陳丹丹

摘 要：做人是秘書從業(yè)的前提，做事是秘書從業(yè)的根本。本文對秘書的做人和做事兩方面的修養(yǎng)進(jìn)行了研討。

關(guān)鍵詞：秘書;做人;做事

職業(yè)秘書作為一種全球性的職業(yè)，越來越趨于現(xiàn)代化和專業(yè)化，很多企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識到職業(yè)秘書在企業(yè)中的重要性，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人也發(fā)現(xiàn)一個團(tuán)隊的成功發(fā)展離不開秘書的組織和協(xié)助。企業(yè)的發(fā)展要依靠職業(yè)秘書的發(fā)揮作用，企業(yè)才能更好地創(chuàng)造出輝煌佳績，領(lǐng)導(dǎo)才能更好地管理企業(yè)內(nèi)部。而想成為領(lǐng)導(dǎo)身邊的好秘書，想要做好文秘工作，秘書首先要從做人做事學(xué)起。

一、秘書要學(xué)會做人

做人是秘書從業(yè)的前提和基礎(chǔ)條件，主要是職業(yè)道德和職業(yè)形象。秘書作為企業(yè)的一張名片，在做事中透露出一個秘書的職業(yè)品德，也反映出一個人的形象。

（一）人品——職業(yè)道德

職業(yè)秘書作為服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的辦公室人員，學(xué)會做人是做事的基本前提條件，而擁有高尚的職業(yè)道德是做好工作的關(guān)鍵所在。職業(yè)秘書的一切工作以企業(yè)的發(fā)展為根本，全身心地為企業(yè)的發(fā)展而努力。忠于職守、兢兢業(yè)業(yè)、謙虛謹(jǐn)慎、恪守信用是秘書職業(yè)道德的重要內(nèi)容。

1.忠于職守，自覺履行各項職責(zé)。忠于職守，熱愛本職，是職業(yè)道德的規(guī)范要求。作為職業(yè)秘書忠于職守就是要忠于特定崗位，自覺履行秘書職責(zé)，服從上司安排，并要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感。

兢兢業(yè)業(yè)，甘當(dāng)企業(yè)的無名英雄。要求秘書埋頭苦干，任勞任怨。秘書的工作性質(zhì)決定了秘書是“實干家”。在瑣碎緊張的工作中，腳踏實地，不計個人得失，能吃苦耐勞，必要時要有委曲求全的精神。

2.謙虛謹(jǐn)慎，辦事公道。秘書不能因為在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作而自命不凡、自以為是，要平等地同部門同事相處，虛心聽取意見。在工作中要善于協(xié)調(diào)矛盾，搞好合作。要在服務(wù)中充分認(rèn)識自己從事工作的重要性。

3.恪守信用，嚴(yán)守機(jī)密。秘書人員恪守信用，要遵守信用、遵守時間、遵守諾言。秘書自己安排的會議，要自己先到場，并做好一切準(zhǔn)備工作。嚴(yán)守機(jī)密是秘書顯著的特征，秘書掌握機(jī)密，要求嚴(yán)守機(jī)密是必備的職業(yè)道德。

（二）人樣——職業(yè)形象

所謂人樣，即在各個職場上的形象。儀容、儀表、儀態(tài)是秘書職場形象的三大重點。

1.儀容。強(qiáng)調(diào)各個場合上的妝容。秘書人員在職場上主要以化淡妝為主，淡妝能展示出女性的職場形象，能帶來一種職場親和力。合適的妝容能給自己的形象加分，從而得到領(lǐng)導(dǎo)的贊賞。

2.儀表。強(qiáng)調(diào)各個場合上的著裝。秘書人員作為領(lǐng)導(dǎo)的助理，為企業(yè)樹立良好的形象，成為企業(yè)的“品牌代言人”，企業(yè)往往會委以重用。秘書擔(dān)任著企業(yè)的“門牌形象”，是企業(yè)形象的“官方代言人”。

