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        探究電力企業(yè)數(shù)字化檔案信息資源開發(fā)利用的策略

        2019-08-22 09:53:40何青
        卷宗 2019年20期
        關(guān)鍵詞:開發(fā)利用電力企業(yè)策略

        何青

        摘 要:當(dāng)前,我國信息化技術(shù)不斷發(fā)展,檔案數(shù)字化管理與應(yīng)用趨勢日益明顯,電力企業(yè)檔案信息利用工作邁入新階段。本文主要分析了電力企業(yè)數(shù)字化檔案信息利用的新特點以及存在的問題,提出了數(shù)字化檔案信息資源開發(fā)利用的有效策略。

        關(guān)鍵詞:電力企業(yè);數(shù)字化;檔案信息資源;開發(fā)利用;策略

        在當(dāng)前數(shù)字化發(fā)展的背景下,電力企業(yè)數(shù)字化檔案信息資源的應(yīng)用,能夠更好地促進(jìn)電力企業(yè)發(fā)展,提高社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。近幾年來,一些電力企業(yè)利用現(xiàn)代信息技術(shù),對檔案管理進(jìn)行了信息化改造,形成了較為系統(tǒng)、完善的電子文件管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案系統(tǒng)。這不僅能夠更加充分地利用檔案信息資源,還可以提高電力企業(yè)的競爭力,促進(jìn)電力企業(yè)的快速發(fā)展。但是,由于種種原因,在電力企業(yè)數(shù)字化檔案信息資源利用過程中,仍然存在一些普遍的問題,降低了數(shù)字化檔案信息資源的實際利用效果。

        1 電力企業(yè)數(shù)字化檔案信息技術(shù)利用的新特點

        在信息技術(shù)快速發(fā)展的條件下,電力企業(yè)檔案管理已經(jīng)改變了過去的傳統(tǒng)方式,數(shù)字化檔案信息技術(shù)的使用,無論是在管理上還是在應(yīng)用上,都呈現(xiàn)出新的特點。首先,隨著電力企業(yè)的不斷發(fā)展和壯大,檔案信息數(shù)據(jù)也呈現(xiàn)快速的增長,使得數(shù)字化檔案信息資源的應(yīng)用和管理工作難度更高,面臨的挑戰(zhàn)更大。其次,在應(yīng)用數(shù)字化信息資源的過程中,需要更多地依賴信息化設(shè)備,對硬件建設(shè)提出了新要求。第三,在檔案管理的全過程中對技術(shù)的要求不斷提高,從收集環(huán)節(jié)到加工環(huán)節(jié)、再到應(yīng)用環(huán)節(jié),都需要使用網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù),對電力企業(yè)的軟件和人員素質(zhì)的要求都不斷提高。

        2 電力企業(yè)數(shù)字化檔案信息技術(shù)利用存在的問題

        雖然部分電力企業(yè)實現(xiàn)了數(shù)字化檔案信息資源管理,但是其綜合應(yīng)用水平較低,沒有實現(xiàn)對數(shù)字化檔案信息資源的充分利用,難以滿足實際工作的需要。這主要體現(xiàn)在三個方面:一是在電力企業(yè)的數(shù)字化檔案信息資源管理中,檔案資源的利用程度低。大部分電力企業(yè)都是集中在對財務(wù)、人事,以及法律信息等進(jìn)行的檔案信息資源管理,范圍太小,并且很多工作人員對數(shù)字化檔案信息沒有清晰的認(rèn)知。二是在數(shù)字化檔案信息資源利用中,方式單一,難以取得理想的效果。有些電力企業(yè)雖然進(jìn)行了數(shù)字化檔案信息管理,然而在實際應(yīng)用中,仍然沿襲傳統(tǒng)思維和工作習(xí)慣,較多地低利用原件借用和復(fù)印等方式開展工作,難以充分發(fā)揮數(shù)字化檔案信息資源的有效作用。三是在檔案信息的整理過程中存在問題。隨著電力企業(yè)的規(guī)模擴展和業(yè)務(wù)發(fā)展,其檔案信息的數(shù)量也不斷增加,而檔案信息加工和處理的滯后,已經(jīng)影響到信息開發(fā)應(yīng)用效率和效果,并且給后續(xù)檔案信息管理工作帶來壓力。

