羅思云

摘 要：目前信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域，并且均獲得了良好的反響。在當(dāng)前每個人的工作量不斷提升的環(huán)境下，利用信息技術(shù)可以將工作高效化，直接提高了工作的速度，并且可以避免一些人為因素導(dǎo)致工作中出現(xiàn)錯誤。檔案管理工作也逐漸呈現(xiàn)信息化，雖然相比于以往的管理方法，其存在著許多優(yōu)勢，但隨之而產(chǎn)生的則是許多重要的安全問題。文章首先分析了信息化管理存在的諸多優(yōu)勢，同時列舉出目前信息化管理存在的主要安全問題，并提出有效的解決措施，為相關(guān)工作者提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案信息化管理；優(yōu)勢；安全問題

對檔案進(jìn)行信息化管理可以將工作變得更加便捷，同時摒棄了以往的紙質(zhì)文件也能夠讓工作更加符合環(huán)保的理念。但采取這種管理方式必然會面臨許多安全問題，尤其是目前信息技術(shù)相對發(fā)達(dá)，很多不法分子都采取手段來威脅到檔案的安全，以此來獲得非法利益。雖然這些問題受到了廣泛關(guān)注，但是由于安全問題是實際存在且很難避免的，所以并不能從根本上解決這些問題。

1 檔案信息化管理的優(yōu)勢

1.1 有利于挖掘數(shù)據(jù)的潛在價值

信息化管理使檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行訪問，這提高了民眾查詢檔案的便捷性，使整個過程不再復(fù)雜且繁瑣，檔案的傳遞與共享也可以通過網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行，超鏈接、網(wǎng)站等介質(zhì)使信息交流的方法變得更加多樣化，同時可以增加同一時間的訪問量。以哈爾濱市檔案網(wǎng)站舉例，近五年的數(shù)據(jù)顯示，每年訪問網(wǎng)站的人次達(dá)到了相同時間內(nèi)檔案館訪問人次的二十倍以上，這表明通過網(wǎng)站可以更好地做到信息的傳遞與共享。除此之外，這有利于挖掘數(shù)據(jù)的潛在價值，如果能夠?qū)⑺袛?shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一研究并且相互對比，就很可能獲得更多的成果。將這些數(shù)據(jù)進(jìn)行合理地整理與分類，更容易發(fā)現(xiàn)其中的價值，也可以更好地進(jìn)行數(shù)據(jù)共享。

1.2 更加符合綠色環(huán)保的理念

傳統(tǒng)的檔案都是紙質(zhì)的，并不能符合我們對于環(huán)保的要求，尤其當(dāng)檔案的內(nèi)容需要更新時，原有的檔案以及與更新內(nèi)容有關(guān)系的檔案都需要作廢并重新建立，在這過程中就造成了大量紙張的浪費。而信息化管理是通過系統(tǒng)對大量的檔案進(jìn)行管理，減少了人工操作，同時減少了紙張的使用，檔案的更新也可以通過計算機來完成，因此更加綠色環(huán)保。

1.3 數(shù)據(jù)信息的傳輸與共享更加方便

檔案的信息化管理可以使信息的傳輸與共享變得更加便捷，使信息更好地進(jìn)行互通。檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸與共享，這樣就可以不受到環(huán)境的限制，隨時都能將信息傳輸?shù)礁鱾€終端上。如果在終端之間構(gòu)成了完整的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和信息系統(tǒng)，就可以實現(xiàn)文字、語音、數(shù)據(jù)、圖像等信息傳輸、信息處理以及信息共享。一些企業(yè)為了提高工作效率，需要檔案信息能在短時間內(nèi)在內(nèi)部進(jìn)行傳輸，并增加共享的程度，使內(nèi)部人員可以更加快捷地獲取信息，并彌補工作中存在的缺陷。而信息化管理可以將其實現(xiàn)，檔案可以通過計算機在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行快速傳輸，不僅能在短時間內(nèi)達(dá)到共享的目的，還允許多人共享。

2 檔案信息化管理存在的安全問題以及解決措施

2.1 檔案信息化管理存在的安全問題

1）網(wǎng)絡(luò)傳輸存在信息安全問題。檔案中具有大量的信息，其中會有很多是涉及到個人隱私，商業(yè)機密等，這些都是不能被他人獲取并且受到法律保護(hù)的。這些信息存在著巨大的潛在價值，同時也是被保護(hù)的重點，因為一旦出現(xiàn)泄漏，那么就可能對個人造成巨大的影響，所以需要盡量避免這種情況。但是在檔案管理的過程中必然需要對一些信息通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，在傳輸過程中容易面臨安全問題。如果在網(wǎng)絡(luò)傳輸時不能采取合理的保護(hù)措施，就會存在信息泄露的風(fēng)險。目前有很多不法分子通過盜取檔案信息來獲取利益，這些信息很可能被販賣或者非法利用，這會造成十分不良的影響。用戶的信息被他人獲知，也使個人的財產(chǎn)受到了一定威脅。因此，網(wǎng)絡(luò)傳輸缺乏安全性是目前比較嚴(yán)重的問題之一，也是很容易產(chǎn)生嚴(yán)重后果的潛在威脅。

