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        物資采購供應(yīng)商管理的探討與分析

        2019-08-21 03:17:19游智君
        商情 2019年30期
        關(guān)鍵詞:物資采購評價體系供應(yīng)商

        【摘要】物資采購中供應(yīng)商管理關(guān)系著采購主體與受體的依存關(guān)系,關(guān)系著企業(yè)物資采購的質(zhì)量、效率、效益,對采購環(huán)節(jié)十分重要。本文探討怎樣對供應(yīng)商進行科學(xué)、理性、客觀的評價和分析,找出內(nèi)在機理,管控措施,使物資采購工作真正做到科學(xué)合理,為企業(yè)節(jié)約成本增加效益起到重要作用。

        【關(guān)鍵詞】物資采購 供應(yīng)商 評價體系

        物資采購工作是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動必不可少的重要部分。企業(yè)選擇供應(yīng)商,就是對采購渠道做確定的過程,能不能適當(dāng)?shù)倪x擇出可靠的供應(yīng)商是決定企業(yè)生產(chǎn)活動能否順利進行的重要因素。企業(yè)在實施物資采購的過程中,必須嚴謹科學(xué),適合的供應(yīng)商不僅能夠滿足企業(yè)發(fā)展的需求,更能夠幫助企業(yè)降低生產(chǎn)成本、加快生產(chǎn)周期,進而幫助企業(yè)在激烈的市場競爭中站穩(wěn)腳跟并持續(xù)發(fā)展。物資供應(yīng)是一個復(fù)雜的過程,對供應(yīng)商客觀、正確的評價,以及對供應(yīng)商的合理使用,對采購工作意義重大,對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營有作深遠的影響。

        一、建立供應(yīng)商庫

        目前市場上的供應(yīng)商很多,同一行業(yè),同一類型的供應(yīng)商數(shù)量眾多,良莠不齊,如果不深入了解,很難做出最佳選擇。所以物資采購部門需要慎重考慮,正確抉擇。當(dāng)然,要解決這樣的問題就需要儲備供應(yīng)商的各種資料、收集相關(guān)信息建立一個比較系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫,并對這些信息、數(shù)據(jù)進行分類整理,作為評價供應(yīng)商的基礎(chǔ)資料。

        深入市場調(diào)研,集中供應(yīng)商信息,建立供應(yīng)商檔案。比如對原有供應(yīng)商的各種歷史資料進行整理、歸類、梳理。進行深入的市場調(diào)研,通過發(fā)函,索取供應(yīng)商的信息資料,也可以通過電話咨詢,網(wǎng)絡(luò)搜索查詢等方式來獲取供應(yīng)商信息,還可以通過與同行的交流溝通,以及同行業(yè)使用方提供的信息,口碑等了解供應(yīng)商的情況,還能通過實地考察,親自走訪供應(yīng)商等措施來收集供應(yīng)商信息。供應(yīng)商的信息很多,最基本的有,單位名稱,企業(yè)性質(zhì),所屬行業(yè),以及在行業(yè)的排名、地位;企業(yè)的規(guī)模,市場占有份額的情況即市場占有率;企業(yè)的地理位置,交通狀況,環(huán)境條件;企業(yè)產(chǎn)品的類型、類別,質(zhì)量,供貨周期,售后服務(wù);企業(yè)的財務(wù)狀況,負債情況,以及流動資金的情況;企業(yè)的技術(shù)人員素質(zhì),技術(shù)水平,技術(shù)實力,開拓創(chuàng)新能力和市場競爭能力等都是需要收集的。

        將收集到的供應(yīng)商的各種資料,按各種屬性分別錄入計算機內(nèi),建立數(shù)據(jù)庫,同時紙質(zhì)的資料也做相應(yīng)的錄入和歸類存檔。這樣積少成多,日積月累,數(shù)據(jù)庫的信息就越來越多,數(shù)據(jù)也越來越豐富,對供應(yīng)商的描述就更全面、細致、準(zhǔn)確。

        二、對供應(yīng)商信息進行整理,分類

        收集信息,建立的數(shù)據(jù)庫是需要進行整理,分類,歸納,總結(jié),才能體現(xiàn)出信息的價值。那怎樣來處理呢?比如按供應(yīng)商的屬地進行分類,同一地方的歸類在一起,這樣需要在某地選擇供應(yīng)商就非常清楚了。還可按產(chǎn)品來分類,同類型的產(chǎn)品,有幾個供應(yīng)商能提供,那就把能生產(chǎn)同類產(chǎn)品的廠家放在一起,從需求的角度來去舍,是以價格優(yōu)先就比價格,以質(zhì)量優(yōu)先就比質(zhì)量,以進度優(yōu)先就比進度,再兼顧別的方面,還可以用一定的權(quán)重和占比,進行定量的比較,得分高的就是最滿足要求的。當(dāng)然還可根據(jù)企業(yè)的規(guī)模,市場占比,信譽,服務(wù)等進行分類,把各種分類情況分門別類,歸類總結(jié)起來,在選擇時就非常清晰。

