王華章 阮枝梅

摘 要：油氣地質(zhì)資料得到科學(xué)安全有效管理是檔案管理員的重要使命，油氣地質(zhì)資料的歸檔工作是保護油氣勘探開發(fā)工作成果的重要環(huán)節(jié)，也是發(fā)揮檔案價值的重要基礎(chǔ)。因此，新形勢下優(yōu)化油氣地質(zhì)資料歸檔工作是確保油氣地質(zhì)資料的完整化、系統(tǒng)化、專業(yè)化。

關(guān)鍵詞：油氣地質(zhì)資料；歸檔工作；資料接收；檔案管理

1 前言

油氣地質(zhì)資料是國家的重要資產(chǎn)，凝聚著無數(shù)石油人的辛勤汗水和國家巨額的投資成本。其包括在石油天然氣勘探開發(fā)生產(chǎn)和科研過程中形成的具有保存價值的各種門類、各種載體的文字材料、圖表、圖紙、照片、數(shù)據(jù)、聲像、磁盤、光盤、磁帶等形式的原始地質(zhì)資料，成果地質(zhì)資料以及巖心、巖屑、油、汽、水樣品等實物地質(zhì)資料。使油氣地質(zhì)資料得到科學(xué)安全有效管理是檔案管理員的重要使命，油氣地質(zhì)資料的歸檔工作是保護油氣勘探開發(fā)工作成果的重要環(huán)節(jié)，也是發(fā)揮檔案價值的重要基礎(chǔ)。

2 油氣地質(zhì)資料歸檔工作現(xiàn)狀

2.1 資料接收流程不合理

新形勢下，油氣田勘探開發(fā)工作一般是由油公司以項目的形式，委托油公司外部或內(nèi)部單位具體開展，即石油天然氣勘探與開發(fā)地質(zhì)科研課題或子課題、生產(chǎn)任務(wù)或工程等某一項具有特定內(nèi)容的工作。因油氣田勘探開發(fā)工作資金投入大、周期長、專業(yè)廣、參建單位多，油氣地質(zhì)資料的形成單位既包括油公司的業(yè)務(wù)主管部門，也包括具體項目的承擔單位。油公司一般對油氣地質(zhì)資料以項目、井為單位進行集中統(tǒng)一管理移交檔案室立卷歸檔；但在實際工作中，既有油公司的業(yè)務(wù)部門負責，也有油公司業(yè)務(wù)部門與具體參建單位共同負責，還有參建單位單獨負責。由于管理移交主體不清晰，造成同一項目、同一口井的相關(guān)文件材料不能同時移交且質(zhì)量參差不齊，給后期的立卷歸檔工作造成了不利影響。

2.2 資料移交收集范圍不明確

油公司一般規(guī)定“在油氣田勘探開發(fā)生產(chǎn)和科研工作中形成的各種（類）油氣田勘探開發(fā)科技文件材料和實物資料”均屬于歸檔范圍。在具體工作中，這一規(guī)定過于原則，缺乏可操作性。一是沒有制定油氣地質(zhì)資料歸檔范圍明細，各勘探開發(fā)參建參研單位對這一原則性的規(guī)定理解不一，造成同一類型的項目，不同參建參研單位形成的文件材料并不一致；二是隨著信息技術(shù)在油氣田勘探開發(fā)生產(chǎn)和科研工作中的深入應(yīng)用，傳統(tǒng)工作中會形成的紙質(zhì)文件材料逐漸僅以電子文件的形式在各種管理信息系統(tǒng)中生成并保存，目前油公司對這一類型電子文件的移交歸檔范圍也未制定明確的范圍，造成了電子文件歸檔不齊全。

2.3 資料移交收集不及時

油公司一般在項目終審或單井完鉆后就向檔案室移交資料歸檔。但在實際工作中，由于項目終審后審查意見出具滯后，或者單井完鉆后驗收滯后，以及油氣田勘探開發(fā)工作時間緊、任務(wù)重等原因，形成的油氣地質(zhì)資料很少能及時移交歸檔。油氣勘探開發(fā)工作各環(huán)節(jié)緊密相接，下一環(huán)節(jié)的工作急需利用上一環(huán)節(jié)形成的相關(guān)科技文件材料，即油氣地質(zhì)資料在形成后的及時利用需求很強，移交歸檔不及時在很大程度上影響了油氣地質(zhì)資料作用的發(fā)揮。

3 解決油氣地質(zhì)資料歸檔工作的有效方法

3.1 制定詳細的資料收集范圍和嚴格的規(guī)章制度方法

建立健全檔案歸檔制度是開展檔案收集工作的主要途徑。檔案管理人員在收集工作中應(yīng)重視對油氣地質(zhì)檔案業(yè)務(wù)工作的調(diào)查，掌握檔案的形成、流動、管理、使用等方面的信息，依據(jù)工作經(jīng)驗與逐步探索，制定切實可行的資料收集范圍，以便科學(xué)指導(dǎo)有關(guān)部門的油氣地質(zhì)資料移交工作，同時制定嚴格的檔案室規(guī)章制度，明確檔案管理人員的職責，資料歸檔時，交接雙方部門應(yīng)對油氣地質(zhì)資料的質(zhì)量和數(shù)量認真把關(guān)。

