劉巖

摘 要：如何實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化高質(zhì)量的管理工作，需要加深檔案信息數(shù)字化管理技術(shù)的優(yōu)勢和弊端的認(rèn)識與了解，并通過合理地結(jié)合檔案數(shù)字化管理技術(shù)的具體特征應(yīng)用到實際的檔案管理工作中進(jìn)行深入研究，本文主要針對當(dāng)前的檔案數(shù)字化管理技術(shù)在實際應(yīng)用過程中的優(yōu)勢以及弊端展開研究，并提出一些改進(jìn)建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化管理；弊端；優(yōu)勢

1 檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢分析

1.1 立卷方式到位

單位的主要業(yè)務(wù)科室在檔案立卷問題上在過去的條件下一直存在 很多問題，例如立卷不及時、很多的檔案材料提供不夠系統(tǒng)，不夠完 整，隨著現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理的發(fā)展，不同業(yè)務(wù)部門之間可通過互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)的傳輸作用將相關(guān)的資料在完成分類之后傳送到檔案管理工作人員的計算機中，解決了過去一些業(yè)務(wù)科室在立卷工作中由于條件的限制遇到的難題，包括立卷不夠及時，大部分檔案的材料未能滿足系統(tǒng)的要求需要篩查等。檔案管理工作人員在收到檔案材料的第一時間根據(jù)發(fā)件方的分類情況進(jìn)行材料的調(diào)整與分配，促進(jìn)各種類型檔案立卷的時效性，檔案數(shù)字化管理能夠為檔案的完整性以及系統(tǒng)性等方面提供了強大的技術(shù)支持。

1.2 管理效率的提升

以往的檔案管理工作的流程當(dāng)業(yè)務(wù)科室需要提交檔案材料時，必須要在正常的時間節(jié)點上交到檔案室，并且提交資料都需要管理人員進(jìn)行現(xiàn)場清點與審核，不利于工作效率的控制，而信息技術(shù)的誕生，當(dāng)前階段的檔案資料在進(jìn)行提交時僅需要工作人員通過互聯(lián)性系統(tǒng)的操作就能夠自由完成，大大地節(jié)省了在提交檔案環(huán)節(jié)的時間流程，提升了檔案提交到處理之間的效率。

1.3 檔案數(shù)字化管理提高檔案內(nèi)容信息的開發(fā)

過去舊式的檔案管理模式需要進(jìn)行分類以及順序的排列，而經(jīng)過復(fù)雜的整理之后只能保障檔案的完整性與安全性，只能提供單個文件的資料查找。自從應(yīng)用檔案數(shù)字化的管理路徑之后，左右不同類型的檔案都能通過系統(tǒng)的整理自動進(jìn)行分類，另外檔案中的電子文件也能夠統(tǒng)一存儲在計算機的硬盤中進(jìn)行永久保管，檔案經(jīng)過數(shù)字化管理一經(jīng)電子文件立卷以后.可以自動通過檢索工具的大規(guī)模搜索，搜索結(jié)果可以提供（同一事件與問題）相關(guān)的資料或者與歷史有相關(guān)的關(guān)鍵詞，為管理員提供檔案的發(fā)生與經(jīng)過，滿足管理員的在大量的資料庫中找到專題的需求。

2 檔案數(shù)字化管理的弊端

雖然我國的信息化技術(shù)在近些年來得到了廣泛的應(yīng)用，但技術(shù)仍處于發(fā)展階段，在國內(nèi)的檔案管理中仍屬于新型技術(shù)，具體的發(fā)展空間有待考究，我國科學(xué)技術(shù)起步較晚，因此在對各類技術(shù)進(jìn)行有效利用的過程中，由于條件的限制，數(shù)字化檔案管理目前仍存在一些弊端，在管理上難以有較為統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

