陳霖　蔣國華

摘 要 大數(shù)據(jù)時代為高校檔案管理工作帶來發(fā)展機遇，檔案管理創(chuàng)新發(fā)展過程中，遇到很多問題，需要進一步在實踐中探索有效措施解決問題。大數(shù)據(jù)時代下，高校應(yīng)重視檔案管理的作用，提高管理工作者的專業(yè)能力，促進檔案管理的順利發(fā)展。

關(guān)鍵詞 大數(shù)據(jù)時代 高校檔案管理 創(chuàng)新路徑

中圖分類號：G647 文獻標(biāo)識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2019.06.086

Innovative Path of Archives Management in Colleges

and Universities in the Age of Big Data

CHEN Lin[1]， JIANG Guohua[2]

（[1] College of Post and Telecommunication of Wuhan Institute of Technology， Wuhan， Hubei 430073；

[2] Wuchang University of Technology， Wuhan， Hubei 430223）

Abstract The era of big data brings opportunities for the development of archives management in colleges and universities. In the process of innovation and development of archives management， there are many problems that need to be solved by further exploring effective measures in practice. In the era of big data， colleges and universities should attach importance to the role of archives management， improve the professional ability of managers， and promote the smooth development of archives management.

Keywords the era of big data； college archives management； innovative path

高校傳統(tǒng)的檔案管理模式，已經(jīng)無法滿足大數(shù)據(jù)時代下膨脹的檔案數(shù)據(jù)需求，影響了檔案管理的效果。因此，高校應(yīng)該積極與大數(shù)據(jù)技術(shù)有效融合，探討創(chuàng)新發(fā)展路徑，發(fā)揮大數(shù)據(jù)的信息處理優(yōu)勢，提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量。

1 大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理工作的定義及特征

1.1 大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理工作的定義

大數(shù)據(jù)的具體定義比較抽象，屬于一種數(shù)據(jù)處理方式，指代項目數(shù)額內(nèi)容較大，無法用精確數(shù)字進行準確定位。大數(shù)據(jù)是一種全新的處理模式，為社會發(fā)展提供了非常重要的發(fā)展動力，目前高校檔案管理也借助大數(shù)據(jù)優(yōu)勢，不斷強化發(fā)展模式。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)對數(shù)據(jù)進行優(yōu)化，能夠使得信息資訊更加多樣化，對于數(shù)據(jù)的處理方式也更加準確，具有更多自身優(yōu)勢。大數(shù)據(jù)時代能夠為高校及社會各個企業(yè)帶來更多發(fā)展機遇，能夠處理所有數(shù)據(jù)且準確度高，因此高校在檔案管理中應(yīng)積極改革，有效利用大數(shù)據(jù)先進技術(shù)，綜合提升檔案管理工作質(zhì)量。

1.2 大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理工作的特征

（1）高校檔案數(shù)量增多。隨著教育事業(yè)順利發(fā)展，我國高校檔案數(shù)量逐漸上升，為高校檔案管理工作人員帶來壓力。隨著社會形勢變化，人們對教育需求的提高，高校人才培養(yǎng)內(nèi)容逐漸豐富化，各種教學(xué)活動、課程案例、實驗研究等都需要整理，高校應(yīng)積極做好相關(guān)資料的歸檔工作。此外，為了改善傳統(tǒng)紙質(zhì)的文檔存儲形式，需要利用相關(guān)技術(shù)設(shè)備，提高檔案管理工作效率，不斷完善紙質(zhì)檔案信息化進程，推動高校檔案管理的有效發(fā)展。

（2）高校檔案種類繁復(fù)。我國高校學(xué)術(shù)性人才數(shù)量不斷增加，輸出的檔案數(shù)量比較就會比較繁復(fù)，這也是高校高階知識分子集聚的特征表現(xiàn)。社會科技發(fā)展帶動著教育內(nèi)容的全速發(fā)展，高校的學(xué)術(shù)性內(nèi)容增加趨勢顯著，促使檔案種類不斷增多。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，高校檔案形式也在創(chuàng)新中發(fā)展，不只局限于文字形式，還有音頻、視頻、圖片等多樣化的內(nèi)容，進而增加了高校檔案種類。

（3）高校檔案處理速度要求高。隨著社會對人才需求的要求不斷提升，高校檔案的使用率也在提高，這就要求檔案管理人員對檔案的處理速度不斷提高，進而提高檔案管理的工作效率。高校檔案數(shù)量及內(nèi)容不斷豐富，為檔案管理帶來了一定的難度和壓力，用戶需要及時反饋檔案的使用情況，才能更準確地處理檔案信息。

2 大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理的現(xiàn)狀及面臨的挑戰(zhàn)

