龔彥華,雷敬炎,李 偉

(武漢大學(xué) 實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處,武漢 430072)

0 引 言

財(cái)政部、國(guó)家稅務(wù)總局、海關(guān)總署2016年聯(lián)合發(fā)布《關(guān)于“十三五”期間支持科技創(chuàng)新進(jìn)口稅收政策的通知》(財(cái)關(guān)稅〔2016〕70號(hào))、《關(guān)于公布進(jìn)口科學(xué)研究、科技開(kāi)發(fā)和教學(xué)用品免稅清單的通知》(財(cái)關(guān)稅〔2016〕72號(hào))，目的是深入貫徹落黨中央、國(guó)務(wù)院關(guān)于創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展戰(zhàn)略有關(guān)精神，發(fā)揮科技創(chuàng)新在全面創(chuàng)新中的引領(lǐng)作用。伴隨著國(guó)家政策的變化[1-4]，對(duì)學(xué)校進(jìn)口免稅科教用品的管理提出了越來(lái)越高的要求。

隨著高校事業(yè)的發(fā)展，我校近年來(lái)通過(guò)減免稅進(jìn)口的貨物量越來(lái)越大，平均每年的外貿(mào)代理業(yè)務(wù)超過(guò)500單，金額超過(guò)3 000萬(wàn)美元。如何有效管理進(jìn)口免稅科教用品，是管理部門(mén)需要認(rèn)真思考的問(wèn)題。在深入細(xì)致研究政策法規(guī)的基礎(chǔ)上，完善相關(guān)制度，改善管理辦法，提高工作水平、辦事效率，才能更好的為學(xué)校教學(xué)、科研服務(wù)[5-6]。

1 進(jìn)口免稅科教用品管理的工作現(xiàn)狀

我校進(jìn)口免稅科教用品的整個(gè)管理工作由兩個(gè)部門(mén)參與。采購(gòu)與招投標(biāo)管理中心負(fù)責(zé)采購(gòu)環(huán)節(jié)，與銷售商簽訂“訂貨及技術(shù)服務(wù)協(xié)議”，規(guī)定進(jìn)口貨物的型號(hào)、規(guī)格，運(yùn)輸方式，付款方式，預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等。實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處主要根據(jù)“訂貨及技術(shù)服務(wù)協(xié)議”條款，選擇外貿(mào)公司辦理相應(yīng)的免稅及進(jìn)口業(yè)務(wù)，同時(shí)對(duì)貨物在免稅進(jìn)口過(guò)程中進(jìn)行過(guò)程跟蹤及實(shí)施后續(xù)使用的監(jiān)管[7-8]。因此，免稅科教用品進(jìn)口管理的主要工作在于：

1.1 外貿(mào)代理公司的選擇

為保障學(xué)校免稅進(jìn)口業(yè)務(wù)的順利辦理，外貿(mào)代理公司的公司實(shí)力、服務(wù)質(zhì)量、業(yè)務(wù)能力是關(guān)鍵。因此，與學(xué)校合作的外貿(mào)代理公司必須首先滿足具有進(jìn)出口業(yè)務(wù)的經(jīng)營(yíng)資格、一定的注冊(cè)資金、主營(yíng)科教儀器、在本地工商部門(mén)登記等一系列基本條件。其次，學(xué)校也會(huì)定期對(duì)申請(qǐng)加入學(xué)校做外貿(mào)代理業(yè)務(wù)的公司進(jìn)行招標(biāo)篩選。外貿(mào)代理公司的實(shí)力、與高校合作的案例、用戶的滿意度等是篩選的基本原則。

1.2 進(jìn)口免稅業(yè)務(wù)的過(guò)程跟蹤

外貿(mào)代理公司受學(xué)校委托辦理減免稅進(jìn)口業(yè)務(wù)，包括與境外供貨商簽訂供貨合同，向主管海關(guān)申報(bào)減免稅貨物證明，在銀行開(kāi)立信用證，辦理貨后的報(bào)關(guān)、提貨等手續(xù)。對(duì)于捐贈(zèng)貨物，需要辦理接受捐贈(zèng)函。對(duì)于機(jī)電產(chǎn)品，需要辦理省機(jī)電產(chǎn)品進(jìn)口登記。對(duì)于軍民兩用產(chǎn)品，需要辦理國(guó)家商務(wù)部的最終用戶說(shuō)明[9-10]。外貿(mào)代理公司也在辦理這些手續(xù)過(guò)程中，可賺取一定的代理服務(wù)費(fèi)。

