羅濤 李亞麗

摘 要：文件檔案管理工作為企業(yè)工作中的重點(diǎn)內(nèi)容，為了保障企業(yè)能夠滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求，需要適當(dāng)?shù)恼{(diào)整工作形式，本文對(duì)質(zhì)量管理下企業(yè)文件檔案工作的內(nèi)容與原則進(jìn)行了討論，并從合理進(jìn)行質(zhì)量策劃、提高質(zhì)量控制力度、優(yōu)化檔案管理流程、構(gòu)建一體化管理系統(tǒng)，四個(gè)方面對(duì)企業(yè)文件檔案工作的質(zhì)量管理方式進(jìn)行了整理，希望為關(guān)注這一話題的人們提供參考。

關(guān)鍵詞：質(zhì)量管理；企業(yè)；文件檔案工作

文件檔案工作具有較高的制度性、規(guī)范性，與文件處理、檔案管理等工作相連接，對(duì)企業(yè)發(fā)展有直接的影響，但現(xiàn)階段部分企業(yè)檔案管理工作中存在不合理的問題，為了轉(zhuǎn)變這一現(xiàn)狀，需要合理調(diào)控檔案管理流程，并應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)構(gòu)建管理系統(tǒng)，使員工能夠形成工作責(zé)任意識(shí)。并且，管理者還需要提高重視程度，將信息技術(shù)應(yīng)用到其中，定期優(yōu)化調(diào)整文件檔案管理形式，提高員工的工作責(zé)任意識(shí)。

1 質(zhì)量管理下企業(yè)文件檔案工作的內(nèi)容與原則

1.1 內(nèi)容

為了能夠進(jìn)一步了解企業(yè)文件檔案質(zhì)量管理工作，需要分析其中的內(nèi)容，在對(duì)這一內(nèi)容進(jìn)行分析時(shí)，可以從以下兩個(gè)角度進(jìn)行整理。第一，企業(yè)文件檔案中主要包括組織建設(shè)、業(yè)務(wù)情況等，能夠反應(yīng)出企業(yè)的運(yùn)營、管理情況。企業(yè)在運(yùn)行時(shí)，各個(gè)部門都會(huì)產(chǎn)生大量的資料，文件檔案整理工作人員整理資料之后，能夠?yàn)槠髽I(yè)決策提供依據(jù)，并明確發(fā)展方向。第二，企業(yè)檔案質(zhì)量管理工作能夠約束員工的行為，使員工形成工作責(zé)任意識(shí)，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)、信息整理疏漏的問題。

1.2 原則

在分析企業(yè)文件檔案質(zhì)量管理工作時(shí)，由于文件檔案管理工作量較大，沒有合適的管理方式極容易出現(xiàn)疏漏，為了避免出現(xiàn)這一類問題，需要將堅(jiān)持系統(tǒng)化管理作為原則，推進(jìn)企業(yè)穩(wěn)定運(yùn)行。并且現(xiàn)階段的信息技術(shù)在不斷優(yōu)化，管理人員需要將持續(xù)優(yōu)化改進(jìn)作為管理原則，構(gòu)建適當(dāng)?shù)墓芾砜蚣埽{(diào)動(dòng)全部員工的參與興趣，按照相關(guān)管理規(guī)定進(jìn)行工作，發(fā)揮出文件檔案質(zhì)量管理的實(shí)際意義，提高文件檔案管理質(zhì)量。

2 企業(yè)文件檔案工作的質(zhì)量管理方式

2.1 合理進(jìn)行質(zhì)量策劃

為了能夠進(jìn)一步提高企業(yè)文件檔案工作質(zhì)量管理合理性，需要合理進(jìn)行質(zhì)量策劃，第一，質(zhì)量策劃為文件檔案管理的重點(diǎn)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者可以按照企業(yè)的發(fā)展情況構(gòu)建完善的目標(biāo)，例如：管理者先總結(jié)現(xiàn)階段文件檔案工作中存在的問題，之后設(shè)置歸檔率、完整率、利用率等指標(biāo)，保障各項(xiàng)業(yè)務(wù)都能穩(wěn)定運(yùn)行[1]。另外，為了提高組織規(guī)劃的合理性，可以將檔案整理工作細(xì)化處理，構(gòu)建多個(gè)管理層次，優(yōu)化整體管理質(zhì)量。第二，為了保障文件檔案管理工作具有適用性，可以在構(gòu)建質(zhì)量管理方案之后試運(yùn)行一段時(shí)間，找出其中存在的不合理情況，適當(dāng)?shù)膬?yōu)化調(diào)整，保障質(zhì)量管理工作具有較高的可應(yīng)用性，為之后的管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

