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        簡析大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作(2)

        2019-08-22 09:53:40湯奇
        卷宗 2019年20期
        關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù)檔案管理

        湯奇

        摘 要:大數(shù)據(jù)的發(fā)展使得信息的收集和傳播更加便利,但是也為各項(xiàng)工作的開展帶來了新的挑戰(zhàn),其中就包括了檔案管理活動。檔案管理是相關(guān)數(shù)據(jù)和資料存儲極為重要的整理方式,它對人們研究相關(guān)信息之間的聯(lián)系發(fā)揮著不可替代的作用。因此,檔案管理與大數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)越來越密切,大數(shù)據(jù)的廣泛應(yīng)用對檔案管理的方式提出了新的要求,同時(shí),檔案管理也為大數(shù)據(jù)的整理和保存提供了必要的模式。

        關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù);檔案管理;工作

        1 大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理帶來的優(yōu)勢

        1.1 有利于部門立卷制度的建立

        說到檔案管理不得不提的一個問題就是部門立卷,它對部門的發(fā)展的意義是不可替代的。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下,部門立卷工作的開展往往是體現(xiàn)在工作人員將材料零散的上交。但由于工作人員的素質(zhì)有待提高,對檔案材料的歸檔重視程度不夠,容易造成錄入的材料不完整、不準(zhǔn)確以及漏錄和錯錄,最終造成檔案部門所錄入的信息質(zhì)量不高。大數(shù)據(jù)時(shí)代,采取檔案數(shù)字化管理模式,從一開始的收集到最終的整理均是利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),對檔案進(jìn)行系統(tǒng)的管理,這種模式很大程度上減小了檔案錄入時(shí)的誤差,從源頭上提高了檔案的準(zhǔn)確性和完整性,促進(jìn)了部門立卷制度的建立。

        1.2 打破了時(shí)間和空間的限制

        在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)剛發(fā)展大數(shù)據(jù)時(shí)代還未來臨時(shí),對于檔案的管理是有十分明顯的時(shí)間和空間的限制的。固定的上下班時(shí)間以及特定的工作場所大大降低了檔案管理者的效率和積極性。而在新的檔案管理模式得以應(yīng)用后,檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了大跨越,能夠突破時(shí)空的限制,只要有網(wǎng)絡(luò)和設(shè)備,工作人員就能從網(wǎng)絡(luò)上獲取資料,隨時(shí)隨地可以對檔案資料進(jìn)行整理和歸檔。可以想象,在這種模式下檔案工作者的效率會得到穩(wěn)步的提高,而且這樣的模式同樣利于歸檔者之間的溝通,能夠及時(shí)對有錯誤的地方進(jìn)行修改,從而大大提高檔案信息服務(wù)的質(zhì)量。

        1.3 有利于對檔案材料的整合和拓展

        傳統(tǒng)的檔案管理,通常只是簡單的分類而無法達(dá)到更加深入的整合。對一項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行查找所得到的結(jié)果往往只有關(guān)于這部分內(nèi)容的簡單介紹,無法了解它的來龍去脈,或者只能花費(fèi)大量的時(shí)間和精力去查找一些與之相關(guān)的內(nèi)容。很明顯,在這種傳統(tǒng)的模式下查找文件具有單一性,很多時(shí)候無法滿足人們的需求。然而在大數(shù)據(jù)時(shí)代下,這樣的難題是很容易解決的。在立卷的時(shí)候就把相關(guān)的內(nèi)容錄入在一個系統(tǒng),隨時(shí)可以把一件事情的前因后果了解的很清楚,很大程度上便利了整理的工作人員和查詢?nèi)藛T,進(jìn)一步提升了檔案信息資源的服務(wù)水平和凸顯了檔案管理的地位和價(jià)值。

        1.4 有利于檔案信息資源的共享

        資源共享是當(dāng)代社會所推崇的理念,也是大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案資源管理的最大特點(diǎn)。在傳統(tǒng)模式里檔案信息是很難做到資源共享的。只有檔案信息資源形成統(tǒng)一的有機(jī)體,建立大范圍的檔案信息資源庫,才能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的全面共享。這一點(diǎn),依靠紙張來記錄整理檔案的傳統(tǒng)檔案管理模式是無法與大數(shù)據(jù)時(shí)代下的數(shù)字化檔案管理相比較的。數(shù)字化管理依靠云計(jì)算、語義分析、數(shù)據(jù)挖掘等新技術(shù)拓展信息資源的共享平臺,促進(jìn)檔案信息資源的共享,最大限度地體現(xiàn)出檔案數(shù)據(jù)資源的價(jià)值。

        2 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作中的問題

        2.1 綜合工作能力的不足

        部分工作人員在開展檔案管理工作的過程中,仍然固守傳統(tǒng)的檔案管理理念,在實(shí)際工作的過程中運(yùn)用陳舊的檔案管理模式,當(dāng)他們在大數(shù)據(jù)時(shí)代下面對檔案管理工作中所能產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息處理能力要求時(shí),會感到無所適從。換而言之,仍然存在部分檔案管理工作人員不具備與大數(shù)據(jù)時(shí)代相匹配的數(shù)據(jù)信息處理能力,尚不具備較高的檔案管理綜合素質(zhì)。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,檔案管理工作的開展要求具備更高的專業(yè)化水平,同時(shí)對檔案管理工作人員的知識水平和技能水平也提出了更高的要求,同時(shí)對檔案管理工作人員的信息總結(jié)能力和信息分熱處理能力等都提出了較高水平的要求。