3.儀態(tài)。強(qiáng)調(diào)秘書人員在職場上的坐姿、站姿和走姿的習(xí)性。姿態(tài)是一個人的自然展露，優(yōu)美的姿態(tài)展示出一個人不同的人格魅力。

二、秘書學(xué)會做事

在信息與數(shù)字化發(fā)展極快的時代，企業(yè)對秘書自身的能力要求也不斷提高，職業(yè)秘書能夠自如得在職場上進(jìn)行溝通、交涉，這還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還要不斷激發(fā)自身的潛在能力，還要不斷在工作中創(chuàng)新拓展。

（一）激發(fā)潛能

1.創(chuàng)新能力。我國非常重視創(chuàng)新能力的培育，也提出“創(chuàng)新是企業(yè)發(fā)展的動力源泉”。企業(yè)的創(chuàng)新問題，需要一個團(tuán)隊要有創(chuàng)新的思維，更需要一個員工要有創(chuàng)新的思維。秘書作為企業(yè)的一份子，要擁有創(chuàng)新能力。在企業(yè)里要有自己的想法，在堅持企業(yè)原則的同時敢于沖破傳統(tǒng)思維，打破以往的條條框框，提出富有創(chuàng)新意識的想法，充分發(fā)揮自身的潛能。平時的工作中多提想法，創(chuàng)造新的業(yè)績，努力提升企業(yè)的整體業(yè)績，將潛藏的實力充分發(fā)揮出來。因而，培養(yǎng)職業(yè)秘書的重點在于培養(yǎng)秘書專業(yè)學(xué)生的創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力。

2.執(zhí)行能力。職業(yè)秘書要具備很強(qiáng)的組織、協(xié)調(diào)、引導(dǎo)能力。上司關(guān)注的是企業(yè)的主要業(yè)績、項目實施結(jié)果以及未來的發(fā)展?fàn)顩r，不關(guān)注項目執(zhí)行的整個過程。職業(yè)秘書在企業(yè)中扮演的角色不僅僅是文書人員，更是項目活動的組織者和監(jiān)督者。做好項目的部署，及時將項目活動的進(jìn)程報告給上司，方便上司進(jìn)行臨時決策的部署工作。在項目活動實施的整個過程中，職業(yè)秘書人員要通過組織、協(xié)調(diào)各項事宜，帶出一支善于戰(zhàn)斗的團(tuán)隊，來達(dá)到上司預(yù)想的活動效果。因而，擁有強(qiáng)大的執(zhí)行能力是職業(yè)秘書具備的能力之一。

3.溝通能力。職場上溝通的方式多種多樣，職業(yè)秘書接觸到的溝通方式主要以電話、互聯(lián)網(wǎng)、面對面交談等溝通方式為主。熱情與專業(yè)將成為秘書溝通的關(guān)鍵之路。職業(yè)秘書電話溝通時，要講述事由簡明扼要，靈活應(yīng)變，交談時不能廢話太多。溝通最難的是秘書人員如何面對面的溝通，這更應(yīng)該從實踐中獲取經(jīng)驗，只有親身面對客戶進(jìn)行交談，反復(fù)幾次，方能掌握技巧。

4.商業(yè)能力。沒有業(yè)務(wù)也無談企業(yè)的發(fā)展。因此，職業(yè)秘書需要備有強(qiáng)有力的商業(yè)運(yùn)作能力，思維靈活，并能夠為公司創(chuàng)造輝煌業(yè)績。如何提高秘書的商業(yè)能力？第一，職業(yè)秘書應(yīng)該為企業(yè)尋找來新的生意，從而做出好的績效;第二，職業(yè)秘書應(yīng)該不滿足于現(xiàn)狀，并通過多方面渠道，吸收大量客戶源，多些朋友比多些敵人更有用處;第三，職業(yè)秘書所做的每一件事必須是對企業(yè)沒有直接利害之事。職業(yè)秘書應(yīng)該做到以下幾點要求：為客戶、上司、同事提供了滿意的服務(wù);為企業(yè)發(fā)展積極向客戶取得聯(lián)系方式;為企業(yè)發(fā)展通過各種方式與客戶加強(qiáng)溝通、交流;能清晰的理解客戶的要求并想方設(shè)法滿足“上帝”的要求;能通過身邊的客戶圈獲得新的朋友圈、新的業(yè)務(wù)渠道，朋友的朋友也將會是企業(yè)的顧客。

