毛麗嬌

農(nóng)業(yè)檔案是指在農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動中形成的具有保存與利用價(jià)值的文字材料、計(jì)算材料、圖表等農(nóng)業(yè)資源，是農(nóng)業(yè)生產(chǎn)研究的真實(shí)性記錄。隨著科技的不斷發(fā)展，我國農(nóng)業(yè)事業(yè)也發(fā)展到了新的階段，在這個(gè)階段需要將提高將農(nóng)業(yè)檔案管理工作的效率放到首要位置，充分意識到檔案管理工作的意義以及重要性，并從創(chuàng)新的角度出發(fā)完善管理模式、提升管理質(zhì)量。

1、農(nóng)業(yè)檔案管理中存在的問題

我國是一個(gè)農(nóng)業(yè)大國，農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動是市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主要推動力。在農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動中，農(nóng)業(yè)檔案的保存與管理為后續(xù)的農(nóng)業(yè)生產(chǎn)以及科研活動有效開展提供著豐富的有效性、指導(dǎo)性、參考性資源?，F(xiàn)如今，我國農(nóng)業(yè)檔案管理工作已經(jīng)有了不錯(cuò)的發(fā)展，但在發(fā)展進(jìn)程中也出現(xiàn)了一些不可避免的問題，主要包括了以下三個(gè)問題：

①農(nóng)業(yè)檔案利用率越來越低

農(nóng)業(yè)檔案管理所保存的資料記錄了大量的農(nóng)業(yè)活動分析數(shù)據(jù)以及研究數(shù)據(jù)，對農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有著即時(shí)性指導(dǎo)作用。但目前大部分縣級基層檔案管理單位的工作側(cè)重點(diǎn)放在了保管檔案上，忽略了農(nóng)業(yè)檔案的研究價(jià)值以及利用價(jià)值，大量的農(nóng)業(yè)研究成果被擱置起來，在實(shí)踐活動中的利用率越來越低。

②制度缺陷造成檔案文件流失

農(nóng)業(yè)檔案文件流失是管理工作面臨的一項(xiàng)重大問題，這一問題的形成原因主要分為三個(gè)方面。第一，部分管理部門對農(nóng)業(yè)檔案的重視程度不夠，沒有制定完整且有效的管理體系來加強(qiáng)對農(nóng)業(yè)檔案的保護(hù)與利用;第二，管理工作人員沒有形成及時(shí)整理資料的習(xí)慣，不能第一時(shí)間將新的農(nóng)業(yè)檔案進(jìn)行歸檔與整理;第三，有些工作人員為了一己私欲將具有研究價(jià)值的農(nóng)業(yè)檔案換取給他人，造成檔案丟失。

③檔案管理人員綜合能力不高

新時(shí)代背景下，農(nóng)業(yè)檔案管理工作對人員的能力需求越來越高，不僅要求相關(guān)管理人員具有一定的專業(yè)知識以及技能，還要求管理人員具有創(chuàng)新式的管理理念以及管理意識，并且能夠熟練使用現(xiàn)代信息設(shè)備。但目前農(nóng)業(yè)檔案管理部門的管理人員綜合能力參差不齊，部分人員甚至不清楚管理工作要點(diǎn)以及需求，在工作過程中也只是依靠淺薄的知識來進(jìn)行檔案管理，形成敷衍了事的工作狀態(tài)。

2、提高農(nóng)業(yè)檔案管理效率的有效措施

①完善農(nóng)業(yè)檔案管理制度

“無規(guī)矩不成方圓”，健全的管理制度與管理體系對農(nóng)業(yè)檔案管理工作的高效進(jìn)行有著積極的促進(jìn)作用。針對當(dāng)前的檔案管理工作情況，相關(guān)管理部門應(yīng)當(dāng)遵循科學(xué)合理、簡潔實(shí)用、嚴(yán)格約束的原則，結(jié)合當(dāng)?shù)氐膶?shí)際情況來建立并完善檔案管理制度，例如管理單位可以以實(shí)際情況為準(zhǔn)加強(qiáng)實(shí)行“責(zé)任到人”的管理制度，將檔案管理工作中的每一環(huán)節(jié)、每一步驟、每一要點(diǎn)進(jìn)行明確劃分，每個(gè)管理工作人員根據(jù)工作需求以及工作職責(zé)嚴(yán)格地完成自己的工作，并對自身的工作負(fù)責(zé)到底，這樣在管理工作出現(xiàn)問題時(shí)能夠準(zhǔn)確定位并追究相應(yīng)人員的職責(zé)。這種責(zé)任制的檔案管理制度，一方面可以增強(qiáng)管理工作人員對農(nóng)業(yè)管理的重視度以及責(zé)任心，另一方面可以及時(shí)對檔案管理工作中的問題進(jìn)行處理和補(bǔ)救，進(jìn)一步提升管理工作質(zhì)量。除此以外，在完善農(nóng)業(yè)管理制度的基礎(chǔ)上要對管理工作方式進(jìn)行優(yōu)化，合理規(guī)范農(nóng)業(yè)檔案的分類劃分、整理統(tǒng)計(jì)、有效存儲等方面工作，在規(guī)劃化以及合理化的引導(dǎo)下實(shí)現(xiàn)提升農(nóng)業(yè)檔案管理工作效率的目標(biāo)。