        2.2 檔案信息的安全性降低

        大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨,致使檔案中所包含的個人信息朝著更加集中化和多樣化的方向發(fā)展,同時(shí)這也導(dǎo)致檔案信息重要性的快速提高。雖然檔案信息的集中化和多樣化發(fā)展,在一定程度上提高了檔案管理的實(shí)際工作效率,但這時(shí)也提高了檔案中數(shù)據(jù)信息的風(fēng)險(xiǎn)性。檔案中數(shù)據(jù)信息的危險(xiǎn)因素除了部分源于網(wǎng)絡(luò)黑客外,還包含了當(dāng)今企業(yè)在非常重視檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)時(shí),卻忽視了提升檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng),將檔案的管理工作交由此部分人員,這是檔案管理自身也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)因素,致使檔案信息的安全性降低。

        3 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理措施

        3.1 實(shí)現(xiàn)檔案資源的統(tǒng)一管理

        大數(shù)據(jù)以其獨(dú)特的整合和分析數(shù)據(jù)能力獲得了廣泛的關(guān)注,這就要求檔案管理人員必須對檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一管理。就筆者所在的煉油廠來說,檔案管理工作中存在著龐大的檔案數(shù)據(jù),其中記載著企業(yè)發(fā)展相關(guān)的各種數(shù)據(jù)信息,因此必須重視檔案數(shù)據(jù)信息的安全性,為了防范檔案丟失或者泄露的風(fēng)險(xiǎn),應(yīng)當(dāng)對機(jī)密的檔案進(jìn)行加密處理,對于一些重要的、有丟失風(fēng)險(xiǎn)的檔案采取異地備份的措施,通過統(tǒng)一管理和統(tǒng)一備份的方式全面掌握企業(yè)檔案資源。

        3.2 健全檔案管理工作制度

        在開展檔案管理工作的過程中,企業(yè)應(yīng)當(dāng)不斷完善相應(yīng)的檔案管理制度,保證檔案管理工作在制度的保障下順利開展。因此,我們應(yīng)當(dāng)制定嚴(yán)格的管理規(guī)范,明確檔案管理人員的職責(zé),從制度方面對檔案管理工作進(jìn)行約束,同時(shí)針對相關(guān)的管理制度對檔案管理人員進(jìn)行集中培訓(xùn),保證相關(guān)工作人員按照制度規(guī)定的檔案管理流程開展工作,這樣才能促進(jìn)檔案管理體系優(yōu)化升級。

        3.3 提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)作為檔案管理

        工作的主力軍,工作人員應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn),不斷提高專業(yè)素質(zhì)。一方面,檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的潮流,轉(zhuǎn)變檔案管理思想,提高對檔案管理的認(rèn)識,實(shí)現(xiàn)檔案管理由單純保管向保管和利用相結(jié)合轉(zhuǎn)變,建立信息一體化的檔案管理模式。另一方面,檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)提高專業(yè)技能,認(rèn)真學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)技術(shù),掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能,熟練運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)采集、分析和整理檔案數(shù)據(jù)信息,擴(kuò)大檔案信息的利用范圍,真正提高檔案資源的利用率。

        3.4 引進(jìn)新的檔案管理人才

        大數(shù)據(jù)時(shí)代對檔案管理人才有著迫切需求。檔案管理工作對大數(shù)據(jù)的處理不能只滿足于設(shè)備和制度的完善,更重要的是人才的需求。新的信息處理方式需要新的思維去應(yīng)對。以往的檔案管理工作者在大數(shù)據(jù)和信息化的處理中存在很多不足,沒有具備大數(shù)據(jù)分析和整理的相關(guān)知識,對于龐大的數(shù)據(jù)和信息,缺乏應(yīng)對措施,無法滿足大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理要求。因此,要做好相關(guān)的人才引進(jìn)工作,提升檔案管理工作的效率。

        4 結(jié)語

        在大數(shù)據(jù)時(shí)代,信息管理面臨更加復(fù)雜而多變的情況。信息檔案的管理在實(shí)現(xiàn)了巨大進(jìn)步的同時(shí),自身也出現(xiàn)了諸多問題。大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理方式,與傳統(tǒng)的管理模式存在極大的差異,同時(shí)包含著新的信息處理方式,為檔案的管理增加了難度。因此,工作人員在信息處理過程中需要探索出新的管理方法,以適應(yīng)大量的數(shù)據(jù)處理。

        參考文獻(xiàn)

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        [2]張學(xué)成,李云華,陳麗,鄧秀武,趙明星.檔案管理在大數(shù)據(jù)背景下面臨的挑戰(zhàn)及對策分析[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊,2017(29):183-184+199.

        [3]張群.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式變化研究[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)(自然科學(xué)版),2017,33(17):105-106.

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