2）真實性問題。在以往的工作中，都是由管理人員對檔案進(jìn)行整理并交由上級部門審閱并簽字蓋章后進(jìn)行存儲，雖然過程相對繁瑣，但是可以避免檔案的內(nèi)容中存在錯誤。信息化管理雖然簡化了工作，但是缺少了審閱的步驟，就不能保證檔案的真實性，一些比較明顯的錯誤也容易被忽略。除此之外，檔案容易在存儲時容易被惡意拷貝、修改或刪除，其內(nèi)容可能因此不完整或者缺少真實性。

3）檔案載體的不穩(wěn)定性。電子檔案通常會存儲在計算機硬盤、軟盤等載體中，這些載體的優(yōu)點在于存儲量較大，且不容易出現(xiàn)丟失的情況。但是這些載體是有壽命的，并且容易被外界環(huán)境影響，當(dāng)處于潮濕、強磁場等惡劣環(huán)境下容易被破壞，進(jìn)而導(dǎo)致其中存儲的信息無法獲取。同時將這些載體連接到一些被病毒感染的計算機上時，同樣容易致使信息泄露或丟失。因此檔案載體通常是不穩(wěn)定的，但是這種不穩(wěn)定也取決于我們?nèi)绾螌⑵渲糜诤畏N環(huán)境下保存。

2.2 檔案信息化管理安全問題的解決措施

1）采用安全性能較高的系統(tǒng)。為了保障檔案信息的安全，應(yīng)當(dāng)使用安全性較高的系統(tǒng)，避免過程中出現(xiàn)信息的丟失、泄露等情況。在安裝軟件時，應(yīng)當(dāng)從官方網(wǎng)站或正規(guī)網(wǎng)站上下載，避免計算機被感染病毒。定期對系統(tǒng)及軟件進(jìn)行更新，并根據(jù)提示安裝所需要的補丁。一般來講，系統(tǒng)內(nèi)部都有相應(yīng)的安全及防火墻設(shè)置選項，應(yīng)當(dāng)根據(jù)具體情況對其進(jìn)行設(shè)置。

2）完善信息化管理的安全保障體系。對電子檔案進(jìn)行管理，需要有體系作為依靠，避免不規(guī)范的操作對信息的安全構(gòu)成威脅。在創(chuàng)建電子檔案時應(yīng)當(dāng)明確每個人的權(quán)限，在被授權(quán)的情況下，相關(guān)人員只能對其進(jìn)行閱讀，不能對其進(jìn)行修改、刪除等操作，既保護(hù)了個人隱私，也提高了信息的安全性。應(yīng)當(dāng)建立專職的管理團(tuán)隊，內(nèi)部人員需要具備相應(yīng)的知識，且能夠熟練操作管理系統(tǒng)，并通過不斷學(xué)習(xí)，以此來適應(yīng)信息技術(shù)的不斷發(fā)展。在硬件管理方面也應(yīng)當(dāng)加以重視，確保檔案載體被保存在適宜的環(huán)境中，防止被破壞。這些改變都需要通過完善保障體系來實現(xiàn)。

3）采用多種安全防范技術(shù)措施。為了避免檔案存在泄露的風(fēng)險，就需要采取相應(yīng)的安全防范技術(shù)措施，讓檔案能夠處于安全的管理之下。建立安全防護(hù)系統(tǒng)可以很好地避免信息外泄，使不法分子無法通過各種手段來獲取檔案內(nèi)容，同時也防止在傳遞的過程中被他人截取，在存儲時被他人盜取。防護(hù)系統(tǒng)可以使系統(tǒng)不受到外來的影響，從根本上避免了安全問題的出現(xiàn)。除此之外，還可以建立防火墻來對系統(tǒng)進(jìn)行保護(hù)，在保證連接網(wǎng)絡(luò)的同時不受到外來的影響。防火墻可以攔截一些可能存在隱患的信息以及一些異常的訪問要求，并采取相應(yīng)的防護(hù)措施，防止一些不法分子通過傳輸病毒或非法訪問等手段進(jìn)行破壞，也能拒絕外界人員的讀取要求。由于近些年出現(xiàn)內(nèi)部人員販賣信息的情況，所以針對這種可能存在的風(fēng)險，需要對一些關(guān)鍵的信息進(jìn)行加密處理，并確保每個管理人員都是實際可靠的，盡量將所有隱患都扼殺在萌芽中。

3 結(jié)語

檔案管理信息化的普及，代表著我國的信息化建設(shè)已經(jīng)達(dá)到了一個新高度，同時這也是我國十分重視的工程之一。以往的檔案管理只限于對紙質(zhì)檔案的看管，而現(xiàn)在則是由專門的管理人員使用操作系統(tǒng)對檔案進(jìn)行管理，這種變化讓管理工作變得更加簡便，同時可以有效避免檔案在傳遞或者使用過程中出現(xiàn)丟失的問題。目前管理工作面臨著可靠性問題，主要集中在檔案容易出現(xiàn)丟失以及泄露等方面，這就需要相關(guān)人員通過努力，不斷完善信息技術(shù)，來保障檔案管理的安全。

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