楊秀英

檔案管理作為一個(gè)系統(tǒng)的管理工程，期間所包含的內(nèi)容以及對(duì)它產(chǎn)生影響因素是眾多的，每一個(gè)因素發(fā)生變動(dòng)或者是進(jìn)行發(fā)展都會(huì)給檔案管理工作帶來(lái)新的影響。在當(dāng)今市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展以及人類文明不斷進(jìn)步的形式下，勢(shì)必會(huì)對(duì)檔案管理提出新的要求和挑戰(zhàn)。這就需要對(duì)檔案管理的全過(guò)程用全新的管理理念和科學(xué)的管理手段進(jìn)行分析，確保檔案管理能夠適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求。

1 正確認(rèn)識(shí)提高檔案科學(xué)化管理水平的必要性

檔案管理是檔案工作者運(yùn)用科學(xué)的管理方法以及現(xiàn)代化的手段對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、有效的管理，使之能夠更好地為社會(huì)、為人類服務(wù)所進(jìn)行的系統(tǒng)性工作。通過(guò)新時(shí)代對(duì)檔案管理所提出的要求，來(lái)分析提高檔案科學(xué)化管理水平的必要性，也是從大環(huán)境發(fā)展的形式下來(lái)看待檔案管理水平的提高。

一是提高檔案管理的科學(xué)化水平是社會(huì)不斷進(jìn)步的必然要求。在人類物質(zhì)文明和精神文明不斷進(jìn)步的前提下，任何存在于社會(huì)中的事物都在經(jīng)歷一個(gè)不斷發(fā)展的過(guò)程，否則將會(huì)違背社會(huì)發(fā)展的規(guī)律從而被淘汰掉。檔案管理作為人類為了達(dá)到某種目的而實(shí)施的一系列活動(dòng)，隨著人類管理理念的不斷上升以及人類管理方法的逐漸科學(xué)化，勢(shì)必會(huì)更加的趨向于人類的需求，使人類能夠更加快速、準(zhǔn)確、隨時(shí)隨地的使用檔案所附帶的信息價(jià)值。如果因?yàn)闄n案管理水平的滯后性，從而影響了社會(huì)不斷進(jìn)步的步伐，那是人們所不愿意看到的也是不允許發(fā)生的，所以說(shuō)在確保社會(huì)不斷進(jìn)步的情況下，非常有必要提高檔案管理的科學(xué)化水平。

二是提高檔案管理的科學(xué)化水平是檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然要求。隨著人類在各個(gè)領(lǐng)域不斷取得新的成就和科學(xué)研究成果的不斷創(chuàng)新，檔案的類型和種類正在不斷的擴(kuò)大與增多，這就為檔案管理工作帶來(lái)了新的問(wèn)題和挑戰(zhàn)，特別是電子檔案的興起給檔案管理帶來(lái)了深度變革的必然要求。檔案作為重要的信息載體在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天必須與信息技術(shù)相結(jié)合才能切實(shí)滿足人們對(duì)于檔案利用的實(shí)際需求，從另一方面來(lái)講，檔案管理的水平只有跟得上科學(xué)技術(shù)發(fā)展的步伐才能體現(xiàn)出其最大的價(jià)值。目前人類對(duì)于信息的無(wú)國(guó)界、無(wú)地域以及隨時(shí)隨地的查閱正在成為檔案管理重點(diǎn)發(fā)展的方向之一。由此看來(lái)，提高檔案管理的科學(xué)化水平是檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然要求。

三是提高專業(yè)化的管理團(tuán)隊(duì)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化的必然要求。隨著越來(lái)越多的人認(rèn)識(shí)到管理對(duì)于經(jīng)濟(jì)發(fā)展、對(duì)于事情的成敗有著至關(guān)重要的作用，越來(lái)越多的人開(kāi)始著手管理學(xué)的學(xué)習(xí)，這也造就了大批優(yōu)秀的管理人才活躍在當(dāng)今的社會(huì)中。同時(shí)，這為檔案管理建立專業(yè)化的管理團(tuán)隊(duì)提供了極大地可能性。改變?cè)瓉?lái)檔案管理的模式和打破舊的管理格局，將檔案管理納入到現(xiàn)代化管理的模式之下，將會(huì)大大改善檔案利用的效率和范圍。

四是提高人們對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)的必然要求。雖然經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展給檔案的現(xiàn)代化管理提供了發(fā)展的機(jī)遇，但是建立檔案最終的目的依然是讓它以知識(shí)的形式傳播下去、擴(kuò)散開(kāi)來(lái)，為人類的持續(xù)發(fā)展提供動(dòng)力和基礎(chǔ)。由于越來(lái)越多的人對(duì)于商品經(jīng)濟(jì)的盲目追求，使得人們對(duì)于知識(shí)的關(guān)注和公共事業(yè)的發(fā)展表現(xiàn)的越來(lái)越冷淡。這也從根本上減少了人們對(duì)檔案的利用程度，使得檔案實(shí)際的利用效率不斷下降。因此加大人們對(duì)于檔案利用的關(guān)注度，向人們傳播檔案利用的重要性和巨大的價(jià)值，也是未來(lái)要繼續(xù)堅(jiān)持發(fā)展的重要方向。

