摘 要：干部人事檔案作為干部管理工作的重要依據(jù)，為了更好地滿(mǎn)足新時(shí)代干部人事檔案管理的需要，其管理在干部人事管理部門(mén)工作中更加重要。本文通過(guò)列舉分析以往實(shí)務(wù)操作管理中發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，簡(jiǎn)析《干部人事檔案工作條例》對(duì)目前存在的風(fēng)險(xiǎn)提出的規(guī)避之道，并從實(shí)際工作的角度出發(fā)探討該條例指導(dǎo)下干部人事檔案管理與現(xiàn)代人力資源基礎(chǔ)管理之間的關(guān)聯(lián)，期以促進(jìn)干部人事檔案管理實(shí)務(wù)操作的優(yōu)化，為相關(guān)研究提供參考。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；實(shí)務(wù)操作；風(fēng)險(xiǎn)；干部人事檔案工作條例；規(guī)避；人力資源基礎(chǔ)管理

干部人事檔案是人事管理部門(mén)在工作中形成的用于記錄干部身份信息、人生經(jīng)歷的原始憑證，客觀真實(shí)地反映了干部本人的德、能、勤、績(jī)、廉的情況，為教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評(píng)鑒人才提供重要依據(jù)，是國(guó)家檔案工作的重要組成部分。

早前，于1991年印發(fā)的《干部檔案工作條例》建立起干部檔案工作機(jī)制，規(guī)范干部人事檔案工作，但由于該部條例出臺(tái)27年來(lái)不曾修訂過(guò)，在干部人事檔案管理實(shí)務(wù)操作中，日漸不能適應(yīng)新形勢(shì)的需要。

1 干部人事檔案管理實(shí)務(wù)操作中存在的風(fēng)險(xiǎn)

2014年10月至2016年6月全國(guó)各地分三個(gè)批次開(kāi)展了干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核工作，對(duì)干部“三齡兩歷一經(jīng)歷”等重要信息是否準(zhǔn)確真實(shí)、有無(wú)涂改造假以及所依據(jù)的原始材料是否完整規(guī)范進(jìn)行審核，隨著該審核工作的開(kāi)展，暴露出干部檔案管理中存在不少實(shí)務(wù)操作風(fēng)險(xiǎn)。

1.1 檔案規(guī)范性差

材料形成部門(mén)在形成材料時(shí)不夠嚴(yán)謹(jǐn)、把關(guān)不嚴(yán)，紙張大小不一、厚薄參差，單雙面打印均有，鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水等不同筆跡，材料不完整，檔案材料應(yīng)是已辦結(jié)的正式材料，早期檔案缺少蓋章簽字，后天均難以補(bǔ)辦；干部個(gè)人檔案意識(shí)淺薄，遞交入檔材料應(yīng)付了事，隨意涂改，年齡、黨齡、工齡、學(xué)歷、經(jīng)歷等基本情況與已歸檔的歷史檔案記載不一致，檔案填寫(xiě)不準(zhǔn)確。

1.2 檔案缺失嚴(yán)重

各有關(guān)部門(mén)歸檔意識(shí)不強(qiáng)造成材料缺漏，不愿及時(shí)形成歸檔材料造成材料失準(zhǔn)積壓；為了節(jié)省工作時(shí)間、減少工作量，管檔人員未積極主動(dòng)進(jìn)行補(bǔ)充整理；或因管理人員不穩(wěn)定、辦公地點(diǎn)遷移、歷史久遠(yuǎn)等多種緣故，導(dǎo)致檔案缺失情況嚴(yán)重。最常見(jiàn)的是學(xué)籍檔案材料中缺失本科學(xué)位授予材料、考生報(bào)考登記表、畢業(yè)生登記表，參加工作佐證材料缺失大中專(zhuān)院校畢業(yè)生報(bào)到證；黨團(tuán)材料中缺失入黨志愿書(shū)、入黨申請(qǐng)等重要檔案，民主黨派人員無(wú)可佐證文檔；調(diào)轉(zhuǎn)材料缺失也較為嚴(yán)重，缺少干部介紹信、工資關(guān)系介紹信、干部調(diào)動(dòng)呈報(bào)表、干部調(diào)動(dòng)通知書(shū)等。

