薛梅

摘 要：電子檔案已經(jīng)逐漸成為一種重要的檔案管理形式，可以說它是時(shí)代發(fā)展的必然選擇，是對(duì)檔案管理工作的巨大創(chuàng)新和發(fā)展，對(duì)檔案管理工作起到了巨大的促進(jìn)作用。但電子檔案并不是十全十美的。對(duì)檔案電子化管理的現(xiàn)實(shí)意義進(jìn)行討論，在此基礎(chǔ)上結(jié)合檔案電子化管理不完善之處對(duì)其可依賴程度進(jìn)行分析，并對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案并存模式進(jìn)行思考，以期能夠最大程度地提高檔案管理工作的實(shí)效。

關(guān)鍵詞：電子檔案；紙質(zhì)檔案；檔案管理；依賴程度

檔案電子化管理就是在計(jì)算機(jī)上將檔案內(nèi)容進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，包括文本、圖形和數(shù)字等各種形式的檔案信息。通過計(jì)算機(jī)可以對(duì)這些文件進(jìn)行傳輸和處理，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的管理。隨著高新技術(shù)的不斷發(fā)展和信息時(shí)代的到來，辦公自動(dòng)化的工作模式越來越符合人們的要求，這個(gè)現(xiàn)實(shí)促使檔案電子化管理逐步成為檔案管理工作的主流和潮流。電子檔案能夠在很大程度上減輕人們的工作量和工作負(fù)擔(dān)，同時(shí)還具有很多其他優(yōu)點(diǎn)，不過在筆者看來，在做檔案管理工作的過程中，可以對(duì)電子檔案有一定的依賴，以減輕工作量，提蒿檔案管理工作的條理性；但電子檔案的不足決定了我們不能夠過分依賴檔案的電子化管理，應(yīng)該構(gòu)建電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的全新發(fā)展模式，促進(jìn)檔案管理工作更好地開展。

1 檔案電子化管理的現(xiàn)實(shí)意義

1.1 縮短檔案信息的加工時(shí)間

傳統(tǒng)信息加工方式具有“慢工出細(xì)活”的特點(diǎn)，二次文獻(xiàn)信息的開發(fā)工作要在文件資料形成很長(zhǎng)時(shí)間后才能夠完成，這容易造成信息失效，對(duì)檔案信息的價(jià)值也會(huì)產(chǎn)生很大的影響。但在檔案電子化管理過程中，工作人員可以直接利用機(jī)讀檔案，快速完成二次文獻(xiàn)的開發(fā)，縮短了檔案信息的加工時(shí)間。

1.2 實(shí)現(xiàn)工作效率最大化

手工完成信息的編研需要大量的經(jīng)費(fèi)，但是當(dāng)前乃至以后一段時(shí)間，將國家對(duì)檔案部門投撥的經(jīng)費(fèi)大量用于信息編輯是不現(xiàn)實(shí)的。不過，在電子檔案管理工作的推行過程中，對(duì)信息的編輯能夠很好地控制成本，對(duì)當(dāng)前經(jīng)費(fèi)限制信息加工工作局面進(jìn)行改變，有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的效率最大化。

1.3 拓寬檔案管理工作服務(wù)范圍

實(shí)行電子化的檔案管理工作可以多份拷貝信息成果，能夠?qū)⑿畔⒊晒Πl(fā)送到各部門和各領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)其社會(huì)影響的擴(kuò)大起到很好的促進(jìn)作用，而且也有利于提高檔案部門的地位。實(shí)施電子化的檔案管理方式，能夠使電子管理工作與最新技術(shù)接軌，適應(yīng)全新的時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)和要求。實(shí)現(xiàn)勞動(dòng)電子化，可以使檔案管理工作更好地服務(wù)于更多部門。

2 對(duì)檔案電子化管理可依賴程度的分析

電子檔案具有先進(jìn)性，但是檔案的完整性和真實(shí)性在電子化過程中會(huì)受到影響，尤其是它有十分特殊的載體，這就使得電子檔案的安全性變得異常重要。也正是因?yàn)殡娮訖n案和電子產(chǎn)品的特殊性，使其存在很多不安全的因素。在檔案管理工作中，如果對(duì)電子檔案的依賴程度過高，且由于電腦系統(tǒng)的問題或電力問題而不能正常工作的情況時(shí)有發(fā)生，例如出現(xiàn)癱瘓現(xiàn)象。這就使得電腦在緊急情況下無法使用，也就無法實(shí)現(xiàn)資料的快速搜索和查詢，這是一個(gè)亟待解決的現(xiàn)實(shí)問題。

