陳淑影

【摘要】本文結(jié)合商丘裕東發(fā)電有限責(zé)任公司辦公室公文管理實(shí)例，就如何改進(jìn)文風(fēng)，提高公文流轉(zhuǎn)效能、減少公文制發(fā)和精簡(jiǎn)各類(lèi)簡(jiǎn)報(bào)總結(jié)了一些措施和方法。

【關(guān)鍵詞】改進(jìn)? 文風(fēng)? 措施? 方法

近年來(lái)，黨中央、國(guó)務(wù)院多次強(qiáng)調(diào)要改進(jìn)文風(fēng)、會(huì)風(fēng)，倡導(dǎo)“短、實(shí)、新”的文風(fēng)，要求各地方、企事業(yè)單位結(jié)合實(shí)際，采取精準(zhǔn)措施，切實(shí)精簡(jiǎn)會(huì)議和文件。改進(jìn)文風(fēng)是新形勢(shì)下加強(qiáng)和改進(jìn)黨的作風(fēng)建設(shè)、密切聯(lián)系群眾的需要，也是中央八項(xiàng)規(guī)定里一項(xiàng)重要改進(jìn)工作要求。作為國(guó)有企業(yè)永煤公司的一個(gè)全資子公司——商丘裕東發(fā)電有限責(zé)任公司，針對(duì)如何改進(jìn)文風(fēng)工作，簡(jiǎn)單總結(jié)主要做了以下幾個(gè)方面的提升。

一、規(guī)范發(fā)文簽發(fā)程序，明確發(fā)文文頭

商丘裕東發(fā)電有限責(zé)任公司的發(fā)文嚴(yán)格按照擬稿、部室核稿、分管領(lǐng)導(dǎo)審核、其他領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽、主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、辦公室核稿、文號(hào)登記、印發(fā)的程序進(jìn)行。目前有黨文、行政文、紀(jì)檢監(jiān)察文、工會(huì)文、團(tuán)文以及黨政聯(lián)合文、政工聯(lián)合文、黨政工聯(lián)合文這幾種文頭。明確了發(fā)文文頭，即確定了公文的簽批程序，也就是確定了公文的簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)，從而能控制發(fā)文規(guī)格，強(qiáng)化了發(fā)文的嚴(yán)謹(jǐn)一致。文頭清楚，也就是代表著公司領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)分明，不會(huì)產(chǎn)生工作上的責(zé)任劃分不清而導(dǎo)致下屬人員工作難推進(jìn)。結(jié)合工作實(shí)際，發(fā)文規(guī)格原則上與上級(jí)公司文件對(duì)應(yīng)，涉及黨文、人事任免等嚴(yán)格按照黨文流程發(fā)文。涉及公司的安全管理、經(jīng)營(yíng)管理、財(cái)務(wù)管理等一律以行政文發(fā)文。涉及班組管理的、工會(huì)的就用工會(huì)文發(fā)文。同理，紀(jì)檢監(jiān)察、團(tuán)委文應(yīng)采用相應(yīng)的規(guī)格發(fā)文。對(duì)于請(qǐng)示文件，目前只有行政文和黨文。公司辦公室負(fù)責(zé)核稿、文號(hào)登記、印發(fā)及存檔，其他部室無(wú)權(quán)擅自發(fā)文。

二、嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量，減少轉(zhuǎn)發(fā)頻率

商丘裕東發(fā)電有限責(zé)任公司是永煤公司的全資子公司，而永煤公司又屬于河南能源的一個(gè)子公司，因此商丘裕東發(fā)電有限責(zé)任公司隸屬于河南能源的第三級(jí)子公司，因此一級(jí)一級(jí)公司發(fā)的文件量大數(shù)多。對(duì)于公司的重要通知、規(guī)范、規(guī)則、管理辦法等必須下發(fā)的文件，依程序下發(fā)正式文件。而對(duì)于沒(méi)把握可發(fā)可不發(fā)的文件堅(jiān)決不發(fā)。轉(zhuǎn)發(fā)文件在日常公文流轉(zhuǎn)中很常見(jiàn)，在貫徹執(zhí)行上級(jí)文件要求時(shí)，商丘裕東發(fā)電有限責(zé)任公司是這樣處理的，如若本公司沒(méi)有新的要求和新措施，則直接貫徹落實(shí)，不再以正式文件逐級(jí)轉(zhuǎn)發(fā)。直接從收文流程中，流轉(zhuǎn)給相關(guān)部門(mén)和相關(guān)人員貫徹落實(shí)即可。這樣即減少了發(fā)文數(shù)量和不必要的重復(fù)工作，又能在公文傳閱單中看到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的批示和要求，使基層員工能更直接了解上級(jí)的要求，領(lǐng)會(huì)上級(jí)精神。