為掌握外貿(mào)代理公司的業(yè)務(wù)進(jìn)展，監(jiān)督辦理流程，學(xué)校必須規(guī)定某些環(huán)節(jié)的辦理時(shí)限，比如：委托代理協(xié)議的簽訂為5個(gè)工作日，供貨合同的簽訂為7～10個(gè)工作日等。并且要求外貿(mào)代理公司嚴(yán)格按照“訂貨及技術(shù)服務(wù)協(xié)議”規(guī)定的到貨日期供貨。同時(shí)，學(xué)校實(shí)行了月報(bào)表制度，要求外貿(mào)代理公司按照學(xué)校要求，每個(gè)月定期提供各公司的業(yè)務(wù)進(jìn)展以及需要協(xié)調(diào)的有關(guān)問(wèn)題等。學(xué)校進(jìn)口免稅業(yè)務(wù)的流程如圖1所示。

1.3 進(jìn)口后的后續(xù)監(jiān)管

由于免稅政策的特例性，免稅進(jìn)口科教用品按要求進(jìn)口后，還需要按照海關(guān)規(guī)定進(jìn)行后續(xù)的監(jiān)管[11]。目前，監(jiān)管期由原來(lái)的5年變?yōu)?年。在3年的監(jiān)管期內(nèi)學(xué)校做好2項(xiàng)工作：

(1)立卷歸檔。進(jìn)口免稅科教用品到貨后，特別是儀器設(shè)備都會(huì)按照學(xué)校相關(guān)要求組織驗(yàn)收工作[9]。驗(yàn)收合格后，及時(shí)做好了固定資產(chǎn)的建賬。同時(shí)免稅進(jìn)口科教用品按照自然年度，每一份項(xiàng)目都從供貨技術(shù)服務(wù)協(xié)議、委托代理協(xié)議、外貿(mào)合同、征免稅證明、報(bào)關(guān)單等依照進(jìn)口環(huán)節(jié)，將材料立卷歸檔，其中1.5萬(wàn)美元以上的檔案由學(xué)校檔案館保存。

圖1 學(xué)校免稅進(jìn)口業(yè)務(wù)流程圖

(2)使用情況檢查。學(xué)校對(duì)監(jiān)管期內(nèi)的儀器設(shè)備進(jìn)行了使用情況的不定期抽查，特別是大型儀器設(shè)備，每年進(jìn)行了使用效益考核的工作。檢查內(nèi)容包括是否做好使用登記，并按照法規(guī)要求是否有移作他用、轉(zhuǎn)移監(jiān)管地點(diǎn)或進(jìn)行其他違規(guī)操作等。與此同時(shí)，要求使用單位若有教學(xué)、科研用途需要移除監(jiān)管范圍的，必須及時(shí)報(bào)告使用原因，辦理海關(guān)審核批準(zhǔn)手續(xù)。根據(jù)每年的檢查情況，按照向地方海關(guān)提交“減免稅貨物使用狀況報(bào)告書(shū)”。

2 進(jìn)口免稅科教用品管理的問(wèn)題與難點(diǎn)

隨著進(jìn)口免稅業(yè)務(wù)的逐年增加，原有的工作方式已經(jīng)漸漸不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)的管理情況，造成了工作效率低下以及管理被動(dòng)的局面。主要表現(xiàn)在進(jìn)口業(yè)務(wù)過(guò)程跟蹤困難、業(yè)務(wù)檔案工作繁重這兩個(gè)方面：

(1)進(jìn)口業(yè)務(wù)過(guò)程跟蹤困難。每一筆免稅業(yè)務(wù)的辦理，依靠外貿(mào)代理公司去完成。期間任何環(huán)節(jié)的辦理狀況以及完成情況不僅管理人員需要外貿(mào)公司報(bào)告，用戶單位同樣是很被動(dòng)的去了解情況。管理人員不能有效的了解業(yè)務(wù)進(jìn)展，造成了工作被動(dòng)的局面。①往往業(yè)務(wù)的辦理存在困難時(shí)，管理人員從中花大量的時(shí)間和精力去通過(guò)外貿(mào)公司掌握詳細(xì)的進(jìn)展信息，并做出相應(yīng)的處理。②用戶單位過(guò)度的依賴管理人員的協(xié)調(diào)與溝通，增加了管理人員的工作復(fù)雜度。

