陳婧

摘要：隨著科學技術的快速發(fā)展，多媒體技術在檔案管理工作中越來越發(fā)揮重要作用，將多媒體技術引入到檔案日常管理工作中，不僅能夠提高檔案管理效率，同時還開拓了檔案管理工作的新方式。在本次論文中，將對多媒體背景下檔案管理工作現(xiàn)狀進行分析，分析多媒體應用于檔案管理工作中的方式，并且對當前多媒體檔案管理工作的缺陷進行分析，相應的提出改進對策，為提高多媒體技術在檔案管理工作中的應用效果起到參考。

關鍵詞：多媒體技術;檔案管理;創(chuàng)新發(fā)展

中圖分類號：G271 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2019）018-0055-02

一、前言

從我國當前的辦公室檔案管理工作來看，依然延續(xù)著傳統(tǒng)的檔案管理工作方式，使用人工記錄方式，以紙質檔案袋方式進行保存。傳統(tǒng)的檔案管理模式容易導致信息失真問題，后期的保管與查詢難度都相應較大，無法發(fā)揮檔案管理工作的作用。科學技術的快速發(fā)展，對檔案管理工作提出了更高的要求，為此檔案管理方式進行革新也將成為必然的發(fā)展趨勢。

二、多媒體技術概述

多媒體技術是通過計算機對多種媒體信息，例如圖形、文本、圖像、音頻、視頻等信息進行綜合處理，使得多種信息之間建立邏輯關系，形成交互系統(tǒng)網(wǎng)絡。媒體是多媒體技術的核心，而計算機技術是多媒體技術的實現(xiàn)基礎。多媒體技術的特點主要包括以下幾點：（1）多多功能性，上文所述，多媒體技術能夠處理各種類型的信息，包括文字、圖片、音頻及視頻等;（2）信息集成性。多媒體技術將各種媒體信息進行合成與處理，從而形成一個完整的信息體系，同時與這些媒體相關的設備進行集成處理;（3）媒體交互性。所謂媒體交互性是指用戶通過對各種媒體的處理加工，實現(xiàn)對多種媒體信息的有效控制;（4）實時性。多媒體信息將各種信息進行集合的過程中，音頻信息與時間是保持一致的，實現(xiàn)了實時記錄。為此在處理、保存及播放的過程中，要充分考慮時間性，順利的實現(xiàn)數(shù)據(jù)讀取與播放;（5）高品質。多媒體技術對各種信息的處理實現(xiàn)了數(shù)字化，提高了信息精確度，同時也提高了信息質量。

三、多媒體技術在檔案管理工作中的應用

在檔案管理工作中應用多媒體技術主要包括以下幾個方面：

1.通過多媒體技術對原始檔案進行數(shù)字化轉換

對于規(guī)模較大的企業(yè)，檔案資料類型繁多，如何實現(xiàn)多種類檔案資料的數(shù)字化管理成為檔案管理部門最為重要的內(nèi)容。為了順利實現(xiàn)已存檔及未存檔資料的數(shù)字化，要求檔案管理部門掌握數(shù)字化技術，各個地區(qū)的企業(yè)按照地區(qū)的數(shù)字化技術規(guī)范來對檔案資料的數(shù)字化轉化提供指導，通常是通過多媒體技術方式來實現(xiàn)原始檔案及資料的數(shù)字化轉變。

2.通過多媒體技術解決檔案大容量存儲問題

檔案管理的數(shù)字化最為主要的目的包括兩個方面，首先在于解決檔案存儲問題，第二就是擴大檔案的利用范圍，提高檔案利用效率。一般，紙質的檔案儲存所占據(jù)的空間較大，一般企業(yè)都會有專門的庫房來儲存檔案，這不僅占據(jù)了更多的資源，還加大了資料查找的難度，降低了檔案管理效果，檔案管理的數(shù)字化方式以其高效、高質的工作效果引起了人們的高度重視。通過硬盤、光盤等數(shù)字化存儲方式作為載體，將檔案信息存儲在這些數(shù)字化設備上，并且相應的建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，從而有效的克服了傳統(tǒng)檔案管理空間需求過大的問題，有效的提高了檔案管理工作的效率。與傳統(tǒng)的紙質檔案進行對比發(fā)現(xiàn)，硬盤、光盤等數(shù)字化存儲設備的存儲量大，搜索查找方便等優(yōu)勢，有效的提高了數(shù)字化檔案管理的重要意義。

3.通過多媒體技術為數(shù)字化檔案管理提供信息服務

傳統(tǒng)的檔案管理的信息服務通常都是使用圖表或者文字來展示的，但是通過多媒體技術為檔案管理工作提供的信息服務卻能夠實現(xiàn)文字、圖表、音頻、動畫與視頻等多種類型的結合，從而實現(xiàn)了檔案信息的一體化服務，充分滿足不同用戶的需求，給與用戶身臨其境的感受，提高了檔案信息效果。

4.多媒體技術用于復原損壞檔案文件

多媒體技術不僅在檔案管理與存儲方面發(fā)揮優(yōu)勢，同時還能夠對已破損的檔案文件進行復原。有些保存時間過長的檔案文件，由于保存不當，而出現(xiàn)了破損問題，但是卻能夠通過計算機通過圖形編輯來模擬原件的方式實現(xiàn)檔案資料的修復。

5.通過多媒體技術建設檔案應用系統(tǒng)

在數(shù)字化檔案管理背景下，計算機多媒體技術的發(fā)展能夠幫助建設檔案應用系統(tǒng)，具體包括以下幾種應用系統(tǒng)：

（1）檔案瀏覽系統(tǒng)：通過多媒體手段建立的檔案瀏覽系統(tǒng)，不僅能夠幫助用戶實現(xiàn)異地瀏覽檔案，同時用戶還可以自主選擇瀏覽檔案的方式，包括文字、視頻或者語音等多種形式，提高了檔案管理系統(tǒng)的交互性。

