王麗君

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館 ? 信息化管理 ? 數(shù)字資源 ? 發(fā)展趨勢

對檔案進(jìn)行信息化管理可以將工作變得更加便捷，摒棄了以往的紙質(zhì)文件也能夠讓工作更加符合環(huán)保的理念。建設(shè)數(shù)字檔案館就是實現(xiàn)信息化管理的必經(jīng)之路，因此有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)加大對該問題的重視程度。建設(shè)工作雖然能推動我國的信息化進(jìn)程，但是在工作中仍存在許多問題有待解決，所以不斷探究如何合理地進(jìn)行建設(shè)工作并總結(jié)經(jīng)驗是目前主要的發(fā)展趨勢。

一、數(shù)字檔案館的主要特征

（一）數(shù)字資源量大

數(shù)字檔案館中的數(shù)字資源是十分龐大的，遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)的檔案管。這主要是由于在數(shù)字檔案館中，資源的來源比較廣泛，可以是來自于各個領(lǐng)域的。同一種數(shù)字資源可以使用不同的格式來保存，這也增加了整體的數(shù)據(jù)量，數(shù)據(jù)的異構(gòu)性在此有了比較直觀地表現(xiàn)。其最主要的原因還是在于信息化管理幾乎不受到空間的限制，因此可以最大限度地存儲數(shù)據(jù)。

（二）具有一定的開放性

檔案的信息化管理可以使信息的傳輸與共享變得更加便捷，使信息可以更好地進(jìn)行互通。檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸與共享，這樣就可以不受到環(huán)境的限制，隨時都能將信息傳輸?shù)礁鱾€終端上，同時也能使用移動終端進(jìn)行檔案查詢。如果在終端之間構(gòu)成了完整的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和信息系統(tǒng)，就可以實現(xiàn)文字、語音、數(shù)據(jù)、圖像等信息傳輸、信息處理以及信息共享。檔案管可以通過網(wǎng)絡(luò)對用戶提供更多樣化的服務(wù)，同時增加了信息的來源，使數(shù)字資源量被進(jìn)一步擴(kuò)充。

（三）技術(shù)的依賴性

數(shù)字檔案館比較依賴相關(guān)的信息技術(shù)，也是這些技術(shù)的應(yīng)用使檔案館的管理與以往發(fā)生了性質(zhì)上的變化。如果信息技術(shù)達(dá)不到要求，那么檔案館必然會在運營過程中出現(xiàn)很多問題。同時隨著技術(shù)的提升，檔案館也必然會隨之不斷發(fā)展，最終達(dá)到較高的信息化水平。

二、我國數(shù)字檔案館建設(shè)中存在的問題

（一）缺乏成熟理論的指導(dǎo)

檔案的載體形式在不斷發(fā)生變化，優(yōu)勢是當(dāng)與傳統(tǒng)檔案有著性質(zhì)上區(qū)別的電子檔案出現(xiàn)后，如何對其進(jìn)行管理就成為了我們需要關(guān)注的問題。電子檔案可以劃分為很多種類，例如圖紙、文字等，這些都屬于新型檔案，我國尚沒有相對完善的關(guān)于此類檔案的理論指導(dǎo)。在不能明確這些檔案的具體特性的前提下，我們無法采取比較完備的措施來保存，這就導(dǎo)致了在該過程中有很多重要的信息由于保存不當(dāng)而出現(xiàn)了丟失以及泄露的情況。因此，我們目前迫切需要完善當(dāng)前的理論指導(dǎo)，并對新型檔案進(jìn)行更加深入的研究。目前我國已經(jīng)針對這個問題開展了相應(yīng)的研究工作，但是仍然在理論階段止步不前，且缺少重要的實踐經(jīng)驗，不能對檔案館的建設(shè)工作起到重要的指導(dǎo)作用。除此之外，關(guān)于建設(shè)問題的研究項目數(shù)量也并不多，這也是導(dǎo)致了目前窘?jīng)r的出現(xiàn)。

（二）缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃與標(biāo)準(zhǔn)

數(shù)字檔案館建設(shè)對于檔案事業(yè)的發(fā)展有著不可以替代的推動作用，因此有關(guān)部門對此問題始終保持高度重視，并采取多項積極的措施。近些年有跟多該方面的專家開展了對建設(shè)問題的研究，也在各方面取得了一定進(jìn)展。但在實際工作中我們可以發(fā)現(xiàn)，建設(shè)仍然停留在從理論到實踐的探究階段，依然沒有對于整體建設(shè)工作的規(guī)劃，因此距離這項工作在全國被實施仍然有一條很長的道路需要走。當(dāng)前的情況主要是由于資金、人才等多方面資源的短缺，同時各部門在該問題上缺少密切的夠用，也沒有達(dá)成實際共識，因此建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)很難進(jìn)行統(tǒng)一。