(2)業(yè)務(wù)檔案工作繁重。免稅進(jìn)口業(yè)務(wù)的檔案要求管理人員按照規(guī)范整理。一份檔案有至少5份紙質(zhì)材料，每年幾百份外貿(mào)項(xiàng)目需要整理歸檔。紙質(zhì)檔案數(shù)量大，材料多。管理人員難以及時(shí)歸檔，資料容易丟失，同樣，在海量的紙質(zhì)檔案中翻查需要的材料也需要花相當(dāng)?shù)木Αn案工作是數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)，學(xué)?；蛏霞?jí)部門(mén)需要進(jìn)口免稅貨物的有關(guān)數(shù)據(jù)報(bào)表，也需要管理人員及時(shí)的統(tǒng)計(jì)計(jì)算。

3 進(jìn)口免稅科教用品管理工作的實(shí)踐

為了解決學(xué)校在進(jìn)口免稅科教用品管理中的問(wèn)題和難點(diǎn)，結(jié)合現(xiàn)階段學(xué)校的管理實(shí)際，使用信息化手段管理進(jìn)口免稅科教用品能事半功倍[12-13]。進(jìn)口免稅科教用品的管理工作是學(xué)校儀器設(shè)備管理工作的一部分，因此在學(xué)校儀器設(shè)備原有信息化系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，研發(fā)升級(jí)了“免稅進(jìn)口管理”平臺(tái)。通過(guò)該平臺(tái)的應(yīng)用與實(shí)踐，對(duì)進(jìn)口免稅管理工作進(jìn)行了有效的監(jiān)管。

3.1 過(guò)程跟蹤

通過(guò)管理平臺(tái)定義免稅進(jìn)口業(yè)務(wù)的關(guān)鍵工作流程，且限制每個(gè)工作流程完成時(shí)限。管理人員錄入“供貨及技術(shù)服務(wù)協(xié)議”的基本信息后，由系統(tǒng)分派給外貿(mào)代理公司，系統(tǒng)根據(jù)預(yù)設(shè)工作流程進(jìn)行每一個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)管。外貿(mào)代理公司業(yè)務(wù)員按照要求上傳指定的文件材料后才完成相應(yīng)環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)。用戶單位、管理人員、外貿(mào)公司經(jīng)理均可隨時(shí)登錄平臺(tái)掌握業(yè)務(wù)進(jìn)展。

平臺(tái)提供了彩燈提示和短信督辦的功能，用以督促外貿(mào)代理公司完成代理業(yè)務(wù)。鑒于關(guān)鍵環(huán)節(jié)有時(shí)間限制，因此，即將到期的關(guān)鍵環(huán)節(jié)采用黃燈警示，逾期的關(guān)鍵環(huán)節(jié)采用紅燈警示，外貿(mào)公司業(yè)務(wù)員對(duì)本公司的業(yè)務(wù)進(jìn)展也可以區(qū)分輕重緩急。同時(shí)，管理人員、用戶單位通過(guò)短信平臺(tái)觸發(fā)短信，提示外貿(mào)公司在某個(gè)流程上上需要加快辦理進(jìn)度(見(jiàn)圖2)。

圖2 進(jìn)口免稅管理過(guò)程跟蹤系統(tǒng)示意圖

3.2 交流平臺(tái)

在辦理免稅進(jìn)口的過(guò)程中，對(duì)于某些環(huán)節(jié)的具體問(wèn)題需要溝通協(xié)調(diào)才能更順利的完成進(jìn)口任務(wù)。系統(tǒng)提供了用戶單位、管理工作者、外貿(mào)公司業(yè)務(wù)員在內(nèi)的三方交流平臺(tái)。針對(duì)具體環(huán)節(jié)，任何一方均可以發(fā)起會(huì)話，提出問(wèn)題，并可以通過(guò)短信平臺(tái)督促對(duì)方盡快回復(fù)消息。透明公開(kāi)的交流，減少了管理人員以往從中協(xié)調(diào)的時(shí)間，也避免了原來(lái)由于溝通不透明造成的不必要的糾紛。將問(wèn)題通過(guò)交流平臺(tái)擺出來(lái)，從解決問(wèn)題的角度出發(fā)，更能提高辦事效率。

