梁欣

【摘 要】檔案的收集與整理是企業(yè)檔案工作中的重要內(nèi)容，對(duì)企業(yè)檔案管理水平提高有著重要的價(jià)值作用。近年來，隨著企業(yè)檔案管理工作的不斷發(fā)展與進(jìn)步，其對(duì)檔案收集與整理的要求在不斷提高，隨著信息化、數(shù)據(jù)化在企業(yè)檔案工作中的不斷應(yīng)用，為企業(yè)檔案收集與整理工作帶來了新的發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)。當(dāng)前，很多企業(yè)在檔案收集與整理工作中仍然存在諸如收集效率低、質(zhì)量低。檔案歸納整理不及時(shí)等許多客觀問題。鑒于此：為了進(jìn)一步提高企業(yè)檔案收集與管理工作質(zhì)量，文章將重點(diǎn)探討檔案收集與整理工作中存在的問題及對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】檔案收集整理；問題；對(duì)策

檔案的收集與整理是企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)性工作，是保障企業(yè)檔案資料信息完整、真實(shí)的客觀需要。同時(shí)，做好檔案收集與整理工作對(duì)企業(yè)制定經(jīng)營(yíng)決策、戰(zhàn)略計(jì)劃制定等都有著現(xiàn)實(shí)的作用價(jià)值。在檔案收集與整理過程中，需要發(fā)揮出檔案管理人員的作用價(jià)值來，更需要相關(guān)技術(shù)的支持，只有這樣才能夠確保企業(yè)檔案收集與管理工作水平。但是，當(dāng)前很多企業(yè)在檔案收集與整理過程中仍然存在很多問題，從而影響并制約了企業(yè)檔案管理的科學(xué)化發(fā)展。

1、探討檔案收集與整理工作的特點(diǎn)

1.1檔案分類較多

企業(yè)的檔案收集與整理工作特點(diǎn)之一就是檔案的分類較多。在一個(gè)企業(yè)中，在檔案收集與整理過程中必須要做好對(duì)相關(guān)檔案的分類整理，這其中包括了企業(yè)的文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、業(yè)務(wù)檔案、基建檔案、人事檔案、設(shè)備檔案等等。而如果從記錄方式上來對(duì)檔案進(jìn)行劃分又可氛圍錄像檔案、文字檔案等等。所以檔案收集與整理工作一定要做好對(duì)檔案的分類歸檔工作，鑒于企業(yè)檔案種類繁多的特點(diǎn)，也為企業(yè)開展檔案收集與整理工作帶來了一定的挑戰(zhàn)。

1.2范圍廣

企業(yè)檔案收集與整理工作的另一個(gè)特點(diǎn)就是其涉及范圍比較廣，之所以這么說是因?yàn)?，企業(yè)開展檔案的收集與整理是對(duì)企業(yè)各項(xiàng)工作、各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的有價(jià)值的資料信息進(jìn)行收集與整理，因此，在這個(gè)過程中需要企業(yè)中各個(gè)部門的積極配合與參與。切不可出現(xiàn)只做好對(duì)一方面檔案資料的收集與整理，而忽視另一方面的情況，要做到檔案資料收集與整理的全覆蓋。而且隨著企業(yè)檔案工作在信息化、數(shù)字化方面的應(yīng)用不斷深入，企業(yè)的檔案收集與整理工作范圍將會(huì)進(jìn)一步的拓展與延伸。

2、分析檔案收集與整理工作中存在的常態(tài)問題

2.1檔案收集與整理不及時(shí)

當(dāng)前造成企業(yè)檔案收集與整理不及時(shí)的原因有很多，首先：在一些企業(yè)中，其他部門往往認(rèn)為檔案收集與整理是檔案管理部門的事情，與自己沒有任何的關(guān)系，因此，缺少主動(dòng)配合及參與熱情，往往就容易出現(xiàn)檔案資料移交給檔案管理部門不及時(shí)的情況。其次：檔案管理部門沒有指定出檔案收集與整理工作規(guī)章機(jī)制，從而導(dǎo)致檔案收集與整理工作雜亂無序，由于缺少對(duì)相關(guān)人員的管理與監(jiān)督，導(dǎo)致其在進(jìn)行檔案收集與整理過程中三天打魚，兩天曬網(wǎng)，對(duì)工作沒有緊迫感，造成檔案收集與整理不及時(shí)的情況發(fā)生。

2.2檔案室建設(shè)方面的問題

雖然隨著數(shù)字化檔案的不斷發(fā)展，很多企業(yè)已經(jīng)通過將檔案資料以數(shù)字化的形式儲(chǔ)存到計(jì)算機(jī)當(dāng)中了，但是在一些情況下，紙質(zhì)的檔案是無法代替的，所以像這些紙質(zhì)檔案的保存有一定的條件要求。其需要檔案庫房長(zhǎng)期保持恒溫恒濕等，避免檔案資料紙質(zhì)變質(zhì)，造成檔案信息損壞的問題。但是當(dāng)前很多企業(yè)往往忽視了對(duì)檔案庫房的建設(shè)及管理，這對(duì)開展檔案收集與整理工作是極為不利的。