1.3 個(gè)別檔案?jìng)卧?/p>

少數(shù)人為了獲得利益，加之個(gè)別組織人事部門(mén)管理松懈，偽造涂改年齡、學(xué)歷、身份等重要信息，以至于出現(xiàn)“年齡越填越小、工齡越填越早、學(xué)歷越填越高、身份越造越假”的情況。

1.4 檔案信息化水平低

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，但因?yàn)榉N種緣故，干部人事檔案只是將信息錄入類(lèi)似制作審核專(zhuān)用干部任免審批表的Excel表格中，信息化管理沒(méi)有實(shí)現(xiàn)，查詢(xún)信息或者調(diào)閱檔案均需要人工操作，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。

1.5 檔案內(nèi)容空洞

檔案材料內(nèi)容空洞，無(wú)法真正反應(yīng)出干部個(gè)人的現(xiàn)實(shí)面貌，例如在年度考核表中領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)欄目中多為“同意”等短語(yǔ)，體現(xiàn)不出個(gè)性特征，而干部在填寫(xiě)年度考核表時(shí)每年基本并無(wú)改變，甚至寥寥數(shù)語(yǔ)，體現(xiàn)不出干部的工作業(yè)績(jī)。

1.6 檔案轉(zhuǎn)遞流于形式

人事檔案管理的控制前端是檔案轉(zhuǎn)遞，接收外調(diào)人員及新聘用人員的檔案時(shí)并未對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格的審核，或在接收良久后才發(fā)現(xiàn)檔案材料缺失或存在錯(cuò)誤等不同程度的問(wèn)題。轉(zhuǎn)遞不善導(dǎo)致材料缺失，使干部履歷情況模糊，或影響職工重新就業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失而產(chǎn)生糾紛等情況也時(shí)有發(fā)生。

1.7 管檔人員管檔素質(zhì)不高、負(fù)擔(dān)重

管檔人員因業(yè)務(wù)技能經(jīng)驗(yàn)不足的緣故，鑒別能力不強(qiáng)，在鑒定、審核檔案時(shí)將不合格的材料入檔，甚至歸類(lèi)錯(cuò)誤；管檔人員未嚴(yán)格執(zhí)行定期收集報(bào)送機(jī)制，或不積極主動(dòng)向材料形成部門(mén)、干部本人和其他有關(guān)方面收集單位人員檔案材料，或未對(duì)收到的材料進(jìn)行嚴(yán)格的審核，致使不合格材料歸檔。再者，工資表、年度考核表、聘用合同等檔案材料量大且相似，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)應(yīng)及時(shí)入檔，檔案人員需對(duì)檔案案卷進(jìn)行反復(fù)拆裝、裝訂、入檔、整理、歸位，工作重心集中在機(jī)械手動(dòng)地按序調(diào)出調(diào)入，因此無(wú)暇顧及檔案內(nèi)容的重新審核和檔案的深度分析和利用。

2 《干部人事檔案工作條例》規(guī)避實(shí)務(wù)操作風(fēng)險(xiǎn)的方法

2018年11月20日，中共中央辦公廳印發(fā)了《干部人事檔案工作條例》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《條例》），并發(fā)出通知，要求各地區(qū)部門(mén)認(rèn)真遵照?qǐng)?zhí)行?！稐l例》共7章46條，從管理體制和職責(zé)、內(nèi)容和分類(lèi)、日常管理、利用和審核、紀(jì)律和監(jiān)督等方面明確了干部人事檔案概念、作用以及干部人事檔案工作的指導(dǎo)思想、工作原則、基本要求和主要內(nèi)容?！稐l例》打造了自上而下、分工負(fù)責(zé)、協(xié)同推進(jìn)的新模式，將干部人事檔案工作嵌入干部選拔任用的鏈條中，切實(shí)增強(qiáng)干部人事檔案工作的嚴(yán)肅性，保障干部人事檔案的真實(shí)性，提升了干部人事檔案的權(quán)威性和公信力，以制度的形式推動(dòng)干部人事檔案工作各項(xiàng)改革措施取得成效。

