摘 要：對(duì)機(jī)關(guān)單位而言，辦公室內(nèi)的檔案管理工作是整個(gè)單位重要的一部分，其是否有效的管理會(huì)影響到企業(yè)的工作進(jìn)度，在日常工作中有著舉足輕重的地位。對(duì)于多數(shù)企業(yè)而言，辦公室檔案管理工作一般較為繁瑣且復(fù)雜，在執(zhí)行的過程中，相關(guān)單位必須投入大量的財(cái)力以及人力，隨著互聯(lián)網(wǎng)科技的不斷發(fā)展與普及，信息化、網(wǎng)絡(luò)化工作模式已逐漸滲透進(jìn)人們的工作與學(xué)習(xí)當(dāng)中，對(duì)于數(shù)據(jù)的處理能力也大幅度上升，在一定程度上，對(duì)于提升辦公室檔案管理工作的效率提供了便捷。

關(guān)鍵詞：規(guī)范管理；檔案管理；辦公室

對(duì)相關(guān)事業(yè)單位而言，提升檔案工作規(guī)范化管理是企業(yè)整體工作環(huán)節(jié)當(dāng)中極其重要的部分，也極大的提升了辦公室的整體工作效率，在一定程度上，也提升了單位管理工作的水平，企業(yè)的高層管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)于檔案工作管理的重視，并以身作則，積極引導(dǎo)工作人員逐漸重視，由于檔案管理工作涉及到的方面眾多，是一項(xiàng)較為系統(tǒng)性的工作，需要專門的工作人員把控好每一個(gè)環(huán)節(jié)，并嚴(yán)格按照規(guī)范要求進(jìn)行管理工作。文章通過對(duì)辦公室檔案規(guī)范化管理的重要意義進(jìn)行了探討，并提出檔案規(guī)范化管理的應(yīng)對(duì)策略[1]。

1 辦公室檔案管理的現(xiàn)狀以及特征

1.1 對(duì)于資料的收集與保存工作

就目前檔案工作管理現(xiàn)狀來看，由于多數(shù)工作實(shí)際性質(zhì)的原因，檔案管理在日常工作當(dāng)中具有繁瑣復(fù)雜的特點(diǎn)，在實(shí)際的管理工作當(dāng)中，收集相關(guān)資料以及整理工作就耗費(fèi)了大部分的時(shí)間，對(duì)于所發(fā)生的重要事件會(huì)進(jìn)行相應(yīng)的編排，記載于文史資料當(dāng)中，盡可能的完好保存，并沿用下去。因此，工作人員在資料收集以及整理過程當(dāng)中，必須對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行考證，盡可能的保證資料的真實(shí)性以及完整性，對(duì)于收集的資料要從多方考證，并廣泛的涉及到眾多領(lǐng)域，對(duì)于事件的多個(gè)角度均有所涉獵。并進(jìn)行分類管理，如，事件，人物以及過程，經(jīng)過嚴(yán)格的核實(shí)之后，在對(duì)其進(jìn)行保存管理。

1.2 文書檔案類型與數(shù)量較多

在辦公室檔案工作當(dāng)中，文書檔案類型較為豐富，且數(shù)量較大，通常分為數(shù)據(jù)收集、進(jìn)行分類、歸納運(yùn)轉(zhuǎn)以及建立編排等，很多時(shí)候會(huì)根據(jù)工作內(nèi)容以及實(shí)際情況進(jìn)行數(shù)據(jù)整理、核查以及相關(guān)統(tǒng)計(jì)的工作。檔案管理工作以及文書管理是融合在一起的，相輔相成，因此，質(zhì)量如何往往也對(duì)對(duì)方造成一定的影響。

1.3 檔案管理類別豐富

通常，辦公室的檔案管理類別極其的豐富，且極多，因單位各部門的工作內(nèi)容上的區(qū)別，因此檔案的種類也是非常多的，如企業(yè)日常團(tuán)建工作，行政以及會(huì)計(jì)工作等，使得檔案管理變得多樣性。此外，因?qū)嶋H情況的原因，辦公室的檔案管理又會(huì)有許多種形式，不僅僅是文字，還有視頻以及錄音文件等，在一定程度上，增加了管理的難度[2]。

2 辦公室檔案規(guī)范化管理的重要性

2.1 單位整體工作效率明顯提升

對(duì)企業(yè)而言，辦公室檔案管理工作對(duì)于企業(yè)的工作開展有著良好的促進(jìn)作用，也是企業(yè)日常工作當(dāng)中最重要的環(huán)節(jié)，因企業(yè)的工作性質(zhì)以及崗位的特殊性，工作量是非常復(fù)雜且繁重的，經(jīng)常會(huì)投入大量的財(cái)力以及物力，但是往往未達(dá)到理想的效果，因此，辦公室檔案管理規(guī)范化是極其必要的，在對(duì)其進(jìn)行科學(xué)有效的改進(jìn)工作模式之后，會(huì)為原來復(fù)雜的工作流程省去不少麻煩，且極大的減少了許多不必要的消耗，對(duì)于檔案管理工作人員而言，減輕了繁瑣的工作內(nèi)容，效率便得到了相應(yīng)的保障，同時(shí)，還促進(jìn)了企業(yè)管理的效率以及工作進(jìn)度，使公司的管理水平以及發(fā)展穩(wěn)步提高。