2.1 電子文件檔案存儲受載體制約性強

技術(shù)型電子文件對儲存條件有著一定的硬性要求，電子文件一般都計算機中的軟硬件設(shè)備的依賴性較強。目前發(fā)展階段的計算機的存儲容量雖然可以無限擴(kuò)展，但在面臨需要存儲幾何級數(shù)性質(zhì)的電子文件也有一定的難度。并且目前絕大多數(shù)的存儲軟件更新得特別快，一些時間比較久的檔案無法在經(jīng)過更新的軟硬件中進(jìn)行直接讀取，或者是一些同一時期儲存的電子資料也有可能出現(xiàn)系統(tǒng)不能兼容的問題，因此保管該檔案文件的部門需要為該文件的存儲問題耗費大量的經(jīng)歷與勞力，對該文件進(jìn)行備份或試圖改變檔案文件的格式來適應(yīng)新的存儲系統(tǒng)。并且電子文件不可直接讀取，文件信息量較大時，會很容易發(fā)生部分文件資料丟失的情況以及計算機病毒的干擾等，為電子文檔帶來安全性的問題。

2.2 自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容

不同的部門所采用的文件管理軟件都有著一定的差異，包括：類似財務(wù)管理部門財務(wù)需要使用有關(guān)資產(chǎn)格式的系統(tǒng)，綜合性機關(guān)部門則需要采用OA辦公平臺等，不同部門需要根據(jù)部門的特點采用最適合的文件管理平臺，因此，因為管理系統(tǒng)的類型有著多種設(shè)計特征，軟件之間的兼容條件差異非常大，導(dǎo)致檔案文件無法直接轉(zhuǎn)換格式，不同部門之間的電子檔案文件未能自動歸檔。大部分?jǐn)?shù)據(jù)信息的收集與錄入目前還停留在傳統(tǒng)的管理水平中。

3 實施檔案數(shù)字化管理需要注意的要點

3.1 建設(shè)系統(tǒng)工程.實現(xiàn)信息共享

檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)是一項系統(tǒng)性工程，包括在設(shè)計、軟件類型、開發(fā)、檔案的整理、掃描以及錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理、安全措施多個環(huán)節(jié)形成的硬件與軟件雙二合一的存儲處理系統(tǒng)。由于不同部門之間每天都會形成大量的文字信息數(shù)據(jù)需要做成檔案并進(jìn)行存儲，需要利用雙服務(wù)器、磁盤陣列等系統(tǒng)進(jìn)行保管，另外，還要通過掃描儀的統(tǒng)一掃描、光盤與磁帶進(jìn)行雙備份的措施。除此之外，為了能夠有效地提升利用率，還需要在系統(tǒng)添加查詢功能，結(jié)合查詢功能以及檔案的網(wǎng)絡(luò)傳輸來實現(xiàn)資源共享的目標(biāo)

3.2 建立橫向通道，銜接辦公系統(tǒng)

面對部分自動化系統(tǒng)以及數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)地兼容性問題，可通過在查詢接口程序的基礎(chǔ)上添加查詢檔案資料這種針對性的查詢功能，針對不同的系統(tǒng)包括：財務(wù)資產(chǎn)系統(tǒng)、OA辦公等系統(tǒng)之間的無縫集成。而針對解決電子文件與紙質(zhì)文件之間不同的保存途徑，可通過在紙質(zhì)文件與電子文件兩者之間設(shè)計一個通道，也就是將電子文件與紙質(zhì)文件用文本表達(dá)的模式實現(xiàn)映像的形式共同保存。

4 結(jié)束語

隨著近些年我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，尤其是數(shù)字化技術(shù)在各行各業(yè)中得到了廣泛的應(yīng)用，數(shù)字化技術(shù)的誕生為很多行業(yè)帶來了一定的機遇，但也面臨著巨大的發(fā)展挑戰(zhàn)，從檔案管理工作的角度上出發(fā)，在一定程度上對數(shù)字檔案信息管理提出了更高的要求，包括檔案管理技術(shù)人員個人的綜合素質(zhì)，因此，需要檔案管理人員不斷提升檔案數(shù)字化的建設(shè)工作，嚴(yán)格貫徹數(shù)字化技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用，通過充分地掌握數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢，并與時俱進(jìn)突破發(fā)展的限制與難點，解決當(dāng)前的檔案數(shù)字化在管理上難題。

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