《條例》首次明確提出，中央組織部、各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、國(guó)有企事業(yè)單位和其他組織及個(gè)人和材料形成部門(mén)應(yīng)按照各自職責(zé)，共同做好干部人事檔案內(nèi)容建設(shè)，嚴(yán)肅填寫(xiě)，嚴(yán)格審核，以規(guī)避檔案材料內(nèi)容填寫(xiě)不齊全、不規(guī)范，重要信息記載不一致的風(fēng)險(xiǎn)。材料形成部門(mén)通過(guò)進(jìn)一步規(guī)范材料書(shū)寫(xiě)內(nèi)容、格式等；管檔部門(mén)不僅要拓寬原始材料來(lái)源，還應(yīng)把好入口關(guān)，及時(shí)退回不符合要求的材料并反饋及時(shí)完善及補(bǔ)充意見(jiàn)。

檔案的收集工作是干部人事檔案管理工作的重點(diǎn)，《條例》中明確檔案主要內(nèi)容和分類(lèi)，要求保證真實(shí)準(zhǔn)確、全面規(guī)范、鮮活及時(shí)。首先，管檔人員應(yīng)定期、集中、及時(shí)收集干部年度考核、重要政治表現(xiàn)、工作表現(xiàn)、工資審批表等時(shí)常更新的檔案，一般應(yīng)在2個(gè)月內(nèi)歸檔；對(duì)缺失、誤漏的檔案應(yīng)逐項(xiàng)登記，或電話(huà)催補(bǔ)或?qū)Ｈ瞬檠a(bǔ)，盡可能找到原件，一般不使用復(fù)印件代替原件存檔，確需復(fù)印存檔的材料則必須在復(fù)印件上注明“此件與原件一致/系原件復(fù)印”，經(jīng)經(jīng)辦人簽字，并加蓋單位公章。其次，各材料形成部門(mén)和個(gè)人也應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案材料報(bào)送時(shí)限，由所在單位統(tǒng)一移交，填寫(xiě)《干部人事檔案材料移交單》，做到轉(zhuǎn)出收進(jìn)必須登記。且應(yīng)根據(jù)當(dāng)前人事制度改革的特點(diǎn)，重點(diǎn)收集能反應(yīng)干部工作作風(fēng)、政治素養(yǎng)、道德風(fēng)尚等材料，提高檔案利用價(jià)值。應(yīng)做到收集整理日常化、經(jīng)?；?，轉(zhuǎn)遞、裝檔及時(shí)，規(guī)避檔案缺失的風(fēng)險(xiǎn)。

在檔案利用的過(guò)程中，曾經(jīng)發(fā)現(xiàn)個(gè)別人偽造、涂改、遺失甚至擅自銷(xiāo)毀檔案等違法行為?！稐l例》鮮明提出干部人事檔案是黨的重要執(zhí)政資源，要求干部人事檔案管理人員必須為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)，應(yīng)采取實(shí)地調(diào)查、物證鑒定、專(zhuān)門(mén)認(rèn)證等方式進(jìn)行核實(shí)，與為謀取個(gè)人私利涂改偽造檔案的行為作斗爭(zhēng)?！稐l例》對(duì)檔案信息化提出新要求：信息化管理對(duì)檔案信息進(jìn)行采集，整理編碼、原始圖像制作、數(shù)據(jù)初審、高清圖像制作、數(shù)據(jù)復(fù)審，并建設(shè)光盤(pán)離線(xiàn)備份和在線(xiàn)備份系統(tǒng)。在嚴(yán)格規(guī)范的干部人事檔案數(shù)字化的情況下，原紙質(zhì)材料留存，檔案的利用、轉(zhuǎn)遞和保密等方面均按照紙質(zhì)檔案相關(guān)要求管理，不僅在源頭上將檔案銷(xiāo)毀、偽造、涂改的可能性扼殺在搖籃中，同時(shí)還提高了電子檔案的使用率，促進(jìn)人力資源基礎(chǔ)管理的現(xiàn)代化推進(jìn)。

