雷勵(lì) 劉艷鳳

檔案是歷史的真實(shí)記錄，檔案的終極價(jià)值是其利用價(jià)值。一份內(nèi)容齊全完整的檔案是一份完美的檔案。其利用價(jià)值才能完整呈現(xiàn)，其價(jià)值才能發(fā)揮到最大化。但是在實(shí)際檔案工作中，往往會(huì)遇到檔案內(nèi)容的不齊全、不完整，或者缺失。此時(shí)催歸催補(bǔ)所缺材料，對(duì)已經(jīng)完成立卷的案卷進(jìn)行插卷、補(bǔ)卷，是唯一的補(bǔ)救辦法。本文作者結(jié)合檔案管理工作實(shí)踐，探討了插卷、補(bǔ)卷的產(chǎn)生原因、工作流程、帶來的問題等，并提出了改進(jìn)此問題的建議。

一、案卷與文件

傳統(tǒng)的檔案保管單位是以案卷來論的，各歸檔部門把立好卷的檔案，以案卷為單位歸檔到檔案管理部門，比如2018年歸檔了多少卷外事檔案，歸檔了多少卷教學(xué)檔案，歸檔了多少卷產(chǎn)品檔案等等。案卷內(nèi)裝的是文件材料，也就是說，案卷是由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的檔案保管單位。案卷內(nèi)的文件的組合是根據(jù)文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容和外形上的異同點(diǎn)和聯(lián)系組成。一份完整的案卷，除了包含內(nèi)容齊全完整的卷內(nèi)文件之外，還包括案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)備考表等幾部分。案卷封面項(xiàng)目包括：檔案全宗名稱、類目名稱、檔號(hào)、案卷題名、卷內(nèi)文件起止日期、保管期限、歸檔單位、密級(jí)等。在外觀上，案卷就像是一本書一樣，其封面封底（又稱卷皮）多用牛皮紙。案卷存放時(shí)，會(huì)裝入檔案盒，然后把檔案盒整齊排列于檔案架上。根據(jù)案卷的厚度以及檔案盒的大小，一個(gè)檔案盒內(nèi)可以裝一本或幾本案卷。實(shí)體查檔時(shí)，工作人員需要先進(jìn)行檢索，然后去到特定的檔案庫房、找到特定的檔案架、再?gòu)拇_定的盒內(nèi)取出需要的案卷，進(jìn)行查閱。

二、插卷、補(bǔ)卷的產(chǎn)生原因

檔案記錄的是真實(shí)的歷史活動(dòng)，因此歸檔工作也是在歷史活動(dòng)發(fā)生之后進(jìn)行的，是對(duì)當(dāng)時(shí)歷史資料的整理和保管。歸檔工作在時(shí)間上一般是以年度來論的，如2018年一般歸的是2017年產(chǎn)生的檔案。在2017年結(jié)束時(shí)，各職能部門需要梳理本部門年度內(nèi)的工作資料，把有價(jià)值的資料立好卷，于2018年年初歸檔到檔案館。提倡對(duì)于當(dāng)年產(chǎn)生的檔案當(dāng)年及時(shí)歸檔，如2018年9月形成的高校學(xué)生錄取名單檔案，只要是檔案內(nèi)容已經(jīng)齊全完整，招生部門在9月就可歸入學(xué)校檔案館。如對(duì)于2018年春季學(xué)期已經(jīng)形成的學(xué)籍檔案，在2018年秋季學(xué)期一開始就可以歸檔到檔案館。也就是說在時(shí)間上，歸檔的基本原則是及時(shí)歸檔。在內(nèi)容要求上，歸檔的基本原則是內(nèi)容齊全完整。然而在現(xiàn)實(shí)中，職能部門在歸檔時(shí)間和內(nèi)容要求這兩個(gè)方面做的并不是完美。在時(shí)間上嚴(yán)重滯后歸檔，或者在內(nèi)容上沒歸完、沒歸齊全。都會(huì)導(dǎo)致日后發(fā)現(xiàn)時(shí)進(jìn)行補(bǔ)檔：插卷和補(bǔ)卷。因此插卷和補(bǔ)卷工作也成為了檔案館一項(xiàng)經(jīng)常性的補(bǔ)救工作。

三、插卷、補(bǔ)卷的分類與工作流程

在實(shí)際工作中，發(fā)生補(bǔ)檔的狀況后，還需要根據(jù)不同的實(shí)際情況來進(jìn)行處理。第一類是由于在時(shí)間上嚴(yán)重滯后歸檔而產(chǎn)生的插卷、補(bǔ)卷，又分為以下情況：

1.遺漏的檔案

比如2018年職能部門在整理文件柜時(shí)發(fā)現(xiàn)，有一堆2006年的文件材料，認(rèn)為有歸檔的價(jià)值，當(dāng)年忘了歸檔，于是聯(lián)系檔案館想歸檔。希望歸檔后能和此前本部門的其它2006年的檔案放在一起。

