任瓊瑛

摘 要：近幾年，我國機關單位的發(fā)展越來越快?！胺o授權不可為、法定職責必須為”既是依法行政的具體體現(xiàn)，也是參與工作活動必須恪守的職責。因此本文主要從當前我國機關事業(yè)單位的檔案管理工作的現(xiàn)狀進行分析，并積極尋找解決策略，以期能夠推動機關事業(yè)檔案管理工作更好地開展。

關鍵詞：機關 檔案 管理

一、當前我國機關檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）對管理工作規(guī)范化的重視不足

規(guī)范化的檔案管理工作，不僅是各級機關單位各項管理工作順利開展的重要保證，也是推動單位未來良性發(fā)展的不竭動力。由于不少機關單位并沒有對檔案管理的規(guī)范化進行足夠的重視，因此對人事檔案管理工作的順利開展帶來不小的阻礙。雖然我國為推行檔案管理規(guī)范化建設出臺了不少規(guī)章制度，仍然沒有引起各級機關單位的足夠重視。檔案管理作為一項較為復雜且系統(tǒng)性較強的工作，只有具有較高專業(yè)素養(yǎng)以及管理水平的管理人員，才能在復雜且工作量巨大的管理工作中游刃有余。加之機關單位對檔案管理工作的忽視，檔案管理人員通常是其他科室的兼職人員，因此，面對工作量大的管理工作，常常束手無策?，F(xiàn)階段各級機關單位在進行檔案管理的規(guī)范化建設時，僅停留在層面建設上，并沒有將其納入重點的改革管理中，因此在缺乏規(guī)范化、科學化的管理執(zhí)行下，不僅檔案管理的工作效率難以得到有效的提高，甚至會出現(xiàn)無法順利開展的情況出現(xiàn)。這就需要機關事業(yè)單位重視建設檔案管理工作規(guī)范化的重要性，在管理工作順利開展的同時，確保文件標準化管理過程的有序進行。

（二）缺乏健全的檔案規(guī)范化管理制度

首先，由于缺乏健全的檔案規(guī)范化管理制度，大部分機關事業(yè)單位的管理范圍受到限制，且管理內容缺乏科學性與嚴謹性，阻礙管理工作的順利開展。其次，實行的備案和備案制度并不健全，在沒有統(tǒng)一管理規(guī)范的情況下，單位各個部門管理檔案的標準不同，且缺乏專業(yè)的管理經驗，常常使各類檔案存放混亂甚至會出現(xiàn)丟失的情況。如果檔案管理人員進行工作調動或者管理標準不同，也會使管理工作的效率低下。最后，由于文件檔案的數(shù)量龐大且尋找過程繁瑣，如果采用傳統(tǒng)的管理方式不僅會產生額外的工作負擔，也使文件的使用效率得不到提升。[1]

二、做好新時期機關事業(yè)單位干部人事檔案管理工作的舉措

（一）做好歸檔工作

《河北省檔案工作條例》第十一條：各單位檔案工作機構或者人員，負責指導文書部門和業(yè)務部門文件材料的收集、立卷和歸檔工作，統(tǒng)一管理本單位的檔案，并對直屬單位的檔案工作進行監(jiān)督檢查和指導。因此各級機關單位需要做到以下幾點。一是準確編制監(jiān)護表。機關單位對人事檔案進行錄入時，需要依據(jù)《文件材料檔案范圍和保管期限表》的規(guī)范，對文檔進行備案。二是機關單位需要在每年的四月份之前對各類的檔案資料進行及時的整理與收集，以符合“歸完”的要求。三是在對檔案進行整理時，需要按照歸檔文件規(guī)則的要求對文件進行歸檔，并依據(jù)規(guī)范進行備案。四是小心整理并放在架子上。文件按照要求歸檔、包裝后，必須認真檢查、完善并放到書架上。五是消除零散文件的堆積。要保證各類檔案和載體的檔案按照國家有關標準整理，不積累零散的文件，保證檔案的完整性。

（二）重視對檔案管理信息化的建設

首先，電子信息技術能夠對管理工作的流程進行有效的優(yōu)化，保證檔案數(shù)據(jù)能夠高效、安全且及時地傳輸進信息數(shù)據(jù)庫。其次，電子檔案相較于傳統(tǒng)的紙質檔案，不僅能夠保證檔案數(shù)據(jù)的準確性，也能擴大數(shù)據(jù)的存儲量，對單位人員的個人技能、薪酬狀況以及工作狀態(tài)做到及時的掌握。再次，檔案管理信息化的建設，可以方便單位領導階層對人力資源進行合理的優(yōu)化配置，通過對檔案信息的準確獲取使機構的發(fā)展和管理更方便。最后，由于檔案信息的私密性與嚴密性，需要單位通過殺毒軟件以及防火墻的安裝，保證電子信息檔案的安全。同時也要注意對數(shù)據(jù)傳輸安全的重視，防止各單位間在進行資源數(shù)據(jù)的共享與整合時，被不法分子的有意操作而造成的數(shù)據(jù)丟失與損害，從源頭上杜絕可能給信息檔案帶來損害的因素。

（三）加強專業(yè)隊伍建設，提高整體素質

首先，機關單位需要加強檔案專業(yè)人才培訓，并通過對人才的引進組建一支具有專業(yè)素養(yǎng)與管理水平的高素質檔案管理團隊。其次，還需要定期對檔案管理人員進行培訓，在統(tǒng)一管理標準的前提下，使管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、業(yè)務技能、理論知識、管理水平、實踐能力以及法律意識能都得到提升。最后，機關單位需要建立完善的獎懲制度，在提升優(yōu)秀員工薪資待遇的同時，鼓勵其他管理人員工作的積極性，以實現(xiàn)對管理工作效率的提高。

（四）經常開展日常管理工作

機關單位需要意識到檔案管理工作的重要作用，將檔案管理計劃納入單位的議程之中。在每年的年初由檔案管理工作人員對管理計劃的制定進行匯報，在年末總結時再對本年度管理工作的開展情況進行總結。另外，機關單位也要對檔案管理工作進行日常的監(jiān)督，并通過模擬演練的方式，訓練管理人員的應急能力，以實現(xiàn)檔案管理工作的更好開展。

三、結語

人事檔案管理工作，作為機關單位各項工作順利開展的必要保證，需要加強對檔案信息化管理工作的建設，以期在管理工作順利開展的同時，推動機關事業(yè)單位未來的良性發(fā)展。[2]

參考文獻

[1]李樹春.關于縣級圖書館讀者服務工作的思考[J].都市家教（下半月），2017，3（07）：78.

[2]王立群.淺談縣級公共圖書館的讀者服務工作[J].中文信息，2017，2（10）：33.