譚云秀

摘要：隨著時代的進步和社會的發(fā)展，人事檔案的作用日益顯著。人事檔案作為檔案管理的重要組成部分，應(yīng)該要秉承準確性、及時性、系統(tǒng)性的原則。因此，全面提升人事檔案管理水平，是人事檔案管理工作的基礎(chǔ)和保障。要提升單位管理者對人事檔案重要性的認識，就要全面完善相關(guān)管理機制，用新理念、新制度、新技術(shù)運用到到檔案管理工作中，全面提升人事檔案的工作效率，更好地為廣大員工服務(wù)。

關(guān)鍵詞：人事檔案;管理工作

中圖分類號：G27 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2019）012-0153-01

人事檔案是人力資源管理工作的重要依據(jù)，人事檔案管理工作具有專業(yè)性強、工作量大、制度性強、涉及內(nèi)容廣、保密程度高等特點。因此，為了全面提高人事檔案管理工作的水平，就需要提升對人事檔案管理工作的重視程度，進而全面從嚴管理。而人事檔案的提供利用工作，是以收藏的檔案信息資源為基礎(chǔ)，通過一定的方式、方法提供檔案中真實、準確、實用的相關(guān)信息，為人事工作和其它工作服務(wù)。因此，只有呈現(xiàn)更加科學(xué)、全面、完整、細致的人事檔案，才能發(fā)揮人事檔案在單位管理中的重要作用，才能使人事檔案的社會價值得以體現(xiàn)。

一、人事檔案的重要性

在新時代的背景下，為了更好地服務(wù)企業(yè)、服務(wù)員工、服務(wù)社會，對人事檔案管理工作標準提出了更高的要求。

1.人事檔案的主要內(nèi)容

人事檔案是反映個人履歷、學(xué)歷、獎勵、職稱、培訓(xùn)、政審、考核鑒定、工作業(yè)績、遵紀守法以及家庭狀況、社會關(guān)系等情況的歷史記錄性材料。人事檔案管理是各單位綜合管理工作的基本組成部分，人事檔案能夠客觀反映和見證各單位員工的成長歷程，為企業(yè)有針對性地管理員工提供了重要事實依據(jù)。因此，人事檔案管理的工作質(zhì)量及工作效率將直接影響到企業(yè)的人才隊伍建設(shè)和企業(yè)的發(fā)展。

2.人事檔案的用途

人才引進、政治審查、選拔錄用、聘用、考核、考察、任免、工作調(diào)動、職級晉升、教育培訓(xùn)、職稱評聘、表彰獎勵、工資待遇、辦理戶口、辦理公證、辦理案件、離退休、社會保險、編寫生平、編史修志、撰寫大事記、人物傳記、舉辦展覽、紀念活動等。

二、加強人事檔案管理工作的途徑及方法

1.制定符合實際情況的檔案管理制度

明確人事檔案管理的重要性，加強檔案管理制度建設(shè)，全面規(guī)范檔案管理。建立健全完善的檔案管理制度、工作流程及其工作人員崗位職責(zé)，切實將規(guī)章制度及工作流程落到實處。在日常工作中嚴格貫徹實施，嚴格規(guī)范人事檔案的查借閱與轉(zhuǎn)遞制度，明確檔案管理工作人員的職責(zé)，做到規(guī)范化、制度化管理。健全的檔案管理制度是做好人事檔案管理工作的基礎(chǔ)和保障。