2.新發(fā)現(xiàn)的未歸檔案

比如捐贈(zèng)檔案，捐贈(zèng)者把多年前的歷史資料歸檔。

3.糾錯(cuò)當(dāng)年的檔案

比如職能部門在工作中發(fā)現(xiàn)，此前歸過檔的一份文件中的信息有誤，需要把更新后的資料補(bǔ)入原來案卷。此類在時(shí)間上嚴(yán)重滯后的補(bǔ)檔，處理方式有兩種，一是如果補(bǔ)充的材料多，頁碼多，能夠獨(dú)立成卷，就獨(dú)立組成新卷。二是補(bǔ)充的材料少，僅是幾頁，就直接補(bǔ)入當(dāng)年的相關(guān)案卷，重新編頁碼，在卷內(nèi)目錄上補(bǔ)寫信息，并寫好備考說明。

由于在內(nèi)容上沒歸完、沒歸齊全而產(chǎn)生的插卷、補(bǔ)卷是第二類。這里常常指的是當(dāng)年新歸的檔案，部門已經(jīng)立好卷，已經(jīng)移交到檔案館，之后發(fā)現(xiàn)內(nèi)容不完整，需要補(bǔ)充，或者發(fā)現(xiàn)少歸了幾份資料。此時(shí)，對(duì)于已經(jīng)入了庫房排好架的案卷，需要先在庫房里調(diào)出案卷。如果案卷還未上檔案架，就直接重新打開已經(jīng)裝訂好的案卷，插入補(bǔ)充的內(nèi)容。如果補(bǔ)充的內(nèi)容太多，原案卷放不下，需要重新設(shè)立案卷：補(bǔ)新卷，對(duì)新補(bǔ)充的內(nèi)容進(jìn)行一系列整理，同時(shí)統(tǒng)籌同類目下的其他案卷的編號(hào)。

四、插卷、補(bǔ)卷帶來的問題

插卷、補(bǔ)卷雖然是檔案管理工作中不可避免的，但是其帶來的影響還是不容忽視。首先是增加了檔案整理工作者的重復(fù)勞動(dòng)。檔案整理人員需要對(duì)補(bǔ)卷材料再次進(jìn)行次整理，比如重新編排檔號(hào)、重新錄入信息、重新裝訂等。其次是庫房管理員要重新安排排架。一般對(duì)新歸檔案在排架時(shí)都會(huì)預(yù)留空間。由此帶來的問題是，預(yù)留不足和富余都會(huì)帶來相關(guān)工作量的增加。預(yù)留多則浪費(fèi)資源，少則需要倒架。實(shí)際工作中對(duì)年代早的檔案的排架，是按實(shí)體排架的，不再有預(yù)留。這時(shí)當(dāng)要插入大量的年代較早的檔案時(shí)，需要倒架的工作量是相當(dāng)大的。由此看出，插卷、補(bǔ)卷雖是檔案部門常有的工作，但由此造成的人力資源的浪費(fèi)還是挺大的。再次是，給檔案利用帶來不便。使得檔案的利用價(jià)值打了折扣。當(dāng)這些需要補(bǔ)充的檔案沒有被發(fā)現(xiàn)，沒有被補(bǔ)入之前，利用者是無法查閱到這些檔案的。從而會(huì)給利用者帶來損失，這份檔案就失去了它應(yīng)有的價(jià)值。

五、幾點(diǎn)建議

1.增強(qiáng)歸檔部門的檔案意識(shí)，做好原始材料積累

對(duì)于職能部門而言，如果在日常工作中帶著檔案意識(shí)去積累、整理歸檔材料，就能做到及時(shí)檢查、及時(shí)發(fā)現(xiàn)遺漏，及時(shí)把缺失的內(nèi)容補(bǔ)充齊全、完整。這樣就從源頭上有效減少了事后插卷、補(bǔ)卷發(fā)生的機(jī)率。

2.在歸檔時(shí)間上，倡導(dǎo)“一結(jié)束就歸檔”

加強(qiáng)歸檔部門及時(shí)歸檔的意識(shí)。提倡某項(xiàng)工作一結(jié)束，就把相關(guān)材料打包歸檔。及時(shí)清理工作資料及時(shí)歸檔，力爭(zhēng)在時(shí)間上不滯后?？s短檔案材料滯留職能部門的留存時(shí)間。這樣就為事后插卷、補(bǔ)卷贏得了時(shí)間。

3.檔案管理部門應(yīng)加大對(duì)已歸檔案的排查

對(duì)于檔案管理部門而言，定期排查已歸檔案，主動(dòng)篩查有無重要內(nèi)容的漏歸，有無重要信息的不完整。比如重要年份的缺失，重要事件的缺失，重要人物的缺失，重要文件的缺失等。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)及時(shí)聯(lián)系歸檔部門進(jìn)行補(bǔ)救。

（作者單位：西安交通大學(xué)檔案館、西安交通大學(xué)文治書院）