(yīng)用信息化技術(shù)。沒有根據(jù)社會發(fā)展充分利用信息化技術(shù)，使檔案管理工作存在很多隱患，如檔案缺失或損壞等情況。

2 新形勢下我國檔案管理工作的規(guī)范措施

2.1 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案的管理情況與檔案管理人員的綜合素質(zhì)有著直接的聯(lián)系，只有提高檔案管理人員的綜合能力，才能確保檔案管理的規(guī)范化，避免出現(xiàn)檔案缺失的情況出現(xiàn)。因此，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)顯得尤為重要，主要可通過兩點(diǎn)對其素質(zhì)進(jìn)行提高：1）企業(yè)對檔案管理人員制定嚴(yán)格的管理機(jī)制，同時對其管理工作進(jìn)行監(jiān)督，使檔案管理人員能夠感到一定程度的約束性，避免出現(xiàn)消極怠工而導(dǎo)致的檔案錯誤。2）企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，提升其專業(yè)素養(yǎng)和知識技巧，改變檔案管理人員對這份工作的認(rèn)知，使其認(rèn)識到檔案管理的重要性。同時，還能使檔案管理人員學(xué)會創(chuàng)新，找出適合自身的管理方法，提升工作效率。

2.2 完善檔案管理制度

隨著社會不斷進(jìn)步，很多企業(yè)已經(jīng)逐漸意識到檔案管理的重要作用，只有保證檔案管理制度的健全和完善，才能促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范性。因此，建立健全的檔案管理制度是保障檔案管理工作順利進(jìn)行的重要因素之一。在制定檔案管理制度需要注意兩點(diǎn)：1）從企業(yè)實(shí)際出發(fā)，結(jié)合檔案管理的情況，保證檔案管理制度制定后的可操作性。2）在檔案管理制定的過程中，要確保制度全面，不僅包括對工作人員的要求和分配，還要對管理人員進(jìn)行要求，做好監(jiān)督工作，并制定相應(yīng)的獎罰措施。

2.3 推動檔案管理模式信息化發(fā)展

為了順應(yīng)時代的發(fā)展需要，保證檔案管理工作更加順利有效的進(jìn)行，信息化技術(shù)在檔案管理方面的應(yīng)用必須得到重視，提高檔案管理人員的信息化水平，提高檔案管理的工作效率。傳統(tǒng)的檔案工作當(dāng)中，都是以人工記錄為主，不僅很大程度上的降低了工作效率，還降低了因?yàn)樽陨砑堎|(zhì)檔案的原因?qū)е氯菀壮霈F(xiàn)丟失或損壞等情況發(fā)生。信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用可以很好的避免這種情況的出現(xiàn)，并且能夠提升工作效率。但這就要求檔案管理人員要具備一定的信息技術(shù)水平，懂得操作信息化管理的軟件，在保證檔案管理全面性的同時，又提高了檔案管理的效率。

2.4 加強(qiáng)專業(yè)人才的培養(yǎng)

隨著企業(yè)的不斷擴(kuò)大發(fā)展，檔案管理工作難度逐漸加大，對檔案管理人員的要求也越來越高。加強(qiáng)對專業(yè)人才的培養(yǎng)是現(xiàn)階段企業(yè)規(guī)范檔案管理工作的手段之一。對于檔案管理人員來講，檔案管理不再是單純的整理和匯總，除了需要擁有豐富的專業(yè)知識以外，還要具備一定的實(shí)踐能力。為此，企業(yè)應(yīng)該大力組織檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，使其充分的學(xué)習(xí)和了解檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識，提高自身的綜合素養(yǎng)。另外企業(yè)還應(yīng)該適當(dāng)?shù)呐e行檔案工作人員的競賽，設(shè)置一定的獎勵，在檢測工作人員實(shí)際操作能力的同時，還能使其之間互相促進(jìn)，提高檔案管理的工作效率。

3 結(jié)束語

綜上所述，本文對新形勢下我國檔案管理工作存在的問題以及規(guī)范措施進(jìn)行詳細(xì)分析，通過對提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)、完善檔案管理制度以及推動檔案管理模式信息化發(fā)展的論述和研究，對我國企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)行有著重要幫助。

參考文獻(xiàn)

[1]向瑋瑤.新形勢下檔案管理工作規(guī)范化與電子化探討[J].城建檔案，2017，（12）：98-99.

[2]王桂芳.新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，（13）：93.

[3]陳進(jìn)，杜小龍.新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化之我見[J].山東檔案，2017，（03）：31-32.