王永梅

摘 要：在事業(yè)單位發(fā)展的過程中，檔案管理工作是較為重要的環(huán)節(jié)。但是在當前的事業(yè)單位檔案管理工作中，由于受到部分因素的影響，使得檔案管理工作存在著一定的問題，直接影響到檔案管理的質(zhì)量和效率，進而影響了檔案的利用率。本文將對事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題進行分析，并提出相應(yīng)的解決策略，以期能夠為事業(yè)單位檔案管理工作的健康發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；管理問題

事業(yè)單位檔案客觀、真實地記錄了事業(yè)單位的發(fā)展歷程，屬于事業(yè)單位各項工作執(zhí)行的重要依據(jù)與標準，檔案管理工作規(guī)范與否，直接關(guān)系到事業(yè)單位各項工作的開展。規(guī)范化、標準化作為各項工作開展的重要基礎(chǔ)，其歷來是企業(yè)管理高度重視的內(nèi)容，對事業(yè)單位檔案管理工作來說，規(guī)范化、標準化能夠有效保障檔案管理工作的效率與質(zhì)量，提升事業(yè)單位各項工作開展的精細度，以此來降低各種決策性失誤的發(fā)生率。因此，如何加強檔案管理規(guī)范化、標準化建設(shè)成為事業(yè)單位發(fā)展的重要內(nèi)容。

1 我國事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理意識薄弱，重視度嚴重不足

企業(yè)檔案管理工作雖然在不斷深入，但尚未在全員范圍內(nèi)得到重視。具體來講，在企業(yè)管理層，將重心放在經(jīng)濟發(fā)展與建設(shè)方面，認為檔案管理可有可無，是軟工程的代表?；诖耍瑱n案管理工作未得到足夠的重視，思想滯后，管理觀念不強，檔案管理工作整體上體現(xiàn)為無力性、規(guī)范性不強。一些企業(yè)未成立專門與正規(guī)的檔案部門，檔案人員結(jié)構(gòu)不合理，管理設(shè)施落后，更新不及時，影響檔案服務(wù)功能的發(fā)揮，滿足不了檔案管理的標準化與規(guī)范化標準。

1.2 檔案管理信息化程度較低

現(xiàn)如今，各行各業(yè)都已經(jīng)逐漸借助信息技術(shù)來發(fā)展，對于事業(yè)單位的檔案管理工作來說，使用信息化技術(shù)勢在必行。當前，很多事業(yè)單位都已經(jīng)意識到信息化檔案管理方式的重要性，也逐漸開始利用信息技術(shù)來對檔案進行管理，不僅方便了檔案信息的查詢和使用，同時也降低了管理的成本，但是檔案管理信息化程度并不高，很多檔案管理人員都只是將檔案信息錄入到計算機數(shù)據(jù)庫中進行簡單的記錄，而不是將這些檔案資料高效化的管理和利用，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，直接影響了事業(yè)單位的發(fā)展。

1.3 檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低

檔案管理工作看似簡單，實際上對相關(guān)管理人員的綜合能力要求較高，不僅要求其具備過硬的專業(yè)技能，同時也要求其具備良好的職業(yè)道德和強烈的責(zé)任感。但是在當前的事業(yè)單位中，普遍存在檔案管理工作人員綜合能力偏低的情況，一方面，檔案管理人員不能夠與時俱進，無法適應(yīng)新常態(tài)下事業(yè)單位發(fā)展對檔案管理的需求，對檔案材料的收集整理、裝訂以及歸檔等方面的業(yè)務(wù)流程不夠熟悉。另一方面，部分檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)偏低，不具備責(zé)任心，在工作的過程中敷衍了事，對自己的要求較低，進而直接影響了檔案管理工作的整體效率。

2 加強事業(yè)單位檔案管理工作的幾點建議

2.1 提高檔案管理的信息化建設(shè)

為了提升檔案管理工作的整體效率，應(yīng)當要加強信息化建設(shè)。第一，借助計算機技術(shù)的優(yōu)勢，建立相應(yīng)的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理，將檔案按照不同的標準來進行分類管理，這樣不僅能夠提高檔案的管理效率，同時還能夠提高信息的利用效率。與此同時，還應(yīng)當要建立信息共享和交流的平臺，實現(xiàn)“線上+線下”共同管理的方式，提高檔案信息資源的利用效率和檔案管理的整體效率。第二，事業(yè)單位應(yīng)當要重新調(diào)整資金配置，在檔案管理方面加大資金的投入力度，配置性能良好、數(shù)量足夠的計算機基礎(chǔ)設(shè)備，并劃分一定的款項來對檔案管理工作人員計算機操作能力進行培訓(xùn)，使其能夠全面掌握先進的計算機檔案管理技能，提升事業(yè)單位檔案管理的整體效率。