5.寫作能力。秘書寫作更注重寫作文書的實用性、專業(yè)性和規(guī)范性。原因有以下兩點：一是企業(yè)中的公文所涉及的內(nèi)容主要與企業(yè)的發(fā)展有關(guān)，又有具體活動策劃文案相關(guān)，如果對企業(yè)公文的內(nèi)容沒有充分的認(rèn)識和準(zhǔn)確地把握，其寫作已失去意義。二是企業(yè)公文的要求依據(jù)自身的建設(shè)發(fā)展和管理活動的內(nèi)容對應(yīng)其表達(dá)格式，公文操作的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的要求都足以說明企業(yè)對秘書人員的寫作能力的要求極高，公文的內(nèi)容具有相當(dāng)強(qiáng)的時效性。

秘書在寫作方面要注意用職場語言，內(nèi)容通俗易懂，注重實用性。在工作中，上司往往會讓秘書寫新聞稿、會議記錄等各種應(yīng)用文，職業(yè)秘書要時刻關(guān)注信息的新舊程度、行情最新動態(tài)和進(jìn)展決定著有沒有使用的價值和意義。要關(guān)注信息的時效性，比如發(fā)布新聞，新聞最能體現(xiàn)時效性，如果此時職業(yè)秘書還糾結(jié)于文稿的內(nèi)容，那將會錯過該新聞的最佳發(fā)布時效。因此，新聞的時效性是職業(yè)秘書關(guān)注的重點。

（二）不斷創(chuàng)新

做事情要講究方式方法，要把握要點，要不斷探索，在探索中不斷創(chuàng)新，才能把事情做成功。創(chuàng)新要做到以下幾點：

1.創(chuàng)新工作理念。工作創(chuàng)新源于理念創(chuàng)新。要在總結(jié)經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，不斷創(chuàng)新工作理念。針對新形勢、新情況、新問題，以創(chuàng)新性的思維去思考和實踐秘書的各項工作。同時，要不斷提升辦公室工作的信息化、現(xiàn)代化水平，不能局限于自己的方寸空間，而應(yīng)當(dāng)把視線放到更廣闊的空間，把“觸角”延伸到更廣闊的領(lǐng)域，學(xué)習(xí)新思路，創(chuàng)造新道路。

2.創(chuàng)新工作方式。重點針對秘書工作的前瞻性、全局性和針對性，由被動轉(zhuǎn)化為主動，秘書對各項工作必須做到早考慮、早研究、早動手。做到長計劃、短安排，計劃性和靈活性相結(jié)合，還要為領(lǐng)導(dǎo)提供充分、準(zhǔn)確的決策依據(jù)。決策前要拿出高質(zhì)量的工作參考方案，準(zhǔn)確、及時、全面地為領(lǐng)導(dǎo)反映情況，提供決策建議，能創(chuàng)造性的開展各項工作。

3.創(chuàng)新工作機(jī)制。從建立和完善各項工作程序、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范入手，形成更為統(tǒng)一協(xié)調(diào)的工作流程，使每一項工作都能落到實處。秘書工作無小事，任何一點疏忽都有可能帶來較為嚴(yán)重的后果，因此，必須以高度負(fù)責(zé)任的態(tài)度，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求地全面處理好每一件事務(wù)。在工作精力、力量配備上有所側(cè)重，不能“眉毛胡子一把抓”。同時，更重要的是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)解決各種實際問題，務(wù)實是最根本的。推動理論與實踐結(jié)合的創(chuàng)新，促進(jìn)各項工作深入有效開展。

總之，職業(yè)秘書只有學(xué)會了做人做事，才會贏得領(lǐng)導(dǎo)的肯定，才會為企業(yè)作出貢獻(xiàn)，才會體現(xiàn)自身的價值。

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