2 提高檔案科學(xué)化管理水平的有效措施

一是樹(shù)立先進(jìn)的檔案管理理念，建立科學(xué)的檔案管理機(jī)制。思想是決定行動(dòng)方向的先決條件，只有先進(jìn)的思想作為指導(dǎo)，行動(dòng)才能達(dá)到預(yù)想的高度。樹(shù)立先進(jìn)的檔案管理理念并非是憑空想象和主管臆造。具體的做法是，首先，應(yīng)該借鑒當(dāng)前企業(yè)中所使用的一些最先進(jìn)的管理理念，然后結(jié)合檔案管理的實(shí)際需求來(lái)制定比較先進(jìn)的管理制度，對(duì)檔案管理工作中的諸多環(huán)節(jié)進(jìn)行明確、細(xì)分，推行責(zé)任制的管理模式。其次，與計(jì)算機(jī)工程人員以及多媒體工程人士進(jìn)行溝通與交流，將檔案管理與信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行有效的結(jié)合。最后，借鑒國(guó)外的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，為國(guó)內(nèi)檔案管理事業(yè)注入新的思想和動(dòng)力。建立科學(xué)的檔案管理機(jī)制是保障檔案管理科學(xué)、有序進(jìn)行必不可少的重要環(huán)節(jié)。建立科學(xué)的檔案管理機(jī)制主要從管理、監(jiān)督、評(píng)價(jià)三個(gè)方面來(lái)進(jìn)行實(shí)施，確保以發(fā)展的眼光來(lái)看待檔案管理工作，不斷發(fā)現(xiàn)檔案管理的不足和滯后之處，為檔案管理的科學(xué)化發(fā)展提供有力的保障。

二是提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。檔案管理人員是檔案管理工作的主要實(shí)施者也是檔案管理工作的主體，其自身的綜合素質(zhì)水平高低對(duì)檔案管理的科學(xué)化水平有著決定性的作用。所以說(shuō)提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，也是提高檔案管理工作科學(xué)化水平的重要途徑之一。主要的做法是，一方面定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)培訓(xùn)，培訓(xùn)的主要內(nèi)容圍繞著計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用技術(shù)以及信息技術(shù)、和現(xiàn)代化管理理念來(lái)開(kāi)展，確保培訓(xùn)能夠有針對(duì)性、目的性地提高檔案管理工作人員的現(xiàn)代化檔案管理工作能力和技術(shù)水平。另一方面，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)和塑造，提高檔案管理工作人員的責(zé)任心和學(xué)習(xí)創(chuàng)新的能力，為檔案管理工作的順利開(kāi)展以及持續(xù)發(fā)展提供良好的思想動(dòng)力。

三是制定標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程，確保檔案管理的高效性。標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程對(duì)于規(guī)范檔案管理工作中的每一個(gè)細(xì)節(jié)，從整體上很好的控制檔案管理工作的科學(xué)化有著重要的作用。具體的做法是，首先，應(yīng)當(dāng)改善檔案管理的條件。建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案室、配備專業(yè)素質(zhì)較高的工作人員、制定比較完善的管理制度等等。其次，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的監(jiān)管力度，及時(shí)的進(jìn)行檔案移交、審批。最后，對(duì)檔案進(jìn)行細(xì)分化的管理，對(duì)于重點(diǎn)、重要檔案進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督監(jiān)管，提高檔案的準(zhǔn)確性和及時(shí)性、保密性等等。

四是建立電子檔案工作室，提高檔案網(wǎng)絡(luò)管理的水平。在目前的檔案管理工作中，電子檔案的管理已經(jīng)成為檔案管理工作中的重點(diǎn)內(nèi)容。建立專門(mén)的電子檔案工作室，并對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的配置的和管理對(duì)于提高檔案管理的科學(xué)化水平有著實(shí)質(zhì)性的作用。具體的做法是，首先，將電子檔案管理從檔案管理工作中獨(dú)立出來(lái)，對(duì)電子檔案進(jìn)行專門(mén)化的管理。其次，給電子檔案工作室配備現(xiàn)代化的辦公工具，并安排系統(tǒng)維護(hù)人員以確保電子檔案管理工作的順利進(jìn)行。再次，提高電子檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)操作水平。提高檔案網(wǎng)絡(luò)管理的水平主要從強(qiáng)化檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的現(xiàn)代化水平以及確保網(wǎng)絡(luò)安全、不斷進(jìn)行系統(tǒng)更新兩個(gè)方面進(jìn)行著手。主要的目的是依托現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)以及通訊技術(shù)建立現(xiàn)代化、科學(xué)化的檔案多層次網(wǎng)絡(luò)管理體系，讓檔案管理能夠發(fā)揮最大的作用以及提供最高的檔案使用價(jià)值。

五是對(duì)檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)的評(píng)價(jià)，促使檔案管理工作不斷地創(chuàng)新。檔案管理工作因?yàn)闄n案的來(lái)源、檔案的使用目的以及檔案所處的地域不同，管理要求也不盡相同，所以經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)管理細(xì)分的現(xiàn)象。對(duì)檔案管理工作實(shí)施科學(xué)有效地評(píng)價(jià)，是對(duì)檔案管理進(jìn)行再管理的過(guò)程，通過(guò)對(duì)檔案管理工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)和檔案管理的主要構(gòu)成要素進(jìn)行動(dòng)態(tài)的監(jiān)督與審查，從而發(fā)現(xiàn)其中所存在的問(wèn)題并進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整與更正，也能不斷的提高檔案管理的科學(xué)化水平。