2.2 提高質(zhì)量控制力度

提高質(zhì)量控制力度能夠優(yōu)化文件檔案管理合理性，第一，適當(dāng)?shù)目刂乒芾?，能夠約束員工的行為，幫助員工形成良好的工作責(zé)任意識(shí)，進(jìn)而管理者可以構(gòu)建完善的管理制度，例如：總結(jié)現(xiàn)階段文件檔案工作中常見的問題，有針對(duì)性的構(gòu)建處罰方式，達(dá)到提醒的作用。并且為了提高員工的工作積極性，可以構(gòu)建懲處制度，在日常管理中，一旦發(fā)現(xiàn)工作中出現(xiàn)問題，需要按照相關(guān)制度進(jìn)行處罰，保障企業(yè)能夠穩(wěn)定運(yùn)行[2]。第二，工作質(zhì)量檢查為管理工作中的重點(diǎn)，管理者可以構(gòu)建文件檔案質(zhì)量等級(jí)，在檢查時(shí)將等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)作為質(zhì)量判斷依據(jù)，了解影響質(zhì)量的原因，提出適當(dāng)?shù)母倪M(jìn)意見，推進(jìn)文件檔案管理工作運(yùn)行發(fā)展。

2.3 優(yōu)化檔案管理流程

企業(yè)文件檔案工作質(zhì)量管理中，需要優(yōu)化檔案管理流程，在對(duì)這一內(nèi)容進(jìn)行分析時(shí)，可以從以下兩個(gè)角度進(jìn)行整理。第一，傳統(tǒng)的文件檔案質(zhì)量管理工作流程中的各部分工作界限較為模糊，員工不夠了解自身工作范圍，導(dǎo)致文件檔案整理中存在重復(fù)、缺失等問題，嚴(yán)重影響文件檔案整理質(zhì)量，為了轉(zhuǎn)變這一現(xiàn)狀，需要管理者重新設(shè)計(jì)管理流程，明確工作范圍、工作責(zé)任，提高整體管理效率。第二，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)階段大部分企業(yè)已經(jīng)調(diào)整了檔案管理方式，但由于這一方法與傳統(tǒng)形式存在差異，管理者可以在調(diào)整管理流程時(shí)為員工講解信息技術(shù)的應(yīng)用方法，達(dá)到構(gòu)建全面性管理模式的目的，保障企業(yè)能夠穩(wěn)定運(yùn)行。另外，為了進(jìn)一步提高管理流程調(diào)整有效性，需要管理者形成良好的管理意識(shí)，并定期優(yōu)化調(diào)整管理方式，達(dá)到滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求的目的。

2.4 構(gòu)建一體化管理系統(tǒng)

進(jìn)行企業(yè)文件檔案工作質(zhì)量管理工作時(shí)，需要構(gòu)建一體化管理系統(tǒng)，第一，文件檔案內(nèi)容關(guān)系著企業(yè)發(fā)展，傳統(tǒng)的文件檔案管理形式不具有協(xié)調(diào)性，無法發(fā)揮出文件檔案的實(shí)際意義，為了轉(zhuǎn)變這一現(xiàn)狀，管理人員可以應(yīng)用信息技術(shù)構(gòu)建一體化管理系統(tǒng)，例如：企業(yè)管理者聘請(qǐng)系統(tǒng)設(shè)計(jì)師，按照企業(yè)的文件檔案處理需求構(gòu)建系統(tǒng)，員工可以在網(wǎng)絡(luò)中快速傳輸檔案信息，達(dá)到減少重復(fù)勞動(dòng)、提高工作效率的目的。第二，為了保障一體化管理系統(tǒng)能夠合理運(yùn)行，需要構(gòu)建合適的管理制度，例如：企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可以構(gòu)建管理小組，為管理人員管理區(qū)域，檢查文件檔案整理情況，一旦發(fā)現(xiàn)工作中存在問題，能夠立即找到對(duì)應(yīng)負(fù)責(zé)人處理，構(gòu)建良好的工作環(huán)境。

3 結(jié)論

綜上所述，企業(yè)文件檔案工作質(zhì)量管理工作中，為了能夠進(jìn)一步提高管理質(zhì)量，需要企業(yè)管理者提高重視程度，并整理出傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的問題， 之后進(jìn)行有針對(duì)性的調(diào)整，發(fā)揮出文件檔案管理的實(shí)際意義。另外，管理人員還需要發(fā)揮出全面統(tǒng)籌的作用，引導(dǎo)員工形成良好的工作責(zé)任意識(shí)，保障文件檔案收集、整理、應(yīng)用等工作都能穩(wěn)定運(yùn)行，提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

參考文獻(xiàn)

[1]《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀 第七章 企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)[J].檔案天地，2018（11）：64.

[2]丁子涵，張斌.美國企業(yè)文件和檔案管理機(jī)制研究[J].檔案學(xué)研究，2016（06）：107-112.

作者簡(jiǎn)介

羅濤（1987-），女，漢，山東高唐人，國家能源菏澤發(fā)電有限公司。

李亞麗（1972-），女，漢，山東菏澤人，國家能源菏澤發(fā)電有限公司。