（三）信息安全問題

隨著信息數(shù)量不斷增加，如何將信息進(jìn)行長時間的保存就成為了目前主要的研究課題，而由于相應(yīng)技術(shù)的落后，信息的壽命仍然被限制在較短的時間內(nèi)。隨著技術(shù)的發(fā)展，計算機(jī)的軟硬件也在不斷發(fā)生變化，這也就意味著信息的存儲環(huán)境會以較快的速度發(fā)生改變。當(dāng)信息處于這種環(huán)境時，其真實性、兼容性都很難得到保證。除此之外，檔案中具有大量的信息，這些都是不能被他人獲取并且受到法律保護(hù)的。但是在檔案管理的過程中必然需要將一些數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，在傳輸過程中容易面臨安全問題。如果在網(wǎng)絡(luò)傳輸時不能采取合理的保護(hù)措施，就有信息泄露的風(fēng)險。目前有很多不法分子通過盜取檔案信息來獲取利益，這些信息很可能被販賣或者非法利用，這會造成十分不良的影響。除此之外，因此，信息安全問題是目前比較嚴(yán)重的問題之一，也是很容易產(chǎn)生嚴(yán)重后果的潛在威脅。

三、我國數(shù)字檔案館建設(shè)的對策研究

（一）檔案部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

當(dāng)前建設(shè)工作最需要的就是一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，該標(biāo)準(zhǔn)是作為在建設(shè)過程需要被執(zhí)行的規(guī)范，同時也是有關(guān)單位在進(jìn)行很多工作時所需要的參考與依據(jù)。首先應(yīng)當(dāng)進(jìn)行技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)，該標(biāo)準(zhǔn)決定了在數(shù)字檔案館建設(shè)時所涉及的技術(shù)事項進(jìn)行規(guī)范，其中包括基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、檢測標(biāo)準(zhǔn)、安全標(biāo)準(zhǔn)等，這些都是在建設(shè)過程中需要參考的。標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)還應(yīng)當(dāng)包含組織標(biāo)準(zhǔn)，可以對相關(guān)活動的組織進(jìn)行規(guī)范。在制定這些標(biāo)準(zhǔn)時都需要考慮到我國的實際情況以及數(shù)字檔案館本身存在的特征，以及在日后工作中應(yīng)當(dāng)注意的事項。在制定過程中需要參考國際通用標(biāo)準(zhǔn)，以保證其內(nèi)容符合當(dāng)前的社會需要。不可否認(rèn)的是，我國在標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)方面十分落后，這無疑給建設(shè)工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。但也是在督促有關(guān)部門加快建設(shè)的腳步。

（二）加強(qiáng)數(shù)字檔案信息資源建設(shè)

信息資源的建設(shè)實現(xiàn)檔案館競爭力提升的主要措施，也是建設(shè)工作中重要的環(huán)節(jié)之一。當(dāng)前檔案館中的數(shù)字檔案一部分是對紙質(zhì)檔案使用數(shù)字化處理后獲得的，其本質(zhì)的變化來源于載體的轉(zhuǎn)變。還有一部分檔案是使用計算機(jī)生成的，或是對同類檔案進(jìn)行二次處理獲得的。檔案館在收錄這些檔案時，應(yīng)當(dāng)同時附加與其相關(guān)的信息，擴(kuò)充信息資源。同時將大量的信息進(jìn)行整理與分類，還有助于挖掘數(shù)據(jù)的潛在價值，也可以更好地進(jìn)行數(shù)據(jù)共享。

（三）加強(qiáng)檔案信息安全保護(hù)

為了保障檔案信息的安全，應(yīng)當(dāng)使用安全性較高的系統(tǒng)，避免過程中出現(xiàn)信息的丟失、泄露等情況。一般來講，系統(tǒng)內(nèi)部都有相應(yīng)的安全及防火墻設(shè)置選項，應(yīng)當(dāng)根據(jù)具體情況對其進(jìn)行設(shè)置。同時采取相應(yīng)的安全防范技術(shù)措施，讓檔案能夠處于安全的管理之下。建立安全防護(hù)系統(tǒng)可以很好地避免信息泄露問題，也能避免被非法修改。還可以建立防火墻來對檔案信息進(jìn)行保護(hù)，在保證連接網(wǎng)絡(luò)的同時不受到外來的影響。防火墻可以攔截一些可能存在隱患的信息以及一些異常的訪問要求，并采取相應(yīng)的防護(hù)措施，防止一些不法分子通過傳輸病毒或非法訪問等手段進(jìn)行破壞，也能拒絕外界人員的讀取要求。

四、結(jié)語

檔案管理信息化代表著我國的信息化建設(shè)已經(jīng)達(dá)到了一個新高度，同時數(shù)字檔案館的建設(shè)也成為了我國十分重視的項目之一。以往的檔案管理只限于對紙質(zhì)檔案的看管，而現(xiàn)在則是由專門的管理人員使用操作系統(tǒng)對檔案進(jìn)行管理，這種變化讓管理工作變得更加簡便，同時可以有效避免檔案在傳遞或者使用過程中出現(xiàn)丟失的問題。目前建設(shè)工作面臨著諸多問題，主要是理論不成熟、規(guī)范不明確等，這些都是由于我國該項目起步較晚，相信通過相關(guān)人員的不斷努力，可以讓建設(shè)工作更加完善。

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（作者單位：大慶市龍鳳區(qū)招生辦）