2.1 大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理的現(xiàn)狀

（1）投入資金不足。大數(shù)據(jù)技術(shù)為高校檔案管理帶來機遇，高校需要投入更多的時間和精力去學(xué)習(xí)新的技術(shù)，才能滿足人們對檔案管理服務(wù)的需求。雖然高校已經(jīng)逐漸關(guān)注大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮的作用，但高校投入的資金、物力依然不夠，影響了大數(shù)據(jù)技術(shù)的開發(fā)利用，無法促進檔案管理的創(chuàng)新性發(fā)展。

（2）宣傳力度不夠。隨著高校檔案使用率逐漸上升，檔案管理工作也受到高校重視，并不斷改善檔案管理方法。目前高校檔案管理依然沿用傳統(tǒng)模式，對于大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的運用不夠徹底，無法實現(xiàn)檔案管理的信息化高效發(fā)展。高校檔案管理工作，對于大數(shù)據(jù)時代技術(shù)的應(yīng)用宣傳力度不夠，管理工作者現(xiàn)代化管理水平不足，檔案整理的知識也比較欠缺，影響了高校檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。[1]

（3）忽視了鑒定環(huán)節(jié)和編研環(huán)節(jié)。高校檔案數(shù)量逐年增長，整理的資料室非常龐雜的，每年都需要歸檔、存檔，長期以往增加了檔案室的壓力。高校在進行檔案存檔時，應(yīng)該進行有效鑒定，深入探討一下檔案中的內(nèi)容，保證資料都是值得記錄的。檔案管理缺乏鑒定環(huán)節(jié)的考慮，往往使得檔案中內(nèi)容繁雜，應(yīng)該對檔案的價值進行評估，進而將有用的信息存入檔案館，并將其余的部分不再利用，能夠提升檔案利用率。此外，高校檔案管理工作，重點以整理檔案信息內(nèi)容為主，很少關(guān)注檔案的編輯和研究。這樣一來，雖然在檔案整理上耗時過多，卻無法提升檔案管理工作效率，忽視了編輯和研究環(huán)節(jié)，無法促進檔案管理方式的有效創(chuàng)新。

（4）缺乏專業(yè)人才。高校檔案管理結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)快速發(fā)展，在這個變革過程中急需專業(yè)人才，為高校創(chuàng)造良好的檔案管理發(fā)展環(huán)境。檔案管理本身就是比較復(fù)雜的工作內(nèi)容，需要管理者具備更專業(yè)的素質(zhì)，擁有比較耐心的性格，能夠去更好地管理和處理信息。目前高校檔案管理工作者，自身專業(yè)素養(yǎng)不高，很難完成工作的更高需求，需要受到高校的重視。[2]

2.2 大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

（1）大數(shù)據(jù)對檔案收集的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理環(huán)境下，很多歷史數(shù)據(jù)的保存，都需要人為鑒定確定保存價值，再對資料進行整理歸檔。傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案的收集、鑒定和整理都非常重要，能夠清晰地進行檔案管理，提高了檔案的利用率。而隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展，高校檔案的形式多樣化，使得檔案數(shù)量和樣式均激增，傳統(tǒng)檔案的收集方法已經(jīng)無法滿足工作需求，面對海量的數(shù)據(jù)，檔案管理工作具有更大的壓力。大數(shù)據(jù)時代為檔案資源帶來更豐富的信息，管理工作者如何有效收集檔案，并提升檔案的保存價值，還需更進一步地思考。

（2）大數(shù)據(jù)對檔案保管的挑戰(zhàn)。高校檔案中的內(nèi)容多樣，傳統(tǒng)的管理模式下，通常以紙質(zhì)材料居多，光盤為主要的電子檔記錄形式，其中包括音頻或視頻材料。大數(shù)據(jù)時代豐富了檔案的存儲形式，檔案的電子存檔中通常以DVD為主，拓展了原本的存儲容量，檔案存放內(nèi)容包括圖像、文本、影響、多媒體鏈接、聲音等等。大數(shù)據(jù)時代檔案數(shù)據(jù)的體現(xiàn)形式，隨著大數(shù)據(jù)時代發(fā)展逐漸豐富化，且多以非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)或半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為主。但是現(xiàn)有的數(shù)據(jù)多以結(jié)構(gòu)化進行存儲，這與大數(shù)據(jù)處理方式有所沖突，因此高校如何選擇更有效的存檔方式，已經(jīng)成為重大難題。此外，大數(shù)據(jù)環(huán)境下進行數(shù)據(jù)處理，很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞、丟失或泄露的情況，數(shù)據(jù)安全受到威脅。

