楊雪嬌

摘 要：對(duì)于企業(yè)尤其是大型工業(yè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，設(shè)備檔案有著舉足輕重的意義，設(shè)備檔案是設(shè)備后期的維修保養(yǎng)改造等不可或缺的依據(jù)性資料，是企業(yè)各項(xiàng)工作中不可缺少的基礎(chǔ)性工作，在保障企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理持續(xù)開展，資產(chǎn)保值增值和延續(xù)企業(yè)歷史等方面具有重要地位和作用。鑒于其特殊性，筆者結(jié)合自身參與公司設(shè)備檔案管理的相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，簡(jiǎn)單對(duì)設(shè)備檔案的收集工作進(jìn)行梳理。

關(guān)鍵詞：設(shè)備；檔案；收集

設(shè)備檔案是指在設(shè)備管理的全過(guò)程中形成，并經(jīng)整理應(yīng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字說(shuō)明、計(jì)算資料、照片、錄像、錄音帶等科技文件與資料，通過(guò)不斷收集、整理、鑒定等工作歸檔建立的設(shè)備檔案，具體說(shuō)來(lái)，包括從項(xiàng)目立項(xiàng)階段、可行性研究階段、初步設(shè)計(jì)階段、施工階段、竣工驗(yàn)收階段、后期維護(hù)保養(yǎng)階段各個(gè)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種載體的資料。確保企業(yè)設(shè)備檔案的完整性、系統(tǒng)性、安全行、高效性，對(duì)企業(yè)有重大的意義。而做好設(shè)備檔案的收集工作又是其中的重中之重。

1 檔案收集階段存在的問(wèn)題

1.1 簽訂技術(shù)合同時(shí)未將設(shè)備驗(yàn)收文件交付具體化

就一般而言，企業(yè)引進(jìn)設(shè)備簽訂合同都是由公司商務(wù)部門及技術(shù)部門聯(lián)合參與，其合同一般為統(tǒng)一模板，僅僅籠統(tǒng)的提及需要提交竣工資料，但并未對(duì)及需要交付的文件具體化。這使得后期檔案部門在接收設(shè)備驗(yàn)收文件時(shí)沒有依據(jù)，對(duì)設(shè)備廠家沒有約束力，只能是設(shè)備廠家提供什么就被動(dòng)的接收什么，容易造成設(shè)備檔案收集不全，給后期工作帶來(lái)不便。

1.2 設(shè)備開箱過(guò)程開箱文件遺失

設(shè)備開箱過(guò)程沒有檔案人員參與，參與開箱的技術(shù)人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，開箱驗(yàn)收過(guò)程中只交接設(shè)備而忽略了對(duì)其過(guò)程中產(chǎn)生的文件資料的收集工作，比如一些設(shè)備閥門、壓力儀表、控制部件的合格證、檢測(cè)報(bào)告，開箱箱單等等，這些文件的缺失造成了檔案資料無(wú)法系統(tǒng)整理，影響后期查考利用。

1.3 設(shè)備歸檔資料不能溯源

檔案人員后期整理設(shè)備檔案過(guò)程中，常常會(huì)發(fā)現(xiàn)有些文件首尾不一致的現(xiàn)象。例如在整理會(huì)議紀(jì)要時(shí)，可能會(huì)發(fā)現(xiàn)其中提及某個(gè)時(shí)間段某個(gè)設(shè)備進(jìn)行過(guò)調(diào)研，或者專家會(huì)審，而卻沒有這些相關(guān)的調(diào)研資料及專家會(huì)審資料。這是由于某些會(huì)議未及時(shí)撰寫會(huì)議紀(jì)要，專家評(píng)審時(shí)未及時(shí)形成文件資料記錄等。檔案的原始記錄性導(dǎo)致了這些現(xiàn)場(chǎng)最一手的資料缺失了就是缺失了，沒有辦法去彌補(bǔ)，這也導(dǎo)致了后期如果出現(xiàn)設(shè)備問(wèn)題無(wú)法追本溯源。

1.4 設(shè)備竣工驗(yàn)收文件

設(shè)備在前期項(xiàng)目階段形成的技術(shù)規(guī)格書、技術(shù)協(xié)議等文件的設(shè)備型號(hào)、設(shè)備名稱、技術(shù)參數(shù)等嚴(yán)格按照合同簽訂時(shí)執(zhí)行，然而實(shí)際到貨的設(shè)備儀器，一些廠家是按照其公司簡(jiǎn)稱、設(shè)備出廠編號(hào)、中英文縮寫，或按照產(chǎn)品特點(diǎn)、相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等來(lái)編制設(shè)備名稱，這就導(dǎo)致設(shè)備實(shí)物上的銘牌、出廠合格證與簽訂合同時(shí)的型號(hào)、名稱不一致。

2 改進(jìn)措施

造成上述問(wèn)題的根本原因就在于項(xiàng)目實(shí)施前期對(duì)檔案管理工作不夠重視，管理不夠到位，根據(jù)自身工作經(jīng)驗(yàn)，我覺得需要做到以下幾點(diǎn)：