2.2 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理規(guī)范化工作在不斷的落實(shí)過程中，企業(yè)也應(yīng)當(dāng)重視對(duì)于人才的培養(yǎng)，投入精力到人才的培養(yǎng)以學(xué)習(xí)當(dāng)中，加強(qiáng)工作人員對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，同時(shí)也提升工作人員各方面的工作能力，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化，工作人員起著關(guān)鍵性的作用。人才的能力和工作效率是成正比的，且兩者之間相互促進(jìn)，相輔相成，而檔案工作的逐漸改變也會(huì)影響到管理人員的工作方式以及效率，與之前傳統(tǒng)的人工操作管理模式不同的是，檔案管理規(guī)范化之后采用最新的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，多數(shù)情況下，基本上已被電子計(jì)算機(jī)逐漸代替操作。隨著工作模式發(fā)生改變，新的工作環(huán)境當(dāng)中，需要管理人員必須具備熟練的電腦操作技能，并對(duì)相關(guān)軟件要有一定的熟悉度。管理人員的綜合素質(zhì)以及能力也因?yàn)楣ぷ髂Ｊ降母淖兌饾u提高，而管理人員在工作能力提升的同時(shí)，個(gè)人價(jià)值也有所體現(xiàn)。

2.3 規(guī)范化管理方式的改變

隨著科技的不斷發(fā)展與進(jìn)步，人們的生活發(fā)生了巨大的改變，信息社會(huì)的到來使得數(shù)據(jù)井噴式的爆發(fā)與融合，且信息日益龐大，因此傳統(tǒng)的管理模式顯然已經(jīng)不適用與現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作，在科技逐漸普及的現(xiàn)代社會(huì)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代潮流，借助目前最高效的軟件對(duì)數(shù)據(jù)以及信息進(jìn)行處理和儲(chǔ)存，將這些嚴(yán)峻以及復(fù)雜的工作內(nèi)容進(jìn)行簡(jiǎn)化。因此，計(jì)算機(jī)的相關(guān)軟件應(yīng)用已經(jīng)逐步走進(jìn)辦公室檔案管理日常工作當(dāng)中，管理人員可以充分的利用計(jì)算機(jī)帶來的便捷，對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)性的整體分類，在進(jìn)行存儲(chǔ)和高效管理，在高科技應(yīng)用的基礎(chǔ)上，極大的豐富了企業(yè)的管理模式。

3 進(jìn)一步提升辦公室檔案規(guī)范化管理的應(yīng)對(duì)策略

3.1 逐漸完善網(wǎng)絡(luò)化管理模式

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用普及，企業(yè)當(dāng)中已經(jīng)全面覆蓋相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用，再加上近年來電子科技的廣泛普及，網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)更新速度會(huì)逐漸加快，并完善。傳統(tǒng)的檔案管理工作，極大的增加了工作人員的工作量，因此，針對(duì)于儲(chǔ)存類的相關(guān)工作，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，利用計(jì)算機(jī)的專業(yè)技術(shù)以及功能對(duì)龐大的信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，對(duì)于檔案的分類以及性質(zhì)，可適當(dāng)?shù)牟扇【W(wǎng)絡(luò)化管理模式，逐漸摒棄傳統(tǒng)的復(fù)雜管理流程，實(shí)現(xiàn)檔案儲(chǔ)存管理效果最大化。根據(jù)不同材料的性質(zhì)以及類別，進(jìn)行不同的管理方式，要有針對(duì)性的工作，才能有效的提升工作效率。

3.2 提升信息真實(shí)可靠意識(shí)

在檔案管理工作規(guī)范化過程中，既要保障工作的效率，同時(shí)也要對(duì)檔案材料的真實(shí)性進(jìn)行核查。規(guī)范化檔案管理并不是一味的提升工作速度，而是提升整體的工作效率，從質(zhì)量上發(fā)生改變，隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，我們所接觸到數(shù)據(jù)越來越廣泛，且數(shù)量呈爆炸式增長，網(wǎng)絡(luò)上的許多信息存在著一定的考量性，因此，在檔案整體當(dāng)中，需要嚴(yán)格降低檔案整理過程中的錯(cuò)誤率。

此外，企業(yè)應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步引導(dǎo)檔案管理人員的工作態(tài)度，加強(qiáng)工作的主動(dòng)性，激勵(lì)工作人員以飽滿的熱情投入到工作當(dāng)中，并且盡量與其他各個(gè)部門加強(qiáng)聯(lián)系，這樣做有利于第一時(shí)間掌握相關(guān)數(shù)據(jù)以及材料，并且大大的提升了數(shù)據(jù)的真實(shí)性。逐漸加強(qiáng)工作人員的責(zé)任性，對(duì)于工作應(yīng)當(dāng)做到一絲不茍，有耐心的人才才會(huì)對(duì)檔案管理工作投入更多的精力，且較為認(rèn)真，因此，良好的心態(tài)對(duì)于積極開展工作至關(guān)重要[3]。

4 結(jié)束語

檔案管理工作規(guī)范化能夠進(jìn)一步提升企業(yè)的工作效率以及質(zhì)量，同時(shí)也為我國檔案管理工作更好的發(fā)展創(chuàng)新奠定了扎實(shí)的基礎(chǔ)。在瞬息萬變的時(shí)代，應(yīng)當(dāng)摒棄傳統(tǒng)千篇一律的檔案管理工作模式，積極創(chuàng)新，使辦公室檔案管理逐漸規(guī)范化，保證企業(yè)更好的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]佚名.淺談辦公室檔案工作的規(guī)范化管理[J].農(nóng)家參謀，2018，592（16）：237.

[2]李紅宙.辦公室檔案管理的規(guī)范化建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（11）：106-106.

[3]陳華瑜.新時(shí)期辦公室檔案管理規(guī)范化淺述[J].環(huán)球市場(chǎng)，2017（2）：26-26.

作者簡(jiǎn)介

王珊（1983-），女，漢，山東省青島市人，本科，辦公室檔案管理人員，本科學(xué)習(xí)法學(xué)專業(yè)，研究方向：辦公室檔案管理及人事管理。