檔案除了幫助選拔干部外還有監(jiān)督干部的功能，我們能發(fā)現(xiàn)檔案中除了部分組織的意見(jiàn)外，定義個(gè)人品質(zhì)的材料難以進(jìn)入檔案，“套話(huà)”不能反映個(gè)人情況，故大多數(shù)人的檔案都是千篇一律?！稐l例》要求：干部人事檔案所記載的內(nèi)容要能真實(shí)準(zhǔn)確、全面規(guī)范、鮮活及時(shí)地全面記錄干部的各項(xiàng)動(dòng)態(tài)信息，更能適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的需求。故而在第三章內(nèi)容和分類(lèi)中，增加能符合新時(shí)代發(fā)展需求的黨組織書(shū)記抓基層黨建評(píng)價(jià)意見(jiàn)，重點(diǎn)收集體現(xiàn)干部忠誠(chéng)干凈擔(dān)當(dāng)?shù)确矫娴牟牧?，比如廉潔從業(yè)結(jié)論性評(píng)價(jià)，公安機(jī)關(guān)有關(guān)行政處理決定、失信信息、近期業(yè)績(jī)及反映管理水平、生活作風(fēng)、身心健康等相關(guān)材料，檔案內(nèi)容不再空洞，利用率也將大大提高。

干部檔案工作的核心在于利用，辦理個(gè)人錄用審批、轉(zhuǎn)正定級(jí)、工作調(diào)動(dòng)、工齡認(rèn)定、職稱(chēng)申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)及考研出國(guó)深造等，都需要用到檔案?！稐l例》對(duì)檔案查、借、用、轉(zhuǎn)的程序做了細(xì)致規(guī)定，完善了干部人事檔案制度體系，明確檔案管理員工作職責(zé)，堅(jiān)決做到“三不轉(zhuǎn)、四不借、五不查”①，做到及時(shí)細(xì)致登記、條理清晰管理，有章可循、有據(jù)可依、有法必依，防止因違規(guī)行為出現(xiàn)涂改、造假、丟失、損毀、泄密等現(xiàn)象，堅(jiān)持主動(dòng)用檔、科學(xué)用檔、有效用檔，更好地服務(wù)高素質(zhì)專(zhuān)業(yè)化干部人才隊(duì)伍建設(shè)。首先，《條例》開(kāi)創(chuàng)性地提出了干部維護(hù)個(gè)人合法權(quán)益利用檔案的途徑和要求，規(guī)定干部本人或單位因工作需要有查（借）閱需求時(shí)，只要符合7個(gè)方面的利用要求，如實(shí)填寫(xiě)《查（借）閱干部人事檔案審批表》，并經(jīng)本單位黨委主要領(lǐng)導(dǎo)簽字同意并蓋章后，由組織人事部門(mén)派兩名正式黨員進(jìn)行查（借）閱，即可獲得檔案信息。其次，在利用的過(guò)程中須注意檔案審核，《條例》提出“凡提必審”“凡進(jìn)必審”“凡轉(zhuǎn)必審”的審核原則，注重發(fā)揮干部人事檔案的預(yù)警作用，明確“誰(shuí)審核”“審什么”“怎么審”，進(jìn)檔材料首先由一人核對(duì)、經(jīng)一人檢查、又一人終審，其次經(jīng)過(guò)干部所在單位、主管部門(mén)和組織人事部門(mén)三方會(huì)審，對(duì)情況清楚、符合條件的人員方能進(jìn)入任免程序，對(duì)涉嫌造假的人員應(yīng)立即核查才能進(jìn)入后續(xù)程序。檔案審核要求我們要注重把握材料的整體性、關(guān)聯(lián)性和邏輯性，仔細(xì)甄別原始材料和近期材料，審核黨員、干部身份在當(dāng)時(shí)取得的正當(dāng)性，對(duì)工齡、學(xué)歷等有更改的情況，要審核手續(xù)是否齊全、理由是否充分、證據(jù)是否確鑿；在之前干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核的基礎(chǔ)上，任前審核也應(yīng)保持對(duì)已專(zhuān)項(xiàng)審核過(guò)的檔案持存疑態(tài)度，不可麻痹大意，對(duì)新增檔案審核要更細(xì)心縝密，嚴(yán)把“質(zhì)量關(guān)”“準(zhǔn)確關(guān)”“認(rèn)定關(guān)”。再者，《條例》對(duì)干部人事檔案管理權(quán)限發(fā)生變動(dòng)的檔案轉(zhuǎn)遞工作新增要求，明確行政區(qū)劃調(diào)整、機(jī)構(gòu)改革等情況下檔案整理審核、移交轉(zhuǎn)遞、復(fù)核驗(yàn)收等事項(xiàng)；對(duì)干部出現(xiàn)辭職、出國(guó)不歸或者被辭退、解除（終止）勞動(dòng)（聘用）合同、開(kāi)除公職及死亡五年后的各種情況下的檔案轉(zhuǎn)遞進(jìn)行了詳細(xì)說(shuō)明。