3.3 資料存檔

在跟蹤管理的過(guò)程中，每個(gè)環(huán)節(jié)均要求外貿(mào)代理公司上傳文件材料掃描件，另外，免稅進(jìn)口貨物到貨后，要求按時(shí)交齊所有的文件材料紙質(zhì)件[14]。同時(shí)，管理人員錄入包括貨物名稱、價(jià)格、型號(hào)、規(guī)格、生產(chǎn)國(guó)、訂貨單位、保管人等一系列基礎(chǔ)信息，并且在貨到驗(yàn)收合格后，基礎(chǔ)信息可以與“儀器設(shè)備管理系統(tǒng)”驗(yàn)收的貨物相匹配[15-16]存檔。因此，平臺(tái)保證了信息的完整性、全面性。對(duì)于學(xué)?；蛘呱霞?jí)部門(mén)要求的各類報(bào)表數(shù)據(jù)，可隨時(shí)篩選統(tǒng)計(jì)；管理者需要了解分析進(jìn)口業(yè)務(wù)，平臺(tái)同時(shí)提供了便捷查閱窗口。

3.4 考核評(píng)價(jià)

外貿(mào)代理公司的遴選不僅需要有公司實(shí)力、業(yè)績(jī)等保證，同時(shí)服務(wù)質(zhì)量、用戶滿意度也是衡量外貿(mào)代理公司的重要標(biāo)準(zhǔn)。管理平臺(tái)通過(guò)用戶星級(jí)評(píng)價(jià)、紅燈超期記錄、用戶投訴次數(shù)等幾個(gè)方面，通過(guò)三個(gè)方面的占比后綜合評(píng)分的方式，客觀考核了外貿(mào)代理公司的服務(wù)質(zhì)量。每年對(duì)外貿(mào)公司的服務(wù)質(zhì)量以及業(yè)務(wù)情況等綜合評(píng)分以及排名。

4 取得的成效

通過(guò)“免稅進(jìn)口管理”平臺(tái)的管理，使學(xué)校進(jìn)口科教用品管理工作更科學(xué)、更規(guī)范、更嚴(yán)謹(jǐn)。解決了設(shè)備管理部門(mén)對(duì)外貿(mào)合同流程的監(jiān)管，為訂貨單位、外貿(mào)公司提供了直觀、實(shí)時(shí)了解業(yè)務(wù)進(jìn)展的平臺(tái)。三方的相互交流起到了相互監(jiān)督與了解的作用，切實(shí)解決業(yè)務(wù)過(guò)程中的實(shí)際問(wèn)題，推動(dòng)學(xué)校進(jìn)口科教用品管理工作的良性發(fā)展。電子資料的歸檔，解決了以往資料繁雜、遺失、查閱費(fèi)時(shí)費(fèi)力的問(wèn)題，不論是用戶還是管理部門(mén)，都可以隨時(shí)調(diào)用資料，使工作更便捷、有效。更重要的是，通過(guò)系統(tǒng)可以直觀了解每一個(gè)外貿(mào)的業(yè)務(wù)進(jìn)展、外貿(mào)公司的服務(wù)情況，管理人員以此為依據(jù)，客觀地分配外貿(mào)業(yè)務(wù)，同時(shí)針對(duì)每家外貿(mào)公司年度業(yè)務(wù)的完成情況，對(duì)外貿(mào)公司的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)情況進(jìn)行了客觀的考核，為后續(xù)遴選外貿(mào)公司提供參考。

5 結(jié) 語(yǔ)

學(xué)校作為教學(xué)、科研單位，享受國(guó)家減免稅政策，進(jìn)口免稅科教用品的管理工作一方面是配合海關(guān)實(shí)施政策，另一方面也是學(xué)校管理部門(mén)服務(wù)于教學(xué)、科研任務(wù)。為了更好地執(zhí)行政策，服務(wù)學(xué)校，需要管理部門(mén)堅(jiān)持依法管理的基礎(chǔ)上，結(jié)合學(xué)校管理實(shí)際，從進(jìn)口免稅科教用品的各個(gè)管理環(huán)節(jié)入手，不斷完善運(yùn)行機(jī)制，利用信息化手段改善管理辦法，積極總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校進(jìn)口免稅科教用品的管理工作。