2.2 建立健全檔案管理機制

科學(xué)合理的規(guī)章制度是保障各項工作開展的先決條件，檔案管理規(guī)范化、標準化建設(shè)自然也不例外。這就需要事業(yè)單位檔案管理部門針對檔案管理機制進行全面的優(yōu)化調(diào)整，基于組織保障、部門寫作、工作內(nèi)容要求、崗位職責(zé)劃分等諸多層面進行全面的優(yōu)化。具體來說，事業(yè)單位應(yīng)當基于檔案管理工作實際，全面優(yōu)化檔案管理規(guī)章制度，將對應(yīng)的責(zé)任明確到個人，并安排專門負責(zé)人，針對檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)進行全面的監(jiān)管。與此同時，事業(yè)單位還應(yīng)當組織檔案管理規(guī)范化會議，通過內(nèi)部協(xié)商共同制定規(guī)范化、標準化的檔案管理機制，針對相關(guān)職能部門的職責(zé)、義務(wù)進行明確的規(guī)定，使得各個部門能夠主動與檔案管理部門之間進行協(xié)調(diào)合作，全面保障檔案資料收集的準確性、使用的便捷性以及借閱的安全性等。通過規(guī)章制度保障、責(zé)任落實，從管理機制層面有效規(guī)范檔案管理工作。

2.3 強化內(nèi)部規(guī)范化管理意識

要想實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標準化的目標，強化事業(yè)單位內(nèi)部規(guī)范化管理意識至關(guān)重要。這就需要事業(yè)單位積極落實檔案管理規(guī)范化、標準化的宣傳教育，全面引入精細化的管理理念，進一步提升檔案管理人員的精細化意識。具體來說，主要包含以下幾個方面：首先，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層必須要將檔案管理規(guī)范化、標準化納入日常工作，將其提升到發(fā)展戰(zhàn)略的高度。其次，事業(yè)單位應(yīng)當全面加大人力、物力、財力的投入力度，給予檔案管理工作高度重視，保障各項規(guī)章制度的有效落實。最后，事業(yè)單位需要全面加大檔案管理規(guī)范化、標準化的宣傳教育，不僅僅是針對檔案管理人員，還應(yīng)當包含事業(yè)單位內(nèi)部各個職工，使得各個職能部門均能夠主動配合檔案管理工作規(guī)范化、標準化的開展。

2.4 重視檔案管理人員教育與培訓(xùn)，全面提升檔案管理人員專業(yè)能力與綜合素質(zhì)

立足新的發(fā)展階段，檔案管理人員面臨新的要求，需要具備專業(yè)的理論知識，掌握檔案管理工作的方法與手段，遵循發(fā)展規(guī)律，精通現(xiàn)代化檔案管理業(yè)務(wù)，全面推動企業(yè)檔案管理向著現(xiàn)代化方向發(fā)展?；诖?，要重視檔案管理人員培訓(xùn)，促使其能夠?qū)崟r了解行業(yè)信息，明確信息技術(shù)的作用，深刻體會信息技術(shù)對檔案管理的推動作用。另外，要對管理方式進行轉(zhuǎn)變，增強人員業(yè)務(wù)能力，提升職業(yè)素養(yǎng)。重視考核，將其與培訓(xùn)置于同等重要的地位，促使管理人員能夠熟練掌握檔案管理流程，明確行業(yè)規(guī)范，在考核通過之后，以更加高水平的狀態(tài)投入檔案管理工作中。

2.5 提高檔案管理標準化創(chuàng)新程度

制定檔案材料收集程序，確保材料收集完整。檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)各項活動的特點，制定相應(yīng)的檔案材料收集程序，并嚴格監(jiān)督其執(zhí)行過程。同時積極參與檔案管理標準的制修訂工作，積極參與國際檔案標準化活動，能否與各國學(xué)術(shù)專家交流，提高我國檔案管理標準化水平。

3 結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化、標準化是一項系統(tǒng)、漫長、復(fù)雜的工程，其必然需要密切跟隨事業(yè)單位發(fā)展與檔案管理工作發(fā)展進行動態(tài)的優(yōu)化調(diào)整，才能夠全面提升檔案管理的效率與質(zhì)量。這就需要事業(yè)單位意識到檔案管理規(guī)劃化、標準化的重要性，深入分析當前檔案管理工作存在的問題，通過強化內(nèi)部規(guī)范化管理意識、基于規(guī)范標準進行檔案重組、建立健全檔案管理機制以及通過信息化建設(shè)完善標準及規(guī)范，促進檔案管理工作標準化、規(guī)范化的發(fā)展，為事業(yè)單位的發(fā)展奠定扎實的基礎(chǔ)。

參考文獻

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