干部人事檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，新時(shí)期對(duì)管檔人員提出了更為嚴(yán)格的要求，不僅要熟知檔案政策、精通審檔程序，還應(yīng)善于利用檔案?！稐l例》依舊提出按照“千卷一人”的人數(shù)要求配備專(zhuān)職檔案工作人員，以減少差錯(cuò)的發(fā)生。管檔人員必須要有時(shí)不我待的緊迫感，在確保信息安全保密的基礎(chǔ)上加強(qiáng)檔案數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，建立人事檔案信息局域網(wǎng)，充分發(fā)掘分析人事檔案數(shù)據(jù)的可利用性；加強(qiáng)思想建設(shè)和業(yè)務(wù)水平，拓寬檔案知識(shí)來(lái)源，切實(shí)抓好業(yè)務(wù)培訓(xùn)，牢牢把握相關(guān)法律法規(guī)條例、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)管檔各環(huán)節(jié)的實(shí)際操作技能訓(xùn)練；還應(yīng)提高綜合素質(zhì)，積極主動(dòng)與相關(guān)部門(mén)溝通協(xié)作，促進(jìn)檔案管理工作更好完成，例如在有新入職干部時(shí)應(yīng)及時(shí)指導(dǎo)材料形成部門(mén)填寫(xiě)工作人員登記表，在辦理轉(zhuǎn)正時(shí)應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)畢業(yè)生見(jiàn)習(xí)期考核鑒定表、大中專(zhuān)畢業(yè)生確定任職資格審批表及干部履歷表。

3 《條例》指導(dǎo)下干部人事檔案管理與現(xiàn)代人力資源基礎(chǔ)管理的關(guān)聯(lián)