②強(qiáng)化現(xiàn)代信息化檔案管理模式

隨著經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)在人們?nèi)粘Ｉ钜约奥殬I(yè)工作中的應(yīng)用越來越廣泛，農(nóng)業(yè)檔案管理相關(guān)工作也應(yīng)當(dāng)合理應(yīng)用現(xiàn)代化信息設(shè)備，增強(qiáng)管理人員的綜合能力，從而進(jìn)一步提升農(nóng)業(yè)檔案管理效率。例如，為了避免出現(xiàn)農(nóng)業(yè)檔案丟失引起的農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動材料資源不足等問題，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)科學(xué)地利用現(xiàn)代信息技術(shù)將文字性的紙質(zhì)資料以數(shù)字信息的形式備份下來，再按照一定的分類方式進(jìn)行排序、整理以及儲存，以便于迅速地為所需人員提供農(nóng)業(yè)資料。此外，還應(yīng)當(dāng)提升農(nóng)業(yè)檔案管理工作人員熟練應(yīng)用現(xiàn)代化設(shè)備的能力，管理單位可以開展技術(shù)性的培訓(xùn)課程，鼓勵(lì)所有管理人員積極參加課程培訓(xùn)，并對受培訓(xùn)人員的能力水平進(jìn)行定期測試，從而使他們能夠合理應(yīng)用現(xiàn)代化設(shè)備來提升工作質(zhì)量以及工作效率。只有將檔案管理設(shè)備與檔案管理人員能力進(jìn)行同步提升，才能更好的實(shí)行現(xiàn)代信息化檔案管理模式，進(jìn)而提升管理工作效率。

③提升管理人員的核心素養(yǎng)

檔案管理工作人員的核心素養(yǎng)也是影響檔案管理效率的重要因素。檔案管理人員一定要以強(qiáng)烈的責(zé)任意識以及服務(wù)意識來展開檔案管理工作，并以積極的心態(tài)以及充分的熱情投入工作，同時(shí)要與各個(gè)管理部門之間相互配合、相互合作，共同提升農(nóng)業(yè)檔案管理效率。首先，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)能夠深入農(nóng)業(yè)前線，主動地搜集農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動中的檔案資料以及有效信息，以此來豐富并完善農(nóng)業(yè)檔案的資源;其次，檔案管理人員一定要協(xié)調(diào)自身的管理能力以及管理意識，及時(shí)處理各農(nóng)業(yè)中心產(chǎn)生的檔案資料，并將檔案資料進(jìn)行分類與歸檔，完整保存在檔案室里;最后，為了增強(qiáng)檔案管理人員的工作積極性，管理單位應(yīng)當(dāng)制定“績效式”的獎(jiǎng)罰制度，擬訂相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)來對管理人員的工作情況進(jìn)行評價(jià)與打分，超出標(biāo)準(zhǔn)的人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的人員進(jìn)行批評，在壓力與動力的共同驅(qū)使下能夠充分調(diào)動管理人員的工作熱情。除此以外，管理單位還可以舉辦“經(jīng)驗(yàn)分享”等活動，讓有管理經(jīng)驗(yàn)的工作人員在活動上分享適用的管理技巧以及高效的管理方法，其他工作人員尤其是新入職的員工可以從中汲取到豐富的知識以及經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而完善自身的綜合能力。

綜上所述，當(dāng)前形勢下提高農(nóng)業(yè)檔案管理效率是新時(shí)期檔案管理發(fā)展的必然需求，管理單位應(yīng)當(dāng)從完善農(nóng)業(yè)檔案管理制度、強(qiáng)化現(xiàn)代信息化檔案管理模式、提升管理人員的核心素養(yǎng)等方面做起，增強(qiáng)農(nóng)業(yè)檔案管理水平，保證檔案管理工作規(guī)范、科學(xué)、有效地開展，并使農(nóng)業(yè)檔案在新時(shí)代背景下得到有效的開發(fā)和利用。

（作者單位：135200吉林省白山市靖宇縣三道湖鎮(zhèn)農(nóng)經(jīng)服務(wù)中心）