（2）聲像編輯制作系統(tǒng)：通過多媒體技術所建立的聲像編輯系統(tǒng)，實現(xiàn)了對需要歸檔的資料的處理，相應的形成文字、聲音及圖像等多種類型的檔案形式，并且還能夠實現(xiàn)后期的修改與刪減。

（3）信息查詢系統(tǒng)：信息查詢系統(tǒng)提高了檔案查詢的便利性，實現(xiàn)了與用戶之間的直接交流，較強的人機交互功能。系統(tǒng)所演示的檔案資料可以是文字等靜態(tài)的，同時也可以視頻等動態(tài)的。

（4）信息服務系統(tǒng)：通過多媒體信息所建立的交互式遠程信息服務系統(tǒng)是以電視作為載體，在電視上安裝數(shù)字控制設備。將電視連接人互聯(lián)網(wǎng)之后，用戶能夠根據(jù)自身的需求來選擇不同類型的檔案信息。檔案的數(shù)字化管理能夠向用戶介紹檔案，并且為用戶提供檔案信息引導。

（5）教育與培訓系統(tǒng)：該系統(tǒng)不僅能夠對檔案信息的利用效果實現(xiàn)改善與優(yōu)化，同時還能夠對員工開展教育培訓，實現(xiàn)了檔案教學的公共化，為教學提供更為廣闊的平臺。

四、多媒體背景下的檔案管理工作存在的問題

1.應用設備不完善

很多企業(yè)雖然認識到數(shù)字化檔案管理的重要性，但是由于經(jīng)費不足，導致數(shù)字化檔案管理工作仍然無法有序開展。在數(shù)字化檔案管理工作中投入資金不足，導致設備不完善，公司領導者僅看重眼前利益，而忽視了企業(yè)的持續(xù)發(fā)展，導致辦公室檔案管理工作始終停滯不前，無法滿足企業(yè)發(fā)展的需求。

2.數(shù)字化檔案管理安全性受到威脅

多媒體技術應用于檔案管理工作中，雖然提高了檔案管理效率，但是在應用過程中安全性卻受到了較大的威脅。在收集、整理與存儲檔案信息時，通過互聯(lián)網(wǎng)形式進行傳輸與保存，最終形成電子檔案，在該過程中，若是遭遇病毒或者黑客的侵襲，就會導致檔案信息泄露或者被修改，從而威脅到企業(yè)的發(fā)展。

3.缺乏數(shù)字化檔案管理的專業(yè)人才

若想要將多媒體技術高效應用于檔案管理工作中，專業(yè)的工作人員是非常必要的，但是當前我國數(shù)字化檔案管理的技術人員極為匱乏，雖然工作人員的現(xiàn)代化管理理念得到了提高，理論知識水平也得到了提升，但是專業(yè)知識卻并不穩(wěn)固，缺乏計算機應用知識，尤其是檔案管理工作人員一般為兼職，專業(yè)水平極低，進而無法在檔案管理工作中實現(xiàn)數(shù)字化管理。

五、實現(xiàn)多媒體技術應用于檔案管理工作中的措施

1.樹立數(shù)字化檔案管理理論 信息時代的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)與計算機技術得到了廣泛應用，為此，檔案管理工作也要順應時代的發(fā)展，解放思想，樹立全新的檔案管理理念，加強對多媒體技術的關注。企業(yè)管理人員要通過數(shù)字化管理理念的提升，認識到數(shù)字化檔案管理的重要性，并且相應的投入更多資金與設備，借助先進的計算機管理方式，不斷提高檔案管理工作的效率，為用戶提供更為全面與優(yōu)質的服務。

2.加強軟硬件的投入

檔案管理工作對于所有企業(yè)而言都是非常關鍵的，想要建立數(shù)字化檔案系統(tǒng)，資金支持是非常必要的，為此各個企業(yè)需要結合自身的實際情況，在軟件設備及硬件設備上投入更多的人力、財力，加快數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的建立與完善，加強檔案數(shù)字化管理的安全性，從而充分發(fā)揮多媒體技術在檔案管理中的作用。

3.提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理工作的高效開展手是基于高素質的檔案管理人員實現(xiàn)的，為此，要順應時代的發(fā)展，提高檔案管理工作人員的綜合素質。對檔案人員提供定期的培訓，聘請相關專家為檔案管理人員開展學習講座，并且選擇優(yōu)秀員工外出學習與深造，從而有效的提高工作人員理論知識水平與計算機技術應用能力。另外企業(yè)要引進高水平金技術人才，為推進檔案管理工作的順利開展起到積極作用。

4.確立利用多媒體技術進行檔案管理的制度

通過多媒體軟件，按照區(qū)分全宗、分類、排列案卷等方法，系統(tǒng)將不同來源、不同內(nèi)容的檔案統(tǒng)一成為有序的有機整體，建立靈活的著錄信息系統(tǒng)，優(yōu)化館藏結構，對檔案信息進行調用，實現(xiàn)無距離零障礙的檔案資源共享。

六、結語

信息資源作為企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，在企業(yè)發(fā)展全過程都去起到了至關重要的作用，為此加強檔案管理工作效率及質量是非常重要的。多媒體背景下，數(shù)字化檔案管理作為檔案管理工作的發(fā)展趨勢，應該被企業(yè)所重視。通過本次論文，對多媒體技術背景下的檔案管理工作內(nèi)容進行分析，并且對存在的問題及相應的改進對策進行總結，為推動數(shù)字化檔案管理發(fā)展起到積極作用。