《條例》落實(shí)了全面從嚴(yán)管理干部的要求，促進(jìn)營(yíng)造風(fēng)清氣正的選人用人環(huán)境，充分發(fā)揮干部人事檔案在建設(shè)高素質(zhì)專(zhuān)業(yè)化干部隊(duì)伍中的重要作用。干部人事檔案管理工作是各單位辦公室、綜合檔案室、人力資源部門(mén)進(jìn)行人力資源基礎(chǔ)管理的重要體現(xiàn)，進(jìn)一步提升人事檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化水平，有利于人力資源管理部門(mén)選擇重點(diǎn)培養(yǎng)對(duì)象、掌握干部個(gè)體差異并優(yōu)化人力資源配置?，F(xiàn)代人力資源管理相較傳統(tǒng)人力資源管理，不再僅僅是職務(wù)晉升、崗位變動(dòng)、獎(jiǎng)勵(lì)懲罰的日常管理，而是更為人性、科學(xué)、戰(zhàn)略地統(tǒng)籌規(guī)劃人力資源配置。

干部人事檔案管理涉及很多部門(mén)，是一個(gè)相當(dāng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，其與現(xiàn)代人力資源基礎(chǔ)管理之間的關(guān)系千絲萬(wàn)縷，難以言盡。以下僅以筆者所在事業(yè)單位為例，關(guān)注干部人事檔案與人事制度改革之關(guān)系，并參照筆者身為干部人事檔案管理兼職人員與事業(yè)單位材料形成部門(mén)經(jīng)辦人員的工作經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，擷取退休事宜、個(gè)人事項(xiàng)公證及出具有關(guān)證明這三個(gè)常見(jiàn)情況觀照干部人事檔案與人力資源基礎(chǔ)管理的關(guān)系。

3.1 干部人事檔案與事業(yè)單位改革

事業(yè)單位改革的大趨勢(shì)是行政類(lèi)事業(yè)單位政事分開(kāi)，公益性事業(yè)單位撤并整合，經(jīng)營(yíng)服務(wù)類(lèi)事業(yè)單位一律改企。其中，自收自支的事業(yè)單位將在2020年底前全部改為企業(yè)，除極少部分按照“編隨事走、人隨編走”的原則，隨著機(jī)構(gòu)改革被整合到其他事業(yè)單位外，其余人員一律改企脫離體制，實(shí)行合同化管理，全面推向市場(chǎng)。人事制度的改革，需要對(duì)干部人事檔案制度進(jìn)行改革，再根據(jù)不同的社會(huì)要求確保改革的方向和改革的目標(biāo)。

干部人事檔案管理迎來(lái)了一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)，一來(lái)使人事檔案管理弱化，改企之后職工工作自由性增強(qiáng)，人事檔案對(duì)職工的束縛減弱；二來(lái)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下企業(yè)更重視職工實(shí)際工作能力，有無(wú)檔案對(duì)職工合法權(quán)益影響不大；三來(lái)改革后，在供給和需求的天平上，以往干部人事檔案弄虛作假的結(jié)果對(duì)人才選拔造成影響將大大降低。針對(duì)以上情況，《條例》對(duì)干部人事檔案的信息化模塊提出了要求，堅(jiān)持科技創(chuàng)新，積極推動(dòng)信息化建設(shè)和大數(shù)據(jù)應(yīng)用；對(duì)干部人事檔案管理權(quán)限變動(dòng)提出了規(guī)定，積極構(gòu)建系統(tǒng)完備的檔案管理體系，堅(jiān)持加強(qiáng)制度、機(jī)制、體制建設(shè)；嚴(yán)格干部人事檔案的管理辦法，以抓實(shí)檔案管理體系為基礎(chǔ)，持續(xù)強(qiáng)化干部人事檔案工作保障。應(yīng)以《條例》為基本遵循，推動(dòng)形成以干部人事檔案管理為引領(lǐng)，全國(guó)各級(jí)各類(lèi)人事檔案管理政策融通、機(jī)構(gòu)聯(lián)通、流轉(zhuǎn)暢通的新模式。