2.1 項(xiàng)目前期簽訂合同時(shí)要規(guī)范

引進(jìn)項(xiàng)目在簽訂合同階段，設(shè)備采購(gòu)部門應(yīng)該會(huì)同檔案管理人員在設(shè)備技術(shù)協(xié)議或招標(biāo)文件中明確項(xiàng)目竣工時(shí)需要移交的設(shè)備資料清單。合同是具有法律效益、雙方認(rèn)可的文件，具有強(qiáng)制性特征，設(shè)備供應(yīng)商必須依照合同中所明確的設(shè)備資料清單向檔案部門移交，這就給了檔案管理人員法律依據(jù)，如果在清點(diǎn)資料過(guò)程中發(fā)現(xiàn)缺件、錯(cuò)件現(xiàn)象，可根據(jù)合同中約定要求設(shè)備供應(yīng)商補(bǔ)齊或者更換，如果供應(yīng)商拒不配合執(zhí)行，可按供應(yīng)商違約要求賠償。

2.2 項(xiàng)目管理過(guò)程要做到“三納入、四同步”

“三納入”就是將檔案工作納入到單位工作計(jì)劃，納入到領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入到單位職工的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制和崗位責(zé)任制中。“四參加”是指檔案部門或檔案人員參加產(chǎn)品鑒定會(huì)、科研課題審定會(huì)、設(shè)備開箱驗(yàn)收會(huì)、基建項(xiàng)目驗(yàn)收會(huì)。“四同步”是指下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出科研文件材料要求同步，檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料的形成情況同步，驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收、鑒定科技檔案材料同步，上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果以及科技人員晉級(jí)考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。從前期立項(xiàng)階段，檔案人員應(yīng)參與項(xiàng)目相關(guān)各種重要會(huì)議，以確?？梢园盐枕?xiàng)目進(jìn)度。設(shè)備開箱過(guò)程中，相關(guān)部門兼職檔案員要對(duì)照技術(shù)合同和裝箱單逐項(xiàng)核對(duì)，確保收集完整齊全。

2.3 檔案收集工作要邊形成邊收集

傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理過(guò)程都是根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度，在某個(gè)項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)完成后，由項(xiàng)目實(shí)施人員向檔案室歸檔，檔案工作人員在接收后進(jìn)行整理歸檔，在整理過(guò)程中如果發(fā)現(xiàn)有缺件少件，再聯(lián)系項(xiàng)目實(shí)施人員補(bǔ)充。但由于文件具有時(shí)效性，設(shè)備的開箱驗(yàn)收文件、設(shè)備的設(shè)計(jì)聯(lián)絡(luò)會(huì)議紀(jì)要、一些現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試記錄等等現(xiàn)場(chǎng)最一手的文件，只能在形成之后立即收集，即使丟失損毀了也沒法后補(bǔ)，后補(bǔ)的就與檔案的真實(shí)性相悖，這就導(dǎo)致了設(shè)備檔案收集缺失而無(wú)法形成閉環(huán)。所以項(xiàng)目管理資料最好是邊形成邊收集，在設(shè)備的設(shè)計(jì)聯(lián)絡(luò)會(huì)議后保存好紙版的會(huì)議紀(jì)要，修改前后的文件也要一并收集歸檔，以保證文件收集的完整準(zhǔn)確，設(shè)備的測(cè)試記錄等在形成之后立即收集保存。此外，項(xiàng)目實(shí)施人員可以在移交歸檔文件之前，先通過(guò)電子報(bào)送提交給檔案工作人員審查，由檔案員先行審查電子文件，根據(jù)檔案員審查意見修改補(bǔ)充完整后再將紙板文件一并移交。

2.4 檔案管理工作要與項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度同步

在項(xiàng)目實(shí)施前期階段，就要確定好檔案管理部門和項(xiàng)目實(shí)施部門的分工、文件資料歸檔范圍以及文件資料歸檔的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，檔案員與各部門對(duì)接的兼職檔案員要及時(shí)溝通交流，充分了解項(xiàng)目進(jìn)展情況，把握好項(xiàng)目進(jìn)度，根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)展情況及時(shí)劃定移交歸檔節(jié)點(diǎn)，做好檔案竣工驗(yàn)收工作。

要做好設(shè)備檔案管理工作，最重要的是要提高檔案工作人員與各部門兼職檔案員的業(yè)務(wù)管理水平。檔案行政管理部門可以定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)交流，提高檔案工作人員專業(yè)水平；此外，還可以舉辦檔案展覽等，做好檔案宣傳工作，以增強(qiáng)企業(yè)職工的檔案意識(shí)。

3 結(jié)束語(yǔ)

做好企業(yè)設(shè)備檔案的收集工作，需要在設(shè)備的前期項(xiàng)目管理階段就做好把控，貫穿于設(shè)備項(xiàng)目管理的全過(guò)程。提高設(shè)備項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，需要檔案管理部門與項(xiàng)目建設(shè)部門攜手共進(jìn)，以兼職檔案員為橋梁，從實(shí)際出發(fā)，在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷摸索創(chuàng)新，探索優(yōu)化收集檔案的方法，使項(xiàng)目檔案管理程序更為規(guī)范，為企業(yè)積累下寶貴的設(shè)備檔案資料。

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