龔富瓊

【摘 要】大學(xué)生檔案是學(xué)生在校教育與參與工作的重要資料，信息時(shí)代發(fā)展下檔案管理工作也發(fā)生很大轉(zhuǎn)變。如何利用信息技術(shù)推動(dòng)大學(xué)生檔案資源管理與利用是當(dāng)前亟待思考的一個(gè)問題。下面文章就結(jié)合學(xué)生檔案特點(diǎn)與信息化建設(shè)策略展開探討。

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代；大學(xué)生；學(xué)生檔案；檔案管理

人才培養(yǎng)是高校的一項(xiàng)基本職能，大學(xué)畢業(yè)生作為高校人才培養(yǎng)的直接目標(biāo)承載了豐富的信息資源，大學(xué)生檔案真實(shí)記錄了這些信息資源，是高校的寶貴資源。然而在現(xiàn)實(shí)工作中，因大學(xué)生檔案種類多、數(shù)量大、流動(dòng)性強(qiáng)、占用時(shí)間多，大學(xué)生檔案管理被看作苦差事，重視程度普遍不高，大學(xué)生檔案的管理和利用水平都有待提高。

一、高校學(xué)生檔案特點(diǎn)分析

第一，具有獨(dú)立性。高校中，學(xué)生檔案的管理是以個(gè)體為單位進(jìn)行的，具有明顯的獨(dú)立性。學(xué)生檔案的獨(dú)立性表現(xiàn)在形式、內(nèi)容與結(jié)果三個(gè)方面。形式獨(dú)立，雖然學(xué)生的檔案是以學(xué)校的名義整體進(jìn)行保管，但是仍然是以個(gè)體的形式出現(xiàn)，具有較強(qiáng)的人身依附屬性；內(nèi)容獨(dú)立，主要表現(xiàn)為學(xué)生檔案內(nèi)容是記錄在校期間學(xué)生的政治表現(xiàn)、成績情況、身體健康狀態(tài)、心理素質(zhì)及社會(huì)實(shí)踐等內(nèi)容；結(jié)果獨(dú)立，學(xué)生檔案中的材料本身、推斷的結(jié)果都具有一定的獨(dú)立性[1]。第二，具有延續(xù)性。學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間慢慢形成的，即便學(xué)生工作后仍然會(huì)持續(xù)形成。學(xué)生檔案的延續(xù)性表現(xiàn)在時(shí)間、內(nèi)容與影響三個(gè)方面：首先，時(shí)間的延續(xù)性。我國學(xué)制為小學(xué)、初中、高中、大學(xué)及后期深造的階段，這些階段的檔案管理工作因時(shí)間、階段的不同而有所差異。其次，內(nèi)容的延續(xù)性。小學(xué)、初中、高中三個(gè)階段，學(xué)生的檔案內(nèi)容相對(duì)比較基礎(chǔ)，主要記錄學(xué)生在校期間的成績、品行，學(xué)生大學(xué)、后期深造的檔案內(nèi)容是在前三個(gè)階段的基礎(chǔ)上形成的。最后，影響的延續(xù)性。學(xué)生檔案中記錄的諸多內(nèi)容會(huì)給學(xué)生帶來終身影響。

二、高校檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）信息安全意識(shí)不足

學(xué)校的信息化檔案管理體制內(nèi)容不健全，在檔案使用和傳遞中，經(jīng)常出現(xiàn)信息泄露的問題。大多數(shù)學(xué)校把安全建設(shè)的重點(diǎn)集中在開發(fā)管理系統(tǒng)、建設(shè)數(shù)字化檔案以及建設(shè)共享數(shù)據(jù)平臺(tái)上，忽略了安全方面的建設(shè)，易給檔案的管理工作帶來風(fēng)險(xiǎn)。檔案相關(guān)借閱平臺(tái)數(shù)據(jù)訪問方式過于簡便，信息化檔案保密程度不高，工作人員沒有針對(duì)性設(shè)立合理的用戶使用權(quán)限，導(dǎo)致信息泄露嚴(yán)重，阻礙了現(xiàn)代化管理工作的開展。因此，未來的發(fā)展重點(diǎn)是建設(shè)更加完善的安全管理體系，不斷提升檔案信息管理工作的安全性。