3.2 干部人事檔案管理與人力資源基礎(chǔ)管理利用

入職退休事宜、個(gè)人事項(xiàng)公證及出具有關(guān)證明是筆者工作中最常見(jiàn)到需利用檔案的情況?！稐l例》對(duì)查（借）閱、復(fù)制和摘錄檔案等利用方式進(jìn)行規(guī)定，明確了七個(gè)方面的利用范圍，充分發(fā)揮檔案資政作用、體現(xiàn)憑證價(jià)值。強(qiáng)調(diào)干部人事檔案利用工作應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化服務(wù)理念，建立健全干部人事檔案科學(xué)利用機(jī)制，為干部資源配置、領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)、干部隊(duì)伍宏觀管理、組織人事工作規(guī)律研究等提供精準(zhǔn)高效服務(wù)。

3.2.1 退休事宜

退休干部人事檔案管理工作不僅關(guān)切到退休干部本人的合法權(quán)益和生活保障，還影響著機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的發(fā)展。干部人事檔案作為勞動(dòng)保障行政機(jī)構(gòu)退休審批程序中不可缺少的參考性材料，是退休干部辦理養(yǎng)老保障的原始資料，屬于我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的重要內(nèi)容。

然而，在干部人事檔案管理實(shí)操中，我們發(fā)現(xiàn)退休干部的檔案管理工作沒(méi)有一個(gè)健全的管理制度，相關(guān)的管理部門(mén)普遍對(duì)退休干部檔案管理工作不夠重視，認(rèn)為無(wú)需花費(fèi)過(guò)多精力資金，加之檔案管理人員對(duì)此項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)偏差，很難實(shí)現(xiàn)對(duì)退休干部檔案的有效管理。尤其是一些退休老干部已不在崗位，檔案管理出現(xiàn)疏漏而不知，因檔案缺少個(gè)別材料影響工資、社保、社會(huì)福利等，當(dāng)退休干部上訪(fǎng)或存在爭(zhēng)議時(shí)查檔時(shí)發(fā)現(xiàn)缺失原始憑證，不僅使其本人產(chǎn)生不滿(mǎn)情緒，使人事檔案管理相關(guān)法律風(fēng)險(xiǎn)增加，還影響退休干部的管理和服務(wù)，同時(shí)也影響管檔單位的形象。

3.2.2 人事檔案與個(gè)人事項(xiàng)公證

公證是公證機(jī)構(gòu)根據(jù)自然人、法人或者其他組織的申請(qǐng)，依照法定程序?qū)γ袷路尚袨?、有法律意義的事實(shí)和文書(shū)的真實(shí)性、合法性予以證明的活動(dòng)?！稐l例》規(guī)定干部本人及其親屬辦理公證、訴訟取證等有關(guān)干部個(gè)人合法權(quán)益保障的事項(xiàng)，可以按照有關(guān)規(guī)定提請(qǐng)相應(yīng)的組織人事等部門(mén)查閱檔案。

《條例》體察到隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展和人事制度的改革，公民對(duì)干部人事檔案的利用需求與日俱增，呈現(xiàn)出構(gòu)建面向公共服務(wù)的人事檔案管理職能體系的面貌；有望提高各級(jí)人事檔案管理部門(mén)社會(huì)化管理服務(wù)的水平；詮釋了檔案當(dāng)事人對(duì)檔案內(nèi)容的知情權(quán)，使干部增加對(duì)單位的認(rèn)可和信任，檔案的社會(huì)價(jià)值也得到了更好地發(fā)揮。

干部人事檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性對(duì)個(gè)人事項(xiàng)公證也有一定的影響，在專(zhuān)項(xiàng)審核時(shí)發(fā)現(xiàn)的少數(shù)干部弄虛作假、許多干部履歷變動(dòng)情況未及時(shí)更新、未及時(shí)歸檔重要材料、管檔人員變更及時(shí)間推移等多種情況均影響公證結(jié)果的真實(shí)性、有效性。對(duì)此，上述提出的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)之道將直接關(guān)系到公證文書(shū)的公信力。