2.利用“互聯(lián)網(wǎng)+”及大數(shù)據(jù)，提高管理質(zhì)量和管理效率

檔案管理人員需要及時維護檔案的動態(tài)信息，認真整理、仔細甄別、細致分類、手續(xù)齊全、保證人事檔案的真實性、準確性、權(quán)威性和機密性，加快推進檔案管理信息化、數(shù)字化建設(shè)工作，提高人事檔案的管理質(zhì)量。為人事檔案建立數(shù)字化管理系統(tǒng)，使用掃描儀和計算機等先進設(shè)備，將原有紙質(zhì)的人事檔案信息轉(zhuǎn)錄為電子信息檔案。利用大數(shù)據(jù)及先進的技術(shù)為企業(yè)量身打造檔案管理系統(tǒng)，設(shè)置相應(yīng)管理科目及細則，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)換，方便檔案管理人員進行管理和查閱。要建立健全檔案管理系統(tǒng)，并做好檔案管理系統(tǒng)的安全防護工作，及時將檔案進行加密，以此來保證檔案所在網(wǎng)絡(luò)空間安全。提升檔案信息系統(tǒng)、處理、傳輸、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效、機密的人事檔案信息化管理體系。通過應(yīng)用現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)，提升人事檔案管理的工作效率。統(tǒng)籌科學(xué)的管理方法管理檔案，使人事檔案管理工作適應(yīng)企業(yè)發(fā)展，使企業(yè)的發(fā)展再上新臺階。

3.加強檔案人員專業(yè)知識業(yè)務(wù)培訓(xùn)

定期進行與檔案知識等相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。使其在日常管理工作中，堅持原則，強化責(zé)任感，做到嚴格遵守制度、做好保密工作。對檔案管理人員要進行定期培訓(xùn)，通過學(xué)習(xí)檔案知識，將理論知識與實際工作結(jié)合起來，加強檔案管理意識，強化人才隊伍建設(shè)，提高人事檔案管理水平，夯實人事檔案管理工作基礎(chǔ)，并且為管理人員提供計算機方面的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，以適應(yīng)新形勢下的企業(yè)人事檔案管理工作。通過專業(yè)知識、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、知識競賽等建立起具備高專業(yè)素質(zhì)、高職業(yè)水準的人事檔案管理人才隊伍，為持續(xù)做好人事檔案管理工作堅實的基礎(chǔ)。

4.定期開展人事檔案檢查與監(jiān)督工作

定期組織開展人事檔案審核工作，建立專項審核小組，研究制定審核工作實施方案，并明確小組的具體工作任務(wù)和職責(zé)分工，將責(zé)任落實到個人，定期對檔案管理人員工作進行檢查、指導(dǎo)、督促。檢查組根據(jù)實際業(yè)務(wù)發(fā)生情況，調(diào)取業(yè)務(wù)記錄和人事檔案，主要檢查臺賬記錄、收集與歸檔、查借閱、轉(zhuǎn)遞與報送、審核與整理、檔案信息化等業(yè)務(wù)管理情況，重點審核檔案內(nèi)容是否真實、檔案材料是否規(guī)范齊全、檔案材料記載內(nèi)容之間的關(guān)聯(lián)性是否合理以及是否影響人事檔案使用等。同時為檔案管理人員制定工作評分制度，并設(shè)置相應(yīng)的評分標準。對在檢查檔案管理人員日常工作的情況，予以評分。此外，檔案管理部門要做好自檢，全面分析工作中存在的問題、準確評估現(xiàn)有工作量，對照評分標準，進行自評。根據(jù)對相關(guān)檔案管理人員的檢查結(jié)果，針對相關(guān)機制認識不清、相關(guān)制度落實不到位、相關(guān)工作做的不全面等檔案管理部門提出整改要求，使其在規(guī)定時間內(nèi)完成相關(guān)問題整改。并定期開展人事檔案管理工作報告會，研究在工作中遇到的相關(guān)問題，及時提出解決方案，學(xué)習(xí)兄弟單位的管理經(jīng)驗，交流心得，使企業(yè)人事檔案工作更加細致。

綜上所述，我們要積極探索適合應(yīng)用在檔案管理工作上的新規(guī)律和新方法。從嚴人事檔案管理，完善人事檔案管理機制，在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，利用大數(shù)據(jù)系統(tǒng)科學(xué)、高效的開展檔案管理工作，并加快推進人事檔案信息化建設(shè)，不斷地提升人事檔案服務(wù)水平，最大限度地發(fā)揮人事檔案的重要職能和價值。全面推廣科技及信息化在檔案管理工作中的應(yīng)用，不斷創(chuàng)新人事檔案管理工作的新路徑，充分發(fā)揮檔案服務(wù)效能，進而推動人事檔案管理工作的發(fā)展，為人事檔案管理工作的順利開展提供有力的支撐和重要保障。