三、提高發(fā)文質(zhì)量，減少多發(fā)重發(fā)

依據(jù)公文管理要求，起草公文要把握“確有必要，注重效用”的原則，做到突出主題，意盡文止、條理清楚，言簡(jiǎn)意賅，加強(qiáng)文件的針對(duì)性、指導(dǎo)性和可操作性，盡量減少一般性論述，減少空話(huà)、套話(huà)，避免“假、大、空”，倡導(dǎo)發(fā)短文、少發(fā)文。加強(qiáng)同上級(jí)、平級(jí)之間的溝通協(xié)調(diào)，凡是國(guó)家法律法規(guī)以及地方性法規(guī)、上級(jí)規(guī)定的制度已有明確規(guī)定的，直接貫徹落實(shí)，不再以正式文件重復(fù)下發(fā)。對(duì)于事件的處理要有前瞻性和全局性，能發(fā)文一次解決的事項(xiàng)，絕不重復(fù)發(fā)文。能面談、電話(huà)、傳真、電子郵件協(xié)商解決問(wèn)題的，盡量加強(qiáng)溝通協(xié)作，不再行文。對(duì)于涉及同一事項(xiàng)的工作部署、政策制度、責(zé)任分工等，能合并發(fā)文就不單獨(dú)發(fā)文。公司領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議上的重要講話(huà)稿，盡量發(fā)至內(nèi)部網(wǎng)或微信群，不再以正式會(huì)議材料印發(fā)。

四、清理整頓簡(jiǎn)報(bào)，提供價(jià)值信息

簡(jiǎn)報(bào)是公司領(lǐng)導(dǎo)員工了解掌握工作進(jìn)展情況的重要途徑，能及時(shí)全面地將工作中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題、新經(jīng)驗(yàn)反映出來(lái)，使決策機(jī)關(guān)了解下情，為決策機(jī)關(guān)制定政策、指導(dǎo)工作提供參考。所以信息簡(jiǎn)報(bào)不能雜亂無(wú)章，商丘裕東發(fā)電有限責(zé)任公司采取有效措施清理整頓簡(jiǎn)報(bào)，大力壓縮篇幅，減少單純動(dòng)態(tài)性的報(bào)道。一是將信息簡(jiǎn)報(bào)的種類(lèi)進(jìn)行歸納合并，集中力量辦好一種簡(jiǎn)報(bào)。二是突出宣傳重點(diǎn)，著重反映工作亮點(diǎn)、特點(diǎn)和成效，強(qiáng)調(diào)信息內(nèi)容的實(shí)效性、綜合性，內(nèi)容言之有物，實(shí)事求是，反對(duì)空話(huà)套話(huà)，力戒形式主義。三是避免和減少常規(guī)性的工作宣傳報(bào)道，側(cè)重于工作特色、亮點(diǎn)、報(bào)道，針對(duì)閱讀群體提供有價(jià)值的信息。

五、加快電子政務(wù)建設(shè)，拓寬發(fā)布渠道

充分學(xué)習(xí)建設(shè)新的辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，整合辦公自動(dòng)化資源，創(chuàng)新公文處理方式。商丘裕東發(fā)電有限責(zé)任公司結(jié)合內(nèi)部MIS辦公網(wǎng)，開(kāi)發(fā)創(chuàng)新了公文管理里的收文和發(fā)文模塊，公司的發(fā)文和外來(lái)收文的傳閱都是在辦公網(wǎng)上完成。對(duì)于一些急需傳閱的公文，如若領(lǐng)導(dǎo)來(lái)不及在辦公網(wǎng)上辦理，可以利用MIS手機(jī)客戶(hù)端、手機(jī)微信或者彩信傳給領(lǐng)導(dǎo)。電子公文辦公不僅保證了公文流轉(zhuǎn)的及時(shí)性，提高了文件的貫徹落實(shí)效率，而且減少了大量的紙質(zhì)打印成本，節(jié)約了辦公資源，在節(jié)能減排方面也做出了貢獻(xiàn)。

以上措施的實(shí)施，商丘裕東發(fā)電有限責(zé)任公司機(jī)關(guān)文風(fēng)確實(shí)有了實(shí)質(zhì)性的轉(zhuǎn)變。2018年公司發(fā)文同期減少了35%，簡(jiǎn)報(bào)從10類(lèi)精簡(jiǎn)為3類(lèi)，編輯制發(fā)簡(jiǎn)報(bào)同期減少46.7%。在數(shù)量減少的同時(shí)，發(fā)文質(zhì)量有了較大程度的提高，公文的處理效率也有了明顯提高，辦公室服務(wù)公司的作用也越來(lái)越明顯。