崔雨晴

摘 要：對于審計檔案工作而言，其管理質(zhì)量水平的高低，直接體現(xiàn)了公立醫(yī)療機構(gòu)總體管理能力的強弱。具體來說，在公立醫(yī)療機構(gòu)當中，審計檔案工作所涉及的管理流程主要包含以下階段：一是立檔之前的準備階段，二是歸檔階段，三是日常管理和利用階段。經(jīng)由剖析與探究得知，審計檔案所涉及的質(zhì)量控制環(huán)節(jié)的控制節(jié)點包含審計準備、審計實施、審計結(jié)果形成和立卷歸檔等四大控制節(jié)點。

關(guān)鍵詞：審計檔案管理；檔案管理流程；質(zhì)量控制

對于公立醫(yī)療機構(gòu)而言，審計檔案工作貫穿于所有審計活動的始終。它能夠有效記錄過去所實施的審計活動中的相關(guān)事項及審計情況，因而有著重要的影響和作用。而審計檔案產(chǎn)生于各項審計活動當中，它能夠有效記錄各類審計工作中的具體情況，如果審計檔案的質(zhì)量較高，那么也能為相關(guān)信息使用者提供更好的審計參考結(jié)果，便于后期審計工作的順利實施，并為后期的審計工作提供有益的參考與借鑒。為此，針對公立醫(yī)療機構(gòu)加強審計檔案的管理水平，也有著重要的現(xiàn)實意義。

一、公立醫(yī)療機構(gòu)審計檔案的特點

對于公立醫(yī)療機構(gòu)而言，其審計檔案工作不僅具備一般的審計檔案的特性，還有著自身的獨特性所在，它主要對醫(yī)院內(nèi)部的各項審計活動進行記載與披露。為此，該類檔案主要包含以下特性：一是生產(chǎn)領域具備專指性，二是形成時間有著較強的周期性，三是內(nèi)容構(gòu)成層面的特定性較為突出，下文將對這幾個特性進行深入剖析和闡述。

（一）產(chǎn)生領域的專指性

具體來說，對于公立醫(yī)療機構(gòu)而言，其審計檔案工作主要產(chǎn)生于內(nèi)部的各項審計活動當中。因此，它的產(chǎn)生領域主要局限于醫(yī)院的內(nèi)部，這就意味著其和普通的審計檔案之間的屬性不同，也就是產(chǎn)生領域有著較強的專指性特點。

（二）形成時間的周期性

對于公立醫(yī)療機構(gòu)而言，其審計檔案工作的形成時間通常出現(xiàn)在特定的審計活動以后，而它們所形成的時間有著一定的差異性，由此可知該類審計檔案和普通的審計檔案之間存在一定的差異性，也就是形成時間的層面上具備較強的周期性。例如，公立醫(yī)院在采購大型設備時會采取招標和投標的活動形式，還有外包服務環(huán)節(jié)所涉及的采購活動等，該類活動共同構(gòu)成了公立醫(yī)院的審計檔案。然而，該類活動并非為日常性活動，它通常在特定時間中才會發(fā)生，且會受制于資金流等要素帶來的影響，另外，此類活動一般會在某個時間段中集中發(fā)生。

（三）內(nèi)容構(gòu)成的特定性

對于公立醫(yī)療機構(gòu)而言，除了常規(guī)性的年度審計檔案外，還包含專項的審計檔案。具體來說，包含項目的招標與投標、工程決算及離職任職等各項審計檔案。而該類檔案形式的存在，也表明公立醫(yī)院中的審計檔案和其他類別的審計檔案之間有著較大差異性，也就是在內(nèi)容的構(gòu)成層面中，其特定性較為凸顯。

二、公立醫(yī)療機構(gòu)審計檔案管理流程

（一）立檔前的準備階段

對于公立醫(yī)療機構(gòu)來說，在針對審計檔案進行立檔工作之前，需對相關(guān)檔案資料進行搜集和整理。

一是確保相關(guān)審計工作所形成的資料能夠搜集完整，不得遺漏任何相關(guān)信息，而在搜集了有關(guān)資料以后，還要對其加強篩選與整理，找出有著保存價值與意義的資料予以保管。如果其中涉及沒有經(jīng)過證實準確與否、虛假失真的材料，則不得納入搜集范疇當中。

二是對審計檔案的搜集范疇予以明確化。對于公立醫(yī)療機構(gòu)來說，在審計工作當中，其涉及的內(nèi)容較多，包含設備采購、人員收編、勞務采購等各項活動在內(nèi)，均會形成較多與審計相關(guān)的材料和信息，因此，必須對收集范疇進行明確化規(guī)定與要求。

