羅衛(wèi)佳

摘要：本文分析總結(jié)了當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作中存在的主要問題，提出了加強學(xué)校檔案管理的對策，為學(xué)校檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展及規(guī)范化管理提供了可借鑒的辦法。

關(guān)鍵字：檔案管理;現(xiàn)狀;對策

學(xué)校檔案是學(xué)校的信息資源，是衡量學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志。是學(xué)校管理工作中一項重要的內(nèi)容，科學(xué)的檔案管理可以為學(xué)校教育教學(xué)和科研活動的有效開展提供重要依據(jù)和參考。

1學(xué)校檔案管理工作存在的問題

1.1檔案管理制度不健全

部分領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的認識存在一些誤區(qū)，對檔案工作認識比較膚淺，有的甚至認為檔案管理崗位基本上是一個閑職。由于這種對檔案管理工作的狹隘認識，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理工作降低到了教育工作的附屬地位，導(dǎo)致檔案管理制度不健全，沒有相應(yīng)的工作流程，更談不上檔案管理的系統(tǒng)化，檔案歸檔意識不強，檔案信息利用率低。

1.2缺乏檔案管理的專業(yè)人員

由于歷史原因或是受教職員工數(shù)量緊缺等原因的影響，一部分學(xué)校沒有配備專門的檔案員。有的學(xué)校的檔案管理人員是兼職，還有一部分檔案員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)就走上檔案管理工作崗位，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔裝訂等業(yè)務(wù)不了解，檔案收集意識淡薄。個別學(xué)校還有檔案員身兼數(shù)職的現(xiàn)象，對檔案工作精力投不足，日常事務(wù)往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔。這一系列的情況，嚴重制約了學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展。

1.3配套硬件設(shè)施不完善

部分學(xué)校在檔案管理方面設(shè)備老化，個別學(xué)校有的電腦就是擺設(shè)，根本都開不了機，面對信息化日益發(fā)展時代，很多學(xué)校仍然采用原始的檔案管理方法，沒有充分運用現(xiàn)代化管理技術(shù)和先進技術(shù)設(shè)備，辦公自動化手段落后，表現(xiàn)出明顯的與時代不合拍。

2加強學(xué)校檔案管理的對策

2.1加強檔案管理的信息化建設(shè)

國家檔案局提出“以檔案信息化促進檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)”要求，學(xué)校檔案管理順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，進行檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)代檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

在現(xiàn)代信息社會的背影下，對信息資源的收集和利用效率都有更高的要求，而以往單純依靠手工收集、存儲信息的方式方法，無法保證檔案信息的完整性和系統(tǒng)性，也給用戶快速查詢信息帶來了諸多困難，影響檔案資源的利用。因此，學(xué)校管理者要充分認識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，并且在資金、設(shè)備的投入等方面給予更多的政策傾斜，不斷加大信息化建設(shè)的硬件投入，滿足檔案管理信息化建設(shè)的需要。

2.2建立健全學(xué)校檔案管理制度

建立完善的檔案管理制度是保證學(xué)校檔案管理工作有效開展的前提，依據(jù)國家檔案管理文件的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合學(xué)校發(fā)展的實際情況，制定科學(xué)合理的檔案管理制度，確保學(xué)校檔案管理工作的有效開展。

檔案管理制度中，應(yīng)當(dāng)包括檔案管理的執(zhí)行制度、工作責(zé)任制度等，同時制定相應(yīng)的檔案查詢流程，做到用制度管人，用流程管事，在學(xué)校內(nèi)形成一個完整的檔案管理體系，從而促進學(xué)校檔案管理工作的有效開展。

2.3加強信息技術(shù)和安全保障

檔案管理的信息化技術(shù)給查詢工作帶來了方便，但同時如果在電子的技術(shù)管理方面做的不到位，會帶來的無法估量的損失，因此，電子化檔案在保存介質(zhì)和處理途徑方面都要與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展相適應(yīng)，才能更好地滿足學(xué)校檔案信息化管理的需求。在信息化環(huán)境下，檔案信息以電子數(shù)據(jù)的形式存在，所以要考慮到信息的安全性，通過信息技術(shù)的強化，構(gòu)建一個完整、安全的信息存儲和應(yīng)用環(huán)境，同時要定期對檔案信息進行整理和備份，保證學(xué)校電子檔案的安全。

2.4重視檔案管理人員隊伍建設(shè)

（1）加大對檔案工作者的人才培養(yǎng)力度，努力提高檔案管理者的工作能力，主動學(xué)習(xí)計算機技術(shù)、辦公自動化軟件工具等，定期對工作人員進行計算機基礎(chǔ)、數(shù)據(jù)處理、辦公軟件等基礎(chǔ)知識的考核，建立獎懲制度，以激勵工作人員對新知識新技術(shù)的學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)先進的檔案專業(yè)知識和檔案信息技術(shù)，有效應(yīng)對檔案信息化工作中的采集、轉(zhuǎn)化、保存等環(huán)節(jié)上的問題。

（2）要引進專業(yè)技術(shù)人才，檔案信息化建設(shè)需要精深的專業(yè)技術(shù)人才，學(xué)校可從校外引進既具有計算機專業(yè)技術(shù)又具有檔案管理知識的人員，有效進行檔案信息化建設(shè)。在技術(shù)人才引進時要嚴格把關(guān)，不但要考慮技術(shù)水平的因素還要考慮人員的道德素養(yǎng)水平，建設(shè)完善的現(xiàn)代化檔案管理隊伍。也就是說，學(xué)校的檔案管理工作除了要組成專門的檔案管理部門，配備相應(yīng)的檔案管理人員，負責(zé)相應(yīng)的管理工作，還要注重檔案管理人員的綜合素質(zhì)建設(shè)，包括專業(yè)素養(yǎng)、思想道德建設(shè)等，全方位提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

綜上所述，隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)在檔案管理中的廣泛運用，學(xué)校檔案管理工作中的技術(shù)含量不斷增加，一定會提高學(xué)校檔案管理的工作效率。也會為學(xué)校管理工作的健康發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。