（二）檔案管理技術(shù)存在的問題

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校的學(xué)生檔案管理工作需要將“大”這個(gè)概念充分展現(xiàn)出來，換句話來說，需要在過去的管理工作上，堅(jiān)持大檔案以及大服務(wù)的方向不斷發(fā)展。學(xué)生檔案管理當(dāng)中，需要對(duì)管理的方法展開創(chuàng)新，從而讓學(xué)生檔案管理變得更加多元、可視化，為用戶提供優(yōu)質(zhì)的學(xué)生檔案信息服務(wù)，滿足用戶的各種個(gè)性需要。部分管理部門通過學(xué)生電子檔案展開管理，不過這種方法在信息更新以及服務(wù)方面還存在著非常嚴(yán)重的滯后性。在信息的收集整理方面，其所消耗的時(shí)間都比較長。這種學(xué)生檔案的管理方式和大數(shù)據(jù)時(shí)代的需要有很大沖突[2]。

（三）沒有建立起行之有效的檔案管理、監(jiān)督制度

從檔案管理的制度方面出發(fā)，部分高校還沒有建立起行之有效的檔案資料管理與監(jiān)督制度，使得檔案管理沒有堅(jiān)實(shí)的制度基礎(chǔ)。管理制度的問題主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：首先是硬件設(shè)施不完善。由于檔案管理硬件設(shè)施的投入普遍不高，一些高校不僅沒有設(shè)置專門的檔案管理庫房、辦公室，現(xiàn)代辦公設(shè)施陳舊，還存在紙質(zhì)檔案室管理不善的問題，降低了檔案工作質(zhì)量，出現(xiàn)了資料錯(cuò)、漏、亂、假的問題；其次是檔案管理流程不規(guī)范，管理人員在處理檔案時(shí)沒有依照相關(guān)的規(guī)定，在檔案分類、整理、歸檔以及裝訂等過程中，出現(xiàn)了檔案胡亂堆放、隨意涂改與標(biāo)記、沒有分門別類進(jìn)行整理等問題。同時(shí)，對(duì)檔案借閱工作管理不嚴(yán)，也在一定程度上增加了檔案丟失、損毀的可能。

三、信息時(shí)代高校大學(xué)生檔案管理的信息化對(duì)策

（一）建立起統(tǒng)一的檔案管理信息系統(tǒng)

想要全面實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的信息化，首先就必須建立起一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的信息化檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)一步推進(jìn)信息化檔案管理工作的實(shí)施。高校應(yīng)充分利用現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)設(shè)備、軟件、技術(shù)等優(yōu)勢(shì)，對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行進(jìn)一步的開發(fā)和完善，使數(shù)據(jù)采集和信息維護(hù)等工作能夠擁有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，為信息化的檔案管理工作提供基礎(chǔ)保障。其次，還應(yīng)將檔案管理系統(tǒng)與信息化的教學(xué)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行對(duì)接，將分散的學(xué)生信息整合起來，提高檔案信息的完整性以及信息收集的快速性，解決傳統(tǒng)檔案管理工作中容易出現(xiàn)的缺失、出錯(cuò)等問題。當(dāng)然，為了對(duì)學(xué)生的檔案信息進(jìn)行保護(hù)，還必須加強(qiáng)安全防護(hù)，以免信息被盜取和外泄。