三是構(gòu)建完善化的審計檔案收集機制。在確立搜集范疇之后，就要對相關(guān)的收集制度進行完善與規(guī)范。

（二）審計檔案的歸檔階段

針對審計檔案工作采取的歸檔環(huán)節(jié)，主要是將搜集完整后的相關(guān)檔案，在進行梳理與規(guī)整之后，交由檔案部門進行統(tǒng)一化的保管。而對于公立醫(yī)院來說，其中針對審計檔案所開展的歸檔工作，會對后續(xù)的檔案梳理、利用等工作帶來直接性影響，為此，必須高度關(guān)注歸檔工作，要做好該環(huán)節(jié)的工作。具體來說，在進行歸檔時，工作態(tài)度要認真負責，歸檔后的審計資料要符合相關(guān)要求與標準，質(zhì)量環(huán)節(jié)需完整，而在公立醫(yī)院當中，每年所開展的各項審計活動當中，其資料均要完整地搜集與整理，不得遺漏任何材料，另外，也要對經(jīng)過核實與未經(jīng)核實的相關(guān)材料進行有效分辨，確保歸檔工作不會出現(xiàn)任何紕漏。

（三）審計檔案的利用階段

對于公立醫(yī)院來說，如果有關(guān)人員需使用審計檔案資料，則檔案工作者要及時為其提供相關(guān)資料，配合其工作需要，這既是檔案部理應履行的工作職責，還有助于提升相關(guān)工作的管理水平。

對于公立醫(yī)院來說，其審計檔案工作涉及的利用環(huán)節(jié)，包含直接與間接兩種利用形式。前者主要指的是為相關(guān)利用者提供檔案的原件；后者主要指的是借助審計檔案的相關(guān)信息與數(shù)據(jù)，對其加以編輯，而后提供給相關(guān)使用者?？傮w來說，直接利用的形式屬于基礎性、規(guī)?？偭枯^大的利用形式，而間接利用的形式則便于挖掘檔案所凸顯的潛在價值和作用。

三、公立醫(yī)療機構(gòu)審計檔案質(zhì)量控制

（一）審計準備階段的質(zhì)量控制節(jié)點

對于公立醫(yī)院來說，相關(guān)審計工作者要對其中涉及的各項審計活動的相關(guān)調(diào)查材料進行完整搜集。還要帶有一定目的性、有重點地對各項材料予以搜集。如在搜集審計材料之際，如果審計方案中明確提及到相關(guān)的重要事項，則必須將與該事項相關(guān)的資料搜集完整，如此一來，在后期審計工作者對該事項予以審計的過程中，就會降低出錯概率。

（二）審計實施階段的質(zhì)量控制節(jié)點

當審計活動開始以后，必須保障相關(guān)審計資料的準確性，假如未能確定審計材料的客觀與真實程度，則會對審計活動造成不利影響。如果審計資料失真或者虛假，則不能對該審計活動及其結(jié)果進行如實展示。因此，針對審計資料加強真實性等層面的控制力度，除了能夠推動該審計工作的順利實施以外，還能提升審計結(jié)果的質(zhì)量，讓審計結(jié)論更加真實，并為后期的相關(guān)活動提供有益的解決與參考。另外，審計資料包含數(shù)據(jù)、圖文及音像等各類形式，因此，但凡與審計活動相關(guān)的資料，均要搜集完整。

（三）審計結(jié)果形成階段的質(zhì)量控制節(jié)點

當審計活動形成一定的結(jié)果之后，就要針對該活動的相關(guān)資料予以搜集與整理，對其采取立卷的形式構(gòu)成審計檔案，而后進行保管。首先，對于公立醫(yī)療機構(gòu)來說，需查驗與核實相關(guān)審計活動所形成的資產(chǎn)的有效性，也就是對其真實性、合理性及合規(guī)性等進行檢驗；其次，針對部分需由財會或者審計人員簽字蓋章的資料，則要確保該類資料是否都進行了蓋章，還要對其真實性與合規(guī)性進行檢查與確認；最后，甄別搜集的各類資料的質(zhì)量水平，甄選高質(zhì)量的相關(guān)資料，以便對相關(guān)審計活動的內(nèi)容與結(jié)果進行簡潔明了地展示與披露。

（四）立卷歸檔階段的質(zhì)量控制節(jié)點

當審計結(jié)果產(chǎn)生以后，就要對相關(guān)審計檔案進行立卷歸檔處理。一般來說，審計檔案包含立項性、證明性、結(jié)論性及其他備查性等四種文件材料，而針對各類檔案材料，采取的歸檔策略也有所差異。一是針對立項性的檔案材料，要根據(jù)其產(chǎn)生的先后次序、重要程度等指標予以歸檔處理；二是針對在證明性的檔案文件，需在審計方案當中標注重要、次重要等項目內(nèi)容，按照重要程度來歸檔該類材料及審計底稿等；三是針對結(jié)論性的檔案文件，一般根據(jù)審計項目本身的重要級別來歸檔處理；四是針對備查類的檔案文件，一般也是根據(jù)審計活動的先后次序、重要級別予以歸檔處理。因此，對于公立醫(yī)療機構(gòu)中的審計活動所形成的資料文件而言，要以它們之間的相互關(guān)系為前提予以保管，并按相應的標準與要求來排序，這樣才便于后期檔案利用環(huán)節(jié)工作的順利開展。