2.3檔案收集與整理真實(shí)性與完整性無法保證

造成企業(yè)檔案資料收集與整理中檔案資料不真實(shí)、不完整的原因有很多。首先：作為檔案資料收集與整理的執(zhí)行者，檔案管理人員自身的失誤造成檔案資料不真實(shí)、不完整。一些檔案管理人員在進(jìn)行檔案收集與整理時(shí)，工作極不認(rèn)真，缺少對(duì)自身的嚴(yán)格要求。還有的是因?yàn)闄n案管理人員工作能力導(dǎo)致檔案收集與整理過程中檔案資料不真實(shí)，隨著數(shù)字化檔案管理的發(fā)展，要求檔案管理人員在進(jìn)行檔案資料收集與整理時(shí)要具備一定的信息化水平、數(shù)據(jù)處理能力等，而很多檔案管理人員由于不具備這方面能力，從而在實(shí)際的工作中無法保質(zhì)保量的對(duì)檔案資料進(jìn)行有效的收集與整理，從而出現(xiàn)檔案資料不真實(shí)完整的情況。其次：企業(yè)其他部門不積極配合檔案部門來完成檔案資料的收集與整理工作，從而造成檔案資料不真實(shí)的情況發(fā)生。如：在一些企業(yè)中，一些部門為了部門利益，自我利益等，往往會(huì)對(duì)檔案資料進(jìn)行作假。

3、探討如何做好檔案收集與整理工作

3.1加強(qiáng)宣傳、提高認(rèn)識(shí)

檔案收集與整理工作是企業(yè)檔案管理工作的重要內(nèi)容，也是企業(yè)管理規(guī)范化發(fā)展的有效保障。之所以會(huì)出現(xiàn)檔案收集與整理過程中檔案資料不真實(shí)完整等情況，往往是因?yàn)槿鄙賹?duì)檔案收集與整理工作認(rèn)識(shí)及重視導(dǎo)致的。所以，企業(yè)要做好對(duì)檔案收集與管理工作的宣傳，尤其要提高除了檔案管理部門以外企業(yè)其他部門對(duì)檔案收集與整理的認(rèn)識(shí)，從而在檔案收集與整理過程中這些部門才能夠積極主動(dòng)配合檔案管理部門開展收集與管理工作。從而在企業(yè)內(nèi)部逐步建立起良好的檔案收集與整理認(rèn)識(shí)氛圍，推動(dòng)其發(fā)展完善。

3.2加強(qiáng)對(duì)檔案收集與整理工作隊(duì)伍的建設(shè)

想要做好檔案收集與管理工作必然是離不開檔案人員的參與及支持的，因?yàn)樗麄兪沁@項(xiàng)工作的參與者與執(zhí)行者。首先：企業(yè)要做好對(duì)檔案人員的思想教育工作，定期的組織內(nèi)部檔案人員進(jìn)行學(xué)習(xí)與交流，提高檔案人員對(duì)檔案收集與管理工作的認(rèn)識(shí)，使其真正明白此項(xiàng)工作的重要性及內(nèi)涵。其次：做好對(duì)企業(yè)檔案從業(yè)人員的工作技能培訓(xùn)提升，針對(duì)當(dāng)前數(shù)字化檔案管理的不斷發(fā)展，要切實(shí)夯實(shí)檔案人員在信息化、數(shù)據(jù)化等方面的能力水平，從而為其開展檔案收集與管理工作打下基礎(chǔ)保障。

3.3建立健全檔案收集與整理工作管理機(jī)制

想要做好檔案收集與整理工作必須要完善機(jī)制才行。首先：企業(yè)在進(jìn)行檔案收集與管理工作時(shí)，要建立起統(tǒng)一的規(guī)章機(jī)制，建立檔案收集與整理的標(biāo)準(zhǔn)化流程，并督促檔案人員嚴(yán)格按照規(guī)章流程來開展檔案收集與整理工作。其次：加強(qiáng)對(duì)檔案收集與管理工作的技術(shù)投入，企業(yè)要拿出一定的資金來保障檔案收集與整理工作的信息化建設(shè)、數(shù)據(jù)化建設(shè)等，通過利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)相關(guān)技術(shù)來全面提高企業(yè)檔案收集與整理的效率與質(zhì)量。需要注意的是要對(duì)應(yīng)的建立起安全防護(hù)機(jī)制，保障企業(yè)檔案收集與整理的成果。最后：建立起相關(guān)保障機(jī)制，保障檔案收集與管理工作的順利實(shí)施，如：企業(yè)要不斷完善對(duì)檔案人員的監(jiān)督與管理機(jī)制，通過有效的監(jiān)督管理來保障其檔案收集與整理工作的科學(xué)性及規(guī)范性。

4、結(jié)語

鑒于檔案收集與管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要價(jià)值，所以文章對(duì)其的探討分析是具有非常大的現(xiàn)實(shí)意義的。希望通過文章對(duì)檔案收集與管理工作中存在的常見問題以及優(yōu)化建議分析，可以對(duì)企業(yè)開展檔案收集與管理工作提供到幫助作用。

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