現(xiàn)在人們的生活和工作對(duì)電腦的依賴程度過高，有人認(rèn)為在工作中文檔性質(zhì)的檔案只要按序排列即可。這樣，當(dāng)對(duì)文檔進(jìn)行檢索和管理時(shí)，只要在電腦系統(tǒng)中運(yùn)用查找軟件查找即可，所以平時(shí)，不用把檔案做得十分詳細(xì)。筆者的意見是，不論檔案管理軟件多科學(xué)，也不論什么時(shí)候，都不能對(duì)電子化的檔案管理過分依賴；一名合格的檔案管理人員應(yīng)該做到在任何情況下都能將所需要的檔案和文件第一時(shí)間找出來，在特殊情況下也是如此?？墒牵绻麑?duì)于電子檔案的依賴程度過高，在停電或電腦系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)，檔案管理人員就沒辦法在最短時(shí)間內(nèi)完成對(duì)所需文件的檢索，這不利于檔案管理工作的發(fā)展?？傊瑢?duì)于電子化檔案的管理，我們需要輔助以紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理工作，不能夠過分依賴電子化的檔案管理。

3 電子檔案與紙質(zhì)檔案并存模式的思考

3.1 必要性分析

電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種檔案管理模式共存的局面能夠豐富檔案管理工作的管理方式，但也給檔案保護(hù)技術(shù)帶來了新的思考。在數(shù)十年的發(fā)展歷程中，我們?cè)诩堎|(zhì)檔案保護(hù)工作方面已經(jīng)有了相當(dāng)豐富的經(jīng)驗(yàn)，無論是紙質(zhì)檔案的修復(fù)、去酸、防有毒氣體，還是在防霉、防蟲等保護(hù)方面，都已經(jīng)建立了一套完整的保護(hù)措施?？墒牵陔娮訖n案的保護(hù)方面的經(jīng)驗(yàn)非常匱乏，有待于進(jìn)一步對(duì)其保管條件進(jìn)行研究。檔案管理工作單位一定要確定電子檔案的保管年限、保管制度和其相應(yīng)的保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，可是，當(dāng)前對(duì)光盤等電子檔案儲(chǔ)存手段的壽命存在著不一致的說法，所以，這些都是需要加以考證和研究的，而檔案管理部門要用相應(yīng)的保護(hù)手段對(duì)電子檔案儲(chǔ)存設(shè)備等進(jìn)行維護(hù)。基于此，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的檔案管理模式是十分必要的。

3.2 需注意的問題

此外，電子檔案和紙質(zhì)檔案并不是獨(dú)立存在的，它們?cè)跈n案管理內(nèi)容方面存在著一定的聯(lián)系。在檔案管理工作中我們認(rèn)識(shí)到，在構(gòu)建電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的檔案管理模式中還有許多需要注意的地方，由于紙質(zhì)檔案的內(nèi)容經(jīng)過掃描和轉(zhuǎn)換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質(zhì)量也是由紙質(zhì)檔案的質(zhì)量決定的。因此，在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行入庫和存檔時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案的質(zhì)量管理，避免對(duì)電子檔案前期的工作產(chǎn)生影響，從而減少二次返工現(xiàn)象的出現(xiàn)，也能夠有效保證電子檔案的質(zhì)量，節(jié)約檔案的掃描時(shí)間，縮短工作周期。由此可見，在建立電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的檔案管理模式的過程中，要重視紙質(zhì)檔案的質(zhì)量，這樣才能促進(jìn)檔案管理工作順利進(jìn)行。

總之電子檔案和紙質(zhì)檔案在檔案管理過程中都具有自身的優(yōu)勢(shì)和局限性，在檔案管理過程中還有很多的現(xiàn)實(shí)問題有待進(jìn)一步的討論和研究。對(duì)檔案管理工作實(shí)行“雙套制的管理方式，使兩種管理模式相互補(bǔ)充，相互促進(jìn)，有利于在保證計(jì)算機(jī)管理效率的前提下提高檔案管理工作的質(zhì)量，也有利于經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的提高。

4 結(jié)束語

雖然在檔案管理工作中實(shí)行電子化管理方式具有便利性和可操作性，但是對(duì)電腦的過分依賴會(huì)使我們?cè)诠ぷ鬟^程中失去工作熱情，會(huì)讓我們不再擁有探索紙質(zhì)檔案歸檔方式的樂趣，而且在緊急情況下，平時(shí)具有便利性的電子檔案就會(huì)體現(xiàn)出其局限性，不利于檔案管理工作的開展。所以，我們既要適應(yīng)和發(fā)展先進(jìn)的電子檔案管理模式，還要重視傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式，構(gòu)建電子檔案和紙質(zhì)檔案共存的局面，充分利用但不過分依賴電子檔案，才能切實(shí)促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。

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