3.2 明確油氣地質(zhì)資料的管理責任方法

為了歸檔工作的順利進行，各業(yè)務(wù)主管部門可委托油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)科研工作的直接承擔單位或承擔部門，在地質(zhì)資料管理及檔案部門的指導(dǎo)下完成有關(guān)文件材料的形成、積累、整理、鑒定、立卷、明確密級和保密期限，以及檔案部門移交歸檔等工作。油氣勘探開發(fā)科研生產(chǎn)工作各業(yè)務(wù)主管部門還應(yīng)定期向油氣地質(zhì)資料主管部門提供區(qū)塊登記、項目設(shè)置、進展和成果評審、鑒定、評獎等信息，以便后者掌握情況，進一步做好油氣地質(zhì)資料移交歸檔工作。

3.3 明確油氣地質(zhì)資料管理標準方法

明確油氣地質(zhì)資料管理要求，一是要明確管理工作的操作性要求。地質(zhì)資料管理部門可通過制度、企業(yè)標準的制修訂措施，在原則性和可操作性并重的思想指導(dǎo)下，細化油氣地質(zhì)資料的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔數(shù)量、歸檔質(zhì)量要求等，以保障歸檔工作科學(xué)規(guī)范開展。二是要加強對相關(guān)要求的培訓(xùn)宣貫，宣貫對象既要包括相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門，也應(yīng)包括勘探開發(fā)各參建參研單位，可通過定期舉辦培訓(xùn)班、編制培訓(xùn)手冊及其它形式的教程。

3.4 建立管控機制方法

首先市場準入機制：將油氣地質(zhì)資料歸檔工作與市場準入門檻相結(jié)合來加強對油氣地質(zhì)資料歸檔的管控。在油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)和科研項目完成后，未按要求完成歸檔的，對油公司外部的項目承擔單位，視情況限制或取消其市場準入資質(zhì)，對公司內(nèi)部的項目承擔單位，取消其再次承擔油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)科研項目任務(wù)資格，并根據(jù)考核制度給予相應(yīng)處罰。

其次項目管理機制：一是在油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)科研項目招投標文件中，明確歸檔工作的有關(guān)要求；二是在油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)科研項目合同（協(xié)議書、任務(wù)書、訂單等，下同）簽訂時，制定明確條款對歸檔工作進行約定；三是各業(yè)務(wù)主管部門在驗收、審查油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)科研項目最終成果時，地質(zhì)資料管理部門派員參加，檢查項目應(yīng)歸檔文件材料是否齊全、完整，整理是否規(guī)范，并出具相應(yīng)的驗收意見，四是油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)和科研項目完成后，不出具歸檔證明，管理部門不對其進行成果登記、鑒定與評獎。

再次財務(wù)管理機制：分為對油公司外部單位和油公司內(nèi)部單位兩種財務(wù)管理措施。對外部單位，油公司在與其簽訂油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)和科研項目合同時，可約定不低于總合同額5%的合同尾款，待完成油氣地質(zhì)資料歸檔后，憑歸檔證明再行支付；對內(nèi)部單位，油公司對其承擔油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)和科研項目工作時，要將油氣地質(zhì)資料的歸檔工作納入對承擔單位考核、項目負責人個人考核的指標體系之中。

3.5 加強各業(yè)務(wù)部門與檔案室銜接方法

檔案管理部門深入各業(yè)務(wù)部門內(nèi)部，密切掌握各部門近期業(yè)務(wù)動向，督促資料的按時提交理順工作思路；深入各業(yè)務(wù)部門，查漏補缺，做到數(shù)量充分，質(zhì)量優(yōu)化，將遺漏檔案集中統(tǒng)一管理。其次加強對檔案移交部門的宣傳，使各移交部門充分認識檔案重要性，加強科學(xué)管理。再次定期召開內(nèi)外部工作會議，溝通交流，提出與解決在移交資料中存在的問題，嚴把質(zhì)量和數(shù)量關(guān)。

4 結(jié)論

油氣地質(zhì)檔案記錄著石油行業(yè)的成長與變遷，飽含著石油人的心血，隱含著巨大財富。如何合理有效的保管好油氣地質(zhì)檔案，如何使油氣地質(zhì)檔案發(fā)揮最大作用，需要檔案管理人員發(fā)揮聰明才智，積累經(jīng)驗，探索新技術(shù)與方法，更需要改變不科學(xué)不規(guī)范收集歸檔方法，才能確保油氣地質(zhì)檔案的完整性和實效性，才能全面實現(xiàn)油氣地質(zhì)資料電子化和信息化、實現(xiàn)油氣地質(zhì)檔案的共享和在線查閱。

參考文獻

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