3.2.3 出具有關(guān)證明

人事檔案證明是目前人力資源部門(mén)利用檔案的重要方式。如何出具好有關(guān)證明對(duì)檔案利用的規(guī)范化管理提出了更高的要求，既要秉承既定的原則，又應(yīng)充分發(fā)揮檔案憑證作用，滿(mǎn)足當(dāng)事人需求，為群眾辦好事、辦實(shí)事。

人事檔案證明最常用的就是原件復(fù)印，例如職稱(chēng)評(píng)定材料、有親屬關(guān)系的干部履歷表、原件復(fù)印應(yīng)在嚴(yán)格審查是否涉密的基礎(chǔ)上，復(fù)印兩頁(yè)以上應(yīng)加蓋騎縫章，并注明復(fù)印件頁(yè)數(shù)，并由管檔單位負(fù)責(zé)人簽字蓋章，注明“系原件復(fù)印”并加注復(fù)印時(shí)間。

原文摘錄用于取證檔案過(guò)多的情況，且需對(duì)邏輯性較強(qiáng)的舉證證據(jù)進(jìn)行篩選，也是較為常用的利用方式，例如在專(zhuān)項(xiàng)審核中核實(shí)“三齡兩歷一身份”時(shí)，對(duì)干部出生日期造假進(jìn)行糾正和重新認(rèn)定時(shí)，須執(zhí)行文件規(guī)定，“應(yīng)當(dāng)以干部檔案和戶(hù)籍檔案中最早形成材料記載的出生日期為依據(jù)”（組通字〔2006〕41號(hào)），此時(shí)對(duì)原文進(jìn)行摘錄即可，但不可斷章取義、隨意增減。

人事檔案部門(mén)按有關(guān)文件規(guī)定寫(xiě)出的有關(guān)情況的證明材料是最少使用的方式，但也偶有出現(xiàn)。應(yīng)在了解所需開(kāi)具證明的問(wèn)題基礎(chǔ)上全面把控干部檔案，保證出具的證明的真實(shí)性、客觀性、準(zhǔn)確定，如為當(dāng)事人開(kāi)具政審資料時(shí)，應(yīng)在第五類(lèi)政審、審計(jì)和審核類(lèi)材料的基礎(chǔ)上結(jié)合第二類(lèi)自傳和思想類(lèi)材料、第三類(lèi)考核鑒定類(lèi)材料、第六類(lèi)黨團(tuán)類(lèi)材料、第八類(lèi)違規(guī)違紀(jì)違法處理處分類(lèi)材料及第十類(lèi)其他可供組織參考的材料，且僅能反映要求證明的事實(shí)，不可妄下結(jié)論和定義解釋。

注釋

①三不轉(zhuǎn)、四不借、五不查是指：個(gè)人帶檔不轉(zhuǎn)、沒(méi)有調(diào)函不轉(zhuǎn)、接收單位不明不轉(zhuǎn)；未經(jīng)批準(zhǔn)不借、非特殊情況不借、手續(xù)不全不借、親屬檔案不借；無(wú)單位介紹信不準(zhǔn)查、非中共正式黨員不準(zhǔn)查、干部本人不準(zhǔn)查、牽涉到親屬不準(zhǔn)查、未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)查。

參考文獻(xiàn)

[1]中共中央辦公廳，國(guó)務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》[N].中國(guó)檔案報(bào).2014-05-05.

[2]努力做好新時(shí)代干部人事檔案工作——中組部負(fù)責(zé)人就制定印發(fā)《干部人事檔案工作條例》答人民日?qǐng)?bào)記者問(wèn)[EB/OL].http：//zgbx.people.com.cn/n1/2018/1129/c415417-30432211.html，2018-11-29.

作者簡(jiǎn)介

麥遠(yuǎn)婷（1991-），福建漳浦人，碩士研究生，文學(xué)碩士，助理館員，從事檔案管理、文書(shū)撰擬、行政事務(wù)等工作，研究方向：檔案管理。