        三、對供應(yīng)商實行動態(tài)管理,增加對供應(yīng)商的考核和獎懲,加強對供應(yīng)商的績效考評

        (1)供應(yīng)商的情況并不是一成不變的,所以每隔一段時間,就要進行更新,有法人、經(jīng)營狀況的變化,也有生產(chǎn)轉(zhuǎn)型升級,更有舊產(chǎn)品的停產(chǎn)替換,也有新產(chǎn)品的誕生,以及市場風(fēng)向的變化。每年更新一次是必不可少的。對隨時發(fā)生的變化,也應(yīng)及時更新,這樣供應(yīng)商的資料才是真實可靠的。

        (2)供應(yīng)商的績效考評可以科學(xué)客觀的反映供應(yīng)商的運作情況,考評內(nèi)容可以從交貨價格、供貨質(zhì)量、交貨時間、服務(wù)水平等多方面入手。

        價格指標(biāo)是選擇供應(yīng)商必需考慮的關(guān)鍵因素,對降低成本的作用極其顯著。供應(yīng)商提供的報價以及在批量采購中,供應(yīng)商給出的折扣價格是供應(yīng)商績效評價中最重要的指標(biāo),

        質(zhì)量指標(biāo)是對供應(yīng)商績效考評的一項最基本的也是非常重要的指標(biāo),包括來料批次合格率、來料在線報廢率、來料抽檢缺陷率。此外,還包括供應(yīng)商有沒有實施良好的質(zhì)量控制辦法,是否通過了相關(guān)質(zhì)量體系認證,或者供應(yīng)商的質(zhì)量體系審核是否達到一定的水平等。對產(chǎn)品質(zhì)量的評價主要通過產(chǎn)品合格率來評價,即在一定期間內(nèi)合格產(chǎn)品數(shù)量占采購總量的百分比。除此之外,使用單位反饋的產(chǎn)品質(zhì)量情況,也是衡量產(chǎn)品質(zhì)量的一個重要因素。

        時間指標(biāo)包括交貨周期、準(zhǔn)時交貨率、訂單變化接受率等,以及供應(yīng)商供應(yīng)產(chǎn)品的最低庫存量、供應(yīng)商的物流體系水平、供應(yīng)商應(yīng)急交貨的水平等。供應(yīng)商的交貨情況直接影響到企業(yè)的生產(chǎn)運作計劃,主要通過到貨及時率來衡量,到貨及時率為供應(yīng)商按時交貨次數(shù)與總次數(shù)的百分比。供應(yīng)商的生產(chǎn)力和管理水平比較高的話它能夠接受的訂單增加,接受率就會相應(yīng)的增加,而在供貨出現(xiàn)問題的時候供應(yīng)商的反應(yīng)快慢和處理能力將會影響其訂單接受率的大小。

        服務(wù)指標(biāo)包括實施服務(wù)、培訓(xùn)服務(wù)、維護服務(wù)、售前服務(wù)和售后服務(wù)。服務(wù)指標(biāo)是考核供應(yīng)商在支持、配合與服務(wù)方面的表現(xiàn)。和經(jīng)濟指標(biāo)一樣,主要是檢查供應(yīng)商對訂單、交貨、質(zhì)量投訴等反應(yīng)是否迅速、及時,答復(fù)是否完整,能否和本企業(yè)進行有效的溝通,共同改進生產(chǎn)經(jīng)營活動,是否主動和本企業(yè)進行交流和合作,共同解決或預(yù)防問題,參與項目和產(chǎn)品的研發(fā)工作等。

        (3)對供應(yīng)商進行考核.日??己耸且粋€很重要的環(huán)節(jié)。對平時與供應(yīng)商的發(fā)生的業(yè)務(wù)進行記錄,追蹤,發(fā)生的各種情況都備案。優(yōu)良與否作個初步的評價。

        對重要的供應(yīng)商應(yīng)進行月度考評,采購部門和質(zhì)量部門聯(lián)手進行考評,主要考評貨物合格率、交貨期,評分不合格的限期整改,整改合格后可以繼續(xù)合作,整改不合格的就暫停采購,直至整改合格,否則今后就都取消合作。