（二）積極開發(fā)適合學(xué)生檔案管理的大數(shù)據(jù)分析工具

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，就學(xué)生檔案管理來說，需要結(jié)合實(shí)際情況來具體的分析，從而為學(xué)生檔案管理針對(duì)性的制作一套符合學(xué)生實(shí)際情況以及發(fā)展要求的大數(shù)據(jù)分析工具。具體要求高校不僅僅需要重視自身人才優(yōu)勢(shì)充分的發(fā)揮，同時(shí)還得加強(qiáng)和社會(huì)相關(guān)企業(yè)的合作，進(jìn)而將資金優(yōu)勢(shì)和人才優(yōu)勢(shì)有效的融合，通過大型科技企業(yè)的力量來更好的挖掘和利用學(xué)生數(shù)字檔案資源的作用。就當(dāng)前情況來看，很多高校都開始著手于挖掘和應(yīng)用大數(shù)據(jù)的價(jià)值和優(yōu)勢(shì)，并且也開始加強(qiáng)和社會(huì)企業(yè)的合作，例如在學(xué)生專業(yè)選修以及學(xué)費(fèi)繳納等各個(gè)方面都創(chuàng)建了相應(yīng)的信息管理系統(tǒng)，并且取得了顯著的效果。由此可見，積極的開發(fā)適合學(xué)生檔案管理的大數(shù)據(jù)分析工具非常的有必要，這樣能夠很好的促使高校學(xué)生檔案管理工作更好的符合大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求。

（三）建立高素質(zhì)信息化檔案管理團(tuán)隊(duì)

日常檔案管理工作體系中，高校的檔案管理工作一直不被重視，不少領(lǐng)導(dǎo)都認(rèn)為高校的檔案管理工作缺乏技術(shù)含量，只需簡單保管現(xiàn)有資料即可，不用為其專門耗費(fèi)資金和人力。因此，大多數(shù)高校在檔案管理上很少關(guān)注檔案管理人才的建設(shè)，大部分從業(yè)人員從入職開始就沒有進(jìn)行過相關(guān)工作的專業(yè)培訓(xùn)，甚至有部門高校的檔案管理人員為兼職人員。由于高校沒有重視檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理工作無法實(shí)現(xiàn)信息共享[3]。

（四）建立以身份證為賬號(hào)體系的檔案云

檔案工作是我國特色社會(huì)主義的傳統(tǒng)內(nèi)容，對(duì)我黨的發(fā)展起到了重要的推動(dòng)作用，在發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)人才的道路上彪炳史冊(cè)。學(xué)生檔案作為一個(gè)人一生檔案的起點(diǎn)，對(duì)學(xué)生人生發(fā)展的各個(gè)重要節(jié)點(diǎn)起到了記錄、證實(shí)、推進(jìn)的作用。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，很大程度上推動(dòng)了檔案的內(nèi)涵、外延及形態(tài)發(fā)展，各種大數(shù)據(jù)、人工智能的發(fā)展對(duì)新檔案概念的形成起到了促進(jìn)作用。就現(xiàn)階段信用體系建設(shè)，今后都會(huì)納入個(gè)人檔案云的系統(tǒng)，今后個(gè)人檔案云將會(huì)記錄一個(gè)人從出生起的全部數(shù)據(jù)，企業(yè)、社會(huì)都會(huì)依托人工智能、檔案云來作為一個(gè)人評(píng)價(jià)的參考，對(duì)此高校學(xué)生檔案管理工作應(yīng)積極建立以學(xué)生身份證號(hào)碼為賬號(hào)的學(xué)生檔案云，促進(jìn)學(xué)生檔案管理的信息化。

四、結(jié)語

總之，信息化的高校學(xué)生檔案管理是信息時(shí)代發(fā)展的必然。每一名一線的工作者都應(yīng)走在時(shí)代的前沿，借助信息技術(shù)不斷更新的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)檔案信息管理工作的不斷完善，為學(xué)校教育教學(xué)工作的開展提供基礎(chǔ)保障，有助于學(xué)生檔案管理工作的順利發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]林堅(jiān).高校校友檔案服務(wù)平臺(tái)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用研究[J].浙江檔案，2018（9）：55-56.

[2]郝晨輝.檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)展與展望[J].檔案學(xué)研究，2017（4）：61-66.

[3]劉永.檔案信息資源共享云體系建設(shè)的思考[J].檔案管理，2017（6）：25-29.