        3 電力企業(yè)數(shù)字化檔案信息資源開發(fā)利用的策略

        3.1 提高檔案資源利用意識,促進(jìn)部門之間檔案資源管理的溝通和利用

        第一,電力企業(yè)的數(shù)字檔案信息資源開發(fā),必須要與企業(yè)經(jīng)營發(fā)展相融合,圍繞企業(yè)發(fā)展要求和經(jīng)營任務(wù)開展檔案管理工作,以提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益為最終目的,不斷促進(jìn)電力企業(yè)快速發(fā)展。第二,電力企業(yè)的數(shù)字化檔案信息資源應(yīng)用并不是綜合檔案室獨立存在的工作,而是與其他部門的工作開展息息相關(guān),在檔案信息資源管理和應(yīng)用過程中,檔案管理者應(yīng)當(dāng)與其他部門加強溝通交流,提高檔案管理的協(xié)同性。第三,不斷優(yōu)化檔案數(shù)字化管理工作,擴大檔案信息資源開發(fā)應(yīng)用的范圍和水平。第四,檔案資源管理與其他工作有共性,但更多的是特殊性,有其鮮明特點和獨特價值,雖然不能在短期中獲得“明顯”收益,但是對電力企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展卻有著不可替代的積極推動作用。電力企業(yè)管理者需要意識到開展數(shù)字檔案信息資源開發(fā)和利用的重要性。

        3.2 加強復(fù)合型檔案管理人才的培養(yǎng),提高檔案的利用率

        在電力企業(yè)檔案管理各個要素中,人才是最具決定性作用的因素。作為現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的有效載體,提升人的素質(zhì),培養(yǎng)復(fù)合型檔案管理人才,是提高檔案管理水平的關(guān)鍵所在。數(shù)字化檔案信息資源開發(fā)方式下,要不斷加強數(shù)字化檔案信息隊伍的建設(shè),檔案管理者不僅要通曉檔案管理專業(yè)知識,還要掌握相關(guān)的信息技術(shù)知識和計算機知識,熟悉電力企業(yè)發(fā)展背景和相關(guān)政策。通過復(fù)合型人才的培養(yǎng)給數(shù)字化檔案資源的開發(fā)利用提供智力保障。

        3.3 建立數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng),促進(jìn)檔案信息資源共享

        隨著數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和發(fā)展,越來越多的軟件檔案管理軟件也應(yīng)運而生。因此,在實際的檔案管理工作中,必須要針對企業(yè)的檔案管理實際情況,選擇有效的檔案管理軟件,建立統(tǒng)一的檔案管理信息系統(tǒng),提高檔案信息資源的管理和利用效率。

        3.4 拓展數(shù)字化檔案信息資源的利用方式

        3.4.1 線上借閱

        在對數(shù)字化檔案資源的利用中,最為基本的方式是借閱。在該應(yīng)用下,數(shù)字化檔案能夠?qū)崿F(xiàn)對用戶需求的準(zhǔn)確定位,借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù),解決異地檢索以及信息獲取的問題,給使用者帶來更為便捷的檔案信息獲取方式。其中,數(shù)字化檔案最為常用的檢索方式是目錄檢索、縮略圖檢索和全文檢索,能給用戶的信息查詢帶來很大的便利。

        3.4.2 遠(yuǎn)程參考咨詢

        在檔案信息中,給用戶提供的參考咨詢服務(wù)是最為常見的。檔案數(shù)字化的應(yīng)用,改變了傳統(tǒng)的方式,使用網(wǎng)絡(luò)完成參考和咨詢,大大提高了咨詢服務(wù)的范圍,使得咨詢種類也不斷豐富,提高了咨詢的效率。

        3.4.3 綜合編研

        編研服務(wù)是一項系統(tǒng)化的服務(wù)。在數(shù)字化的檔案管理背景下,豐富了編研的形式,可以將圖像、文字以及聲音等等應(yīng)用在編研工作中。編研工作能夠?qū)崿F(xiàn)信息的快速傳播,帶來更多的優(yōu)質(zhì)檔案信息。

        4 結(jié)束語

        綜上所述,與過去相比電力企業(yè)數(shù)字化檔案信息資源的管理應(yīng)用發(fā)生了很大的變化。有效開發(fā)利用數(shù)字化檔案信息資源,應(yīng)當(dāng)從企業(yè)發(fā)展的高度出發(fā),提高認(rèn)識,強化部門協(xié)同,培養(yǎng)復(fù)合型專業(yè)化人才隊伍,構(gòu)建專門的檔案信息系統(tǒng)。還應(yīng)當(dāng)針對檔案數(shù)字化特點拓展新型的利用方式,提高利用檔案信息資源利用的效率和使用過程的便捷性,從而在電力企業(yè)的發(fā)展中最大限度地發(fā)揮檔案信息資源的全部價值。

        參考文獻(xiàn)

        [1]任越,倪麗娟.大數(shù)據(jù)背景下檔案信息資源開發(fā)與利用面臨困境與解決對策——以黑龍江省地市級綜合檔案館調(diào)研為例[J].中國檔案研究,2018(01):135-147.

        [2]孫紅光.“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的檔案數(shù)字化建設(shè)研究[J].蘭臺世界,2018(06):59-61.

        [3]李莉.淺談電力企業(yè)數(shù)字化檔案館建設(shè)的意義及內(nèi)容[J].城建檔案,2013(02):64-65.

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