        對所有供應(yīng)商進行年度綜合考評。由質(zhì)量部門、采購部門、使用部門的人員組成考評小組,考評標(biāo)準(zhǔn)由質(zhì)量部門擬定,對供應(yīng)商進行整體、全面的評價,并打出分數(shù)。根據(jù)得分將供應(yīng)商分級,對于高級別的供應(yīng)商在下一年度采購時給予時間、數(shù)量上的優(yōu)惠政策,對于低級別的供應(yīng)商適量降低采購量并要求整改。

        (4)建立有效的獎勵和懲罰機制,結(jié)合對供應(yīng)商的績效評價建立一些獎勵、懲罰機制十分必要。這樣既有利于維持供應(yīng)商合作的積極性和穩(wěn)定性,又有利于保持供應(yīng)商的比較優(yōu)勢和實現(xiàn)供應(yīng)商的最大價值,從而使供應(yīng)商以更快的速度,更好的質(zhì)量,更低的成本為企業(yè)提供產(chǎn)品和服務(wù)。在獎勵和懲罰機制的設(shè)計上,體現(xiàn)公平、一致的原則。一般來說,獎勵和懲罰機制的指標(biāo)包括價格的降低、產(chǎn)品質(zhì)量的改善、交貨及時率的提高、服務(wù)質(zhì)量的改善等。獎勵措施采用訂單激勵,榮譽激勵等方法。把評價結(jié)果及時反饋給供應(yīng)商,和供應(yīng)商一起探討問題產(chǎn)生的根源,并采取相應(yīng)的措施予以改進。對不符合標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商應(yīng)該采取嚴厲的懲罰措施。通過獎懲措施可以開發(fā)供應(yīng)商的潛在能力,變消極為積極,同時營造出良性的競爭環(huán)境。

        四、建立健全供應(yīng)商評價體系

        評價體系即是一種比較完善的系統(tǒng),在采購物資前就要做好對供應(yīng)商的評價,在采購過程中,也一直在追蹤進行,實時進行評價,在采購結(jié)束后還需進行后評價。

        (1)采購物資前的評價

        在物資采購之前進行價格成本構(gòu)成分析,不僅要分析產(chǎn)品在生產(chǎn)過程的成本,而且要分析在整個壽命周期,包括使用成本、維護成本、培訓(xùn)費用及殘值分析,同時對目前的市場狀況和經(jīng)濟狀況進行分析和預(yù)測,將總成本控制在合理的水平。同時滿足審計、招標(biāo)、內(nèi)控的要求,充分利用供應(yīng)量化考核結(jié)果,對供應(yīng)商進行選擇時就做到了心中有數(shù)。

        (2)采購過程中的評價

        在采購過程中,對于所有供應(yīng)商進行定期和不定期的評價,也及時對新的供應(yīng)商進行評價。而評價的頻率大小則是與供應(yīng)商的不同而不同,針對重要物資的供應(yīng)商和一般性供應(yīng)商,則需要按實際情況確定評價周期,評分合格者將會繼續(xù)予以采購,反之則取消與供應(yīng)商的合作關(guān)系。常規(guī)的月度評價和年度綜合評價需持續(xù)進行。評價之后進行級別的劃分,通常是A、B、C 三個級別。劃分為A級的供應(yīng)商是評價比較好的一組,將會在下次給予采購的優(yōu)先權(quán),采購數(shù)量以及付款時間上都會有優(yōu)先;評分為B級的供應(yīng)商屬于符合標(biāo)準(zhǔn)的一組,將會在下次合作中獲得機會;而針對評分為C級供應(yīng)商,就是產(chǎn)品質(zhì)量或者是服務(wù)欠佳的一組,需要予以反饋整改信息,并減少對其進行采購。

        (3)采購結(jié)束后的評價

        評價指標(biāo)的應(yīng)用,就解決了不太準(zhǔn)確的問題,對已經(jīng)完成的物資采購,在后評價時可以采用較為準(zhǔn)確的定量方法,物資供應(yīng)部門組織各專業(yè)部門按照物資類別或品種,按照供應(yīng)商整體實力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨、服務(wù)、供應(yīng)份額等多個方面對供應(yīng)商進行量化評分。權(quán)重可根據(jù)實際情況自行設(shè)定,例如計算公式如下:供應(yīng)商業(yè)績得分=(整體實力評分×20%)+(質(zhì)量評分×20%)+(價格評分×25%)+(交貨評分×10%)+(服務(wù)評分×10%)+(供應(yīng)金額評分×15%)±供應(yīng)商獎懲評分。這樣每個供應(yīng)商單項指標(biāo)的分值乘以該單項指標(biāo)的權(quán)重即得到其該項指標(biāo)的得分,所有單項指標(biāo)得分之和即為該供應(yīng)商的綜合得分。按照得分結(jié)果可分為幾個分數(shù)段建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫,對供應(yīng)商進行分類管理。例如80分以上為合格供應(yīng)商,這部分供應(yīng)商可以考慮作為戰(zhàn)略供應(yīng)商進行長期合作;60-79分為需持續(xù)考核供應(yīng)商,對這部分供應(yīng)商應(yīng)不斷督促其改進;60分以下為不合格供應(yīng)商,應(yīng)踢除供應(yīng)商隊伍。