（3）大數(shù)據(jù)對檔案利用的挑戰(zhàn)。高校檔案管理工作，隨著大數(shù)據(jù)時代的影響，發(fā)生著更大的變革。高校檔案內(nèi)容逐漸多元化，隨著社會發(fā)展，人們的認知和生活不斷豐富，對于檔案信息的價值具有更高要求。高校檔案的使用者也逐漸多元化，人們對于檔案需求較大，不僅學(xué)校內(nèi)部人員是檔案的使用者，外來的潛在用戶也在增多，拓展了高校檔案的服務(wù)范圍。大數(shù)據(jù)時代信息技術(shù)條件，使得人們對檔案的提取利用更加便捷化，檔案的管理應(yīng)該更加自主化，以滿足更多人對檔案資料使用的需求。高校檔案的利用需求不斷提高，需要滿足個性化、多元化、時效性發(fā)展需求，這就需要高校檔案管理工作能夠滿足更多需求。但目前高校檔案管理中，對檔案的有效利用服務(wù)整體服務(wù)質(zhì)量不高，管理服務(wù)的方式單一、傳統(tǒng)，利用檔案主要以復(fù)制或?qū)嵉夭殚啚橹?，且在非工作日時間很難滿足用戶使用需求。

3 大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理的創(chuàng)新路徑

3.1 利用信息化技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息共享

高校檔案管理工作，需要積極利用信息化技術(shù)，提高工作效率，進而實現(xiàn)檔案信息的有效共享。高校檔案管理通過對數(shù)據(jù)進行分析，改善傳統(tǒng)的檔案管理模式，使得高校檔案可視化發(fā)展，發(fā)揮大數(shù)據(jù)信息處理的更大作用。大數(shù)據(jù)時代下，高校檔案管理通過合理運用信息化技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的快速收集，實現(xiàn)信息的歸檔和共享，方便學(xué)生更好的使用。高校將入校的學(xué)生建立好專屬的檔案，將有價值的資料詳細地記錄，可以通過學(xué)生檔案清晰地了解其自身發(fā)展情況。高校將每一個學(xué)生的檔案進行鑒定，確定情況符合實際后，把學(xué)生檔案信息放在建立的數(shù)據(jù)庫中，方便后期提取使用。高校教師可通過大數(shù)據(jù)平臺，更準確的了解學(xué)生的學(xué)習(xí)、成長情況，進而對教育形式做出有效調(diào)整。

3.2 加大對檔案管理重要性的認識

對于高校發(fā)展而言檔案管理尤為重要，但相關(guān)管理工作者卻沒有足夠重視，需要更進一步強化對檔案管理工作重要性的認識。高校檔案管理在大數(shù)據(jù)發(fā)展中，尋找新的創(chuàng)新發(fā)展模式，利用數(shù)據(jù)信息技術(shù)，能夠提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量，提升工作效率。高校檔案的收集、整理、歸檔對于學(xué)生發(fā)展非常重要，應(yīng)該受到高校的重視，進而促進高校整體管理質(zhì)量的統(tǒng)一提高。

3.3 開發(fā)適合高校檔案管理的大數(shù)據(jù)分析工具

高校檔案管理中，學(xué)生檔案室最重要的資源，已經(jīng)是檔案管理中的重點任務(wù)。高校通常通過學(xué)生檔案進一步了解學(xué)生的綜合素質(zhì)，以及學(xué)生的學(xué)習(xí)發(fā)展情況，有助于教學(xué)實踐的順利發(fā)展。高校應(yīng)該積極結(jié)合大數(shù)據(jù)分析優(yōu)勢，開發(fā)更有效的學(xué)生檔案管理工具，能夠為高校提供更準確地學(xué)生發(fā)展數(shù)據(jù)資源，引導(dǎo)學(xué)生正確、全面地發(fā)展。此外，高校還應(yīng)該重視校企合作，積極引進一些合理的優(yōu)秀企業(yè)，給學(xué)生提供實習(xí)的機會，才能讓大學(xué)生真正地參與到檔案管理當(dāng)中，提高高校檔案的利用率。

3.4 打造高質(zhì)量的高校檔案管理隊伍

高校要想有效結(jié)合大數(shù)據(jù)優(yōu)勢，發(fā)揮檔案管理的工作效率，就應(yīng)該建造一支專業(yè)素質(zhì)更強的管理隊伍。在大數(shù)據(jù)時代背景下，積極培養(yǎng)高校檔案管理工作人員的信息化素養(yǎng)，提升工作人員檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)能力，為檔案管理的優(yōu)化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。高校應(yīng)定期為檔案管理工作人員，給予更專業(yè)的培訓(xùn)，保證檔案管理者能夠熟練操作計算機，并且能夠完成更專業(yè)的檔案信息化管理任務(wù)，才能促進高校檔案管理的整體發(fā)展。通過不斷優(yōu)化檔案管理工作團隊，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，具備更高水平的信息技術(shù)，才能保證檔案收集、整理和分析等工作的順利進行。

參考文獻

[1] 費紫琦.大數(shù)據(jù)時代高校檔案服務(wù)創(chuàng)新研究[J].蘭臺世界，2019（01）：121-123.

[2] 紀華恩.大數(shù)據(jù)背景下的高校檔案工作發(fā)展態(tài)勢[J].蘭臺內(nèi)外，2018（02）：39-40.