樓揚(yáng)

高校二級學(xué)院辦公室管理工作的開展，是二級學(xué)院確保日常工作能夠順利運(yùn)行的關(guān)鍵，管理工作做得是否到位也直接決定了二級學(xué)院日常工作是否能夠有序進(jìn)行。為此，如何增強(qiáng)高校二級學(xué)院辦公室管理就成為了廣大高校二級學(xué)院管理人員普遍研究的課題，本文通過分析其影響因素，并提出應(yīng)對策略，希望廣大高校二級學(xué)院管理人員在工作實踐中能夠受到啟發(fā)。

一、影響高校二級學(xué)院辦公室管理的因素

高校辦公室管理工作的全面開展，不僅關(guān)乎到高校日常工作的運(yùn)行效果，同時也關(guān)乎到高校的人才培養(yǎng)質(zhì)量，二級學(xué)院也是如此。在高校二級學(xué)院辦公室管理工作中，影響管理質(zhì)量的因素主要包括三個方面：一是辦公室人員對自身職能的認(rèn)知，二是辦公室管理規(guī)章與制度的建設(shè)，三是辦公室內(nèi)部全體人員的團(tuán)隊意識。圍繞這三個影響因素提出相對應(yīng)的策略，勢必會推動高校二級學(xué)院辦公室各項管理工作的有序開展，確保日常工作的運(yùn)行效果及人才培養(yǎng)的質(zhì)量。

二、有效實施高校二級學(xué)院辦公室管理的應(yīng)對策略

（一）通過培訓(xùn)加強(qiáng)辦公室人員對自身職能的認(rèn)知

在高校二級學(xué)院辦公室管理工作中，首先要將強(qiáng)化辦公室人員對自身職能的認(rèn)知放在首位。主要的途徑就是定期開展相關(guān)培訓(xùn)工作，具體操作應(yīng)包括三個方面：第一，行政管理部門領(lǐng)導(dǎo)定期組織召開座談會。高校二級學(xué)院行政管理部門可以根據(jù)學(xué)院辦公室管理工作的現(xiàn)實情況，定期由行政部門領(lǐng)導(dǎo)牽頭，開展辦公室人員職能認(rèn)知方面的座談會，就座談會議題聽取來自最基層行政人員的意見與看法，并將辦公室人員協(xié)調(diào)、管理、服務(wù)等多項職能傳達(dá)給每一位辦公室工作人員，確保其對自身職能的認(rèn)知能夠得到提升。第二，誠邀企業(yè)人力資源管理部門資歷深厚、經(jīng)驗豐富的管理人員來校進(jìn)行宣講。高校二級學(xué)院要與行業(yè)企業(yè)保持緊密的合作，適時誠邀企業(yè)人力資源部門經(jīng)驗豐富、資歷深厚的管理人員來校分享經(jīng)驗，并根據(jù)行政管理部門工作人員的職能特征，將其內(nèi)化為高校二級學(xué)院辦公室人員的新職能，由此幫助辦公室人員轉(zhuǎn)變對自身職能的看法。第三，與其他高校聯(lián)手，積極開展行政部門學(xué)習(xí)交流活動。高校之間要努力尋求“強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合”，二級學(xué)院行政管理部門應(yīng)建立互學(xué)互利的合作關(guān)系，積極開展學(xué)習(xí)交流活動，借鑒彼此的經(jīng)驗，進(jìn)而完善辦公室人員職能，幫助辦公室人員提升對自身職能的認(rèn)知程度。

（二）嚴(yán)格按照管理流程細(xì)化各項規(guī)章制度

在全面加強(qiáng)高校二級學(xué)院辦公室管理工作中，管理人員必須根據(jù)管理流程，將各項管理規(guī)章制度加以細(xì)化，為各項管理細(xì)節(jié)的有效實施提供強(qiáng)有力的保證。具體操作應(yīng)圍繞兩個方面展開：第一，將管理流程進(jìn)一步細(xì)化。在辦公室管理工作的全面落實中，應(yīng)針對人員管理流程及工作管理流程進(jìn)行細(xì)化，將每一個隱藏的細(xì)節(jié)表露出來，為詳細(xì)制定出各項管理規(guī)章制度提供前提條件。第二，根據(jù)管理流程的各個細(xì)節(jié)，制定出與之相對應(yīng)的管理規(guī)章和制度。

（三）開展團(tuán)隊實踐活動，提升辦公室成員團(tuán)隊意識

為提高辦公室人員職能認(rèn)知層次，高校二級學(xué)院制定了詳細(xì)的規(guī)章制度后，接下來就要積極組織開展團(tuán)隊實踐活動，通過提升辦公室成員團(tuán)隊意識提高辦公室管理的質(zhì)量。這也是高校二級學(xué)院有效實施辦公室管理必不可少的一環(huán)，有助于降低辦公室管理難度。具體的操作應(yīng)包括兩個主要部分：第一，積極開展辦公室內(nèi)部團(tuán)隊競賽活動。團(tuán)隊活動應(yīng)是高校二級學(xué)院辦公室管理工作中的一項重要內(nèi)容，最基本的團(tuán)隊活動應(yīng)是內(nèi)部團(tuán)隊競賽。團(tuán)隊競賽的內(nèi)容應(yīng)以團(tuán)隊日常工作績效考核成果競賽為主，再加上團(tuán)隊紀(jì)律性等評比活動，確保辦公室人員能夠樹立團(tuán)隊榮譽(yù)感與協(xié)同合作的意識。第二，定期組織辦公室全體人員開展拓展訓(xùn)練。二級學(xué)院在組織開展形式多樣的辦公室內(nèi)部團(tuán)隊競賽活動的同時，還要積極開展戶外拓展訓(xùn)練活動，在拓展訓(xùn)練中每一位成員都能保持彼此間的溝通與交流，在互幫互助下完成預(yù)期目標(biāo)，團(tuán)隊意識也會得到大幅提升，進(jìn)而為更好地提高辦公室管理質(zhì)量發(fā)揮不可替代的作用。

三、結(jié)語

完善高校二級學(xué)院辦公室管理策略并非易事，需要相關(guān)工作人員、學(xué)者從多方面入手進(jìn)行分析與探究，并且需要在實踐中積累豐富經(jīng)驗并進(jìn)行策略調(diào)整才能實現(xiàn)。

（作者單位：南京林業(yè)大學(xué)理學(xué)院）