        (4)除了評價體系的建立之外,企業(yè)還應(yīng)每隔時間段就為供應(yīng)商提供面授或資料學(xué)習(xí)的培訓(xùn)機會,讓他們對企業(yè)的物資質(zhì)量相關(guān)要求和企業(yè)的一些變動進行了解,由此實時的改進和完善自己的產(chǎn)品。

        (5)供應(yīng)商的管理與維護

        企業(yè)應(yīng)加強與供應(yīng)商之間的聯(lián)系,應(yīng)改變觀念,不單純的注重利益競爭,將供應(yīng)商放在自己的對立面上,要從長遠的角度出發(fā),秉持可持續(xù)發(fā)展的原則,建立起互助合作的關(guān)系,實現(xiàn)共享。采購方在考慮自身利益最大化的同時也可以兼顧到其他成員的利益,比如說可以對供應(yīng)商提供利益激勵,促進其積極性,雙方共贏,以此來建立良好的長期合作關(guān)系。

        五、供應(yīng)商的選擇

        在上述工作都很充分的情況下,對供應(yīng)商的選擇就不是簡單憑主觀經(jīng)驗進行,而是客觀、公正、科學(xué)的。同時需要具備專業(yè)的物資采購知識的工作人員參與其中,同時利用現(xiàn)代化的采購硬軟件設(shè)備以及相應(yīng)的辦公自動化工具。采購人員就能針對需要采購的物資進行系統(tǒng)、科學(xué)的選擇。

        對供應(yīng)商的選擇可以用定性和定量兼顧的原則.定性方法主要有:直觀判斷法、招標(biāo)選擇和協(xié)商選擇法。定量分析法則是采購成本比較法等等。

        在供應(yīng)商數(shù)量的選擇上應(yīng)注意盡量不要只選擇一家供應(yīng),應(yīng)多發(fā)展幾家供應(yīng)商,合理分配各家供應(yīng)商的供應(yīng)份額,最大程度上獲得供應(yīng)商的優(yōu)惠,這樣不僅能夠保證采購物資的供應(yīng)數(shù)量、質(zhì)量,又能夠有效的降低采購成本,所選擇的供應(yīng)商數(shù)量以三到四家為宜。

        選擇供應(yīng)商的方式,采購方式按照各種采購特點可以分為招標(biāo)采購和非招標(biāo)采購,詳細來說又有公開競爭性招標(biāo)采購、有限競爭性招標(biāo)采購、詢價采購和直接簽訂合同采購,各種方式均有優(yōu)缺點,在選擇方式上我們可以將多種采購方式組合使用,這樣不僅有利于提高采購的質(zhì)量和效率,同時對于控制采購成本也十分有效。建議首先在已經(jīng)建立的合格供應(yīng)商名錄中選擇。

        六、結(jié)束語

        科學(xué)合理選擇供應(yīng)商,是供應(yīng)商管理工作規(guī)范運行的落實,是供應(yīng)商管理制度的貫策。是做好科學(xué)理性采購工作的保障??己艘粤炕种禐槌叨龋P(guān)鍵在于客觀性、可量化性、公開性,避免了定性評價工作的主觀性和隨意性,降低了物資供應(yīng)工作人員工作的難度和阻力,使物資采購工作做到公開透明,使供應(yīng)商隊伍素質(zhì)不斷提高,并與之建立起長期穩(wěn)定的合作共贏關(guān)系,使其成為企業(yè)發(fā)展忠誠的合作伙伴。供應(yīng)商的合理選擇可以為企業(yè)減少浪費,降低成本,節(jié)約資金,創(chuàng)造效益起到實實在在的作用。

        參考文獻:

        [1]郭克紅 李謙 供應(yīng)商管理系統(tǒng)的研究與實現(xiàn) [J] 現(xiàn)代制造工程,2006(12).

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        作者簡介:游智君(1964-),女,重慶人,學(xué)士,工程師,現(xiàn)就職于西南應(yīng)用磁學(xué)研究所。

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